Gmail: o que é preciso saber sobre e-mail corporativo?

A comunicação é um elemento essencial no ambiente empresarial. Por isso, oferecer um contato prático e consistente aos seus clientes e sócios é obrigatório se você cogita crescer nesse universo — e é para isso que existe o e-mail corporativo, como o Gmail do Google Workspace.

Diferente de um e-mail pessoal, o corporativo é diretamente vinculado ao domínio da empresa. Nesse caso, em vez de ser formado por “@provedordeemail.com”, sua estrutura será “@empresa.com.br”.

Pode parecer apenas uma mudança estética, mas esse tipo de e-mail é útil para garantir o melhor funcionamento do seu negócio. Por isso, uma das opções mais utilizadas no mercado é o Gmail.

Deseja saber mais sobre o Gmail e o funcionamento do e-mail corporativo? Prossiga com a leitura!

Quais são as principais características de um e-mail corporativo?

Além da profissionalização do seu endereço eletrônico, existe a questão do e-mail ser uma das maiores e mais práticas formas de comunicação empresarial, tanto entre os colaboradores quanto para mensagens externas.

Apesar de existirem outros meios de se comunicar, o e-mail ainda é o canal mais usado para formalização de:

• documentos;
• contratos;
• termos de aceite de proposta;
• recuperação de senhas.

Fora o maior profissionalismo, um e-mail corporativo passa credibilidade e imagem de seriedade em relação à empresa.

Ademais, entre outras características, ainda temos que destacar a questão da confiabilidade. Quando uma mensagem é enviada com o domínio da empresa, quem a recebe fica mais seguro quanto à veracidade e identidade da mensagem.

Quais são os benefícios do e-mail corporativo?

Além dos aspectos citados anteriormente, o e-mail corporativo ainda tem diversas vantagens que podem fazer toda a diferença para seus negócios.

Por isso, apresentaremos abaixo peculiaridades desse tipo de endereço eletrônico que podem beneficiar sua empresa. Confira!

Sistemas de segurança próprios

E-mails de domínios comuns não são tão seguros quanto os de um domínio empresarial. Isso não se deve à fragilidade do servidor, já que cadastros pessoais têm dupla verificação e proteção de senhas, mas sim a outros fatores.

Por exemplo: um e-mail empresarial sempre tem procedimentos de segurança envolvidos, considerando que os dados da companhia também estão em jogo.

Além disso, uma pessoa normalmente utiliza seu e-mail pessoal para acessar uma série de conteúdos, os quais podem se tornar portas de entrada para spam, vírus e outras formas de invasão. Por isso, manter uma conta de uso simultaneamente pessoal e corporativo abre margem maior para problemas

Sistema de armazenamento e backup

Caso ocorra algum problema e seja perdido, por exemplo, um documento ou uma entrada importante na agenda, é necessário ter uma forma de recuperar essas informações.

Por ter um domínio especial, o e-mail corporativo costuma ter serviços complementares. Um deles é o sistema de backup das informações armazenadas que evita a perda das informações do negócio.

Espaço e processamento extras

Além de ter mais opções de recuperação, um e-mail corporativo recebe outras formas de apoio. Se uma empresa precisa trocar anexos de grande volume, como arquivos de vídeo, imagens vetorizadas ou longas faixas de áudio, um e-mail de domínio empresarial pode ser interessante.

Com o espaço, os servidores do Google podem oferecer excelente nível de processamento, garantindo o melhor funcionamento do armazenamento de anexos. Dessa forma, não será necessário se preocupar com quedas de performance devido ao excesso de acessos simultâneos.

Suporte extra por parte do provedor

Com a tecnologia, quase sempre vêm dúvidas e problemas técnicos, especialmente nos primeiros meses de implementação. Porém, ao obter um e-mail corporativo para sua empresa, você também ganha opções de assistência técnica por parte do fornecedor.

