Ultimamente, um assunto que se tornou inevitável para a maioria das empresas e escritórios corporativos brasileiros, principalmente na área da gestão de TI, é a conformidade corporativa, embora o tema já esteja presente há bastante tempo em muitas organizações no mundo inteiro. Mesmo assim, as questões que envolvem o chamado “Compliance” são muitas vezes uma novidade para muitos gestores em atividade. 

Questões, essas, que envolvem temas centrais, como o Marco Civil da Internet brasileira e contemplam temas como LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), estão cada vez mais adentrando os escritórios de todo o país. É uma necessidade para que possamos manter nossas operações dentro da legalidade e respeitando ao máximo nossos clientes e parceiros de negócios.

Não se importar com essas questões nos dias de hoje pode ser um erro grave para muitos, pois a Compliance é tão importante quanto a própria segurança da informação acessadas no dia a dia de seus colaboradores e cuidadas pelo setor de Tecnologia da Informação (TI) — dados sensíveis de seus clientes, fornecedores e prestadores de serviços, por exemplo.

Se você ainda não compreende muito bem em que essas questões podem interferir no seu cotidiano e no da sua empresa, saiba que este artigo chegou em uma boa hora. Nele, abordaremos sobre o que é o Compliance, qual a sua relação com o setor de Tecnologia e algumas das melhores práticas a serem adotadas em seus empreendimentos. Acompanhe-nos e tenha uma boa leitura!

O que é o Compliance na área da Tecnologia da Informação?

A ideia de Compliance em TI tem se tornado um conceito muito importante e cada vez mais urgente para as empresas dos mais diversos setores da economia. Compliance, em tradução livre, significa “em total conformidade a uma regra”. O conceito define um conjunto de medidas que visam seguir leis e normas — com a ideia de criar uma cultura empresarial, valorizando a ética e a moral durante a prestação de serviços, garantindo relações transparentes entre todos os envolvidos.

O maior objetivo da Compliance é o de minimizar os riscos do negócio — como as penalidades decorrentes de descumprimento das leis e regulamentos específicos da área em que a empresa é atuante. 

Na área de TI, Compliance se refere basicamente à segurança dos dados, contando com políticas de acesso, cultura interna e tecnologias antifraude para garantir a confiabilidade de suas informações. Veremos mais adiante em nosso artigo como uma boa política de governança de TI ajuda os profissionais responsáveis pela medida a terem uma visão mais clara sobre o comportamento das equipes, atuando na resolução de qualquer problema observado. 

Dessa forma, é possível garantir que as empresas estejam em conformidade com o Marco Civil da Internet e com a lei de direitos autorais, assim como as novas leis de proteção de dados, como GDRP (Europa) e LGPD (Brasil) ou até mesmo cumprimento de questões ligadas à ISO. As diretrizes do Compliance em TI devem incluir regras visando a prevenção de ataques, invasões na infraestrutura da rede local e no controle do uso indevido de dados corporativos para acessos indevidos.

É importante a compreensão de que com a modernização de infraestrutura sendo recorrente nos negócios, devido às muitas evoluções tecnológicas com as quais temos nos deparado diariamente, a segurança das informações trafegadas durante o expediente e as práticas com que os colaboradores e gestores lidam para promovê-la é um dos enfoques centrais do Compliance.

Muitas vezes, serviços de Compliance são oferecidos por provedores gerenciados que se comprometem a assumir parte das responsabilidades para poder ajudar sua organização a aumentar a eficiência e competitividade no mercado em que atua, reduzindo custos e ganhando espaço para maior escalabilidade de seus processos. Veremos mais detalhes sobre isso mais adiante neste conteúdo.

Qual a relação do Compliance com o setor de TI de uma empresa?

Sendo o objetivo de um Compliance em TI proteger o seu negócio de imprevistos e más intenções, ele ajuda a sua empresa a evitar desperdícios com fraudes e abusos, entre outras práticas negativas capazes de interromper as operações e colocar a sua empresa em risco. Saiba que, por esse motivo, o retorno do investimento necessário pode ser bastante significativo — a depender da área em que a empresa é atuante. 

O programa de conformidade corporativa adotado pela empresa precisa ser integrado a todos os esforços de conformidade — e em toda a empresa. Serão necessárias adaptações executadas desde o gerenciamento de regulamentações externas, específicas da área do empreendimento, a até mesmo políticas internas e treinamento de colaboradores.

Ao termos a garantia de que todos os departamentos e funcionários trabalham juntos para manter os padrões necessários para um andamento seguro das atividades, certamente que os riscos de grandes falhas e violações poderão ser mitigados ao máximo.

