As ferramentas de colaboração são essenciais para a organização de tarefas e trocas de informações entre equipes, possibilitando que sua empresa se comunique de maneira clara e resolva as pendências em um espaço de tempo menor.

Desse modo, neste artigo, falaremos sobre o que são essas ferramentas e como elas podem ajudar nos novos modelos de trabalho. Confira!

O que são ferramentas de colaboração?

As ferramentas de colaboração são plataformas que podem ser hospedadas na nuvem, em que os funcionários da empresa conseguem:

• trocar informações em tempo real
• organizar atividades pertinentes a cada setor
• gerenciar fluxo de trabalho
• administrar prazos

Dessa forma, quando nos referimos ao aumento na conclusão de tarefas e otimização de tempo, as ferramentas colaborativas exercem papel fundamental em ambos os aspectos, já que a fácil comunicação entre os setores faz com que as entregas sejam mais pontuais, reduzindo as chances de retrabalho.

No próximo tópico, falaremos sobre algumas das vantagens relacionadas às ferramentas de colaboração que, certamente, favorecem o crescimento do seu negócio. Acompanhe!

Quais são as vantagens das ferramentas de colaboração?

Redução de custos

Ao adotar ferramentas colaborativas como parte dos processos estratégicos da sua empresa, você deixa de contratar um conjunto de ferramentas individuais, o que teria alto custo. Por exemplo, plataformas colaborativas permitem que seus funcionários se comuniquem por voz via redes de IP (VoIP), reduzindo o custo de ligações telefônicas.

Comunicação integrada

Conforme falamos, com as ferramentas tecnológicas certas, seus colaboradores podem trocar mensagens, compartilhar arquivos ou conversar em videoconferência sobre um projeto em comum.

Ao utilizar soluções de compartilhamento no trabalho, suas equipes evitam a criação de múltiplas cópias de arquivos a cada edição realizada, reduzindo erros humanos e a necessidade de retrabalho posterior.

Visão global

As ferramentas de trabalho colaborativo possibilitam a implementação de uma espécie de rede social, é possível inserir projetos, marcar pessoas envolvidas e acompanhar o andamento das tarefas de cada colaborador, evitando ruídos na comunicação e facilitando o trabalho dos gestores.

Aumento da produtividade

É natural que a produtividade tende a aumentar quando você tem grande parte dos setores da companhia trabalhando em harmonia e seguindo o que está sendo pedido no escopo inicial do projeto.

Logo, por meio das ferramentas de colaboração, você terá:

• mais eficiência no gerenciamento dos projetos
• melhor visão sobre a coordenação das equipes
• maior integração entre os processos de fornecedores, clientes e colaboradores

Mais segurança

A princípio, algumas ferramentas de colaboração podem agregar mais segurança e confiabilidade às transações de diversos setores do mercado. É o caso do blockchain.

Em suma, essa é a mesma tecnologia utilizada para transações envolvendo moedas virtuais, a qual permite a transferência segura de dados sensíveis e dinheiro sem a necessidade de meios intermediários.

Por fim, a execução automática de contratos comerciais inteligentes é um exemplo do uso de blockchain, em que por meio dos dados obtidos referentes à empresa e seus clientes, o blockchain consegue criar contratos e autorizar o pagamento quando as condições forem atendidas.

Quais ferramentas de colaboração podem ser usadas nas empresas?

No ambiente empresarial, várias ferramentas colaborativas podem ser empregadas para aprimorar a eficiência e a comunicação, entretanto as soluções do Google Workspace se destacam. Conheça cada uma delas a seguir!

Google Drive

O Google Drive é uma solução de armazenamento em nuvem oferecida pelo Google Workspace. Ele permite que os colaboradores compartilhem facilmente arquivos e pastas, independentemente de sua localização.

Essa funcionalidade é particularmente útil para equipes que trabalham em projetos conjuntos, pois garante que todos tenham acesso aos mesmos recursos.

Além disso, a integração perfeita com outras ferramentas do Google Workspace facilita a colaboração e impulsiona a produtividade.

Google Meet

O Google Meet é uma plataforma de videoconferência que viabiliza reuniões virtuais, videochamadas e webinars.

A integração com o Google Agenda torna o agendamento e a organização de reuniões uma tarefa simplificada, fornecendo informações essenciais nos convites.

A gravação de reuniões é uma característica útil para manter um registro dos acordos feitos e permitir que pessoas que não puderam comparecer participem posteriormente.

Além disso, a capacidade de fornecer legendas em tempo real torna as reuniões mais acessíveis para pessoas com deficiência.