Integrando o apoio do provedor do domínio ao do seu próprio setor de TI, qualquer problema que ocorra na ferramenta pode ser resolvido rapidamente. Isso evita o desgaste excessivo da sua equipe e pode reduzir a perda de tempo produtivo.

Ferramentas para aumentar a eficiência

Dependendo da sua escolha de provedor para os e-mails da empresa, é possível contar com uma gama de ferramentas de produtividade e colaboração que aumentarão a eficiência do e-mail corporativo.

Com o Google Workspace, por exemplo, é possível sincronizar os arquivos do computador com a nuvem corporativa automaticamente e compartilhar os documentos no momento certo e com as pessoas certas, além de contar com automações que agilizam o seu dia, como transformar um determinado e-mail recebido em um evento no Google Agenda.

Por que vale a pena usar o Gmail como e-mail corporativo?

Com os avanços tecnológicos e o mercado competitivo, os empresários que querem seu espaço garantido na sociedade precisam tornar seu negócio o mais profissional possível.

Ter uma conta de e-mail com o nome da sua empresa é um grande diferencial e demonstra a seriedade do seu negócio. O Gmail proporciona essa conta profissional, que é de extrema importância para organizações e ainda traz outras vantagens essenciais ao e-mail corporativo, como:

• segurança: com o uso de tecnologia avançada, o Gmail evita a chegada de 99,9% de spam, links perigosos e malwares à sua caixa de entrada. Outro benefício é que as mensagens são armazenadas em segurança na nuvem. Além disso, é possível remover as opções de encaminhar, copiar, fazer download e imprimir, garantindo privacidade às suas mensagens.
• controle: quando o Gmail classifica um e-mail como suspeito, você recebe um aviso para indicar o que deve ser feito, assim, caso ele seja legítimo, você não perderá nenhuma mensagem importante. Para ajudar ainda mais no seu controle diário, é possível colocar lembretes de modo a acompanhar tudo o que é importante.
• armazenamento: as opções de armazenamento são flexíveis, então sempre haverá espaço para seus arquivos.
• integração com outros apps: o Gmail é compatível com o Outlook, Apple Mail e o Mozilla Thunderbird. Além disso, você poderá iniciar ou participar de uma videochamada no Google Meet, ou trocar mensagens pelo Google Chat. Tudo isso sem sair do Gmail. Você ainda conta com a ajuda de outras ferramentas, como o Google Agenda, Google Keep (bloco de notas) e Google Tarefas (organizador de tarefas).
• acessibilidade: não é necessária a conexão com a internet para ler, responder, excluir e pesquisar mensagens com o uso do Gmail off-line. Outra vantagem é que o Gmail não só é acessível pelo computador, mas também por smartphones e tablets. Isso permite que o colaborador trabalhe de qualquer local, maximizando sua produtividade.
• agilidade para o trabalho: recursos como Escrita Inteligente, sugestões de gramática e a Resposta Inteligente são excelentes para que as mensagens sejam escritas em menor tempo e sem erros.

Como criar uma conta corporativa no Gmail?

É importante contratar uma parceira para criar sua conta corporativa no Gmail, pois essa empresa especializada fará todo o processo de criação do login, desde o discovery em pré-venda até a entrega total do projeto.

A SantoDigital auxilia os empreendedores a realizar esses projetos e fornece todas as instruções necessárias para que o uso da solução seja bem-sucedido.

Por que é importante conhecer as funcionalidades do Gmail?

O Gmail tem inúmeras funções que servem tanto para as tarefas pessoais quanto para as profissionais.

Saiba que o Gmail corporativo passa por atualizações constantes e está com novas funcionalidades. A última atualização veio para facilitar ainda mais o dia a dia de todos que usam essa tecnologia para:

• contactar pessoas;
• enviar documentos e fotos;
• realizar o fechamento de negócios.

Quais são as funcionalidades do Gmail?

O Gmail corporativo oferece variados recursos para as pessoas e empresas. Essas funcionalidades permitem diminuir o tempo gasto para realizar tarefas cotidianas e melhorar a comunicação empresarial. Confira, abaixo, as principais funcionalidades, truques e dicas interessantes!