Por esse motivo, as equipes de TI, cumprindo a agenda de um Compliance com responsabilidade, têm um papel fundamental nas empresas. É um setor que dá suporte aos demais setores da organização, os quais também utilizam a tecnologia para suas atividades. Mas, devido a esses riscos relativos à segurança de dados e a fraudes sendo sempre iminentes, a equipe de TI precisa de soluções para manter toda a empresa segura. 

É nesse momento que conhecer bem os aspectos da Compliance em TI acaba sendo uma ótima alternativa — pois, como vimos até aqui, ele não é nada mais do que um conjunto de boas práticas eficientes para que o ambiente corporativo seja confiável e seguro para todos os envolvidos. Tais ações precisam ser realizadas visando a garantia de cumprimento dos regulamentos, leis e normas, por meio de adoção de melhores práticas no cotidiano laboral corporativo.

Qual a importância de seguir o Compliance nas empresas?

Conforme a evolução do mercado e do mundo corporativo, os requisitos pertinentes aos setores da Tecnologia da Informação modificam-se de maneira inevitável. Por isso, às vezes é necessário abrir caminhos para provedores de serviços específicos para garantir um bom andamento para os negócios, como a contratação de serviços gerenciados na sua empresa para a realização do Compliance, por exemplo.

Além disso, se faz necessária a adoção de programas eficazes para melhorar a comunicação entre a liderança e as equipes, como a utilização de tecnologias de computação em nuvem. Incluir procedimentos para criação, atualização, distribuição e rastreamento das políticas de conformidade é um dos focos centrais na operação de um profissional da área. Afinal, os seus colaboradores não podem ser responsabilizados por regras pelas quais eles não foram notificados ou sequer sabem que existem.

Dado que entendam as expectativas propostas, seus setores poderão manter o foco nas tarefas distribuídas em sua organização — ou seja, usar as estratégias contidas nas práticas de Compliance em TI ajuda as suas operações a funcionarem sem maiores problemas.

Além dessas questões, temos também algumas outras bastante pertinentes: os funcionários devidamente treinados sobre esses requisitos, que entendem e operam em conformidade com eles, bem mais provavelmente reconhecem atividades ilegais ou antiéticas e, até mesmo, as denunciem para a supervisão.

Para isso acontecer, precisamos obedecer uma regra bastante popular: todo exemplo para funcionar precisa vir de cima. Não será possível adequar seu negócio à Compliance se, por acaso, houver algum gestor que se recuse a cumpri-la.

Saiba que o uso correto de Compliance em sua empresa pode equipar seus colaboradores para trabalharem cada vez melhor, atingindo mais metas de carreira e de produção — e o principal, manter os seus clientes satisfeitos. Por esse motivo, todos precisam estar de acordo.

Sua empresa, atingindo esses objetivos, será capaz de crescer mais rapidamente — é importante entender que no caso de a sua organização enfrentar uma ação judicial por motivos referentes à segurança de dados, seu programa de conformidade corporativa, se bem estruturado, poderá ajudá-lo no tribunal.

Sem dúvidas, uma empresa que teve esforços para assegurar sua posição diante das diretrizes de uma Compliance será vista com outros olhos durante um processo, em relação àquelas que nunca se preocuparam.

Quais as melhores práticas de Compliance executadas atualmente?

Quase nenhuma empresa pode se dar ao luxo de não dar a devida relevância às questões envolvidas no Compliance. Ainda, o programa adotado deverá ser cuidadosamente planejado antes de ser implementado — programas de treinamento estão entres as apostas valiosas envolvidas aqui. Para que a Compliance de sua companhia seja efetiva, ela precisa de um código de conduta bem definido.

Isso ajudará a delinear o propósito do seu programa, definindo as expectativas de comportamento dos colaboradores e parceiros quanto às questões relevantes à segurança dos dados, entre outras questões que já abordamos no decorrer deste artigo até agora.

O código de conduta estabelecido deve funcionar como base e explicar pontos-chave, os quais podem variar desde como devem ser abordadas questões de violações comuns a até mesmo casos mais complexoscomo corrupção corporativa, suborno, práticas fiscais ilícitas e conflitos de interesse, entre muitas outras questões não menos relevantes.

Todas essas circunstâncias são dependentes do setor em que estão sendo estruturadas as regras de conduta. Não há uma receita pronta para aplicação, infelizmente.

Precisamos estabelecer procedimentos para ajudar os funcionários a executar essas políticas da maneira correta. Algumas áreas, em certos setores, exigem padrões adicionais que devem ser obedecidos — como leis específicas anticorrupção e anti sonegação e armazenamento de protocolos e documentos específicos por um determinado período.

