Otimizar o gerenciamento de TI depende do uso da tecnologia. Com ela, é possível eliminar as ações ineficazes das operações empresariais, obter agilidade e eficiência, automatizar os processos e ganhar vantagem competitiva no mercado. A boa gestão de TI pode ser o segredo para o sucesso dos seus negócios.
Então, para alcançar os objetivos de um empreendimento, é preciso criar e aplicar estratégias que aprimorem as rotinas de TI e melhorem o desempenho das ferramentas tecnológicas.
Neste conteúdo, vamos explicar quais são as principais formas de otimizar gerenciamento de TI, os passos para realizar essa tarefa e como isso é importante para alavancar os negócios da empresa. Continue a leitura para conferir 8 dicas que vão ajudar você a garantir a otimização da infraestrutura de TI e melhorar os resultados da sua empresa!
Saiba o que é gerenciamento de TI
O gerenciamento de TI é uma atividade necessária para planejar e organizar os recursos tecnológicos utilizados em uma empresa. Na prática, a gestão de TI envolve uma série de processos que engloba o planejamento, a execução e o monitoramento dos recursos de hardwares e softwares e conta com profissionais especializados para realizar essa tarefa. Por isso, ela é formada por 3 pilares básicos:
- pessoas — necessárias para realizar as tarefas de TI, como manter o ambiente em funcionamento, estudar e apresentar novas tecnologias para atender as necessidades da empresa e muito mais;
- ferramentas — são tecnologias que servem de apoio para a gestão de TI, ou seja, são recursos que ajudam a monitorar e a identificar as falhas e as necessidades para manter o ambiente disponível;
- processos — são necessários para definir como as atividades serão realizadas de forma que atendam às boas práticas recomendadas pelas principais metodologias utilizadas pelo mercado.
Entenda como funciona o processo de gerenciamento de TI
O gerenciamento de TI envolve vários serviços, como implementação das melhorias, integração do sistema, avaliação das ferramentas tecnológicas disponíveis, monitoramento dos resultados, apontamento das necessidades da infraestrutura, implantação de medidas para minimizar as ocorrências e muito mais.
Algumas das metodologias e boas práticas recomendas mais utilizadas pelos gerentes do setor para otimizar o gerenciamento de TI são:
- ISO 20.000 — norma referente às boas práticas sobre a gestão de qualidade em TI;
- Information Technology Infrastructure Library (ITIL) — guia de boas práticas sobre a organização de processos e serviços de TI;
- Capability Maturity Model Integration (CMMI) — é um modelo que contém práticas recomendadas para o desenvolvimento e a manutenção de produtos e serviços de TI.
O gerenciamento dos serviços de TI é um processo realizado por profissionais especializados, que adotam medidas sustentáveis com a finalidade de atender às demandas tecnológicas e necessidades informacionais de uma empresa. Com isso, o gerente dessa área consegue ter mais eficiência em todas as operações do negócio e em diversos procedimentos, como:
- mudanças nas estratégias;
- gestão de riscos;
- aquisição de conhecimentos.
As inovações tecnológicas estão ajudando esses profissionais a realizar a automatização dos processos das empresas. O uso das tecnologias elimina as tarefas repetitivas, promove a redução da quantidade de falhas operacionais, além de tornar os negócios mais competitivos. O gerenciamento de TI é o responsável pela busca de mudanças de metodologia e de soluções de software mais adequadas.
Os gestores de TI tornam as rotinas mais eficazes e ágeis para o cumprimento dos prazos e a ampliação das receitas do empreendimento. Por esse motivo, o gerenciamento de TI está ganhando espaço diariamente no cenário empresarial — visto que as parcerias exigem capacidade de resposta que esteja de acordo com as alterações do mercado.
Saiba como fazer o gerenciamento de TI
Como mencionamos, a gestão de TI é formada por um conjunto de atividades, tecnologias e processos. Por isso, é preciso ter organização e controle para garantir a disponibilidade dos recursos a fim de que a empresa mantenha a sua operação com eficiência. A seguir, confira o que é preciso para fazer esse gerenciamento!
Faça um bom planejamento
O primeiro passo para uma boa gestão de TI é realizar um planejamento detalhado de todos as atividades e recursos (tecnológicos e financeiros) necessários para garantir a disponibilidade de sistemas e infraestrutura importantes para o crescimento da empresa.
