Em uma empresa, é fundamental executar os processos da forma certa, com produtividade e direcionamento para atingir os objetivos organizacionais. Ou seja, é necessário ter eficiência e eficácia. Esses dois conceitos podem ser aplicados de diferentes maneiras. Uma delas é o gerenciamento de custos.

Essa prática está diretamente relacionada à gestão empresarial. Afinal, ao aumentar a eficiência e reduzir custos sem deixar de lado o alcance de resultados (eficácia), seu negócio chega ao sucesso.

Para atingir esse patamar, torna-se necessário adotar algumas boas práticas e saber como a gestão dos custos pode ser otimizada na empresa, especialmente com a ajuda da TI. É o que abordaremos neste post. Continue lendo!

O que é gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos é a prática de administrar os valores desembolsados em uma empresa ou em determinado setor a partir do planejamento estratégico elaborado. O propósito é garantir que as necessidades do negócio sejam supridas sem haver desperdícios e prejuízos desnecessários.

Portanto, esse é um processo contínuo e envolve toda a organização. Isso porque todos devem estar alinhados a esse objetivo para compreender quais gastos são realmente relevantes para atingir o objetivo estratégico estipulado para o setor.

Por esse motivo, gerenciar os custos depende de 4 etapas: 

• planejamento;
• estimativa;
• orçamento;
• controle de gastos.

Ao ter esse cuidado, seu negócio faz uma alocação de valores mais precisa e estruturada. Além disso, é possível encontrar gargalos em processos que poderiam ser revisados. Assim, descobre-se o segredo da produtividade com a automação nas empresas.

Isso porque as equipes deixam de realizar atividades operacionais e focam as estratégicas. Além de diminuir os custos, isso traz outros benefícios, como: 

• motivação;
• engajamento;
• satisfação dos clientes;
• cumprimento de prazos.

Como funciona o gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos funciona a partir da estimativa, alocação e controle de gastos da empresa ou de um projeto, alinhado ao seu objetivo estratégico. Por meio dele, ainda é possível fazer projeções e resolver gargalos nos fluxos de trabalho para diminuir os gastos ainda mais e evitar que eles ultrapassem o orçamento.

Essa atividade pode ser realizada de maneira ampla (em toda a empresa) ou direcionada (em um ou alguns dos setores organizacionais). Ainda existe o processo iniciado pelo departamento de tecnologia, que ajudará todo o negócio a diminuir custos por meio de algumas boas práticas, como a automação.

Mas você sabe como reduzir custos na área de TI sem perder eficiência? Basicamente, isso funciona da mesma forma de outros setores. Por isso, verifique: 

• o projeto ou as atividades a serem executados;
• o orçamento disponível;
• os fornecedores existentes;
• os fluxos de trabalho e os processos implementados, a fim de identificar gargalos e fazer melhorias;
• os indicadores de performance, que devem ser escolhidos com base no seu objetivo e monitorados com frequência.

De toda forma, observe que o foco é aplicar as 4 etapas do gerenciamento de custos. A partir delas, outras ações podem ser aplicadas, conforme a necessidade da sua empresa. Afinal, não existe uma fórmula única. Tudo depende do contexto do negócio.

Para que serve o gerenciamento de custos?

O gerenciamento de custos serve para diminuir os gastos do negócio, sejam fixos, sejam variáveis. Essa prática ainda traz visibilidade aos desembolsos, evitando os valores ocultos. Assim, fica mais fácil analisar o que é possível melhorar e ter mais eficiência na alocação de recursos financeiros.

Portanto, fica mais fácil ter uma atuação estratégica e inserir a sua empresa na transformação digital. Além disso, os gestores passam a ter uma visualização mais ampla da alocação de recursos na empresa. Com isso, é feita uma divisão mais adequada entre os setores.

Sem contar que se torna possível fazer a melhoria dos processos ao encontrar alternativas para reduzir custos. Assim, obtém-se mais produtividade e eficiência, ou seja, faz-se mais com menos recursos.

Como é feito o gerenciamento de custos na TI?

O gerenciamento de custos na TI é feito com base no planejamento estratégico do negócio. Assim, é preciso pensar em toda a empresa, incluir políticas de gastos e definir formas de otimizar recursos. Com isso, é possível obter um melhor retorno sobre o investimento e trazer benefícios aos mais diferentes setores.

Por isso, essa prática exige ultrapassar a simples análise financeira. Isso porque a TI tem um papel estratégico em facilitar a realização das atividades pelos outros setores e encontrar alternativas para implementar a gestão da inovação.

