- 4 minutos
- set 18, 2024
O onboarding digital colabora para otimizar a validação de documentos de modo a reter clientes e manter a segurança da empresa. Saiba mais!
No dia a dia, é comum que pessoas tenham que realizar um processo de cadastro em sites, aplicativos e plataformas em que precisam enviar dados e documentos. Esse procedimento é conhecido como onboarding digital e pode ser feito de diversas formas.
A ideia é evitar formulários longos que demandam muitos passos. Isso porque eles, geralmente, causam atrito com os usuários. Ao otimizar esses processos ao máximo, você garante uma experiência positiva e retém o cliente. Tudo devido ao auxílio da tecnologia.
Pensando em passar uma boa primeira impressão e elevar a competitividade do seu negócio? Se sim, continue a leitura para saber o que é onboarding digital e suas vantagens!
O onboarding digital é o processo de utilizar tecnologias para integrar novos colaboradores ou clientes em uma empresa, facilitando sua adaptação e compreensão de suas funções ou contratos.
Essa metodologia visa otimizar a experiência inicial, pois garante que a pessoa entenda rapidamente os processos, políticas e cultura organizacional da empresa.
Além disso, o onboarding digital pode incluir o fornecimento de informações importantes, treinamento inicial e a configuração de contas e acessos de forma automatizada.
Tudo isso resulta em uma integração mais eficiente, menos propensa a erros e mais ágil, ao tempo que proporciona uma experiência inicial positiva tanto para colaboradores quanto para clientes.
O onboarding digital inicia quando o usuário insere seus dados pessoais em uma plataforma digital segura.
Após o preenchimento, esses dados passam por uma verificação automática. Tecnologias como reconhecimento facial e análise de documentos são utilizadas para validar as informações.
Esse método agiliza o processo de integração e melhora significativamente a precisão das informações cadastrais. A automatização minimiza erros humanos, garantindo um processo de cadastro rápido e confiável.
O onboarding manual tende a ser lento e propenso a erros, enquanto o digital destaca-se pela sua agilidade e precisão. No processo manual, a necessidade de tempo e esforço humano é considerável, e isso frequentemente leva a inconsistências nos dados coletados.
Por outro lado, o onboarding digital emprega algoritmos avançados que não só aceleram o processo, mas também aumentam a conformidade e a segurança das informações.
Esse método digital reduz substancialmente os riscos associados à entrada manual de dados, oferecendo uma solução mais eficiente e confiável para as empresas.
Essa fase ocorre antes do primeiro dia oficial do cliente ou colaborador. Inclui a preparação de documentos, credenciais e qualquer material necessário para a pessoa estar pronta para iniciar suas atividades.
No caso dos colaboradores, pode incluir a comunicação sobre expectativas e o envio de um kit de boas-vindas digital.
No primeiro dia, o foco é apresentar o ambiente de trabalho, as ferramentas necessárias e realizar as primeiras interações formais. Para clientes, pode ser a configuração inicial de uma conta ou serviço, incluindo instruções detalhadas sobre como usar a plataforma ou produto.
Ao longo do primeiro mês, o onboarding se concentra em integrar o novo colaborador ou cliente de maneira mais profunda, já que conta com suporte contínuo, feedbacks regulares e, no caso dos colaboradores, treinamento adicional.
Essa fase é crucial para assegurar que a pessoa esteja totalmente confortável e produtiva em suas novas funções.
Garantir a segurança dos dados durante o onboarding digital é fundamental. O desafio está em constantemente atualizar e reforçar as medidas de proteção para prevenir acessos não autorizados e vazamentos de dados.
Implementar criptografia robusta e autenticação multifatorial são passos essenciais para assegurar a integridade das informações.
Manter a eficiência do sistema de onboarding digital sem perder a humanização do processo requer um equilíbrio cuidadoso. A tecnologia deve agilizar o cadastramento e a validação sem criar barreiras que possam frustrar ou alienar os usuários.
O sistema precisa ser rápido e sem falhas, mas também intuitivo e acessível a todos os usuários, independentemente de sua familiaridade com a tecnologia.
Desenvolver uma interface amigável que também atenda às necessidades específicas dos usuários é crucial para o sucesso do onboarding digital.
Isso inclui oferecer personalização no processo, garantindo que a plataforma seja facilmente navegável e que as instruções sejam claras.
O design deve considerar a diversidade dos usuários, incluindo aqueles com limitações visuais ou outras necessidades específicas, para garantir uma experiência inclusiva e eficaz.
As vantagens do onboarding digital são a facilidade das operações, a agilidade dos processos e a padronização das etapas.
Tudo isso leva à redução de custos e à melhoria da qualidade do atendimento e da experiência do cliente, por consequência. Inclusive, as soluções são totalmente remotas, garantindo a automação de todos os estágios executados.