Uma forma de desenvolver esse planejamento é por meio da análise SWOT, que é uma ferramenta em que a gestão pode avaliar os pontos fracos e fortes da empresa, além de estudar as ameaças e oportunidades que interferem na implementação ou manutenção de projetos, inclusive os de TI.
Defina quais serviços serão prestados
O setor de TI entrega serviços a seus clientes, sejam eles externos ou internos. Com base no planejamento de gestão realizado, é possível estabelecer quais serão as atividades necessárias e elaborar um catálogo de serviços com os procedimentos para realizá-los.
O objetivo do catálogo de serviços é ter uma fonte de informações centralizada com detalhes sobre o sistema, suas integrações e necessidades. Além disso, é importante detalhar por quem e de que forma esses serviços podem ser solicitados e os respectivos prazos para a realização de cada um.
Estabeleça SLAs para os serviços de TI
SLA é a sigla para Service Level Agreement, que significa Acordo de Nível de Serviço. Na prática, essa é uma definição feita no momento da contratação de serviços de TI para determinar quais regras as partes interessadas devem seguir quando houver a solicitação da prestação de serviços de TI.
Essa definição é importante, por exemplo, para estipular prazos para a resolução de problemas de acordo com a criticidade. Com base nessa definição, a gestão consegue estabelecer a quantidade de recursos necessária para solucionar o atendimento, o que permite, por exemplo, dimensionar a equipe da maneira mais apropriada.
Outro benefício é poder acompanhar a frequência das ocorrências. Esses números podem ser utilizados para definir e acompanhar os indicadores de desempenho relacionados aos processos e serviços de TI.
Determine como será o serviço de suporte
A disponibilidade dos recursos de informática é essencial para garantir as operações de uma empresa. Qualquer falha crítica de software ou hardware pode interromper as atividades do dia a dia por um bom tempo e causar inúmeros prejuízos, inclusive financeiros. Por isso, uma tarefa importante da gestão de TI é definir como será o serviço de suporte.
Isso significa estabelecer, por exemplo, que tipo de ocorrências a equipe de profissionais especializados atenderá e em quais dias da semana e horários ela estará disponível em caso de problemas, já que algumas atividades precisam de suporte noturno e aos finais de semana.
Além disso, é importante definir como será feito o contato com o suporte, ou seja, quais canais de atendimento estarão disponíveis para o usuário em caso de necessidade. Ao definir como será o serviço de suporte, a empresa estará preparada para eventuais problemas que possam acontecer e terá os recursos necessários para assegurar a disponibilidade do sistema.
Revise processos e serviços de TI
Os processos e serviços de TI devem ser acompanhados e revisados periodicamente. Além das modificações realizadas pela atualização da tecnologia, a revisão ajuda a identificar eventuais falhas e aperfeiçoar as atividades para melhor atender as necessidades do negócio.
Dessa forma, podemos agilizar e melhorar as entregas e, assim, aumentar a satisfação do cliente. Vale ainda ressaltar que as modificações feitas em processos e serviços de TI precisam ser planejadas, testadas e documentadas no catálogo de serviços.
Siga as boas práticas e as principais metodologias do mercado
O setor de TI contém diversas metodologias e frameworks indicados para diferentes finalidades, como o ITIL para a gestão de processos e serviços, o Control Objectives for Information and related Tecnology (COBIT), que estabelece boas práticas de governança e muitos outros.
A aplicação e a utilização dessas metodologias e práticas ajudam o setor de TI a ter mais organização e controle sobre suas atividades e processos e a agregar valor aos serviços prestados por TI. Muitas delas são complementares e ajudam na implementação da governança, pois servem de apoio à gestão na tomada de decisões estratégicas.
Elas também ajudam a estimar gastos e custos do setor e na realização de um bom planejamento dos recursos necessários para atender as necessidades da empresa.
Mantenha a equipe atualizada
Contar com profissionais capacitados é essencial para termos uma melhor qualidade na realização das atividades do dia a dia e aumentar a produtividade do time. Por isso, manter a equipe atualizada é fundamental. Afinal, a tecnologia evolui a cada dia e, com ela, surgem novas possibilidades de aplicação para a empresa.
Confira as principais formas de otimizar o gerenciamento de TI
Otimizar o gerenciamento de TI pode representar um desafio para os gerentes, já que é necessário aumentar a produtividade utilizando menos recursos para atender às expectativas dos sócios e diretores.
