Quando o assunto é automatização de tarefas, podemos afirmar que a escolha das tecnologias certas traz inúmeras vantagens para os resultados de qualquer negócio e, principalmente, para sua dinâmica de trabalho. É um conjunto que ajuda a empresa a se tornar mais competitiva.

Na validação cadastral, o raciocínio é o mesmo: as soluções tecnológicas surgem como um dos pilares para o alcance de agilidade, segurança e eficiência de performance. Mas será que todas as organizações estão preparadas para realizar um controle assertivo de documentos dos clientes e usuários?

Pensando nisso, elaboramos um post sobre a importância da validação cadastral nas empresas. Confira na leitura completa do artigo!

O que é validação cadastral?

A validação cadastral pode ser definida como o processo responsável pela identificação dos clientes na base de dados da empresa. Para tanto, são executados três passos fundamentais: captar, processar e verificar os dados fornecidos nos formulários de cadastro.

Seja para adquirir bens, serviços ou produtos financeiros, esse registro é indispensável para que a prestação de serviço aconteça. E, considerando que as tecnologias estão cada vez mais presentes na rotina empresarial, a implementação de soluções automatizadas para este tipo de trabalho trará benefícios significativos.

Quando um cliente chega na empresa, ou seja, estabelece o primeiro contato, é fundamental que ele seja recebido da melhor forma possível, e também que as informações passadas sejam verificadas e validadas. Assim, como a validação cadastral é realizada pode fazer toda a diferença para a imagem do negócio.

Como a validação cadastral funciona?

A validação cadastral pode ser feita tanto manualmente como automatizada. No entanto, assim como a maioria das atividades burocráticas realizadas sem o apoio de tecnologias, a validação manual acaba sendo um processo mais lento e com chances de falhas.

Ao investir nas soluções automatizadas Santo iD, por exemplo, sua empresa tem acesso a uma plataforma completa para otimizar os sistemas de cadastro, validação e gestão das informações fornecidas pelos clientes. Algumas das tecnologias utilizadas nas soluções são:

• OCR que permite reconhecer informações em imagens;
• FaceMatch que realiza a biometria facial e verificação de identidade;
• Tipificação, que identifica documentos de forma automática com a comparação de similaridades;
• Cloud computing, que envolve o armazenamento e processamento de dados em grande escala;
• Inteligência artificial que permite a contínua análise de informações e documentos, garantindo precisão nos resultados.
• Com esse conjunto de ferramentas em ação, a empresa consegue fazer uma varredura das imagens e dados contidos nos documentos e, em poucos segundos, validar aquelas informações.

Qual a importância de realizar a validação cadastral automatizada?

O primeiro ponto acerca da adoção de uma validação cadastral automatizada na rotina da organização é garantir a segurança dos processos empresariais, sobretudo a sua conformidade com as normas estabelecidas em lei.

Essa dinâmica ajuda a manter a segurança de dados dos clientes e do próprio negócio. Na prática, a empresa é beneficiada com a prevenção de fraudes e na garantia de uma boa experiência para os consumidores.

Além disso, a validação cadastral também é um mecanismo importante para escalar crescimento, devido à possibilidade de realizar uma análise qualificada e ágil dos dados cadastrais que geram excelentes insights sobre o seu público, auxiliando na construção de um planejamento estratégico mais eficiente.

Com os relatórios obtidos a partir da validação cadastral, seu negócio tem a oportunidade de tomar decisões mais estratégicas, bem como fortalecer sua atuação contra irregularidades e prejuízos.

Quais as vantagens da automação da validação cadastral?

A seguir, veja algumas vantagens importantes de uma validação cadastral automatizada!

Agilidade

A agilidade na execução de tarefas é um requisito básico para que qualquer negócio se torne competitivo no mercado. E, na validação cadastral, ela será um diferencial no atendimento ao cliente. A lógica é: quanto mais rápido e prático for o cadastro, maiores os índices de conversão e satisfação.

No que diz respeito à rotina de trabalho, uma infraestrutura tecnológica gera facilidade para os colaboradores encontrarem e manuseiem os arquivos desejados, seguindo a lógica das categorias previamente estabelecidas.

Tudo fica ao alcance de poucos cliques, e os funcionários sabem como ir direto ao ponto para prosseguir com as solicitações realizadas. Ou seja, o primeiro contato com a empresa se torna muito mais rápido, intuitivo e eficiente.

Produtividade

No mundo corporativo moderno, a criação de um ambiente de trabalho produtivo envolve, necessariamente, o investimento em tecnologia. Afinal, quando a estrutura operacional é construída com ferramentas automatizadas, você proporciona os meios ideias para que se produza cada vez mais, com menos esforços.

Em outras palavras, o seu time perderá menos tempo com tarefas manuais da validação cadastral, podendo se dedicar a atividades mais estratégicas do atendimento ao cliente. Além da agilidade na execução de tarefas, as tecnologias são a base para aumentar a eficiência daquilo que já funciona bem e suprir falhas.