Entenda melhor quais são as vantagens do onboarding digital.
O onboarding digital transforma a experiência inicial de novos clientes e colaboradores, tornando-a mais fluida, intuitiva e personalizada.
Para clientes, isso significa um processo de cadastro rápido e sem atritos, enquanto para colaboradores, o onboarding digital facilita o entendimento das funções e a integração à cultura da empresa, melhorando a satisfação e o engajamento.
Um processo de onboarding bem estruturado reduz a taxa de turnover, pois novos colaboradores se sentem mais valorizados e preparados para suas funções.
Isso diminui a insatisfação e aumenta a retenção de talentos, crucial para o sucesso a longo prazo da empresa.
O employer branding é fortalecido por um onboarding digital eficaz, que projeta uma imagem de modernidade e eficiência.
Quando colaboradores têm uma experiência inicial positiva, a reputação da empresa como um excelente local para trabalhar se espalha, o que atrai mais talentos.
Para clientes, um onboarding digital eficiente pode aumentar significativamente as taxas de conversão.
Ao simplificar o processo de cadastro e oferecer suporte imediato, os clientes ficam mais propensos a completar suas inscrições e continuar utilizando os serviços da empresa.
O onboarding digital conta com alta tecnologia, por isso, é uma solução mais segura. Só isso garante a redução de custos na empresa, já que um caso de violação de dados poderia causar muitos gastos.
Fora isso, o processo manual é lento, sensível a erros e envolve maior investimento de tempo e dinheiro com funcionários para realizar as conferências de informações. Portanto, o custo é mais elevado.
A automação desse processo de cadastro, com apoio de sistemas qualificados, torna as operações rápidas e precisas. Tecnologias, como Optical Character Recognition (OCR), conseguem identificar todo tipo de documento e extrair dados, agilizando esse atendimento.
Com a tecnologia, o onboarding se torna uma etapa rápida, fácil e precisa. Assim, é possível eliminar burocracias e oferecer um atendimento cômodo para todos os usuários.
O cliente é quem mais se beneficia com o onboarding digital. Ele não precisa percorrer um longo caminho para finalizar o cadastro e pode ter seus dados validados com facilidade e segurança. Isso eleva a confiança na empresa e oferece uma experiência positiva.
O onboarding digital fortalece a segurança dos dados ao integrar tecnologias avançadas que asseguram a proteção das informações.
Isso não só aumenta a confiança dos usuários mas também auxilia as empresas a atenderem a regulamentações complexas e rigorosas de compliance. Implementar essas medidas evita penalidades e reforça a credibilidade da empresa.
As tecnologias de verificação utilizadas no onboarding digital são projetadas para detectar e minimizar fraudes de forma eficaz.
Verificações de identidade, análise de documentos e reconhecimento facial são exemplos de ferramentas que ajudam a identificar tentativas de fraude antes que elas afetem o sistema ou o usuário final.
Plataformas como Santo iD oferecem soluções completas para o onboarding digital. Essas ferramentas integram verificações de antecedentes e validação de documentos, simplificando o processo de onboarding ao mesmo tempo em que garantem segurança e conformidade.
A tecnologia por trás dessas plataformas é projetada para ser robusta e adaptável às necessidades específicas de cada empresa.
Confira as vantagens da automação neste case de sucesso da Santo Digital:
O onboarding digital pode ser aplicado em qualquer processo que envolva a realização de novos cadastros, sejam eles de clientes, colaboradores, parceiros ou fornecedores. A seguir, citamos alguns exemplos:
Bancos e instituições financeiras implementam o onboarding digital para agilizar a abertura de contas, reduzindo significativamente o tempo de espera e melhorando a experiência do cliente.
Esse processo não só simplifica as verificações de conformidade e antecedentes, mas também aumenta a segurança dos dados coletados, pois promove uma integração mais fluida e segura.
Agências de marketing digital adotam o onboarding digital para otimizar a gestão de dados de clientes. Esta tecnologia permite uma segmentação mais precisa e eficaz, resultando em campanhas de marketing mais direcionadas.
A capacidade de coletar e analisar dados rapidamente melhora a eficiência operacional e a personalização das estratégias de marketing.
Empresas de variados tamanhos estão cada vez mais recorrendo ao onboarding digital para facilitar a integração de novos colaboradores.
Este método proporciona um acesso rápido e eficiente a treinamentos e recursos essenciais, melhorando a experiência de integração para novos funcionários.
Também, automatiza a documentação e as verificações de conformidade, garantindo que todos os procedimentos sejam cumpridos desde o início.
Os sistemas que utilizam o onboarding digital automatizado classificam e checam as selfies para evitar irregularidades, como uma segunda pessoa ou um olhar desviado.