Google Agenda

A ferramenta de calendário do Google, o Google Agenda, é essencial para agendar eventos, especificando datas, horários, durações e outros detalhes importantes.

Lembretes e notificações personalizáveis, incluindo e-mails, notificações móveis e pop-ups no navegador, ajudam ainda mais na organização e a não perder compromissos importantes.

Além disso, o Google Agenda oferece diversas visualizações, como dia, semana, mês e agenda, adaptando-se às preferências de organização.

A possibilidade de visualizar a agenda de outros membros da equipe é uma vantagem adicional, facilitando o agendamento de reuniões e evitando conflitos de horários.

Google Keep

O Google Keep é uma plataforma de anotações que possibilita a criação de notas, listas e até desenhos. As notas podem ser categorizadas por cores, etiquetas e marcadores, simplificando a organização e a localização de informações.

Essa ferramenta também é valiosa para equipes, permitindo o compartilhamento de notas para uma colaboração eficaz em listas de tarefas e projetos.

Google Docs

O Google Docs é uma ferramenta de processamento de texto que possibilita a criação e edição colaborativa de documentos online. Ele mantém um histórico de revisões, o que é fundamental para o acompanhamento de alterações e o controle de edições. Com uma variedade de modelos de documentos disponíveis, como currículos, relatórios e cartas, o Google Docs facilita a formatação e economiza tempo.

Além disso, recursos de inteligência artificial (IA) são aplicados para correção automática de erros de ortografia e gramática, oferecendo sugestões durante a digitação.

A ferramenta, por meio da IA, também é capaz de gerar automaticamente resumos de documentos longos, traduzi-los para outros idiomas e fornecer formatação de texto com base no contexto.

Google Planilhas

O Google Planilhas é uma plataforma de planilhas online que permite a criação e edição colaborativa de planilhas. A partir de modelos predefinidos para várias finalidades, como controle de despesas, acompanhamento de projetos e análise financeira, a ferramenta agiliza a criação de documentos estruturados.

Oferecendo uma ampla variedade de fórmulas e funções avançadas, o Google Planilhas facilita cálculos complexos, análises de dados e automação de tarefas. A capacidade de importar dados de fontes externas torna a ferramenta útil para análise de dados provenientes de diversas origens.

Google Formulários

O Google Formulários possibilita a criação de formulários, questionários e pesquisas online. As respostas dos participantes são coletadas automaticamente e armazenadas no Google Drive, o que facilita o acompanhamento em tempo real dos resultados.

É possível adicionar perguntas de vários tipos, como múltipla escolha, caixa de seleção, escala de classificação e caixa de texto, adaptando as perguntas com base nas respostas anteriores.

A personalização visual também é possível, com temas, imagens de cabeçalho e cores, tornando os formulários atrativos e adequados ao público.

Google Chat

O Google Chat é uma ferramenta de comunicação empresarial projetada para melhorar a colaboração e a comunicação interna nas organizações. Ela permite a criação de salas de conversa para tópicos específicos ou a comunicação direta entre colegas, o que ajuda a manter a comunicação organizada.

Além disso, os usuários podem compartilhar documentos, planilhas, apresentações e outros tipos de arquivos diretamente nas conversas, facilitando a colaboração em projetos.

Afinal, como encontrar a solução certa para sua empresa?

Primeiramente, procure não utilizar várias ferramentas colaborativas diferentes, uma vez que isso pode impactar negativamente a experiência do usuário e dificultar o aprendizado.

Portanto, o melhor a se fazer é escolher uma plataforma capaz de englobar todas as funcionalidades necessárias para que sua empresa possa desempenhar as atividades de forma organizada e completamente integrada.

Nesse sentido, o Google Workspace se destaca como a solução de ferramentas de trabalho colaborativo mais completa e funcional do mercado. Nela, os colaboradores encontram uma série de ferramentas de colaboração, comunicação e produtividade, além de recursos que facilitam o dia a dia dos funcionários.

Além disso, essa plataforma prioriza a comunicação e a colaboração, ajudando a evitar retrabalhos e permitindo que as equipes trabalhem em conjunto com mais eficiência.

Para conhecer as soluções da SantoDigital para o Google Workspace e ficar por dentro de todos os benefícios das ferramentas de colaboração, acesse nosso site agora mesmo e fale com um dos nossos especialistas.

Resumindo

Quais são as ferramentas colaborativas para empresas?

As principais ferramentas de colaboração para empresas são:

• Google Drive;
• Google Meet;
• Google Agenda;
• Google Keep;
• Google Docs;
• Google Planilhas;
• Google Formulários;
• Google Chat.

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