Nesse sentido, é importante que você entenda como a cloud computing pode ajudar na redução de custos empresariais. Nesse caso, toda a infraestrutura e o armazenamento podem ser repassados para a nuvem. Essa solução ainda permite: 

• reduzir custos de investimento em hardware;
• evitar os gastos de capital por não exigir investimento inicial em infraestrutura de TI;
• reduzir custos com manutenção de TI;
• diminuir os gastos com licenças de software.

Portanto, a computação em nuvem é a melhor solução para reduzir e otimizar custos. Isso porque, quando bem usada, todo o desempenho da empresa é maximizado. Ainda há diminuição dos gastos com manutenção e infraestrutura, e obtenção de vários benefícios, como: 

• inovação;
• competitividade;
• escalabilidade;
• segurança;
• melhoria da produtividade.

Mudança de mentalidade

Para que o gerenciamento dos custos seja feito da forma adequada, é importante mudar o mindset. Isso significa se conscientizar para a prática ser implementada de maneira inteligente. Portanto, o caminho certo não é apenas cortar gastos, colocando em xeque a qualidade de produtos e serviços.

O foco deve ser a otimização para evitar o consumo excessivo. Por isso, é necessário fazer um monitoramento e uma auditoria constante do uso dos recursos, especialmente da TI. Assim, é possível encontrar aqueles que são órfãos, superestimados ou subutilizados para serem melhorados.

Além disso, usar plataformas que adotam a cloud computing é uma boa saída. Por exemplo, com a Google Cloud Platform, você tem acesso a diferentes serviços, como migração para a nuvem, machine learning e storage e database.

Como a solução de gerenciamento e customização de custos ajuda seu negócio?

A solução de gerenciamento e customização de custos ajuda seu negócio ao buscar formas de reduzir os gastos, otimizar o desempenho e a produtividade, e redirecionar os recursos financeiros. Isso pode ser feito por meio do managed services, a fim de analisar as opções mais adequadas às características da sua empresa e do seu segmento de atuação.

Dentro desse contexto, é possível fazer: 

• automação de processos, gerando uma gestão de recursos mais eficiente e com menos desperdícios;
• virtualização da estrutura empresarial, usando os servidores, sistemas operacionais e desktops de modo virtual. Isso evita gastos com compra de hardwares, energia elétrica e downtime;
• monitoramento e segurança, a fim de impedir ataques maliciosos e a perda de arquivos;
• eficácia na comunicação, tanto com clientes quanto entre os colaboradores. Assim, em vez de ter custos com deslocamentos e reuniões presenciais, é possível usar ferramentas específicas;
• uso dos serviços de nuvem, que pode consistir no armazenamento com alto nível de segurança. Ainda é possível economizar com a montagem de uma infraestrutura e ter acesso a outros serviços, como gestão de atenção ao cliente, controle de despesas e e-mail marketing.

Tudo isso faz com que a inovação possa ser uma aliada da produtividade da sua empresa. Ainda há a parte da customização de custos. Nesse caso, são adotadas diferentes estratégias para redirecionar os gastos e aproveitar os recursos financeiros da melhor maneira possível.

Isso requer uma análise bem estruturada para identificar as especificidades do seu negócio, as demandas existentes, os gargalos atuais e as características gerais do seu segmento de atuação. Entre as estratégias de customização estão: 

• redução de riscos e downtime devido a incidentes e vulnerabilidade de segurança;
• diminuição de custos via análises mensais de consumo;
• maximização da performance da infraestrutura, atingindo melhor custo-benefício;
• consultoria proativa constante com especialistas certificados para avaliar oportunidades e modernizar a infraestrutura;
• monitoramento proativo e contínuo para assegurar mais capacidade e segurança, garantindo a continuidade dos serviços.

Portanto, fica claro que todo trabalho deve ser personalizado e voltado para as demandas do seu negócio. Somente dessa forma é possível otimizar o gerenciamento de custos empresariais. Afinal, é assim que os gargalos e possíveis melhorias são identificados.

Para chegar a esse patamar, torna-se fundamental contar com um parceiro estratégico de qualidade e com experiência. Assim, essa análise será feita com a expertise necessária para garantir o melhor resultado possível.

Dessa forma, o gerenciamento de custos contribui para a eficiência e a eficácia que explicamos no início deste artigo. Esse é o principal propósito do seu negócio, porque é assim que o planejamento e o objetivo estratégicos são efetivados e alcançados.

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