Change management em TI: como aplicar a gestão de mudanças na prática?

Inovar é uma condição obrigatória no cenário empresarial, representando mudanças contínuas. Afinal, a inovação vem sempre acompanhada de novos processos, adaptações e formas de pensar.

Nesse sentido, contar com uma metodologia prática de Change Management em TI, é o ideal para deixar todo o time na mesma página.

Se a sua empresa está em busca de transformações reais e efetivas, acompanhe neste post os principais detalhes sobre a aplicação dessa metodologia. Confira!

O que é change management?

As mudanças são uma condição inevitável para o progresso e a competitividade de qualquer negócio.

Mas, para que elas sejam bem-sucedidas, o processo de transformação deve ser muito bem planejado e ter o envolvimento de todos os que serão impactados com as inovações, seja de forma direta ou indiretamente.

O Change Management em TI ou gestão de mudanças é uma metodologia cujo objetivo é tornar a implementação de mudanças mais fácil e eficiente.

Para tanto, parte-se do princípio de que qualquer inovação nos processos organizacionais não afetam somente a companhia, mas sobretudo aqueles que vão executar as novas práticas e diretrizes no dia a dia.

Nesse modelo de atuação, acredita-se que qualquer tipo de mudança não pode ser simplesmente uma imposição da diretoria. É preciso avaliar a perspectiva de cada indivíduo e equipes.

A metodologia tem como base a observação dos mínimos detalhes, bem como as perspectivas de resultados a médio e longo prazo. E pode ser aplicada por meio de diferentes métodos e tecnologias.

Preparar, equipar e apoiar pessoas. O Change Management utiliza as técnicas e ferramentas ideais para direcionar os membros de uma empresa a uma transição facilitada.

Qual a sua importância?

Independentemente do tamanho ou segmento da empresa, existe um ponto em comum que pode ser identificado nelas todas: o medo do desconhecido gerado pelos processos de mudança.

Isso acontece principalmente em organizações que estão inovando em termos de soluções tecnológicas, como a migração para nuvem e implementação de ferramentas de comunicação.

Logo, o Change Management em TI é uma peça importante para aprimorar a jornada de imersão dos colaboradores, começando pela diminuição da resistência e terminando no alcance bem-sucedido de um novo estado.

O campo da Tecnologia da Informação oferece um vasto leque de tecnologias. No entanto, ela não é simples de acontecer. Além disso, se todos os profissionais não estiverem alinhados com o propósito e estratégias do negócio, essa missão se tornará ainda mais complexa.

Embora não haja dúvidas que a migração para nuvem traga muitas vantagens competitivas para as organizações, por exemplo, a falta de preparo sobre o momento certo de realizar essa mudança, o dimensionamento seguro da infraestrutura e os aspectos financeiros envolvidos, pode gerar muitas dores de cabeça e até mesmo prejuízos para o negócio.

Com o Change Management em TI, gestores e colaboradores têm mais clareza sobre o nível de desenvolvimento tecnológico da empresa. Assim, é possível desenhar um projeto sob medida, com previsibilidade de custos e de tempo para conclusão.

Um bom planejamento garante que cada membro da equipe tenha consciência sobre o seu papel nesse desafio, bem como dos impactos de cada mudança na rotina de trabalho.

Aplicar a metodologia de gestão de mudanças é um passo que também pode gerar benefícios como:

• eliminação de gargalos;
• escolha das soluções ideais;
• aumento da produtividade; 
• satisfação interna, entre outros.

Como aplicar a gestão de mudanças na prática?

Quem se adapta rapidamente às mudanças de mercado tem mais chances de sobrevivência e otimização de resultados. Confira o passo a passo de como aplicar a gestão de mudanças na prática.

Defina os objetivos da mudança

O ponto de partida para executar um plano de Change Management em TI na sua empresa é entender o estado atual em que ela se encontra, e o verdadeiro motivo da implementação de mudanças.

