Qualquer empresa que atua no setor de tecnologia lida com uma gigantesca quantidade de dados diariamente. Desse modo, é fundamental saber como fazer a gestão de dados eficiente para manter a produtividade alta e executar o trabalho da melhor maneira possível. Uma ótima forma de conseguir isso é por meio de ferramentas e soluções de coleta de dados.

Nesse sentido, é indispensável que os gestores tenham algumas habilidades específicas, bem como o conhecimento necessário para colocar essa nova gestão em prática. Afinal, acompanhar as mudanças e tendências tecnológicas, ao mesmo tempo em que se administra uma equipe, não é uma tarefa fácil.

Quer aprender como gerir os dados da sua empresa com eficácia? Continue acompanhando as nossas dicas a seguir!

1. Entenda a gestão de dados e sua importância

Antes de partirmos para as dicas, você precisa entender mais a fundo o conceito de gestão de dados.

Recentemente, o gerenciamento de dados passou a ter uma abordagem mais tecnológica. Porém, sua metodologia ainda remonta às disciplinas que antecedem o surgimento da computação, em meados do século XX.

• conceito: consiste no processo administrativo que inclui recolher, validar, armazenar, proteger e processar as informações necessárias para garantir o acesso, a confiança e a pontualidade dos dados aos usuários;
• desafios: mesmo que muitas corporações sejam boas em coletar dados, grande parte não sabe como fazer a gestão de dados eficiente. Isso é essencial para transformar as informações recolhidas em base para a tomada de decisões empresariais;
• benefícios: uma gestão de dados bem-feita torna qualquer empreendimento mais seguro, inteligente e protegido contra riscos de perda de informações valiosas, além de poder elevar o patamar da organização no mercado. Também facilita a transição do negócio do meio físico para o meio digital.

2. Inclua a gestão de dados na cultura da empresa

Depois de compreender o conceito da gestão de dados eficiente, o primeiro passo é implementar gradualmente a gestão de dados na cultura da empresa.

Parece uma tarefa simples, mas é algo que dificilmente se consegue do dia para a noite, tanto pela falta de ferramentas adequadas quanto pelos hábitos corporativos já sedimentados na rotina empresarial.

Inicie a transição incluindo a participação da equipe de TI nas decisões estratégicas do negócio. O objetivo é analisar quais serão as ferramentas e os recursos necessários para tornar a empresa mais orientada a dados. Depois, trabalhe a disseminação da inteligência competitiva baseada em informações. Essa tarefa exige uma comunicação clara e um gerenciamento de mudanças.

3. Use um ERP para integrar os processos corporativos

Utilizar um Software Integrado de Gestão Empresarial é indispensável quando falamos sobre gestão de dados. Afinal, é por meio dessa tecnologia que se pode integrar os processos administrativos e outras atividades da rotina corporativa.

Com um ERP de qualidade, é possível elaborar uma sequência lógica das tarefas, de forma que os diferentes departamentos da empresa consigam compartilhar informações e colaborar uns com os outros. Assim, quando o setor de vendas vender um produto, por exemplo, comunicará automaticamente ao resto da organização que aquele item não está mais disponível.

Quando os setores trabalham de forma conjunta, os relatórios são gerados em tempo real, o que facilita a análise dessas informações pelos gestores. Ao fazer avaliações mais precisas e rápidas, as decisões são tomadas com maior precisão, o que gera mais resultados positivos para o negócio.

4. Categorize e analise os dados mais importantes

Categorizar as informações por grau de importância também é um ponto fundamental na gestão de dados eficiente.

Ao organizar o enorme volume de dados que chegam todos os dias na empresa, fica bem mais fácil gerenciá-los e armazená-los. Consequentemente, as análises são feitas a partir de informações confiáveis e sempre atualizadas.

Nesse estágio, a parceria entre os gestores, executivos e o time de TI é essencial. Isso porque os gestores farão questionamentos que a equipe de TI só conseguirá responder com eficácia se encontrar os dados necessários para isso sem dificuldades.

5. Elabore modelos eficientes de análise de dados

Também é importante encontrar métodos de análise de dados que se encaixem no seu modelo de negócio. Ao usar metodologias específicas, é possível criar padrões de análises que facilitem o trabalho da empresa.

Dessa forma, tanto o time de TI quanto os departamentos que recebem seu suporte — vendas, marketing, compras etc. — se basearão no mesmo guia para recolher, estruturar, armazenar e analisar as informações no banco de dados.

6. Utilize métricas para mensurar os resultados

Outro fator indispensável para uma gestão de dados eficiente é usar indicadores de desempenho. Isso porque os dados só servem para algo quando conseguem responder às principais perguntas da empresa.

Basicamente, as métricas são medidas que quantificam as tendências, os comportamentos e as variáveis de uma organização.

Elas são essenciais para qualquer tomada de decisão e para reconhecer oportunidades de negócio, identificar pontos que precisam de melhorias e possíveis falhas operacionais, analisar a produtividade etc.

No caso dos indicadores de desempenho, consistem em medidas que apresentam percentuais ou probabilidades baseadas nas métricas. Eles ajudam na avaliação da performance da empresa, facilitam a transparência na gestão e tornam a atuação dos gestores mais proativa.

Entre os principais exemplos de métricas, temos as metas de vendas, ticket médio por cliente, suporte ao consumidor, entre outras. Já entre os indicadores, os mais comuns são os níveis de produtividade das equipes, qualidade dos serviços prestados, capacidade de receber novas demandas etc.

Como você pode notar, existe uma série de fatores que influenciam na gestão de dados eficiente. É importante implementar essa cultura na empresa, encontrar meios eficazes de categorizar os dados que chegam diariamente, criar métodos de análise e usar um ERP para integrar os departamentos do negócio.

Para escolher o software adequado, é fundamental encontrar fornecedores que apresentem as soluções que sua empresa precisa. Como integrar os setores da organização é indispensável para a gestão de dados, foque em um ERP que facilite as migrações e aplicações internas da rotina corporativa.

Agora que você aprendeu os principais passos para ter uma gestão de dados eficiente, entre em contato com a SantoDigital e descubra o que podemos fazer pela sua empresa!

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