Diferentes problemas podem surgir nas empresas. Um dos principais é a perda de dados e informação, que pode trazer prejuízos à reputação do negócio. Por isso, é fundamental adotar boas práticas de armazenamento e gestão desses ativos organizacionais.

Apesar disso, parece que nem todas as empresas entendem o que é segurança de dados e aplicam práticas ruins. Inclusive, ainda há perda de dados causada por falhas do disco rígido. Os ciberataques também são um dos principais fatores.

Tanto é que uma pesquisa global indicou que 5% dos entrevistados destacaram que suas empresas foram vítimas de invasões e sofreram perda total de dados. Além disso, 76% das companhias de médio porte também passaram por essa situação, sendo que 45% não conseguiram recuperar as informações.

Então, que tal entender melhor esse contexto e evitar a perda de informações na sua empresa? Confira, a seguir.

O que é perda de dados e informação?

A perda de dados e informação é o ato de excluir ou corromper os arquivos armazenados pela empresa, seja de forma acidental, seja proposital. Essa é uma situação adversa à qual todos os negócios estão sujeitos e traz efeitos prejudiciais, como problemas na reputação e até impactos financeiros. Normalmente, ocorre quando as ferramentas de segurança da informação não são usadas.

Isso porque, muitas vezes, esse problema é gerado devido a malwares. Porém, também pode acontecer por conta de erros de formatação, danos físicos à máquina ou falhas operacionais humanas.

De toda forma, a perda de dados faz com que sua equipe fique muito tempo e dinheiro tentando restaurar ou recuperar as informações — e isso nem sempre é conseguido. Por isso, mais do que ter um plano de disaster recovery, é necessário ter boas ferramentas e investir nas práticas adequadas.

Quais prejuízos a perda de dados pode trazer?

A perda de dados pode trazer prejuízos morais, éticos e financeiros. Tudo depende da situação gerada. De toda forma, essa situação tem a chance de levar a multas, quebra de confiança dos clientes, custos com recuperação, etc. Inclusive, a empresa pode sofrer sanções devido à falta de adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Entenda, a seguir, os principais prejuízos que podem ser gerados para o seu negócio.

Baixa produtividade

O primeiro impacto da perda de informações é a queda na produtividade. Isso porque, sem os arquivos certos, a equipe é impedida de trabalhar da forma adequada. Ao mesmo tempo, o tempo de recuperação dos arquivos pode ser grande. Nesse caso, a inatividade da operação é significativa.

Atrasos em demandas

Sem encontrar os dados desejados, fica óbvio que haverá atrasos nas entregas aos clientes. Afinal, a equipe terá que esperar uma possível recuperação de dados ou, até mesmo, refazer o que já estava pronto. Isso é sinônimo de gasto de tempo e dinheiro.

Má comunicação

A perda de dados também gera falhas na comunicação. Sem os documentos adequados, a equipe não conseguirá compartilhar informações e isso prejudica o andamento do fluxo de trabalho. Isso fica ainda mais visível com o uso de ferramentas de colaboração, que podem ficar inviabilizadas.

Informações desencontradas

Nem sempre há uma perda total de dados. Nesses casos, a empresa tem algumas informações disponíveis, mas elas são incoerentes. Afinal, falta parte delas para trazer uma ideia de todo o contexto.

Perda de controles

As perdas de informações podem gerar downtime, inclusive por semanas, dependendo do caso. Assim, os controles dos processos são perdidos, porque a equipe fica inativa. Ainda pode haver danos aos dados dos clientes e dos workflows, o que continua prejudicando os resultados, mesmo após o retorno das aplicações.

Invasões corporativas

A falta de segurança da informação para sua empresa aumenta a vulnerabilidade dos sistemas. Isso aumenta as invasões corporativas, que prejudicam a reputação do negócio perante os clientes. Assim, a confiança é abalada e eles tendem a migrar para a concorrência por não desejarem ter seus dados vazados.

Quais são os principais motivos para a perda de informações?

Os principais motivos para a perda de informações são:

Falta de uma política de segurança com regras claras

Os colaboradores precisam saber quais são as boas práticas quando o assunto é segurança de dados. Por isso, é fundamental ter uma política com regras claras, que esteja disponível a todos e seja repassada logo nos primeiros dias de trabalho.

O objetivo é orientar como a tecnologia deve ser utilizada, quais são as responsabilidades nesse sentido e os riscos que a empresa. Inclusive, você pode fazer esse processo de aprendizado por meio da gamificação.

Malwares

Os malwares incluem qualquer tipo de invasor que pode causar danos ao negócio, como vírus, ransomware, trojans etc. Todos eles têm suas características e causam danos diferentes aos arquivos. De toda forma, o resultado é a perda de dados de informações.

Por isso, é necessário implementar ferramentas para a proteção dos documentos organizacionais. Afinal, o Brasil está em 2° lugar no ranking de ataques cibernéticos na América Latina e Caribe, sendo que foram realizadas 360 bilhões de tentativas aos sistemas empresariais desses locais em 2022. Somente no Brasil, foram 103,1 bilhões de tentativas, o que representou uma alta de 16%.