Os recursos economizados podem ser investidos em áreas mais estratégicas, para aumentar a qualidade e garantir a prestação de serviços continuamente. Na sequência, veja 8 dicas relevantes sobre a questão!
1. Utilize softwares de monitoramento
Utilize softwares de monitoramento da infraestrutura de TI para garantir que os sistemas permaneçam disponíveis para os seus usuários. Existem soluções modernas e softwares de monitoramento em nuvem que podem ser usados com um pouco de investimento. Eles geram excelentes retornos para os resultados do profissional, que ganha eficiência e a confiança do seu time.
Algumas ferramentas fornecem uma visão ampliada de todo o parque tecnológico e auxiliam o gerente a compreender tudo o que está acontecendo em tempo real. Assim, o profissional consegue perceber se é preciso ou não adquirir novas máquinas e equipamentos para otimizar o gerenciamento de TI.
Com um bom software de monitoramento, é possível eliminar os desperdícios, o que traz um ótimo custo-benefício à empresa.
2. Planeje ações com antecedência
Planeje suas ações com antecedência para realizar intervenções na área de TI.
Tenha etapas bem definidas em seus planejamentos, de modo a evitar que as paradas atrapalhem as tarefas de outros colaboradores — que ficarão insatisfeitos com o seu trabalho. Monte um passo a passo para impedir a ocorrência de erros e eliminar qualquer possibilidade de imprevistos, esse é um passo essencial para empresas que buscam otimizar o gerenciamento de TI.
3. Terceirize os esforços de TI
Terceirize os esforços de TI para conseguir inovar sem interferir no orçamento corporativo de forma significativa.
A terceirização é uma excelente opção, já que os fornecedores poderão oferecer vários serviços e ainda auxiliar o gerente com o fornecimento de informações e conhecimentos que são transmitidos por profissionais especializados. O fornecedor, portanto, pode implantar inovações que tornarão o gerenciamento de infraestrutura de TI mais eficiente.
4. Aposte na computação em nuvem
Aposte em cloud computing para aperfeiçoar o gerenciamento de infraestrutura de TI. A tecnologia na nuvem otimiza os serviços e oferece mais mobilidade aos colaboradores, clientes e parceiros, pois a disponibilidade dos dados é total.
Por meio dos sistemas informatizados, os serviços também poderão ser acessados de forma flexível para o atendimento das demandas do público.
5. Use indicadores de desempenho
Utilize indicadores de desempenho que vão ajudar a analisar a performance e a identificar a melhor forma de aperfeiçoar o gerenciamento de TI.
O gestor utilizará esses índices para ter uma visão mais complexa da realidade de diversos fatores, tais como disponibilidade de ferramentas, erros em softwares, ataques virtuais etc. Os KPIs utilizados verificam falhas nos sistemas e vulnerabilidade de segurança, trazendo informações precisas que vão ajudar a otimizar o gerenciamento de TI.
6. Registre os processos
Registre os processos para conseguir controlar as tarefas e não perder a qualidade do seu trabalho. Estruture os dados relacionados aos serviços de reparação ou de manutenção que são benéficos para as rotinas da companhia.
Saiba que as atividades do gerente de TI se tornam mais relevantes e complexas com o surgimento de novas demandas e inovações tecnológicas.
7. Treine o time
A otimização do gerenciamento de TI também depende dos treinamentos oferecidos ao time que auxilia o gerente em suas atribuições.
Treine a sua equipe para que ela conheça os instrumentos que serão usados no ambiente de trabalho e se mantenha atualizada. É importante que todos os seus colaboradores sejam qualificados e estejam preparados para usar as principais soluções.
8. Integre os setores
Otimizar o setor de TI requer um direcionamento adequado, de forma que os demais departamentos utilizem um sistema integrado. Essa integração de todos os setores elimina as falhas de comunicação entre os times e agiliza as tarefas do cotidiano.
Invista nos recursos apropriados de cloud computing, que possibilitam a troca das informações de modo seguro. A SantoDigital pode ajudar nesse processo de otimização do ambiente.
Então, agora que você sabe quais são as principais formas de otimizar o gerenciamento de TI, fica mais fácil garantir essa ação ao aplicar as metodologias adequadas para cada finalidade e as dicas fornecidas ao longo deste conteúdo.
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