Change management em TI: principais métodos e como fazer

As mudanças são inevitáveis e fundamentais para o crescimento das empresas, e adotar uma metodologia de Change Management ajuda a garantir que essas transformações aconteçam de forma organizada e sem grandes resistências.

Na área de TI, m que a inovação é constante, a gestão de mudanças é uma ferramenta estratégica para alinhar equipes, otimizar processos e garantir que todos os envolvidos acompanhem as alterações de maneira produtiva.

Continue a leitura do texto para entender os principais conceitos de Change Management e como implementá-lo para que as mudanças sejam bem-sucedidas na sua empresa.

O que é change management?

Change Management, ou gestão de mudanças, é uma metodologia que visa tornar a implementação de transformações organizacionais mais eficiente e com menos impactos negativos.

No contexto de TI, ela garante que as mudanças nos processos e tecnologias sejam adotadas de maneira planejada, com o envolvimento de todos os colaboradores afetados.

A metodologia parte do princípio de que mudanças não devem ser impostas pela liderança, mas sim conduzidas com base nas necessidades e perspectivas dos indivíduos e equipes. Seu objetivo é preparar, equipar e apoiar as pessoas durante a transição, utilizando as ferramentas e técnicas adequadas para facilitar a adaptação e garantir a implementação bem-sucedida das inovações.

Qual é a importância do change management?

O change management permite que as transformações organizacionais sejam bem-sucedidas, especialmente em momentos de grandes mudanças, como a adoção de novas tecnologias. Quando bem aplicado, o processo de gestão de mudanças minimiza a resistência, acelera a adaptação e maximiza os benefícios da inovação.

Esse processo é particularmente importante na área de TI devido à implementação de soluções complexas, como a migração para a nuvem ou a introdução de novas ferramentas de comunicação.

Sem uma estratégia de change management, essas mudanças podem gerar confusão, resistência e até mesmo prejuízos para o negócio.

A tecnologia, embora traga grandes vantagens competitivas, exige um alto nível de alinhamento entre os colaboradores e as estratégias da empresa. Quando a equipe não entende o propósito das mudanças ou não sabe como se adaptar aos novos processos, a implementação se torna mais difícil e arriscada.

O Change Management ajuda a esclarecer o papel de cada membro da equipe e a definir de maneira clara os objetivos e os impactos da transformação.

Aplicar essa metodologia garante que a empresa tenha um planejamento bem estruturado, com previsibilidade de custos e prazos. Além disso, promove benefícios, como eliminação de gargalos, escolha das soluções mais adequadas, aumento da produtividade e maior satisfação interna.

Quais são os tipos de change management?

Os principais tipos de change management são:

• Incremental: focado em mudanças pequenas e contínuas que são implementadas ao longo do tempo, sem grandes rupturas nos processos organizacionais;
• Transformacional: envolve mudanças significativas que alteram profundamente a estrutura e os processos da organização, com o objetivo de melhorar o desempenho a longo prazo;
• Evolucionária: refere-se a mudanças que acontecem de maneira orgânica e adaptativa, como uma evolução natural da empresa, com base em tendências e feedbacks do mercado;
• Revolucionária: caracteriza-se por mudanças rápidas e disruptivas que exigem uma reestruturação completa, frequentemente desencadeadas por novas tecnologias ou mudanças externas no mercado.

Quais são os exemplos de change management?

Alguns exemplos de change management são:

• Implementação de novas tecnologias, como a migração para a nuvem ou integração de novos softwares.
• Mudanças na estrutura organizacional, incluindo reestruturação de equipes ou fusões e aquisições.
• Adoção de metodologias ágeis, como Scrum ou Kanban para melhorar a eficiência e colaboração.
• Mudanças na cultura organizacional com foco em um ambiente mais inclusivo e colaborativo.
• Processos de digitalização, como automação de processos e digitalização de documentos.
• Integração de novas estratégias de marketing digital e redes sociais.
• Adaptação a novas regulamentações e normas, ajustando práticas empresariais para atender a requisitos legais.

Quais são os principais métodos para aplicar o change management?

8 Passos de Kotter

O Modelo de 8 Passos de Kotter é uma das abordagens mais reconhecidas para a gestão de mudanças. Criado por John Kotter, o modelo propõe oito etapas:

1. Criar senso de urgência: estabelecer a necessidade de mudança com base em dados que mostrem os riscos e as oportunidades;
2. Formar uma coalizão poderosa: construir uma equipe de liderança comprometida para apoiar e orientar o processo de mudança;
3. Desenvolver uma visão clara de mudança: criar um plano que seja fácil de entender e que guie a organização durante a transição;
4. Comunicar a visão: a comunicação constante e clara ajuda todos a compreender a visão e seus benefícios;
5. Capacitar a ação: eliminar barreiras, fornecer recursos e poder para que os funcionários implementem a mudança;
6. Gerar vitórias de curto prazo: celebrar as pequenas vitórias que mostram progresso, reforçando a confiança no processo;
7. Consolidar ganhos e produzir mais mudanças: usar o sucesso para impulsionar mudanças adicionais em áreas diferentes;
8. Ancorar as novas mudanças na cultura: integrar as mudanças aos valores e comportamentos da organização para garantir que sejam sustentadas.

ADKAR

O modelo ADKAR foi desenvolvido pela Prosci e coloca o indivíduo no centro da mudança, focando em como o ser humano pode ser motivado e capacitado para abraçar as transformações.

