O que deve ser alterado no Google Apps quando o funcionário sai da empresa?

Atualmente, empresas de diferentes nichos entenderam a relevância de se trabalhar com pacotes de aplicativos do Google, os quais fazem uma grande diferença na rotina do serviço, otimizando processos, ajudando na organização e no agendamento de tarefas importantes. Além disso, eles são capazes de melhorar a produtividade e a sincronia de equipes inteiras, por meio de funções que permitem o compartilhamento de informações e de anotações, facilitando o trabalho em diferentes níveis.

Mas, apesar de todos esses benefícios, uma dúvida inesperada pode surgir quando um funcionário que faz uso dessa solução em conjunto com o seu time, em determinada corporação, resolve se desligar dela. Saber o que fazer com essa conta é tão importante quanto saber como incluir um funcionário nos aplicativos.

Como lidar, então, com a conta daquele usuário e com todos os dados aos quais ele costumava ter acesso? Como manter a segurança de documentos confidenciais da organização quando alguém que não mais fará parte do time sai da empresa? Confira as nossas dicas abaixo e não falhe na hora de tomar atitudes como administrador do Google Apps for Work da sua empresa. Vamos lá!

1. Bloquear o acesso

Muito se fala em como aproveitar as vantagens do Google Apps para compartilhar, gerenciar e integrar equipes. Pouco se discute, no entanto, sobre a importância das medidas que devem ser tomadas na direção contrária, quando a intenção não é mais a de permitir o ingresso de alguém, mas sim a de desfazê-lo. Além, claro, da providência que parece ser a mais óbvia — excluir o e-mail que o empregado desligado da empresa costumava usar —, outras devem ser tomadas ates.

Geralmente, quando uma empresa utiliza as funcionalidades do pacote Google Apps, cada funcionário da equipe tem o seu próprio e-mail configurado e entrada aos documentos no Google Docs e no Drive de compartilhamento. O primeiro passo, então, seria o de bloquear o acesso desse funcionário à sua conta, a fim de zelar pelos dados confidenciais da corporação.

2. Alterar senhas

Tal como ocorre no processo de transição da propriedade de um imóvel, embora o território continue sendo o mesmo, é necessário e altamente recomendável que se troque “a fechadura da porta”. Assim, somente quem continua “morando lá” tem acesso ao seu conteúdo, evitando invasões. Ou seja, em seguida, você deve proceder à alteração das senhas e de comandos no Google Apps da companhia das quais ele tenha conhecimento. Não se esqueça de comunicar a sua equipe sobre tais mudanças!

3. Delegar uma conta “executor” provisória

Principalmente em ocasiões nas quais o seu funcionário não saiu da empresa de forma premeditada, pode ser que fique alguma tarefa pendente ou em aberto no Google Apps, até que você consiga remanejar todo o gerenciamento das funções. Por isso, é importante criar uma espécie de conta “executor”, designando alguém que ficará responsável por determinadas informações ou afazeres. Essa situação irá durar até que tudo seja devidamente tratado e eliminado no processo de substituição do funcionário e de seus registros. Assim, você não corre o risco de deixar nada abandonado, mesmo que seja por um curto período de tempo, e consegue administrar com mais facilidade a continuidade do que vinha sendo feito. Além disso, será mais rápido identificar possíveis intervenções externas que venham a surgir em sua plataforma de trabalho enquanto você não tiver terminado de efetuar todas as mudanças.

4. Verificar o nível de envolvimento do funcionário

É preciso fazer uma análise do quão estratégico era o cargo daquela pessoa na empresa. É importante analisar qual era o seu nível de envolvimento com os negócios e os prospects da companhia, a fim de proteger toda a informação necessária. Salientamos a importância de saber o quanto aquele funcionário tinha acesso ou não a dados confidenciais, o quão influente era e se foi embora de forma pacífica. Isso tudo é fundamental para avaliar quais são os riscos reais do seu desligamento e quais são os códigos chaves, as contas e as informações que devem ser alteradas para garantir a segurança da instituição.

5. Excluir a conta

Quando um dos colaboradores sai definitivamente, ainda mais se não for amigavelmente, é necessário ficar de olho na segurança das informações às quais ele costumava ter acesso. Com o levantamento do quão envolvido esse ex-funcionário era, de fato, em todos os processos da empresa, vem a parte de excluir a sua conta.

Dependendo do tamanho da empresa, é importante ressaltar que se deve ter muito cuidado nesse momento e se atentar bastante para não realizar o procedimento de forma indevida. É necessário saber quando é preciso resgatar informações, contatos ou mensagens exclusivas daquela conta antes de encerrá-la, bem como certificar-se de que está excluindo o e-mail correto. Isso porque, ainda com as ações para diferenciar usuários com nomes iguais ou muito parecidos, é possível haver mais de uma conta similar, o que pode confundir um administrador descuidado.

Já sabe o que é preciso alterar no Google Apps quando um funcionário sai da empresa e quais os pontos que devem receber maior atenção nessa hora? Ficou alguma dúvida ou quer deixar algum comentário? Compartilhe com a gente!

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