Gmail off-line

Algumas tarefas do Gmail podem ser realizadas mesmo que o computador ou o celular estejam sem internet. Esse recurso é ideal para:

• gerenciar as mensagens da caixa de entrada;
• continuar trabalhando em assuntos importantes;
• arquivar e excluir e-mails que já foram vistos e respondidos etc.

Logout remoto

Essa opção é interessante para aqueles que usam um computador no qual várias pessoas trabalham durante o dia. Se o usuário se esquecer de sair do e-mail no final do expediente de trabalho, basta acessar o Gmail de outro computador e fazer o logout de maneira remota. Funciona da seguinte maneira:

1. abra o e-mail;
2. clique na parte inferior direita;
3. selecione “detalhes”;
4. escolha a opção “sair de todas as outras sessões da Web“.

Cancelamento de e-mail já enviado

Caso você se arrependa de ter enviado uma mensagem, terá a opção de apagar o e-mail enviado. Existe um botão denominado “desfazer”, que está próximo à notificação “enviado” e que aparece na parte inferior da tela. A função “undo send” aparece no celular ou computador, basta apenas utilizá-la.

Sugestão de palavras

A função da escrita inteligente pode ser usada por aqueles que desejam escrever e-mails corporativos de maneira rápida.

O recurso utiliza a tecnologia de aprendizado de máquina e disponibiliza sugestões de palavras enquanto o usuário estiver digitando. Essa configuração está disponível na conta Google e pode ser aplicada a qualquer dispositivo conectado a ela. Veja abaixo como ativar a opção:

1. abra o Gmail;
2. no canto direito da parte superior da tela, clique em “Configurações”;
3. clique em “Ver todas as configurações”;
4. no campo geral, role até chegar na escrita inteligente;
5. selecione entre ativar ou desativar.

A escrita inteligente está disponível em algumas línguas, e entre elas estão: o espanhol, inglês, italiano, francês e português. Porém, a técnica não foi criada para formular respostas, de modo que poderão surgir informações incorretas.

Adiamento de e-mail

O Gmail corporativo tem uma função que se chama “adiar”. Ela serve para remover temporariamente um e-mail da caixa de entrada visando priorizar outras mensagens. A plataforma permite ao usuário definir uma data e hora para que a mensagem apareça novamente.

Contudo, ainda é possível responder a esse e-mail antes de acabar o prazo definido, pois a mensagem ficará em uma página específica. Essa função também poderá ser usada para e-mails que não podem ser respondidos porque a tarefa solicitada não foi resolvida. Saiba que ela está disponível para ser usada em iPhone (iOS) e aparelhos Android.

Gerenciamento da agenda

Por meio do uso do Gmail corporativo, os usuários podem acessar o Google Agenda. Nele, é possível verificar os compromissos importantes que foram inseridos pelo usuário.

Existe ainda a possibilidade de criar lembretes das atividades, inclusive dos feriados. Sem contar que a pessoa pode editar as suas informações a qualquer momento, deixando-a personalizada.

Criação de tarefa a partir de um e-mail

Outra função significativa do Gmail, que permite aos usuários maior produtividade e eficiência, é fornecida pelo aplicativo de tarefas.

Com ele, pode-se adicionar os e-mails à lista de ações, para que nenhuma das atividades sejam esquecidas. Esse recurso é interessante na priorização de trabalhos.

Quais são os diferenciais do Gmail?

O Gmail conta com vários recursos e diferenciais que o tornam uma opção popular para comunicação por e-mail. Veja os principais diferenciais abaixo!

Inteligência Artificial (IA) no Gmail

Atualmente, o Gmail utiliza inteligência artificial (IA) para aprimorar a experiência do usuário e tornar a gestão do e-mail mais eficiente.

Assim, a IA do Gmail oferece recursos como sugestões de respostas rápidas, que sugerem respostas curtas com base no conteúdo do e-mail recebido. Isso economiza tempo ao redigir respostas e agiliza a comunicação.

