Gestão de documentos: como otimizar o processo com o uso da tecnologia?

Muitos processos foram modificados pela transformação digital. Um deles é a gestão de documentos que, com o suporte da tecnologia, ganhou inteligência e eficácia.

Gerenciar arquivos, recibos, notas fiscais, certificados e outros documentos importantes é um processo que toda empresa precisa se ocupar.

No entanto, fazer isso de forma manual ficou no passado. Atualmente, soluções tecnológicas inovadoras facilitam o processo de conferência, revisão e armazenamento desses registros. Como resultado, a empresa ganha tempo e produtividade, além de reduzir custos com espaço físico e outros procedimentos.

Automatizar processos na gestão de documentos é uma iniciativa fundamental para ter mais segurança, eficiência, conformidade e reforçar a cultura da inovação no seu negócio.

Entenda, com este post, como esse processo funciona e as tecnologias ideias para aplicar na sua empresa. Acompanhe!

O que é e como funciona a gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de práticas e procedimentos adotados por uma empresa para lidar com o processamento e guardar documentos corporativos. Isso pode ser feito de forma física ou digital.

Independentemente da escolha da empresa, é preciso contar com uma metodologia e políticas internas para realizar a manutenção, armazenamento, acesso e uso desses arquivos.

Controle e segurança são aspectos fundamentais, uma vez que muitos desses documentos são confidenciais e precisam ser protegidos.

Outro ponto é que alguns desses registros carregam informações importantes para serem usadas no dia a dia da empresa, então a disponibilidade e restrição de acessos são fatores a serem considerados. Exemplos comuns desses tipos de documentos são:

• contratos;
• notas fiscais, comprovantes, recibos de pagamentos;
• relatórios;
• cadastros de clientes, fornecedores, parceiros, etc.;
• documentos fiscais e tributários;
• documentos trabalhistas.

Diante a complexidade da tarefa de lidar com todos esses diferentes arquivos, a digitalização de documentos e a possibilidade de automatizar essa atividade têm sido caminhos adotados por muitas corporações.

Como vantagens temos: conseguir otimizar o armazenamento, a organização e classificação dos arquivos, que pode ser feito na nuvem, e facilitar a consulta e o acesso segundo as políticas da organização.

O uso de sistemas tecnológicos torna todos os procedimentos ligados à gestão de documentos mais rápidos e práticos. Isso é verdade, especialmente para empresas que concentram um alto volume de arquivos. Administrar isso de forma física se torna incompatível com a dinâmica do mercado e dos modelos de trabalho atuais.

Garantir a segurança de documentos importantes e, em simultâneo, torná-los acessíveis para várias equipes de diferentes departamentos é essencial para mais produtividade e colaboração na empresa.

Qual a importância da gestão de documentos?

Atualmente, muito se fala em Big Data e cultura de dados. No cenário competitivo, complexo e incerto que vivemos, planejar os próximos passos e tomar decisões corporativas tomou uma proporção de grande importância. Inclusive, um equívoco pode colocar a reputação de uma empresa em cheque, por exemplo.

Diante disso, são atitudes fundamentais para o sucesso:

• contar com o apoio dos dados para acompanhar resultados com precisão;

• gerar percepções e conhecimento embasado em dados, para dar suporte às decisões.

Vários desses dados encontram-se na própria empresa e estão registrados em seus inúmeros documentos. Logo, fazer um manejo otimizado de arquivos e garantir o bom uso das informações são aspectos que reforçam a relevância da gestão de documentos.

Para isso, a tecnologia é fundamental. Alguns exemplos de como os arquivos da empresa podem gerar dados valiosos para o gerenciamento estratégico são:

• análise dos relatórios de vendas e históricos de compra dos consumidores para aprimorar campanhas de marketing, lançamento de novos produtos, criação de conteúdo para jornada do cliente etc.;
• revisão de contratos e acordos para reavaliar valores e procurar otimizar custos;
• pesquisas baseadas em ações anteriores, a fim de entender o que não deu certo ou buscar inspiração para novas empreitadas.

Além desses casos, não podemos deixar de lembrar da importância de manter esses registros em dia para rotinas ligadas à fiscalização e processos jurídicos.

Como podemos perceber, a gestão de documentos é uma área com um grande potencial estratégico nas empresas. Automatizar seus processos garante não somente uma melhora na performance, mas também mais segurança e conformidade.

Isso é um fato, sobretudo, diante da LGPD, que exige das empresas uma nova postura em relação à forma como dados de clientes são utilizados e armazenados. Logo, contar com processos automatizados e modernos facilita a conformidade e ajuste de processos para se adequar à legislação.

Quais os principais desafios na gestão de documentos físicos?

A gestão de documentos físicos enfrenta uma série de desafios que podem impactar significativamente a eficiência e a segurança das operações empresariais. Alguns desses desafios incluem:

• Pouco espaço físico: Arquivos em papel ocupam espaço significativo nas instalações da empresa, podendo resultar em custos adicionais de armazenamento e dificultar a organização e a localização rápida de documentos.
• Segurança e conformidade: Manter a segurança de documentos físicos é complexo, pois estão sujeitos a roubos, danos ambientais e acesso não autorizado. Além disso, garantir conformidade com regulamentos de privacidade e segurança, como a LGPD, pode ser um desafio adicional.
• Perda e extravio de documentos: A manipulação manual de documentos aumenta o risco de perda ou extravio, o que pode resultar em interrupções nas operações e até mesmo em questões legais.