Na transformação digital, as mudanças podem acontecer em diferentes intensidades, envolvendo desde a adoção de tecnologias mais modernas, a escola estratégias, novos sistemas de gestão até a incorporação de uma nova cultura.

Desse modo, nada mais coerente do que definir aonde se pretende chegar, para que as estratégias de evolução possam ser traçadas adequadamente.

Elabore o planejamento

A fase de planejamento requer um roteiro para a gestão eficiente das mudanças. Por isso, definido o escopo do projeto, é hora de estabelecer as rotas a serem seguidas para o alcance do objetivo final. Nesta fase, serão registrados aspectos como:

• o impacto da mudança;
• quem serão seus responsáveis;
• quais serão as pessoas e áreas afetadas;
• quais os recursos necessários;
• quais os tipos de resistências que podem ser encontradas nesse caminho.

Escolha os métodos e tecnologias

A aplicação do Change Management em TI pode ser conduzida por meio de diferentes métodos e tecnologias. O segredo do sucesso é encontrar o conjunto que mais faça sentido para a empresa.

Um dos métodos bastante utilizado para colocar em prática a metodologia é o modelo ADKAR, que estabelece cinco aspectos fundamentais a serem gerenciados nos indivíduos: Awareness (consciência), Desire (desejo), Knowledge (conhecimento), Ability (habilidade) e Reinforcement (reforço).

Comunique

A comunicação é um dos pilares do Change Management. É preciso que todos estejam bem informados para haver motivação e engajamento dos colaboradores com o programa de transformação.

Por isso, praticar a transparência antes de implementar a gestão de mudança e durante todo o seu desenvolvimento é fundamental.

Monitore os resultados

Como mencionado, a inovação deve ser uma pauta de aprimoramento contínuo dentro de uma organização. E monitorar os resultados do Change Management ajudará na identificação de falhas e correção das estratégias para a obtenção dos melhores resultados.

Por que a SantoDigital é uma aliada nesse processo?

A SantoDigital é reconhecida pelo Google Cloud com a especialização de Work Transformation que garante uma implementação de sucesso da metodologia Change Management com alto padrão.

Além da parte técnica na modernização da infraestrutura de TI, as equipes SantoDigital envolvem os usuários do processo, a fim de atender suas necessidades e garantir que eles identifiquem o valor agregado na mudança.

A metodologia Santo em gestão de mudanças (Santo Change Management) é orientada pelas seguintes etapas:

Cloud Start Plan

Fase inicial em que a sua empresa planeja, com a equipe SantoDigital, como será feito o processo de adoção de tecnologias e migração, considerando o ponto de vista técnico e prático dos usuários.

Migração

Em um segundo momento, é feito o primeiro setup técnico da migração das caixas de e-mail e toda a informação necessária para sua empresa.

Comunicação

Aqui, são realizadas ações de comunicação para os colaboradores entenderem sua nova ferramenta. Afinal, é importante que a equipe esteja alinhada a respeito de todos os detalhes da implementação.

Treinamentos

Na sequência, são feitos treinamentos para os administradores e então para os usuários gerais do sistema adotado, completando a implementação e entendimento total da nova ferramenta.

Suporte

Por fim, a SantoDigital presta todo o suporte pós-migração, desde dúvidas gerais até o auxílio técnico sobre a utilização do produto. Treinamentos posteriores, para aumentar o entendimento e adoção também fazem parte do programa.

Mais do que otimizar aspectos técnicos das operações e infraestrutura tecnológica da empresa, é importante alimentar um mindset de inovação. Assim, contar com a inteligência do Change Management em TI é essencial para usufruir de todas as vantagens que a tecnologia proporciona — agilidade, produtividade, economia e qualidade nas entregas.

Viu como a transformação digital é benéfica para o desempenho empresarial? Então, aproveite para conhecer de perto o Santo Change Management e levar o seu negócio ao próximo patamar!