Além disso, o Google anunciou recentemente o desenvolvimento de uma IA generativa que permitirá aos usuários criar, editar e resumir e-mail com poucos comandos. Por exemplo, será possível solicitar que a IA resuma trocas de e-mail entre várias pessoas, gere uma resposta e melhore e-mails com termos e frases mais adequados ao contexto.

Essa tecnologia está em fase de teste com empresas selecionadas, entretanto, em breve, estará disponível a todos os usuários do Gmail.

Programação de e-mails

O recurso de programação de e-mails permite que os usuários do Gmail agendem o envio de mensagens para um horário futuro específico.

Isso é útil quando você deseja redigir um e-mail fora do horário comercial e programá-lo para ser enviado no momento mais apropriado, garantindo que sua mensagem chegue ao destinatário no momento desejado.

Em troca de mensagens com clientes e parceiros no exterior, isso é especialmente útil, por permitir que a comunicação ocorra de acordo com o fuso horário desejado.

Modo confidencial

O modo confidencial é uma opção no Gmail que permite ao remetente enviar e-mails com restrições adicionais de segurança e privacidade.

Com esse recurso, você pode definir uma data de expiração para o e-mail, solicitar uma senha para acessar o conteúdo ou impedir que o destinatário encaminhe, copie, imprima ou faça o download do e-mail. Isso ajuda a proteger informações sensíveis e confidenciais.

Resposta automática

O Gmail oferece a opção de configurar respostas automáticas, também conhecidas como “respostas de ausência”. Isso permite que você crie uma mensagem automática que será enviada como resposta quando alguém lhe enviar um e-mail durante um período específico, como férias ou quando estiver fora do escritório.

As respostas automáticas ajudam a informar as pessoas sobre sua ausência e fornecer instruções alternativas para contato ou suporte.

Organização eficiente de e-mails em abas

O Gmail oferece uma organização eficiente de e-mails por meio do uso de abas. Quando ativado, o recurso de abas divide automaticamente os e-mails recebidos em diferentes categorias, facilitando a visualização e a triagem das mensagens.

As abas padrões no Gmail são:

• Principal: guia padrão em que você encontrará os e-mails importantes e pessoais. É onde a maioria das suas mensagens será direcionada;
• Social: você encontrará e-mails relacionados a redes sociais e outras plataformas sociais, como notificações de redes sociais, convites para eventos e mensagens de grupos;
• Promoções: são exibidos e-mails promocionais, ofertas, newsletters e outras mensagens relacionadas a marketing e publicidade;
• Atualizações: você encontrará e-mails relacionados a atualizações de serviços, confirmações de pedidos, informações de entrega, recibos e outras notificações semelhantes.
• Fóruns: exibe e-mails de fóruns de discussão, grupos de discussão e listas de e-mail em que você está inscrito.

Essas abas ajudam a manter a caixa de entrada organizada, separando diferentes tipos de e-mails em categorias distintas. Isso facilita a localização de mensagens específicas e evita que a caixa de entrada fique sobrecarregada.

Além disso, o Gmail permite que você personalize as abas de acordo com suas preferências. Você pode adicionar novas abas, remover ou reordenar as existentes e até mesmo definir regras para que determinados tipos de e-mails sejam automaticamente direcionados para uma guia específica.

Como começar a implementá-lo no dia a dia do negócio?

Se você ainda não está utilizando essa ferramenta, pense nos benefícios adquiridos com ela e, ainda, nas consequências de não usar o Gmail, por exemplo:

• menos organização;
• não ter acesso a uma agenda virtual;
• ter menor divulgação da marca.

Em suma, usar o Gmail corporativo para enviar e receber as mensagens de sua empresa é uma ótima opção para líderes e colaboradores que almejam alcançar o sucesso empresarial.

Portanto, não perca tempo, comece a aproveitar essa solução agora mesmo e tenha a chance de fazer seu negócio decolar nas transações e vendas de produtos ou serviços.

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