Um dos erros que podem ser fatais para o desempenho de uma organização é pensar que deve-se cuidar apenas da comunicação externa, esquecendo o impacto que um bom diálogo entre colaboradores e equipes pode trazer para sua rotina de operações.
Mas, para quem ainda não sabe como melhorar a comunicação empresarial, a boa notícia é que existem algumas práticas relativamente simples capazes de fazer toda a diferença no aprimoramento dessa competência na sua empresa.
Como seria possível melhorar a comunicação no ambiente interno da empresa? Confira, nesse artigo, 16 maneiras para otimizar a comunicação da sua corporação!
O que é e qual a importância da boa comunicação empresarial?
A comunicação empresarial pode ser definida como a transmissão e compartilhamento de informações no ambiente corporativo, permitindo o alinhamento de ideias e a clareza sobre as atividades da rotina corporativa.
Vale notar que esse conceito não engloba apenas o diálogo entre colaboradores e lideranças, mas um importante mecanismo para esclarecer a cultura, valores, tom de voz e os objetivos da empresa perante o mercado e, principalmente, seus clientes.
Dessa forma, a comunicação empresarial pode ser observada no envio de um e-mail informando sobre uma reunião, na divulgação de informativo sobre boas práticas no trabalho entre outras ações que contribuam para um ambiente interno agradável e transparente.
Uma boa comunicação na empresa pode interferir positivamente em vários aspectos do negócio, começando pelo engajamento dos funcionários. Quando há um diálogo eficiente, é comum que as pessoas sintam maior envolvimento com a rotina de trabalho e estejam mais abertas ao espírito de cooperação.
Outro reflexo da melhoria na comunicação interna é a maior consciência dos funcionários sobre suas atribuições. Assim, a tendência é que eles se tornem mais produtivos e contribuam para a otimização dos resultados globais.
Portanto, a comunicação empresarial representa um importante elemento para que negócios em geral consigam adquirir vantagens competitivas e assim construir em uma imagem mais sólida perante seus clientes e parceiros.
16 dicas sobre como melhorar a comunicação empresarial
Conheça, 16 maneiras de melhorar o aspecto da comunicação dentro da sua empresa.
1. Invista no e-mail
O uso de e-mail é um clássico que não pode faltar nas estratégias de comunicação de qualquer empresa. Sim, eles ainda são largamente utilizados e asseguram muitos pontos positivos no seu dia-a-dia.
Primeiramente porque, as informações repassadas em um e-mail ficam documentadas. Isto é, ele garante que nenhuma informação repassada na mensagem seja perdida.
Ademais, é uma ferramenta de fácil usabilidade, que suporta o envio de diversos arquivos, sem deixar de mencionar que ele também transmite uma ideia de maior profissionalismo.
Trate o e-mail como um grande aliado para desenvolver uma comunicação eficiente e para o seu negócio.
2. Estimule os cuidados com a edição
A rotina agitada e o grande volume de informações que uma pessoa recebe diariamente é uma combinação tentadora para se anotar um recado e enviá-lo sem revisar o texto ou pensar duas vezes.
Mas, verificar a ortografia e a clareza do que está sendo dito em cada mensagem é fundamental para evitar falhas. Por isso, treine seus funcionários para sempre voltar e editar os textos que serão enviados. O que você acha que soa perfeitamente bem em sua cabeça, pode soar confuso para quem vai receber o comunicado.
3. Cuidado com os emoticons, gírias e coloquialismos
Assim como as tecnologias, as formas de comunicação também seguem evoluindo e novos elementos acabam contribuindo para enriquecer os diálogos, a exemplo dos emoticons.
As figurinhas podem ser bem interessantes para que os colaboradores se manifestem em reações sobre algum tema de maneira rápida. Mas é preciso atenção para que isso não se torne um obstáculo à eficiência na troca de mensagens no ambiente corporativo.
O mesmo vale para as gírias e coloquialismo. A Comunicação empresarial deve ir direto ao ponto e sobretudo ser escrita de modo que a pessoa do outro lado entenda imediatamente o que você está falando.
4. Verifique as informações
Ninguém gosta de dar uma informação errada, pois faz parecer que você não tem conhecimento do que está falando. E para quem está em busca de como melhorar a comunicação empresarial, esse fator jamais pode ser negligenciado.
Por essa razão, é importante sempre verificar aquilo que está repassando, antes de pressionar o botão “enviar”.
5. Preencha a linha de assunto dos e-mails
A linha de assunto não é apenas a introdução do destinatário para o conteúdo da mensagem, é também a chave para mantê-la fora da caixa de spam. Mesmo que seja com algo bem simples, todos devem estar alinhados sobre o preenchimento deste campo.
