- 4 minutos
- nov 18, 2024
Muitos ainda desconhecem a relevância do Google Vault, uma solução indispensável em ambientes corporativos cada vez mais digitais. A ferramenta oferece uma plataforma robusta para que as empresas possam armazenar, preservar e acessar informações cruciais de forma segura, garantindo que estejam prontamente disponíveis sempre que necessário.
Dada a crescente interconexão dos processos empresariais, soluções como esta se tornam fundamentais para aumentar a produtividade e assegurar uma vantagem competitiva no mercado.
Neste artigo, apresentamos cinco razões fundamentais para utilizar o Google Vault em sua empresa. Continue a leitura!
O Google Vault é uma solução destinada ao gerenciamento consolidado de todos os dados e informações presentes nas diversas aplicações do Google Workspace, como e-mails trocados pelo Gmail, conversas via chat e documentos armazenados no Google Drive.
Essa ferramenta opera como uma central de segurança de dados, permitindo ao administrador definir parâmetros de controle, ajustando as diretrizes de armazenamento e retenção de informações dentro da organização.
Além disso, a plataforma integra a tecnologia eDiscovery, que facilita a localização, recuperação e exportação de dados de maneira segura e eficiente. Esse recurso eletrônico permite rastrear e-mails perdidos, arquivos do Drive e outros dados gerados no ambiente do Google Workspace com rapidez e precisão.
O principal objetivo da solução é garantir a conformidade legal e regulatória, ao mesmo tempo em que facilita as operações internas, auditorias e processos judiciais. Ao oferecer um acompanhamento otimizado da governança de dados, o Vault se torna uma peça-chave na estratégia de segurança corporativa.
No entanto, é imprescindível ter cautela ao delegar acesso de administrador, uma vez que a exportação de dados corporativos é uma função sensível. Para mitigar riscos, o ideal é manter o controle de acessos restrito a poucos usuários de confiança.
Essa ferramenta de governança de dados oferece aos gestores de TI uma visão abrangente das informações corporativas, permitindo administrá-las de forma a garantir maior segurança e proteção. A seguir, destacam-se as cinco funcionalidades mais importantes:
O recurso de manutenção permite o monitoramento contínuo dos dados da organização, possibilitando a definição do período em que determinadas informações ou tipos de dados permanecerão armazenados. Com essa funcionalidade, é possível assegurar que as informações sejam mantidas em segurança durante o tempo estipulado.
Após o término do período de retenção, os dados podem ser removidos, o que ajuda a evitar o armazenamento desnecessário e excessivo de informações. Essa função é especialmente relevante no contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regulamenta a guarda e o tratamento de dados pessoais.
A solução possibilita a criação de regras específicas para a retenção de arquivos e informações, evitando a exclusão acidental ou indevida de dados, mesmo por usuários com contas ativas no Google Workspace.
Embora o administrador possa personalizar várias regras de retenção, apenas uma regra padrão pode ser aplicada por serviço ou aplicação do Google Workspace. Essas regras são definitivas e abrangem todos os dados de um determinado serviço, sem a possibilidade de serem configuradas para contas individuais ou por tempo limitado.
A plataforma permite a pesquisa rápida e eficiente de informações, facilitando a localização de dados específicos em casos de demandas internas ou judiciais.
No ambiente corporativo, onde o tempo é um recurso valioso, seria inviável vasculhar manualmente cada aplicativo do Google Workspace. A ferramenta simplifica esse processo, otimizando a busca em todos os serviços e contas associadas ao Workspace, agilizando a localização de e-mails, conversas e documentos relevantes.
Outro recurso de grande utilidade é a exportação de dados, que permite o envio de informações de forma simples e rápida, especialmente quando há a necessidade de compartilhamento com departamentos internos, como o jurídico.
Em conformidade com a LGPD, empresas devem proporcionar aos usuários acesso facilitado aos seus dados pessoais. Nesse contexto, a funcionalidade de exportação auxilia no cumprimento dessa exigência, ao garantir uma experiência mais transparente e satisfatória para os clientes.
A ferramenta também oferece a possibilidade de gerar relatórios detalhados sobre as atividades dos usuários no Google Workspace, permitindo o rastreamento minucioso de todas as ações realizadas.
