O que é admissão digital e quais seus benefícios?

A Inteligência Artificial e o Machine Learning têm revolucionado as empresas mais modernas, trazendo inovação, benefícios e oportunidades. Um dos processos impactados por essa transformação é o onboarding digital, que agora está sendo amplamente utilizado nas contratações realizadas pelo setor de Recursos Humanos (RH). 

A pandemia acelerou essa mudança, forçando empresas mais atentas a adotarem novas práticas de contratação de colaboradores.

Neste artigo, exploraremos como a admissão digital tem se mostrado vantajosa em diversos aspectos. Além disso, daremos dicas sobre sua implementação e discutiremos as ferramentas necessárias para otimizar o uso desse recurso.

Acompanhe o artigo e tenha uma boa leitura.

O que é admissão digital e como ela funciona?

A admissão digital é um processo que utiliza tecnologia para gerenciar, armazenar e compartilhar documentos, facilitando a colaboração entre candidatos e equipes de RH, especialmente em processos de recrutamento e seleção. As ferramentas empregadas permitem a criação, edição, organização e compartilhamento de documentos online.

Os candidatos normalmente passam por três etapas principais: testes técnicos, entrevista virtual com o gestor da área e análises comportamentais, que podem ou não envolver Inteligência Artificial e Machine Learning.

A análise preditiva de desempenho, por exemplo, ajuda a identificar o candidato mais adequado para a vaga, reduzindo tempo e custos em comparação ao processo tradicional.

O uso de formulários online, customizáveis conforme as necessidades do RH, permite a coleta de informações técnicas e emocionais relevantes para futuras avaliações. Essas ferramentas, além de modernas e dinâmicas, aumentam a produtividade ao agilizar a seleção dos melhores currículos.

Qual a diferença entre a admissão tradicional e a digital?

A diferença está na forma como o processo é conduzido: enquanto a admissão tradicional depende de documentos físicos e procedimentos manuais, a admissão digital utiliza tecnologias modernas para automatizar e agilizar o processo.

Na admissão tradicional, os novos colaboradores precisam preencher e assinar diversos papéis, enviar cópias físicas de documentos e, muitas vezes, aguardar dias para a conclusão do processo.

Já na admissão digital, tudo é feito online: documentos são enviados e assinados digitalmente, com maior rapidez e segurança.

Além disso, a admissão digital melhora a coleta e o armazenamento de dados, utilizando ferramentas como reconhecimento facial e identificação digital.

Como é feita a admissão digital?

Confira o passo a passo da admissão digital, a seguir.

1ª etapa: análise de formulários

O candidato preenche um formulário online com seus dados pessoais, profissionais e acadêmicos. Por meio deste formulário, será possível analisar suas experiências profissionais antes mesmo da entrevista presencial.

Dessa maneira, fica bem mais fácil encontrar o melhor candidato possível para aquela determinada função na empresa.

2ª etapa: envio de documentos e entrevistas

A empresa solicita ao candidato que envie documentos para fins de verificação, como histórico escolar, certificados de cursos realizados e comprovante de endereço.

Aqueles que mais chamarem a atenção das equipes envolvidas na contratação de novos colaboradores são convidados a participarem de entrevistas online. Uma das formas mais comuns de fazer isso é por meio do Google Meet.

3ª etapa: decisão do RH

Após a análise dos documentos enviados pelo candidato e das respostas dadas nas entrevistas, a empresa decide se ele será admitido ou não por meio de regras e processos internos do setor de RH.

Os responsáveis, com acesso aos dados obtidos com as ferramentas utilizadas, realizam a classificação de cada um dos candidatos pré-aprovados para posterior decisão final.

4ª etapa: notificação dos candidatos que foram ou não aprovados

Depois de aprovado para a vaga (ou não), o candidato é notificado da decisão final por e-mail (ou outro meio acordado entre as partes).

Por que é importante implementar a admissão digital na sua empresa?

Implementar a admissão digital na sua empresa é uma necessidade competitiva. De acordo com uma pesquisa da Cia de Talentos, 85% das empresas planejam modernizar seus processos de admissão, com 54% considerando investir em tecnologias de identidade digital e 35% em biometria facial.

A digitalização dos processos é uma tendência crescente, e as empresas que não se adaptarem podem ficar para trás.

Além de tornar o processo mais ágil e menos burocrático, a admissão digital melhora a experiência do candidato, aumentando a atratividade da empresa no mercado de trabalho. 

Também facilita a gestão de segurança das informações e conformidade com as regulamentações de proteção de dados, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com a legislação.

Quais os benefícios da admissão digital?

Confira os principais benefícios da admissão digital:

Segurança

A legislação, como a medida provisória nº 2200-2/2001, respalda a admissão eletrônica, garantindo segurança jurídica às empresas. A utilização de assinaturas eletrônicas e o armazenamento na nuvem garantem a autenticidade e a segurança dos documentos, cumprindo padrões legais e regulamentações.