6. Estruture o arquivamento de e-mails
Pode parecer bobeira, mas criar pastas para salvar e-mails antigos também contribui para uma boa comunicação empresarial. Ter os e-mails salvos em arquivos pode economizar muito o seu tempo quando o tópico de um e-mail torna-se relevante outra vez.
7. Atenção à caixa de spam
Se as suas mensagens não estão sendo recebidas pelo seu destinatário, pode ser que elas estejam marcadas como spam. Para evitar isso, certifique-se de que a outra pessoa tenha o seu endereço de e-mail e de domínio em sua lista de remetentes “seguros”.
8. Aposte no Hangout
O Hangout une a eficiência da comunicação pessoal com a internet. Ao incentivar a troca de mensagens instantâneas por meio dessa ferramenta, você assegura agilidade na comunicação empresarial. Afinal, as pessoas conseguem interagir em tempo real.
O Hangout ainda evita o deslocamento, o trânsito e eventuais atrasos à medida em que muitos assuntos urgentes podem ser resolvidos mesmo de forma remota. Além de ser uma ferramenta que estimula o entrosamento entre equipes.
9. Promova encontros presenciais
Às vezes, um e-mail ou um telefonema não é o suficiente. O encontro pessoal ainda é a melhor maneira de trocar ideias complexas para causar uma boa impressão. Portanto, não se prive de reuniões pessoais.
10. Ouça atentamente
A boa comunicação começa com a compreensão do que a outra parte está falando. Portanto, a prática a ser difundida na empresa é sempre ouvir e dar atenção, em vez de tentar atropelar o discurso com os seus próprios pensamentos.
11. Concentre no discurso
É fácil dispersar a sua linha de pensamento, mas a comunicação empresarial o cuidado para se fazer entendido deve ser ainda maior. Há sempre um ponto ou observação relevante que você está tentando transmitir, então foque no discurso e cumpra com o objetivo esperado!
12. Seja um líder ou funcionário ético
A busca por como melhorar a comunicação empresarial passa, necessariamente, pelo desafio de manter as fronteiras éticas entre todos os envolvidos.
Nesse sentido, é importante transmitir entre seus funcionários a ideia de que é bom ser amigável com as pessoas com quem você está trabalhando, mas vocês não necessariamente têm que se tornar amigos. Busque moldar profissionais educados e cativantes, evitando o excesso de drama pessoal, é claro.
13. Procure agradecer as pessoas
Outro aspecto importante para otimizar a comunicação empresarial é incentivar o agradecimento. As pessoas sempre querem sentir que as suas opiniões são importantes, mesmo que você não concorde com elas. É o seu trabalho manter a conversa no caminho certo!
Se alguém com quem você está falando expressa uma opinião contrária ou oferece uma alternativa que você sente que não será benéfica, agradeça e, em seguida, explique por que você não vai usar o que foi sugerido.
14. Estabeleça uma ordem de discurso
O cérebro está configurado para se lembrar de coisas em uma ordem específica. Os primeiros e os últimos itens de uma lista serão sempre lembrados. Então, a partir da introdução de suas ideias no início de e no final de uma palestra, por exemplo, você estará dobrando as chances de que o seu destinatário se lembre do que você disse.
15. Faça perguntas
Perguntas geram ideias e discussões que permitem trazer aspectos de um tema que, de outra forma, teriam passado despercebidos. Assim, torne um hábito colocar pelo menos 1 ou 2 perguntas em todas as conversas sobre negócios.
16. Não se prenda ao senso de humor
Muitas vezes, o humor é apontado nos livros de fala e nos manuais de comunicação como uma importante ferramenta de conversação. Mas ela não é essencial.
Tenha em mente que a clareza de pensamento e a simplicidade de apresentação são muito mais importantes do que a abertura com uma piada. A comunicação empresarial pode sempre ser melhorada.
Como o GWS pode auxiliar na melhora da comunicação empresarial?
E-mail corporativo, vídeo conferências, chats instantâneos, agenda, compartilhamento de documentos, o Google Workspace é uma solução completa para todos os momentos da rotina empresarial, incluindo a etapa de comunicação.
Além disso, o fato de ser uma tecnologia baseada em nuvem, a flexibilidade oferecida e o seu alto nível de integração são elementos bastante significativos do GWS para o alcance de uma atuação mais organizada, com aceleração de processos e garantias de melhores resultados.
Enfim, é um conjunto de aplicações indispensável para viabilizar uma rotina de criação com alta produtividade e times cada vez mais conectados.
Ficou com alguma dúvida sobre como melhorar a comunicação empresarial? Colocando as dicas acima em prática, fica mais fácil manter um diálogo eficiente entre as forças de trabalho, de modo a reduzir falhas e fazer com que os colaboradores se sintam motivados a produzir mais.
As soluções Google Workspace são uma peça-chave para que esse cenário se torne realidade.
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