Ameaças internas

As ameaças internas são representadas por colaboradores, pessoas com autorização de acesso restrita ou infiltrados. Intencionalmente ou não, eles podem causar vazamentos de dados. Isso pode acontecer, por exemplo, ao acessar um site não seguro, que colocou em risco os dados da empresa.

Quedas de energia elétrica

As quedas de energia elétrica podem gerar perdas de dados e informações, porque nem sempre os colaboradores conseguem salvar o que estavam fazendo. Assim, há retrabalho. Além disso, essa situação pode corromper ou queimar o disco rígido dos equipamentos. Nesse caso, pode haver prejuízo total, caso não haja um sistema de backup.

Falhas humanas

As falhas humanas estão relacionadas às ameaças internas. No entanto, aqui, nunca há a intenção. Por isso, elas se caracterizam pela realização de algum erro, como a exclusão de um arquivo, o salvamento de uma informação em cima de outra ou o dano a uma máquina devido a algum alimento ou bebida.

Corrupção de dados

Os dados somente são corrompidos quando o sistema está vulnerável. Em muitos casos, isso acontece devido a um ataque de ransomware, que “sequestra” a máquina. Assim, os arquivos são criptografados e seu acesso fica impedido. Isso pode ocorrer em toda a rede corporativa.

Falta de backup

Negligenciar o backup é um grande erro das empresas, que contribui para as perdas de dados e informações. A explicação é simples: se não existe uma cópia de segurança dos arquivos e documentos, é impossível recuperá-los ou restaurá-los quando necessário. Pelo menos, quando se refere àqueles que estão salvos nos próprios equipamentos da empresa, em uma infraestrutura local.

Falta de boas ferramentas integradas de comunicação

As ferramentas integradas de comunicação facilitam a conexão e a criação entre as equipes. Quando são inexistentes, cada um faz o que acha que precisa ser feito. Portanto, as falhas humanas são mais comuns. Assim, a perda de dados ocorre com mais facilidade.

Como evitar a perda de dados e informação?

Veja como evitar a perda de dados e informação na sua empresa.

Implemente boas ferramentas de backup

O backup é a regra básica para a segurança da informação. Por isso, é importante implementar ferramentas que assegurem a redundância. Isso permitirá acesso aos dados, mesmo com a corrupção de uma das fontes.

Aqui, a computação em nuvem faz toda a diferença. Isso porque as soluções de cloud backup garantem melhor custo-benefício, disponibilidade 24/7, facilidade e segurança, claro.

Adote o armazenamento em nuvem

Guardar os arquivos na nuvem facilita o compartilhamento de informações e evita perdas. Isso porque o mesmo documento é armazenado em diferentes servidores externos. Assim, em caso de necessidade, é possível recuperá-lo na hora, sem downtime.

Além disso, essas ferramentas contam com vários recursos e camadas de segurança. Por exemplo, criptografias e protocolos próprios.

Atualize as ferramentas de segurança

Sistemas desatualizados são mais vulneráveis, porque podem ter falhas que facilitam a entrada de invasores. Por isso, é necessário mantê-las atualizadas. Inclusive, essa é uma das vantagens do cloud computing, já que as soluções sofrem updates constantes.

Treine as equipes

Os colaboradores precisam ser treinados para usarem os recursos da empresa da forma certa. Isso evita erros humanos e o surgimento de vulnerabilidades. Por isso, é importante implementar os sistemas e garantir que todos sejam capacitados a usá-los.

Monitore os dados

Adotar ações preventivas é uma medida eficiente para evitar a perda de dados e informações. Dessa forma, o fluxo de informações é acompanhado e qualquer erro que apareça pode ser corrigido.

Conte com uma solução completa

Para evitar a perda de dados, sua empresa precisa contar com uma solução completa. O Google Workspace é um hub completo de integração de ferramentas. Ele facilita a colaboração, evita ruídos e unifica a comunicação com controle, privacidade e total segurança dos dados.

Isso porque você terá todos os recursos necessários para a sua empresa funcionar. Por exemplo, Gmail, Meet, Sheets, Docs etc.

Mas não para por aí. Ainda tem ferramentas integradas ao Google Workspace que ajudam a manter o controle, a segurança e o histórico de informações. Algumas delas são o Chat, Drive, Agenda e Vault.

Por isso, o Google Workspace é a solução ideal para empresas que querem aliar comunicação, produtividade e segurança. Mais do que isso, é importante que você busque uma parceria estratégica para implementar a solução.

A SantoDigital já migrou mais de 500 mil licenças de Google Workspace e é parceira Google, sendo destaque na América Latina pela qualidade do serviço. Com mais de 10 anos de experiência, oferece serviços de consultoria com soluções avançadas de TI, conforme as necessidades da sua empresa.

Além da implementação, também oferece treinamento e suporte continuado. Afinal, para evitar a perda de informação, sua equipe precisa estar bem preparada para lidar com qualquer situação que apareça.

Agora, você já sabe o que precisa fazer para evitar a perda de dados e informação na sua empresa. Seguindo as dicas apresentadas e implementando o Google Workspace, seu negócio vai mais longe.

Então, quer saber mais sobre o Google Workspace? Compare as versões e veja por que vale a pena implementar com a SantoDigital.