O Google Drive chegou como uma forma eficiente de acessar e salvar arquivos de qualquer lugar e a qualquer hora, até mesmo de um smartphone. O principal ponto do serviço é a simplicidade em depositar arquivos na nuvem com poucos cliques e com segurança.

Com tanto espaço disponível e facilidade de armazenamento, não é difícil perder o controle dos arquivos, sobretudo, depois de algumas sincronizações. Se antes a desorganização deixava nossas mesas cheias de papéis, atualmente precisamos cuidar para que nossos computadores não virem uma bagunça de arquivos que atrapalhe o desempenho.

Você tem esse problema? Neste artigo, vamos dar algumas dicas de como organizar seu Google Drive e ganhar produtividade em seu dia a dia!

O que é o Google Drive?

O Google Drive é o serviço de armazenamento em nuvem oferecido pela empresa Google. Uma plataforma inteligente que permite aos usuários armazenar e fazer uploads de arquivos no ambiente cloud, ou seja, sem ocupar espaço em seus dispositivos locais. Mas essa não é a única característica marcante dessa solução.

Tudo que está no Google Drive pode ser acessado de quaisquer lugares e dispositivos, sejam apresentações, documentos ou planilhas. Portanto, para quem está em busca de uma rotina de trabalho produtiva, que favoreça a colaboração em tempo real entre talentos e equipes, essa é uma excelente alternativa.

Como o Google Drive funciona?

O ponto de partida sobre o funcionamento do Google Drive é saber que todo usuário com conta Google tem acesso automático à ferramenta de forma gratuita, com um limite de 15 GB de capacidade de armazenamento.

Lembrando que esse espaço é compartilhado para todos os serviços da plataforma Google. Assim, e-mail, planilhas, e demais aplicações operam com base nessa quantidade de GB.

Agora, para empresas ou profissionais que precisam lidar com um volume de arquivos e documentos maiores, o Google garante a possibilidade de adquirir armazenamentos extra, que vão de 100 GB até 2 TB.

Outro detalhe sobre o Google Drive é o compartilhamento de arquivos. Na prática, isso significa que você pode dar permissão para que outras pessoas tenham acesso a determinado documento localizado no seu Drive.

Para tanto, é gerado um link de compartilhamento e o criador, no caso o dono da conta, pode gerenciar os níveis de permissão de acesso — se terceiros podem apenas visualizar o documento, editar ou deixar comentários. As pessoas conseguem, inclusive, trabalhar em um documento simultaneamente. Isso ajuda a organizar seu Google Drive.

Ademais, a funcionalidade de sincronização do sistema permite aos usuários trabalhar em documentos off-line, sendo eles atualizados assim que a pessoa conecta à internet. Existe também a função extra de backup automático, em que o usuário configura pastas e arquivos que serão atualizados constantemente na nuvem.

Enfim, trata-se de uma ferramenta bastante útil no dia a dia de trabalho e, se organizada de maneira otimizada, pode gerar vantagens competitivas aos profissionais e empresas.

Como organizar o seu Google Drive?

Não restam dúvidas de que o Google Drive oferece muitas vantagens aos seus usuários. Mas, você sabe como usar o máximo do potencial dessa ferramenta a seu favor?

Vamos começar com 4 dicas importantes sobre organização. Acompanhe!

1. Mantenha os arquivos do Google Drive em pastas

O maior mal da desorganização digital são os arquivos soltos. Para isso, crie pastas para acabar com essa bagunça.

O Drive permite criar quantas você quiser, então, use bastante essa funcionalidade. Você pode organizar os arquivos em categorias, como:

• trabalho;
• pessoal;
• estudo.

Ou, se você usa para armazenar dados do mesmo tipo, separá-los em datas, por exemplo.

Para criar uma pasta, é simples: basta clicar em “Novo” ou no símbolo de “+” em dispositivos móveis > escolher a opção “Pasta” > definir um nome e salvar.

Essa ação simples tornará seus arquivos organizados e fáceis de serem encontrados.

2. Diferencie tudo com cores

Organizar seu Google Drive pode ser uma tarefa mais simples se você atribuir cores às pastas. Assim, você determina um novo nível de organização, permitindo navegar e identificar os locais de arquivos com agilidade.