Além disso, a admissão digital utiliza medidas de segurança avançadas, como criptografia de dados e autenticação segura, para proteger as informações pessoais e confidenciais dos candidatos, reduzindo o risco de perda, roubo ou acesso não autorizado aos dados.

Agilidade

Ao eliminar a necessidade de manipulação física de documentos, a admissão digital acelera o processo de recrutamento e integração. Os candidatos podem enviar eletronicamente seus documentos e informações, reduzindo significativamente o tempo necessário para concluir as etapas de admissão.

Sustentabilidade

A transição para processos digitais reduz a dependência de papel, contribuindo para práticas mais sustentáveis. Isso não apenas alinha a empresa a objetivos ambientais, mas também diminui os custos associados à compra, impressão e armazenamento de documentos físicos.

Engajamento e retenção de talentos

A experiência do candidato é aprimorada com a admissão digital, proporcionando uma impressão moderna e eficiente desde o início. A facilidade e a agilidade no processo contribuem para a satisfação dos novos colaboradores, influenciando positivamente o engajamento e a retenção de talentos.

Redução de custos

A admissão digital resulta em economias significativas. A eliminação de custos relacionados à impressão, envio postal e armazenamento físico de documentos, juntamente com a redução de despesas de deslocamento dos candidatos, contribui para uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros da empresa.

Acessibilidade

O recrutamento digital também permite que os candidatos concluam os procedimentos de qualquer localidade, facilitando a contratação de talentos em diferentes regiões. Isso amplia o alcance da empresa e simplifica o processo para candidatos que não podem se deslocar fisicamente até o local de trabalho.

Relacionamento com novos funcionário

O processo de onboarding torna-se mais eficiente, permitindo que os novos colaboradores iniciem suas atividades de maneira mais rápida e sem complicações.

A primeira impressão é fundamental, e um processo de admissão simplificado e eficaz pode fortalecer o vínculo entre o colaborador e a empresa desde o início.

Como é feita a admissão digital?

A admissão digital envolve a utilização de ferramentas tecnológicas que permitem a coleta, verificação e armazenamento de documentos de forma online. Isso inclui a assinatura digital de contratos, envio de documentos por plataformas seguras e, em alguns casos, o uso de reconhecimento facial ou biometria para garantir a identidade do candidato.

Tudo é feito de maneira que atenda aos requisitos legais e às políticas de segurança da informação, garantindo que os dados dos novos funcionários sejam tratados com o máximo cuidado e proteção.

Como começar a implementar a admissão digital em minha empresa?

Para começar a implementar a admissão digital em sua empresa, siga este passo a passo:

1. Mapeie o processo de admissão atual: entenda cada etapa do seu processo atual para identificar onde a digitalização pode ser aplicada.
2. Tenha atenção aos requisitos legais: certifique-se de que o processo digital estará em conformidade com as leis trabalhistas e de proteção de dados.
3. Atualize-se sobre as tendências: existem diversas tecnologias e ferramentas disponíveis, como identidade digital e reconhecimento facial, que podem ser incorporadas ao seu processo de admissão.
4. Analise os custos das tecnologias e compare-as: avalie o custo-benefício de diferentes ferramentas e soluções digitais para escolher a que melhor se adapta à sua empresa.

Admissão digital com o Santo iD

O Santo iD é uma plataforma de onboarding digital que facilita a admissão de novos colaboradores por meio de tecnologias avançadas, como o Facematch, Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e tipificação de documentos.

Com o Santo iD, sua empresa pode automatizar e simplificar o processo de admissão, garantindo agilidade, segurança e conformidade com as regulamentações.

Desenvolvido pela SantoDigital, esta solução utiliza recursos de Machine Learning e de Inteligência Artificial para otimizar os processos documentais das suas equipes com total segurança. Tudo pensado e feito para você que precisa de praticidade, rapidez e redução dos desperdícios de recursos preciosos para sua empresa.

Com o Santo iD, você pode fazer o reconhecimento de textos, documentos, assinaturas ou, até mesmo, conferir rostos de maneira bastante confiável — e automática!

Gostou de saber mais sobre como a admissão digital pode alavancar sua empresa, atraindo talentos e otimizando produtos, atendimentos e serviços? Conheça as nossas soluções para otimizar o processo na sua empresa!

Resumindo

Como funciona a admissão digital?

A admissão digital é um processo que utiliza tecnologia para simplificar e agilizar a contratação de novos colaboradores. Nesse método, os candidatos preenchem e enviam documentos eletronicamente, utilizando assinaturas digitais para garantir autenticidade. Os documentos são armazenados de forma segura na nuvem, permitindo fácil acesso e edição.

Quais são as vantagens da admissão digital?

• aumento da segurança dos dados;
• mais agilidade no processo de contratação;
• sustentabilidade com redução do uso de papel;
• maior engajamento e retenção de talentos;
• redução de custos com impressões e deslocamentos;
• acessibilidade, permitindo o envio de informações de qualquer lugar.