Esse recurso é particularmente valioso em situações que exigem a comprovação de ações específicas, como auditorias, processos judiciais ou solicitações de governança. Ao rastrear as atividades, a empresa pode manter o controle sobre o uso e a segurança de seus dados.
Na prática, o Google Vault vai além de uma simples ferramenta de backup ou de pesquisa de conteúdos. Suas funcionalidades proporcionam uma experiência completa de controle e governança de dados.
Para exemplificar, considere um cenário em que ocorre um vazamento de informações sensíveis em uma empresa. Com o Vault, é possível identificar a origem e o meio de transmissão dessas informações (seja por e-mail, chat ou videoconferência), sem a necessidade de verificar manualmente cada conta.
Agora, imagine que um colaborador foi desligado e era o único que possuía acesso a determinados arquivos. Mesmo que esse funcionário tenha excluído os dados ou os enviado para a lixeira, o Vault permite recuperá-los facilmente, caso seja necessário.
Isso é possível graças às regras de retenção personalizáveis, que garantem a proteção e preservação dos dados, independentemente de quem os tenha criado ou deletado. Enquanto os dados forem parte do Google Workspace, o Vault pode localizá-los e recuperá-los.
Essas regras de retenção, juntamente com outras funcionalidades, abrangem uma ampla gama de fontes de dados no Google Workspace, incluindo:
É importante destacar que o Google Vault é um complemento ao Google Workspace e não está disponível automaticamente em todos os planos. Para utilizar a ferramenta, é necessário adquirir uma licença do Google Workspace e também do Vault.
Além disso, os administradores podem conceder licenças do Vault a outros usuários, caso o plano contratado ofereça essa possibilidade. Todos os usuários com acesso a essa ferramenta dentro da organização precisam estar devidamente licenciados.
Se o Vault não estiver incluído no plano atual, é necessário adquirir uma licença de administrador e também para cada usuário que irá utilizá-lo. Vale lembrar que o Vault cobre apenas os usuários licenciados, sendo fundamental verificar a disponibilidade desse recurso no seu plano.
O Google Vault é uma solução de arquivamento e eDiscovery que facilita o gerenciamento de dados corporativos de maneira eficiente, simplificando processos. Abaixo, listamos os principais tipos de dados que podem ser gerenciados:
Para usufruir dos recursos do Vault, é necessário verificar se a ferramenta está inclusa no plano do Google Workspace da sua empresa. Nos planos Business Plus, Enterprise, Enterprise Essentials e Education, o Vault é disponibilizado automaticamente para todos os usuários.
Se o Vault for um complemento ao plano, será preciso adquirir licenças adicionais para que a ferramenta possa ser utilizada por alguns ou todos os funcionários. É importante lembrar que apenas os usuários licenciados terão acesso ao Vault.
Pode parecer apenas mais uma ferramenta da era da transformação digital, mas o Google Vault pode entregar muito valor para o desempenho de uma empresa. Veja, a seguir, 5 motivos para adotar essa estratégia.
Em um cenário repleto de desafios, especialmente em relação aos riscos e à segurança dos dados no mundo digital, o Google Vault se torna um aliado essencial para o gerenciamento otimizado de grandes volumes de informações.
Por ser uma ferramenta online baseada na nuvem, o Vault permite realizar uma varredura em todos os serviços do Google Workspace, reforçando a proteção de dados sensíveis e confidenciais da empresa.
Com o Vault, mesmo que a empresa tenha um grande número de colaboradores e um fluxo considerável de informações, a gestão desses dados se torna mais eficaz e centralizada. Isso proporciona aos administradores uma visão completa e consolidada das informações, aumentando o controle sobre elas.
Além disso, o Vault oferece a possibilidade de contratar uma camada extra de proteção, elevando a governança de dados a um nível estratégico e inteligente. Soluções como essa são essenciais para garantir a conformidade legal, a segurança jurídica e o domínio total dos dados empresariais.
As funcionalidades do Google Vault proporcionam à sua equipe mais agilidade na execução das tarefas, contribuindo diretamente para o aumento da produtividade. Tudo isso ocorre sem comprometer a segurança: apenas usuários específicos têm acesso à ferramenta e podem criar regras de retenção e realizar outras ações necessárias.
