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- nov 18, 2024
Os documentos corporativos são arquivos de extrema importância para a existência e manutenção de uma organização. São esses documentos que carregam a história e o controle da empresa desde a sua fundação.
A perda do monitoramento desses arquivos pode causar diversos prejuízos para a instituição, esses prejuízos podem ser simples, mas também podem gerar resultados drásticos e irreparáveis para o negócio.
A documentação de uma empresa é tão importante quanto a documentação de uma pessoa. Cada um desses documentos tem um papel diferente e fundamental para a manutenção e funcionamento da organização.
Um documento perdido, vencido ou inexistente pode gerar multas, impedimentos de transações, impossibilidade de provas – em caso de processos – e falta de controle administrativo.
Ao passo que um bom controle desses arquivos garante à corporação maior segurança e monitorização, melhorias no rendimento dos funcionários, otimização de tempo e economia de verbas.
Sendo assim, o primeiro e mais importante papel da administração de uma empresa é garantir que os documentos corporativos estão seguros, organizados em locais restritos e livres de quaisquer danos e imprevistos.
Mas como fazer isso? Saiba como o Google Drive é a melhor ferramenta para garantir segurança e monitoramento para seus documentos:
Muito útil para a comunicação interna e também para a produtividade, o Google Drive é uma ferramenta cada vez mais presente nas empresas.
Mas quando se fala em computação na nuvem e serviços web, o medo que surge é sobre a segurança dos documentos armazenados. Medo de invasão, roubos e indisponibilidade de documentos são apenas alguns dos mais comuns sobre o tema.
Porém, você sabia que o Google Drive é uma opção igualmente segura e eficiente? Entenda o motivo para dizer que ele oferece alta segurança para seus documentos corporativos!
Quando uma solução web não possui encriptação, o problema de segurança que surge é que, com uma fraude ou roubo de documento, qualquer pessoa poderá ter acesso ao conteúdo completo.
Por sua vez, o Google Drive conta com um sistema de encriptação de SSL em que, mesmo que haja o roubo de documento, a sua leitura não será possível, especialmente para o usuário comum. Com isso, não é preciso existir a preocupação sobre o vazamento de segredos industriais pelo seu uso, por exemplo.
Armazenar documentos corporativos em servidores instáveis traz dois problemas diferentes: o primeiro é que a disponibilidade desses documentos fica comprometida e o segundo é que a segurança possui um nível bem mais baixo. Sem a estabilidade e a segurança do servidor, o resultado é que há mais vulnerabilidade.
Mesmo em um sistema interno, inclusive, é preciso se preocupar muito com quão seguro é o servidor e o quanto ele é capaz de evitar invasões. Entretanto, esse problema não existe no Google Drive, já que ele está alocado em servidores 100% seguros.
Contando com toda a estrutura do Google, um dos gigantes da internet, os servidores são muito mais robustos e protegidos do que os internos da sua empresa.
Por mais complicada que a autenticação seja, se um serviço possui apenas uma camada de autenticação, existe uma brecha de segurança. Com algum esforço e estudo dessa camada, invasores podem rompê-la e acessar informações confidenciais.
Justamente para evitar isso e garantir a segurança é que o Google Drive não conta com uma ou duas camadas de autenticação, mas sim com várias camadas. Quanto mais “fundo” essa autenticação está, maior é a sua complexidade. Portanto, menores os riscos de que os documentos fiquem expostos.
Imagine armazenar os documentos, física ou digitalmente, em um local onde qualquer pessoa pode ter acesso, sem nenhum controle ou fiscalização sobre quem está acessando e o que está fazendo.
Caso uma pessoa mal intencionada acesse os documentos, ela poderá modificá-los, excluí-los ou tomar conhecimento de informações proibidas.
Quando você armazena seus documentos corporativos no Google Drive, por outro lado, você tem um controle de acesso. Isso significa que não apenas você pode definir quem está autorizado a visualizá-los ou editá-los, como também consegue acompanhar as movimentações.
Assim, há a certeza sobre a confiabilidade das informações e evita-se que pessoas de níveis hierárquicos não-autorizados acessem certos documentos. O Google Drive oferece segurança para seus documentos corporativos porque fornece um sistema de encriptação, está em servidores seguros e também conta com diferentes camadas de autenticação.
Além disso, você também pode restringir o controle de acesso aos documentos para impedir que informações importantes caiam em mãos erradas.
Se a proteção aos documentos é muito importante para a sua empresa, você também não pode deixar de conferir o artigo Trabalha com dados sigilosos? Adote o Google Apps para conhecer as vantagens dessa opção.
O processo de migração para o Google Drive é muito mais simples e rápido do que você imagina. Qualquer usuário que possua uma conta Google pode usar as funcionalidades do GDrive a qualquer momento.
No entanto, para utilizar as ferramentas do Google com maiores possibilidades e facilidade, é essencial que a empresa utilize o e-mail corporativo e contrate o Google Workspace, que é um serviço do Google que oferece versões personalizadas e independentes com o nome da organização.
Com o Workspace, é possível acessar todos os aplicativos do Google em ambiente corporativo, além de gerenciar a equipe. Dessa forma, os usuários podem operar de maneira mais ágil, segura e sem impedimentos — uma vez que as ferramentas do Google trazem maior possibilidade de produção com ferramentas tecnológicas.
Todos esses benefícios apresentados, e muitos outros, são possibilidades que a migração para o Workspace apresenta.
Entretanto, esse processo de migração acompanha a necessidade de um time especialista no gerenciamento e execução do Google Drive para empresas. É por meio da contribuição desse time especializado que a empresa conseguirá obter o máximo de recursos disponíveis pela adaptação.
A empresa especializada fica responsável por cuidar de etapas burocráticas e, por vezes, demoradas. Uma vez que a empresa contratante pretende otimizar o tempo e recursos dentro de sua organização.
Entre as principais etapas dentro do processo de migração, as responsabilidades da empresa especializada, estão:
Diante disso, é notável a necessidade da parceria com a empresa especializada. A transformação digital da sua empresa depende de uma equipe completa e eficiente, como a SantoDigital, que já migrou mais de 500.000 licenças de Google Workspace, e que gerencia e promove o suporte para empresas diariamente, 24 horas.
Entre em contato conosco e comece a transformação digital que a sua empresa precisa com a melhor equipe. Venha com a SantoDigital.
Você tem outras dúvidas acerca da segurança do Google Drive? Comente abaixo!
photo credit: Computer Security – Protect Data – Computers via photopin (license)
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