Segurança

Outra vantagem gerada por uma validação cadastral automatizada é o aumento da segurança. Soluções voltadas para esse tipo de tarefa são capazes não apenas de verificar a documentação enviada pelos usuários no momento do cadastro, mas também garantir um armazenamento mais seguro.

Hoje, os gestores precisam considerar que as tentativas de fraude também acompanham os avanços da tecnologia e estão cada vez mais sofisticadas. Com o apoio de sistemas automatizados é possível cruzar inúmeros dados evitando falsos-positivos.

No ambiente da nuvem, a empresa tem um controle assertivo sobre a liberação de acesso aos dados armazenados. De modo que a perda ou vazamento de informações se tornam menos frequentes. Ademais, como tudo fica concentrado em um único local, as estratégias de proteção acabam sendo mais precisas e eficientes.

Prevenção de Fraudes

A automação no processo de validação cadastral não apenas agiliza a verificação da documentação, mas também desempenha um papel crucial na prevenção de fraudes. 

Sistemas automatizados conseguem analisar padrões e cruzar dados de maneira mais eficiente, detectando atividades suspeitas e reduzindo significativamente o risco de fraudes no cadastro.

Redução de Erros

A utilização de tecnologias automatizadas na validação cadastral minimiza consideravelmente a ocorrência de erros humanos. As máquinas conseguem processar informações de maneira consistente e precisa, eliminando falhas decorrentes de equívocos manuais. 

Isso não apenas aumenta a confiabilidade dos dados, mas também contribui para a construção de uma base cadastral mais precisa e confiável.

Como automatizar a validação cadastral no negócio?

Após conhecer as principais vantagens de automatizar a validação cadastral, é hora de tratar das ferramentas que podem ajudar sua empresa nessa missão. 

O Santo iD é uma plataforma de Identity que oferece diversas funcionalidades nesse sentido: OCR, Tipificação e FaceMatch. Desenvolvido no ambiente da nuvem, com o Santo iD você pode:

• reconhecer e extrair textos de documentos de forma simples e organizada;
• fazer identificação de documentos de forma automática com comparação de similaridades;
• comparar rostos em documentos identificando se uma pessoa é realmente quem ela diz ser.

Lembrando que, para que o seu processo de automatização seja bem-sucedido, é importante fazer uma análise criteriosa de todo o fluxo de operações da empresa e entender as suas reais necessidades.

Confira, a seguir, como as soluções Santo iD conseguem otimizar os processos da sua equipe com o máximo de segurança e precisão.

OCR

Como o próprio nome já sugere, a OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é a ferramenta de gerenciamento visual que permite extrair textos de forma simples, organizada e estruturada, de diferentes tipos de documentos.

O OCR é uma peça-chave para atividades como cobrança, identificação de padrões e processamento de documentos, recorte de campos específicos, segurança de dados, adequação à LGPD e treino de documentos com apenas uma imagem.

Tipificação

O processo de tipificação é responsável por classificar documentos. Um recurso que traz ordem para a rotina de trabalho. Com o auxílio desse sistema, a categoriza seus arquivos segundo temas e hierarquias, de forma que o acesso à sua base de dados se torna muito mais ágil, e com chances reduzidas de falhas ou perdas de documentos.

Assim como qualquer estratégia, a tipificação varia conforme o segmento e demandas de cada organização. Mas, de modo geral, tecnologias voltadas para esse tipo de tarefas geram benefícios como:

• aumento da segurança;
• economia de tempo e custos;
• melhores condições de trabalho;
• aumento da produtividade.

A solução de tipificação Santo iD permite o registro de diferentes tipos de formatos e layouts de documentos, além da validação em massa de tipos identificáveis. Isso sem deixar de mencionar a escalabilidade do Google Cloud Platform.

Outro aspecto que torna a ferramenta uma ótima alternativa para tornar a validação cadastral mais simples e eficaz, é que não são exigidos grandes conhecimentos técnicos. E o que é melhor, as cobranças são baseadas no que a empresa consome.

FaceMatch

O FaceMatch é a tecnologia de biometria facial que verifica identidades a partir de uma imagem. Para tanto, um software faz o mapeamento de características faciais do indivíduo e compara com o documento enviado, para então reconhecer ou negar sua identidade.

Ao todo, aproximadamente 80 pontos avaliados nessa funcionalidade – largura do nariz, formato e comprimento da mandíbula, distância entre os olhos, entre outras. Então, os algoritmos do FaceMatch dividem a imagem capturada em diversos pontos e pixels, e comparam os arquivos enviados com os registros de outros bancos de dados.

Esse conjunto tecnológico tem aplicabilidade em tarefas como desbloqueio de eletrônicos, abertura de cadastro em sites e apps, confirmação de identidade, onboarding de clientes, identificação de documentos e também na validação cadastral.

Resumindo

À medida que a era digital se expande no mundo corporativo, o investimento em soluções inovadoras como a validação cadastral automatizada ganha relevância na rotina de trabalho das organizações. Hoje, alinhar a sua atuação com o funcionamento dessas ferramentas é uma questão de sobrevivência.

O que acha de melhorar o desempenho da validação cadastral do seu negócio? Entre em contato com os especialistas Santo iD e conheça as soluções ideais para suas necessidades!