Veja quais os desafios mais comuns da implantação de ERP e saiba como resolver

Ao investir em tecnologias, como sistemas de gestão, as empresas pretendem usufruir dos benefícios dessas soluções. Desde a otimização de processos até a maior precisão de dados podem ser obtidas por meio delas. Mas, para que tudo isso se efetive, a implantação de ERP é um momento crucial.

Dessa forma, o atingimento dos objetivos propostos depende de superar os desafios dessa transição. Veja quais são e como resolvê-los neste artigo!

Como funciona a implantação de ERP?

Como ferramentas de transformação digital aplicadas ao mundo dos negócios, os softwares de gestão devem compatibilizar tecnologia e técnicas administrativas. Para isso, adaptações precisam ser feitas durante a implantação de um ERP. Assim, os estágios que a compõe são:

• mapeamento dos processos internos;
• reestruturação das operações;
• instalação e configuração do ERP;
• migração e conversão de dados;
• parametrização de métricas, tabelas etc.;
• adequações dos procedimentos e customização do sistema;
• liberação de acesso aos usuários;
• realização de treinamentos operacionais;
• auditoria da acuidade das informações.

Quais são os desafios mais comuns em sua implantação?

A implantação de ERP é um momento-chave para garantir seu funcionamento ideal. Porém, também é quando surgem obstáculos que podem impedir o negócio de aproveitar as vantagens dessa tecnologia. Conheça e entenda os principais desafios!

Dificuldade de integração

A integração entre o ERP e outras ferramentas tecnológicas — plataformas de marketplace, soluções de pagamentos, sistemas fiscais, aplicativos de CRM etc. — pode atrapalhar a continuidade do fluxo de tarefas e a consolidação de dados. Isso porque a automatização de confirmações e das trocas de informações entre softwares depende da comunicação entre eles.

Suporte ausente

O suporte não pode estar ausente nesse momento. Dificuldades dos operadores, limitações técnicas ou situações únicas ou imprevisíveis podem ocorrer, afetando o desenvolvimento do trabalho, acarretando falhas, atrasando as demandas e impactando o atendimento do cliente. 

Cultura corporativa pouco receptiva à mudança

A crença de que sistemas de gestão burocratizam as operações, a natural resistência das pessoas às mudanças e o medo de serem substituídas por essa tecnologia estão por trás de uma cultura corporativa pouco receptiva às mudanças necessárias em uma implantação de ERP.

Falta de capacitação dos funcionários

A tecnologia está ganhando um papel muito importante no dia a dia. Assim, não pode ser mais considerada um conhecimento técnico, e sim deve ser vista como uma habilidade básica. No entanto, a maioria dos colaboradores não estão aptos a usar soluções desse tipo.

Mesmo quem está acostumado a utilizar outras inovações — editores de texto, planilhas, internet, redes sociais, aplicativos de compra, banco etc. — para fazer suas tarefas cotidianas, pode encontrar dificuldades com um software novo.

Remodelagem de processos e operações

Processos e tecnologia andam de mãos dadas. Mas compatibilizá-los se torna um desafio quando empresas não têm suas operações organizadas ou quando há resistência dos envolvidos a mudar a forma como realizam as tarefas.

Uma remodelagem é necessária para compatibilizar as ações externas ao sistema com o que ele deve controlar e com a forma como ele permite fazer isso. Criar procedimentos, adaptando o fluxo de trabalho ao digital, deve ser parte da implantação do ERP.

Como a empresa pode estar mais preparada para superar esses desafios?

Muitos desses desafios podem ser prevenidos ou receber ações de contingência que minimizam seus impactos durante a etapa de implantação de ERP. Veja como colocar isso em prática a seguir!

Implemente a gestão de processos 

Trabalhar sob um modelo de gestão que organiza, padroniza e sistematiza as tarefas em processos, integrando as operações em um fluxo contínuo, coloca sua empresa um passo à frente na implantação de ERP. 

Para isso, além de elaborar um manual interno descrevendo as etapas para execução das operações, é preciso aplicar metodologias de qualidade, a fim de assegurar a conformidade e a melhoria contínua.

Prepare e treine a equipe

Antes de colocar o ERP para rodar, é preciso preparar a equipe para a mudança e treinar os operadores para trabalhar com a ferramenta. Ações de capacitação voltadas a proporcionar o entendimento técnico e conceitual da tecnologia devem ser acompanhadas de estratégias para gerar uma nova visão sobre o sistema. Informar é a melhor maneira de desmistificar e superar a resistência.

Escolha um fornecedor de qualidade

Um fornecedor despreparado mais atrapalha do que ajuda no processo de implantação de ERP. Ele não consegue superar as dificuldades e muitas vezes não entende a diversidade de situações que são possíveis nesse momento. Nesse caso, a qualidade pode ser avaliada a partir de 4 fatores:

• experiência de mercado: quanto maior, mais variadas são as situações com as quais ele teve contato, diminuindo a chance de não saber por onde começar a resolver um problema;
• consultoria para implantação: esse serviço implica o domínio do processo de adaptação entre tecnologia e operação, podendo realizar a transição conforme as especificidades do seu negócio;
• suporte 24X7: oferecer um atendimento amplo assim pressupõe que o fornecedor entende e valoriza a importância dele para o sucesso da ferramenta;
• variedade de treinamentos: imprescindíveis para a efetiva utilização da tecnologia, podem ser usados como meio para preparar a equipe para a mudança.

Invista em Cloud Computing 

Ter um ERP na nuvem — armazenado em um servidor remoto e acessado pela internet — traz muitas vantagens para as empresas, ampliando os benefícios de investir em um software de gestão e garantindo:

• segurança: diminui o risco de perda de dados;
• escalabilidade: adapta-se ao tamanho e à necessidade do negócio ao longo do tempo;
• mobilidade de acesso: possibilita trabalhar de qualquer lugar e a qualquer hora;
• compatibilidade com a estrutura existente: não é preciso investir em infraestrutura para usar o programa;
• redução de custos: acontece em decorrência do pagamento ser limitado ao serviço em uso, das melhorias em produtividade e do aumento da qualidade e agilidade nos processos.

Uma implantação de ERP pode fazer desse sistema um sucesso, agregando benefícios à empresa, ou um fracasso, ao não superar os desafios do momento. Para que seu negócio esteja entre aqueles que obtêm a primeira possibilidade, aplique nossas dicas e prepare toda a organização.

Então, gostou do texto? Se você precisa de ajuda para superar os desafios da implantação de um ERP em nuvem, entre em contato com a SantoDigital!