De modo a facilitar seu entendimento sobre como propor a Compliance na prática em seus negócios, trazemos na sequência algumas das etapas necessárias para estabelecer ou refinar o seu programa de conformidade corporativa. Acompanhe!

Estabeleça um programa de Compliance

Aplicar as regras é essencial, ainda mais quando surgem possíveis problemas com a conformidade dessas regras. Para isso, precisamos estabelecê-las de maneira clara, capacitando executivos para compreenderem os problemas e poderem responder prontamente — estabelecendo e mantendo um código de conduta, políticas e padrões pertinentes ao seu negócio.

É importante, também, que o corpo diretivo, aliado aos profissionais qualificados na área da conformidade corporativa, o Compliance, avalie regularmente a eficácia das regras e medidas adotadas. É fundamental compreender que essas ações não devem existir para complicar a vida dos colaboradores, mas, sim, trazer menos riscos de problemas para todos. Por isso a reavaliação periódica é essencial nessa área.

Realize avaliações regulares

Compliance é também sobre o gerenciamento de riscos, pois, para criar um programa eficaz, é necessário que saibamos quais áreas de conformidade representam os maiores riscos para a organização em questão. Apenas após identificarmos essas áreas e seus possíveis problemas, podemos concentrar nossos recursos em abordá-los de uma maneira eficaz e combativa.

É bastante importante nos atentarmos para as regulamentações federais e estaduais, bem como os padrões do setor em que nossa empresa está envolvida. Isso é muito importante, pois na área de TI tudo está em constante evolução. Dessa forma, para evitar o risco da não conformidade, é importante realizar as avaliações regulares ao menos uma vez por ano, contando com um processo de avaliação formal — essa atitude poderá ajudar a sua organização a ser ainda mais proativa na prevenção de violações de conformidade.

Tenha profissionais (ou todo um setor) específicos para isso!

Atribuir a responsabilidade de gerenciar os programas de Compliance no dia a dia da empresa pode render frutos e retornos sobre o investimento invejáveis. Dependendo do tamanho da sua organização, você deve ter um responsável pelo Compliance ou todo um setor para cuidar apenas disso. 

Tais responsáveis ​​devem ter autoridade para fazer as regras serem cumpridas e responsabilizar os colaboradores, sem exceção e em todos os níveis — lembre-se de que é toda a segurança de sua empresa que está em jogo!

Traga suas lideranças para a ação!

Infelizmente, a implementação de um Compliance em TI sólido em nossa empresa não depende apenas da execução. Como já dissemos, seus gestores e líderes em geral precisam estar em conformidade com as novas regras a serem adotadas — tanto nas questões mais gerais, como crachás de identificação largados sobre as mesas, compartilhamento de senhas entre colaboradores e acessos do sistema mantidos abertos durante uma pausa no expediente, quanto questões mais específicas, como proibição de uso e conexão de equipamentos e dispositivos pessoais nas redes locais da empresa.

Tais abordagens da conformidade corporativa são capazes de promover uma nova cultura no local de trabalho, que possa valorizar a integridade e a conduta ética dos membros participantes, começando pelo topo. Para que o programa adotado possa funcionar, seus líderes precisam primeiro seguir as regras estabelecidas, como todos ali presentes.

Eles são os primeiros que precisam incentivar um comportamento mais ético e falar abertamente sobre a importância da Compliance, incentivando a participação dos colaboradores, sempre enfatizando que não haverá punições por relatar comportamentos ilegais ou antiéticos durante o cotidiano laboral. 

Ofereça treinamento adequado para todos os colaboradores — sem exceções

Todos os colaboradores e fornecedores relevantes devem ser treinados no conhecimento das leis, regulamentos da área e nas políticas corporativas envolvidas nos processos produtivos.

A política e os padrões de Compliance são inúteis se os funcionários não os seguirem. Após estabelecer as políticas e procedimentos para o seu programa de conformidade corporativa, você precisa divulgá-los para todos os membros das suas equipes. Certifique-se de que os executivos, funcionários e fornecedores terceirizados da empresa leiam e aprovem todas as políticas e procedimentos. 

Portanto, como vimos no decorrer do artigo, é necessário realizar a adequação o mais rápido possível nas empresas em relação à Compliance em TI, atendendo às últimas legislações que afetam a proteção e o armazenamento de dados, conferindo maior segurança e assumindo a responsabilidade em caso de qualquer problema da maneira mais clara e honesta possível.

É necessário que busquemos sempre nos atualizar, entendendo os processos e as evoluções do mercado, que estão cada vez mais exigentes devido aos aspectos revolucionários da tecnologia — e nas mais diversas áreas corporativas.

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