A sigla ADKAR significa:

• Awareness (Consciência): criar a compreensão sobre a necessidade da mudança;
• Desire (Desejo): estimular o desejo de apoiar a mudança e participar do processo;
• Knowledge (Conhecimento): fornecer treinamento e recursos para que os funcionários saibam como implementar a mudança;
• Ability (Habilidade): garantir que os colaboradores tenham a habilidade de realizar mudanças na prática;
• Reinforcement (Reforço): estabelecer mecanismos para sustentar e reforçar as mudanças ao longo do tempo.

Modelo de Lewin

O Modelo de Lewin propõe três fases para a gestão de mudanças:

1. Descongelar: nesta fase, é essencial preparar a organização para a mudança, quebrando a estrutura atual. Envolve criar a consciência da necessidade de mudança, desafiando o status quo;
2. Mudar: aqui, ocorre a implementação das mudanças. Isso pode envolver reestruturar processos, introduzir novas tecnologias ou modificar comportamentos organizacionais;
3. Recongelar: após a implementação, é necessário estabilizar a organização na nova forma, tornando a mudança parte da cultura organizacional. Isso pode ser feito por meio de novas políticas, treinamentos ou sistemas de apoio.

Como fazer a gestão de mudanças na prática?

Quem se adapta rapidamente às mudanças de mercado tem mais chances de sobrevivência e otimização de resultados. Confira o passo a passo de como aplicar a gestão de mudanças na prática.

Defina os objetivos da mudança

O ponto de partida para executar um plano de Change Management em TI na sua empresa é entender o estado atual em que ela se encontra, e o verdadeiro motivo da implementação de mudanças.

Na transformação digital, as mudanças podem acontecer em diferentes intensidades, envolvendo desde a adoção de tecnologias mais modernas, a escola estratégias, novos sistemas de gestão até a incorporação de uma nova cultura.

Desse modo, nada mais coerente do que definir aonde se pretende chegar, para que as estratégias de evolução possam ser traçadas adequadamente.

Elabore o planejamento

A fase de planejamento requer um roteiro para a gestão eficiente das mudanças. Por isso, definido o escopo do projeto, é hora de estabelecer as rotas a serem seguidas para o alcance do objetivo final. Nesta fase, serão registrados aspectos como:

• o impacto da mudança;
• quem serão seus responsáveis;
• quais serão as pessoas e áreas afetadas;
• quais os recursos necessários;
• quais os tipos de resistências que podem ser encontradas nesse caminho.

Escolha os métodos e tecnologias

A aplicação do Change Management em TI pode ser conduzida por meio de diferentes métodos e tecnologias. O segredo do sucesso é encontrar o conjunto que mais faça sentido para a empresa.

Um dos métodos bastante utilizado para colocar em prática a metodologia é o modelo ADKAR, que estabelece cinco aspectos fundamentais a serem gerenciados nos indivíduos: Awareness (consciência), Desire (desejo), Knowledge (conhecimento), Ability (habilidade) e Reinforcement (reforço).

Comunique

A comunicação é um dos pilares do Change Management. É preciso que todos estejam bem informados para haver motivação e engajamento dos colaboradores com o programa de transformação.

Por isso, praticar a transparência antes de implementar a gestão de mudança e durante todo o seu desenvolvimento é fundamental.

Monitore os resultados

Como mencionado, a inovação deve ser uma pauta de aprimoramento contínuo dentro de uma organização. E monitorar os resultados do Change Management ajudará na identificação de falhas e correção das estratégias para a obtenção dos melhores resultados.

Por que a SantoDigital é uma aliada no processo de change management da sua empresa?

A SantoDigital é reconhecida pelo Google Cloud com a especialização de Work Transformation que garante uma implementação de sucesso da metodologia Change Management com alto padrão.

Além da parte técnica na modernização da infraestrutura de TI, as equipes SantoDigital envolvem os usuários do processo, a fim de atender suas necessidades e garantir que eles identifiquem o valor agregado na mudança.

A metodologia Santo em gestão de mudanças (Santo Change Management) é orientada pelas seguintes etapas:

• Cloud Start Plan: fase inicial em que a sua empresa planeja, com a equipe SantoDigital, como será feito o processo de adoção de tecnologias e migração, considerando o ponto de vista técnico e prático dos usuários;
• Migração: em um segundo momento, é feito o primeiro setup técnico da migração das caixas de e-mail e toda a informação necessária para sua empresa;
• Comunicação: aqui, são realizadas ações de comunicação para os colaboradores entenderem sua nova ferramenta. Afinal, é importante que a equipe esteja alinhada a respeito de todos os detalhes da implementação;
• Treinamentos: na sequência, são feitos treinamentos para os administradores e então para os usuários gerais do sistema adotado, completando a implementação e entendimento total da nova ferramenta.
• Suporte: a SantoDigital presta todo o suporte pós-migração, desde dúvidas gerais até o auxílio técnico sobre a utilização do produto. Treinamentos posteriores, para aumentar o entendimento e adoção também fazem parte do programa.

Mais do que otimizar aspectos técnicos das operações e infraestrutura tecnológica da empresa, é importante alimentar um mindset de inovação. Assim, contar com a inteligência do Change Management em TI é essencial para usufruir de todas as vantagens que a tecnologia proporciona — agilidade, produtividade, economia e qualidade nas entregas.

Viu como a transformação digital é benéfica para o desempenho empresarial? Então, aproveite para conhecer de perto o Santo Change Management e levar o seu negócio ao próximo patamar!