Quais os benefícios da gestão de documentos de forma digital?

A gestão de documentos de forma digital oferece uma série de benefícios em comparação com os métodos tradicionais de papel. Alguns desses benefícios incluem:

1. Agilidade: Acesso instantâneo aos documentos a partir de qualquer localização, permitindo uma resposta mais rápida as solicitações e decisões empresariais.
2. Padronização: A digitalização permite estabelecer processos padronizados para a criação, armazenamento e recuperação de documentos, garantindo consistência e qualidade nos dados.
3. Segurança jurídica e compliance: As soluções digitais geralmente incluem recursos de segurança avançados, como criptografia e controle de acesso, que ajudam as empresas a manter a conformidade com regulamentações legais e de privacidade.
4. Integração de informações: A gestão digital de documentos facilita a integração de informações entre sistemas e departamentos, melhorando a colaboração e a eficiência operacional.
5. Economia de custos: A eliminação do armazenamento físico de documentos reduz custos associados a espaço, manutenção e recuperação de arquivos em papel.

Como realizar a gestão de documentos de forma eficiente?

Para realizar a gestão de documentos de forma eficiente, as empresas podem adotar várias estratégias e tecnologias, incluindo:

1. Uso de assinatura digital: Substituir assinaturas em papel por assinaturas digitais garante autenticidade e integridade dos documentos, agilizando processos de aprovação e reduzindo a dependência de papel.
2. Digitalização de documentos: Converter documentos físicos em formatos digitais permite fácil armazenamento, recuperação e compartilhamento de informações, reduzindo o tempo e os custos associados à gestão de papel.
3. Conformidade com prazos legais: Manter um calendário de prazos legais para a retenção e destruição de documentos garante conformidade com regulamentações e evita riscos legais.

Ao implementar essas práticas e tecnologias, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência, segurança e conformidade de sua gestão de documentos, preparando-se melhor para os desafios do ambiente empresarial moderno.

Como a tecnologia otimiza a gestão de documentos?

Existem muitas inovações que podem ser aplicadas na gestão de documentos para trazer mais inteligência e eficácia aos seus processos.

Começando pela digitalização, sendo um passo inicial para fazer uma administração digital desses arquivos e modernizar esse setor.

Essa tecnologia possibilita ter uma cópia digital e fidedigna nos documentos, que podem ser armazenadas e compartilhadas digitalmente com maior facilidade. Isso elimina várias limitações e burocracias, contribuindo para a colaboração entre equipes e diferentes setores e a produtividade.

Por exemplo, arquivos digitalizados podem ser buscados via palavras-chave e encontrados em segundos, o que traz agilidade para operações internas. No mais, arquivos digitais podem ser acessados de qualquer lugar. Ou seja, o profissional não precisa estar presente em um escritório para consultá-lo.

Uma ferramenta amplamente usada para digitalização é o Optical Character Recognition (OCR), que faz um Reconhecimento Óptico de Caracteres e consegue identificar, converter e extrair informações de diferentes arquivos com alta precisão.

Em uma próxima etapa de gestão, a tipificação é uma tecnologia usada para identificar documentos de forma automática. O que o sistema faz é comparar similaridades entre diferentes tipos de arquivos e fazer validações automatizadas.

Por exemplo, esse recurso é usado para comparar imagens e verificar se um documento é legítimo, ou seja, se a foto mostrada é realmente da pessoa que diz ser.

Na mesma linha inovadora, o Facematch é uma solução capaz de comparar e detectar rostos em documentos, sendo um aliado para validar acessos e implementar processos como o onboarding digital.

O Santo iD oferece essas três soluções para gestão de documentos, que usam tecnologia de Inteligência Artificial e Machine Learning para potencializar o gerenciamento de dados e arquivos.

Trata-se de uma ferramenta dinâmica, totalmente na nuvem e fácil de ser utilizada, que pode ser aplicada em diferentes setores em uma empresa. Ou seja:

• o RH pode usá-la para processos de demissão, admissão e onboarding digital;
• marketing e vendas podem aplicar para identificar dados de clientes com base em formulários e contratos;
• o financeiro pode otimizar processos de conferência de notas fiscais e agilizar reembolsos.
• Todas essas operações e outras podem ser feitas com mais precisão, praticidade e segurança.

A tecnologia é a peça-chave para trazer mais inteligência e potencializar os resultados da gestão de documentos de corporações modernas. Atualmente, em um cenário tão complexo e diverso, é preciso assumir uma postura proativa e ser ágil para reagir diante de crises e mudanças.

Com o auxílio da inovação, empresas conseguem gerenciar riscos e dados com maior eficácia e produtividade, tendo a chance de ganhar competitividade e se tornar referência no mercado.

Se você gostou do post e se interessou pelas soluções da Santo iD para maximizar a atuação da sua gestão de documentos, entre em contato para conhecer nossas soluções e expertise em transformação digital!

Resumindo

Como a tecnologia pode melhorar a gestão de documentos?

A tecnologia pode melhorar a gestão de documentos através da digitalização, automatização, segurança, acesso remoto e integração.

Como otimizar o processo de documentos na empresa?

Para otimizar o processo de documentos, é essencial padronizar procedimentos, automatizar fluxos de trabalho, oferecer treinamento, e realizar monitoramento contínuo para identificar melhorias.