Como garantir um agendamento eficiente de tarefas

Você já deve saber que um dos principais pilares para a boa gestão de qualquer projeto e negócio é ter organização em todos os setores e níveis da empresa. 

Assim, um agendamento eficiente de tarefas, compromissos e demais responsabilidades é essencial para garantir que a companhia cumpra corretamente com seus deveres e tenha sucesso em suas atividades.

Para ajudar nessa missão, listamos algumas dicas valiosas para que de como organizar melhor e assegurar maior produtividade e performance ao seu time. Confira a seguir!

Qual a importância da boa gestão de tarefas?

Que as tecnologias da era digital tornam o mercado cada vez mais dinâmico e exigente, não restam dúvidas. Mas, já parou para analisar no quanto as empresas precisam alinhar os seus processos e talentos para garantir um funcionamento harmônico e eficiente entre todos os setores.

É por isso que automatizar o agendamento de tarefas representa uma peça-chave para os negócios que estão em busca de processos mais seguros e ágeis. De modo que a atuação de todos os departamentos fique mais fluida, rápida e intuitiva.

Com tantas informações sendo geradas a todo momento, nada melhor do que contar com o apoio de soluções apropriadas para organizar a rotina empresarial. Isso garante que nenhum compromisso seja esquecido e melhora significativamente a experiência dos funcionários.

O uso de um agendamento eficiente de tarefas assegura a competitividade do negócio, uma vez que também reduz o número de falhas e custos.

Dicas para um agendamento de tarefas eficiente

Sabemos que preocupar com a boa administração das tarefas que precisam ser executadas, e sobretudo com um desempenho de excelência das equipes é comum a qualquer gestor.

Neste contexto, contar com a ajuda de sistemas eficazes de agendamento e acompanhamento das atribuições individuais é algo imprescindível para garantir o bom andamento de todo o trabalho.

Veja, a seguir, algumas dicas essenciais para que a engrenagem completa do seu negócio funcione em sincronia e sem falhas.

Estabeleça prioridades para garantir eficiência em todas as demandas

O começo de tudo está em estabelecer o que é prioridade real e como você vai distribuir tudo o que é necessário ser feito no esquema de trabalho que irá montar. 

Isso porque há diversos aplicativos disponíveis para facilitar o seu dia a dia neste sentido, mas é você que dará as coordenadas para fazê-los trabalharem de forma eficaz a favor do que você precisa.

Para garantir um agendamento eficiente de tarefas, é necessário saber qual é a mais urgente e a que pode aguardar mais tempo. Há, inclusive, metodologias bem específicas para isso, as quais você pode conhecer melhor em uma rápida pesquisa pela web mesmo.

A boa elaboração de sua agenda depende primordialmente desta noção que você deve desenvolver para montá-la adequadamente: 

• há ações que são urgentes de verdade (ou seja, que não podem esperar;
• outras que são importantes (necessárias também, porém que não estejam com prazo tão apertado);
• as que não são tão urgentes ou importantes assim (essas geralmente podem ficar mais para o final de algum projeto ou, ainda, apenas se “encontrarem espaço” nele).

Conheça os benefícios das agendas on-line

Hoje em dia, praticamente nenhuma empresa funciona mais sem a internet. Podemos falar amplamente no uso das agendas on-line, que já são uma facilidade presente na realidade de muita gente.

E o fato de serem tão bem aceitas é simples: elas são excelentes aliadas no dia a dia de trabalho de qualquer profissional ou departamento empresarial!

Seja a organização de pequeno, médio ou até mesmo grande porte, é possível notar uma enorme diferença e melhoria nos resultados ao incluir soluções como essa na rotina de serviço, tais como:

Permitir compartilhamentos

Uma agenda on-line é colaborativa e funciona perfeitamente para trabalhos em equipe. Nela, alterações feitas por um usuário podem ser visualizadas pelos outros e tudo é feito para operar simultaneamente, o que facilita muito o trabalho em conjunto e também o de comunicação setorial.

Assim, é possível compartilhar novas anotações, fazendo com que todos fiquem sempre a par do que já foi feito e do que ainda está pendente.

