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- dez 4, 2024
A gestão do grande volume de informações geradas diariamente exige que as empresas organizem seus arquivos de maneira eficiente. Esses documentos precisam estar disponíveis a qualquer momento, sem risco de perda ou danos. Para alcançar esse objetivo, uma solução prática é investir na classificação de documentos.
Esse processo é fundamental para evitar que a gestão de documentos seja lenta e suscetível a erros, além de minimizar perdas de informação, custos operacionais elevados e dificuldades na localização de arquivos específicos.
Com o apoio das tecnologias adequadas, é possível realizar a classificação documental de forma mais eficiente e automatizada, aumentando a precisão e reduzindo o esforço manual. Entre as melhores soluções estão a tipificação e o reconhecimento óptico de caracteres (OCR).
Como essas tecnologias podem contribuir para a organização dos documentos na sua empresa? Explicaremos a seguir!
Classificação de documentos é a atividade de organizar os arquivos com precisão, distribuindo-os de acordo com categorias e subcategorias.
A separação é feita conforme as funções e as estruturas organizacionais. Dessa forma, é possível sistematizar o acesso às informações, facilitando-o e garantindo que seja rápido e seguro.
Essa prática é válida tanto para documentos físicos quanto digitais. Com a adoção da classificação, os arquivos são organizados de acordo com suas semelhanças e diferenças, o que facilita a busca e o armazenamento sistemático.
A classificação documental torna a gestão de arquivos mais estruturada, pois permite uma seleção, armazenamento e busca de documentos mais organizada e ágil. Isso é fundamental para empresas que geram e mantêm diversos documentos ao longo do tempo.
Em situações de auditorias, por exemplo, a localização de registros específicos torna-se rápida e eficiente, reduzindo o tempo e o esforço despendidos.
Além disso, a classificação facilita a eliminação de documentos desnecessários ou duplicados, reduzindo a necessidade de espaço físico ou digital.
Ao melhorar a consistência do banco de dados documental, a classificação permite que todos os dados relevantes estejam acessíveis de maneira rápida e organizada.
Esse processo é essencial para a implantação de uma cultura orientada por dados (data driven), possibilitando que decisões sejam tomadas com base em informações claras e confiáveis.
Com a classificação de documentos, é possível categorizar os documentos conforme seu nível de sigilo, estabelecendo controles de acesso para reduzir o risco de perda e vazamento de informações. Isso permite um gerenciamento mais seguro e protege a integridade dos dados da empresa.
A classificação documental ajuda a empresa a cumprir as normas de segurança de dados e as regulamentações vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Dessa forma, fica mais fácil atender às exigências legais e fiscais, evitando possíveis penalizações e multas.
Comece definindo o tipo de documento que será classificado. Verifique suas características e finalidades para ver quais são sigilosos, aqueles usados com mais frequência, qual é o prazo de armazenamento do arquivo e mais.
Aqui, vale a pena destacar que a temporalidade documental é importante para evitar penalidades, multas e processos. Por isso, ela é determinada conforme a relevância, a função e a natureza do documento.
Selecione as categorias de classificação que serão utilizadas. Para determiná-las, considere o segmento em que sua empresa atua, as demandas rotineiras e as responsabilidades existentes.
De modo geral, essa definição é embasada em 3 critérios: funcional (finalidade dos documentos), estrutural (segue a estrutura do negócio) e assunto (conteúdos presentes nos arquivos).
Um sistema de nomenclatura contribui na organização e classificação dos documentos. Defina como ele será utilizado para que todos saibam como fazer a busca na hora que for necessário.
É possível utilizar números, nome da atividade, cores e até mais de um código ao mesmo tempo. Tudo depende do que faz mais sentido para o seu negócio.
Para potencializar a classificação documental, é recomendável investir em ferramentas de tipificação e OCR. A SantoDigital, por exemplo, oferece a solução SantoiD, que integra essas tecnologias em uma plataforma completa de processamento de arquivos.
Com o SantoiD, processos manuais são eliminados e custos operacionais reduzidos, permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas.
A ferramenta realiza uma classificação documental eficiente e automatizada, incluindo a tipificação automática de documentos, como RG, guias médicas, notas fiscais, entre outros. O OCR, por sua vez, extrai dados de documentos com rapidez e precisão, inclusive de arquivos sem padrão pré-definido.
Essas tecnologias proporcionam uma gestão documental estratégica, economizam tempo e custos e facilitam o uso dos dados para decisões fundamentadas.
Quer transformar a classificação documental na sua empresa? Conheça o SantoiD e descubra como essa solução pode elevar sua gestão de documentos!
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