Você pode trabalhar com identificação de cores por tipo de pasta e diferentes tons da mesma cor para determinar a importância ou o tempo dos arquivos, por exemplo.

Separar suas pastas por cores é uma tarefa fácil: clique com o botão direito do mouse na pasta desejada (ou no botão de mais opções, sinalizado por três pontos, ao lado da pasta nos dispositivos móveis) > selecione a opção “Alterar cor” > escolha a sua preferida.

3. Faça limpezas periódicas

Muitas vezes, a bagunça se dá por excesso de coisas que não usamos — e, na vida on-line, não é diferente. Procure dar uma geral em seus arquivos ocasionalmente, apagando aqueles que já não servem mais.

Assim, você evita aquele mundo de documentos que te atrasará na hora de achar o arquivo certo, sem falar no espaço que fica disponível para arquivos mais importantes. Lembre-se: menos é mais.

4. Preste atenção aos arquivos compartilhados

Arquivos compartilhados também devem ser organizados. Quantas vezes você ou alguém teve que pedir novamente o link de um documento enviado em algum grupo? Para evitar isso, crie uma pasta para arquivos compartilhados por outras pessoas e adicione-os ao seu Drive.

Assim, você ganha tempo quando precisar acessar esses documentos novamente. Para fazer isso, basta selecionar o arquivo na seção “Compartilhados comigo” > ir até às opções do arquivo e escolher “Adicionar ao Meu Drive”. Depois disso, é só seguir as dicas de organização anteriores.

Dicas bônus para organizar seu Google Drive

Antes de colocar as 4 dicas acima em prática, vale a pena considerar mais alguns pontos cruciais de modo a aproveitar todos os recursos do Google Drive. Continue a leitura!

Padronizar as nomenclaturas das pastas e arquivos

Pode parecer bobeira, mas criar uma nomenclatura padronizada de pastas e arquivos para toda a empresa é uma estratégia significativa de modo a facilitar as buscas e tornar a rotina de trabalho mais ágil.

Muitas vezes, organizar o Google Drive exigirá a criação de inúmeras pastas e subpastas, o que implica em um caminho mais longo até os arquivos. Assim, com um padrão de identificação, você perderá menos tempo nas suas buscas.

Baixar o app no celular

Baixar o aplicativo do Google Drive no dispositivo móvel é uma alternativa bem-vinda para facilitar a rotina de trabalho. Com o app, é possível editar, analisar e criar documentos a qualquer momento, e sem a necessidade de um computador.

A ideia é garantir que o usuário consiga acessar seus arquivos e resolver qualquer situação de urgência em qualquer lugar

No aplicativo, você ainda tem funções exclusivas, como: tirar foto de um texto, carregar para o Drive e transformar o conteúdo da imagem em um arquivo de texto. Enfim, o uso do app é um complemento bem interessante para aprimorar sua performance.

Otimizar o uso do Drive com aplicação de atalhos

O Google Drive é um serviço que, naturalmente, ajuda seus usuários a serem mais produtivos. No entanto, algumas ações tornam essa experiência ainda melhor, como o uso dos atalhos. Veja:

• Shift + t (cria um novo documento);
• Shift + p (cria uma nova apresentação);
• Shift + f (cria uma nova pasta);
• Shift + s (cria uma nova planilha);
• n (renomeia um item selecionado);
• a (abre o menu “mais ações”);
• t (abre o menu de configurações);
• c (abre o menu “criar”).

Além desses, existem atalhos para inúmeras ações no Google Drive, e os usuários podem conferir essa lista completa de atalhos da ferramenta pressionando “Ctrl + /” ou “Shift + /”.

Adotar a tecnologia do Google Drive no seu negócio é uma forma de proporcionar operações eficientes e seguras, otimizando o gerenciamento de TI e economizando tempo no dia a dia das equipes.

Nesse contexto, quando há uma parceria com um time especialista no gerenciamento e execução do Google Drive corporativo, as possibilidades de extrair o máximo potencial desses recursos são ainda maiores. Afinal, profissionais com expertise no assunto vão garantir a melhor customização para seu ambiente de trabalho.

Gostou do conteúdo? Aproveite e descubra como gravar uma reunião no Google Drive.

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