Além disso, o face match permite comparar a imagem com a foto do documento de comprovação da identidade.
Os documentos enviados por site ou app são verificados para garantir que estejam legíveis e não tenham cortes ou rasgos. Caso alguma irregularidade seja identificada, a própria tecnologia identifica os desvios e faz uma nova solicitação ou reprova.
Inclusive, o OCR faz as imagens se tornarem textos para a extração de informações. Assim, os formulários são preenchidos de forma automática.
Baseado em tecnologias e regras, são determinadas as validações automáticas. Dessa forma, os critérios são verificados, como documentos faltantes, preenchimento correto do formulário e incoerências.
Caso tudo esteja correto, há a aceitação da solicitação. Se houver problemas, as pendências são notificadas.
A depender do segmento de atuação, análises adicionais precisam ser realizadas. Por exemplo, as instituições financeiras devem conferir o histórico de crédito.
Com a ajuda da tecnologia, é possível rastrear padrões e entender melhor o comportamento do cliente para evitar problemas, como fraudes.
Implementar o onboarding digital em sua empresa pode parecer uma tarefa desafiadora, mas com as ferramentas e estratégias certas, o processo pode ser simplificado e altamente eficaz. Veja alguns passos fundamentais para ajudá-lo a começar:
Identifique as áreas específicas onde o onboarding digital pode ser mais benéfico. Por exemplo, pode ser no cadastro de novos clientes, na integração de funcionários, ou em ambos.
Entender suas necessidades ajudará a determinar quais funcionalidades são essenciais para sua plataforma de onboarding.
Selecione uma plataforma de onboarding digital que atenda às suas necessidades específicas. Ferramentas como o Santo iD oferecem uma variedade de serviços, incluindo verificação de identidade, validação de documentos e gestão de dados segura.
Certifique-se de que a ferramenta escolhida seja escalável e compatível com outros sistemas que sua empresa já utiliza.
Desenvolva um fluxo de trabalho claro para o onboarding digital. Isso inclui desde a coleta de dados iniciais até a verificação final e integração dos dados no seu sistema. Ter processos bem definidos é crucial para garantir a eficiência e evitar falhas no sistema.
Capacite sua equipe para usar a nova plataforma de onboarding digital. Oferecer treinamento adequado e suporte contínuo são essenciais para assegurar que sua equipe esteja preparada para lidar com a nova ferramenta, maximizando sua eficácia.
Após a implementação, é importante monitorar o desempenho do sistema de onboarding digital e fazer ajustes conforme necessário. Recolha feedback dos usuários para entender melhor onde melhorias podem ser feitas para aprimorar ainda mais o processo.
Certifique-se de que seu sistema de onboarding digital esteja em conformidade com as leis e regulamentos de proteção de dados. Isso não apenas protege sua empresa contra possíveis litígios, mas também constrói confiança com seus clientes e colaboradores.
Enviar um kit de boas-vindas, seja digital ou físico, pode causar uma excelente primeira impressão e reforçar o compromisso da empresa com o bem-estar e a satisfação de novos colaboradores ou clientes.
Promover sessões de integração virtual permite que novos colaboradores conheçam a equipe e a cultura da empresa, mesmo à distância. Para clientes, webinars e tutoriais virtuais podem facilitar o entendimento dos produtos e serviços.
Incorporar elementos de gamificação no onboarding pode tornar o processo mais envolvente e divertido. Isso pode incluir a criação de desafios, metas e recompensas para incentivar o aprendizado e a participação ativa.
A designação de um mentor para novos colaboradores ou de um Customer Success (CS) para novos clientes.
Isso garante que haja sempre alguém disponível para oferecer suporte, responder perguntas e ajudar na resolução de problemas, facilitando a adaptação e o sucesso na nova jornada.
A SantoDigital oferece soluções específicas para o onboarding digital, adaptadas às necessidades da sua empresa.
Utilizando tecnologias avançadas como OCR, Face Match e Tipificação, essas ferramentas garantem a automação, segurança e eficiência em todos os estágios do processo de integração.
Essas ferramentas simplificam o processo de onboarding e também elevam o padrão de segurança e compliance da empresa, assegurando uma integração rápida, eficiente e confiável.
Gostou do conteúdo? Então, conheça as soluções da SantoDigital e comece a jornada de otimização da validação de documentos na sua empresa!
Fazer um onboarding significa integrar o novo cliente, colaborador, parceiro, usuário etc. aos processos organizacionais. Quando implementado de modo digital, traz facilidades e agilidade, já que as etapas de validação e reconhecimento são executadas de forma automatizada.
O que não pode faltar em um onboarding é a tecnologia. Com ela, é possível otimizar a realização das etapas, trazendo melhoria da experiência para o cliente.
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