Se for necessário verificar qualquer atividade no Vault, um relatório de auditoria pode ser gerado para identificar qual usuário criou determinadas regras ou removeu dados, garantindo uma rastreabilidade precisa.
Com o Google Vault, é possível definir regras sobre quanto tempo as mensagens, chats e arquivos de e-mail serão armazenados antes de serem excluídos tanto das caixas de correio dos usuários quanto dos sistemas do Google. Isso oferece mais controle ao gestor sobre os e-mails corporativos e o armazenamento de documentos importantes.
Esse recurso é útil não apenas para garantir que as informações importantes sejam preservadas, mas também para otimizar o espaço de armazenamento, eliminando dados que não são mais relevantes.
O Google Vault permite que as empresas estabeleçam regras específicas para a retenção de dados, protegendo informações contra exclusões acidentais ou intencionais. Além disso, suas ferramentas avançadas de pesquisa e recuperação tornam a localização de e-mails, chats e arquivos mais rápida e eficiente, o que é essencial para o fluxo de trabalho e auditorias.
Outro ponto relevante é a possibilidade de suspender a exclusão de dados de usuários específicos, garantindo que as informações sejam preservadas durante processos legais, por exemplo. Além disso, é possível recuperar dados de contas suspensas, aumentando a flexibilidade na gestão de dados.
Essas funcionalidades destacam o Google Vault como uma solução prática e altamente eficiente para a gestão de dados empresariais.
A exportação de dados entre departamentos é um processo simples, mas fundamental para garantir que todos os colaboradores estejam alinhados e possam trabalhar de forma integrada. O Google Vault permite que os usuários exportem a maioria dos dados armazenados nos servidores do Google em diversos formatos, como:
As exportações são detalhadas, proporcionando uma base sólida para a análise e auditoria de documentos empresariais, o que aumenta a eficiência e a produtividade das equipes.
Independente do porte ou segmento da sua empresa, começar a utilizar o Google Vault é simples, mas requer alguns passos importantes. O primeiro é assegurar que sua assinatura do Google Workspace inclua essa funcionalidade, como nas edições Business Plus, Enterprise, ou adquirindo uma licença Vault separada.
Uma vez com o acesso ao Vault, o administrador da organização deve ativá-lo via Google Admin Console. Nessa etapa, é possível definir quais contas ou grupos de usuários serão gerenciados pelo Vault, garantindo que apenas as pessoas certas tenham controle sobre os dados.
Em seguida, é essencial configurar políticas de retenção de dados. Isso permite que você defina o período exato de armazenamento de e-mails, chats e arquivos, evitando a exclusão prematura de informações importantes. Dessa forma, você protege dados críticos enquanto mantém o controle sobre a gestão da informação.
Para facilitar o processo de recuperação e análise de grandes volumes de dados, o uso de filtros é altamente recomendado. Esses filtros permitem buscar informações por usuário, palavra-chave, data ou tipo de arquivo, agilizando a localização de dados específicos.
Por fim, é importante monitorar o uso da ferramenta. Acompanhe quem realizou atividades de pesquisa, aplicou retenções ou exportou dados, garantindo assim transparência e controle dentro da empresa.
O Google Vault é uma solução poderosa que vai além da segurança, trazendo eficiência e integração para o seu negócio.
Está pronto para melhorar a gestão de dados da sua empresa? Conheça as soluções da SantoDigital e comece a aproveitar as vantagens do Google Vault agora mesmo!
O Google Vault permite a gestão eficiente de dados corporativos, oferecendo segurança e conformidade. Entre suas principais funcionalidades estão: manutenção de dados, retenção personalizada, pesquisa eficiente, exportação de informações e auditoria, garantindo a proteção e rastreabilidade de dados empresariais.
O Google Vault atua como uma ferramenta completa de governança de dados, com regras de retenção personalizáveis e recursos avançados de recuperação. Ele facilita a identificação de vazamentos, rastreamento de ações e recuperação de informações, cobrindo diversas fontes, como Gmail, Google Drive e Google Meet.
Créditos da imagem: Freepik
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