Integração com outros serviços

A agenda online é capaz de buscar e agregar informações e dados provenientes de sua conta de e-mail vinculada, por exemplo, e de espaços de compartimento na nuvem, otimizando todo o trabalho com um pacote de serviços que gera maior produtividade sempre.

Gerar notificações

Esqueça os antigos “post-it”. Outra grande vantagem é a possibilidade de programar reuniões e compromissos de forma inteligente, gerando notificações precisas, via mensagens e alertas eletrônicos ou SMS. 

Assim, conforme as especificações que você selecionar, evitando o esquecimento de tarefas essenciais e aumentando o controle sobre todos os processos.

Acompanhar a evolução de projetos

Marcando o andamento das tarefas, o que já foi cumprido, o que está em execução e o que ainda falta ser feito, você acompanha melhor o avanço de todos os seus trabalhos e garante que o tempo seja gerenciado da melhor forma para que as metas sejam cumpridas e os resultados saiam satisfatórios!

Mobilidade

Poder acessar suas anotações e agendamentos de onde estiver, desde que tenha acesso à internet, ou em seu dispositivo móvel é outro benefício que este sistema de agenda oferece!

Isso com certeza lhe traz maior segurança e praticidade, além de possibilitar configurações para acesso com horários e locais pré-definidos, caso sua preocupação seja controlar e regularizar o trabalho remoto de seus colaboradores.

Dentre as ferramentas que o Google Workspace disponibiliza, o Google Agenda é uma excelente opção para marcar suas atividades, reuniões, dentre outros.

Como funciona o Google Agenda para empresas?

O Google Agenda é um aplicativo de organização de rotinas. A solução envolve serviços de calendário e agenda online, desenvolvidos para ajudar seus usuários no agendamento eficiente de tarefas. Isto é, permite que gerenciem melhor suas programações.

Programar reuniões, adicionar e controlar eventos, lembrete de afazeres e compartilhamento de atividades. Esses são alguns dos principais recursos disponibilizados pela ferramenta, que está disponível, gratuitamente, nas versões e dispositivos móveis (Android e iOS).

Basicamente, o Google agenda organiza o dia a dia dos seus colaboradores com o recebimento dos alertas de compromissos diretamente no e-mail ou celular. Podendo ainda sincronizar calendários de várias contas Google e controlar diferentes atividades no mesmo ambiente.

Aqui estão algumas funcionalidades que podem fazer a diferença na organização da rotina empresarial, refletindo em melhores resultados para seu êxito como um todo:

• definir lembretes para os eventos: crie um evento com horário determinado, e Google Agenda envia uma notificação pop up 10 minutos antes do horário marcado;
• visualizar as agendas dos colegas: é possível compartilhar os seus compromissos com os colegas, de modo que o responsável pela marcação do evento ou de uma reunião esteja ciente em tempo real;
• fazer a conversão de fuso horário: o Agenda permite a marcação de eventos entre pessoas que estão em localidades diferentes, fazendo a conversão de fuso horário, e também mantendo seus compromissos atualizados durante viagens;
• alterar sua disponibilidade: o profissional pode indicar o período que está disponível para trabalho, ou quando está em um momento de descanso;
• anexar arquivos: adicione anexos como documentos, planilhas ou apresentações do Google, aos eventos, assim os participantes convidados podem acessá-los antes de comparecerem à uma reunião;
• receber os compromissos por e-mail: o usuário recebe de um e-mail com todos os seus compromissos marcados para o dia;
• sincronizar o Google Agenda com o Meet: garante o agendamento dos encontros virtuais do Meet no calendário, com todas as vantagens oferecidas pelo Agenda.

Implementar uma solução como o Google Agenda é a estratégia ideal para o agendamento eficiente de tarefas. 

Com ele, a rotina do profissional é muito mais organizada, simples, ágil e automática, contribuindo não apenas para otimização dos times, mas também para a experiência dos clientes. É uma peça importante para a satisfação interna e externa.

E você, já conhece o Google Agenda? Quer fortalecer a atuação da sua empresa com essa tecnologia? Saiba como as soluções Google Workspace e SantoDigital podem ajudar na sua transformação digital.