Ao investir em tecnologias, como sistemas de gestão, as empresas pretendem usufruir dos benefícios dessas soluções. Desde a otimização de processos até a maior precisão de dados podem ser obtidas por meio delas. Mas, para que tudo isso se efetive, a implantação de ERP é um momento crucial.
Dessa forma, o atingimento dos objetivos propostos depende de superar os desafios dessa transição. Veja quais são e como resolvê-los neste artigo!
Como funciona a implantação de ERP?
Como ferramentas de transformação digital aplicadas ao mundo dos negócios, os softwares de gestão devem compatibilizar tecnologia e técnicas administrativas. Para isso, adaptações precisam ser feitas durante a implantação de um ERP. Assim, os estágios que a compõe são:
- mapeamento dos processos internos;
- reestruturação das operações;
- instalação e configuração do ERP;
- migração e conversão de dados;
- parametrização de métricas, tabelas etc.;
- adequações dos procedimentos e customização do sistema;
- liberação de acesso aos usuários;
- realização de treinamentos operacionais;
- auditoria da acuidade das informações.
Quais são os desafios mais comuns em sua implantação?
A implantação de ERP é um momento-chave para garantir seu funcionamento ideal. Porém, também é quando surgem obstáculos que podem impedir o negócio de aproveitar as vantagens dessa tecnologia. Conheça e entenda os principais desafios!
Dificuldade de integração
A integração entre o ERP e outras ferramentas tecnológicas — plataformas de marketplace, soluções de pagamentos, sistemas fiscais, aplicativos de CRM etc. — pode atrapalhar a continuidade do fluxo de tarefas e a consolidação de dados. Isso porque a automatização de confirmações e das trocas de informações entre softwares depende da comunicação entre eles.
Suporte ausente
O suporte não pode estar ausente nesse momento. Dificuldades dos operadores, limitações técnicas ou situações únicas ou imprevisíveis podem ocorrer, afetando o desenvolvimento do trabalho, acarretando falhas, atrasando as demandas e impactando o atendimento do cliente.
Cultura corporativa pouco receptiva à mudança
A crença de que sistemas de gestão burocratizam as operações, a natural resistência das pessoas às mudanças e o medo de serem substituídas por essa tecnologia estão por trás de uma cultura corporativa pouco receptiva às mudanças necessárias em uma implantação de ERP.
Falta de capacitação dos funcionários
A tecnologia está ganhando um papel muito importante no dia a dia. Assim, não pode ser mais considerada um conhecimento técnico, e sim deve ser vista como uma habilidade básica. No entanto, a maioria dos colaboradores não estão aptos a usar soluções desse tipo.
Mesmo quem está acostumado a utilizar outras inovações — editores de texto, planilhas, internet, redes sociais, aplicativos de compra, banco etc. — para fazer suas tarefas cotidianas, pode encontrar dificuldades com um software novo.
Remodelagem de processos e operações
Processos e tecnologia andam de mãos dadas. Mas compatibilizá-los se torna um desafio quando empresas não têm suas operações organizadas ou quando há resistência dos envolvidos a mudar a forma como realizam as tarefas.
Uma remodelagem é necessária para compatibilizar as ações externas ao sistema com o que ele deve controlar e com a forma como ele permite fazer isso. Criar procedimentos, adaptando o fluxo de trabalho ao digital, deve ser parte da implantação do ERP.
Como a empresa pode estar mais preparada para superar esses desafios?
Muitos desses desafios podem ser prevenidos ou receber ações de contingência que minimizam seus impactos durante a etapa de implantação de ERP. Veja como colocar isso em prática a seguir!
Implemente a gestão de processos
Trabalhar sob um modelo de gestão que organiza, padroniza e sistematiza as tarefas em processos, integrando as operações em um fluxo contínuo, coloca sua empresa um passo à frente na implantação de ERP.
Para isso, além de elaborar um manual interno descrevendo as etapas para execução das operações, é preciso aplicar metodologias de qualidade, a fim de assegurar a conformidade e a melhoria contínua.
Prepare e treine a equipe
Antes de colocar o ERP para rodar, é preciso preparar a equipe para a mudança e treinar os operadores para trabalhar com a ferramenta. Ações de capacitação voltadas a proporcionar o entendimento técnico e conceitual da tecnologia devem ser acompanhadas de estratégias para gerar uma nova visão sobre o sistema. Informar é a melhor maneira de desmistificar e superar a resistência.
Escolha um fornecedor de qualidade
Um fornecedor despreparado mais atrapalha do que ajuda no processo de implantação de ERP. Ele não consegue superar as dificuldades e muitas vezes não entende a diversidade de situações que são possíveis nesse momento. Nesse caso, a qualidade pode ser avaliada a partir de 4 fatores:
- experiência de mercado: quanto maior, mais variadas são as situações com as quais ele teve contato, diminuindo a chance de não saber por onde começar a resolver um problema;
- consultoria para implantação: esse serviço implica o domínio do processo de adaptação entre tecnologia e operação, podendo realizar a transição conforme as especificidades do seu negócio;
- suporte 24X7: oferecer um atendimento amplo assim pressupõe que o fornecedor entende e valoriza a importância dele para o sucesso da ferramenta;
- variedade de treinamentos: imprescindíveis para a efetiva utilização da tecnologia, podem ser usados como meio para preparar a equipe para a mudança.
Invista em Cloud Computing
Ter um ERP na nuvem — armazenado em um servidor remoto e acessado pela internet — traz muitas vantagens para as empresas, ampliando os benefícios de investir em um software de gestão e garantindo:
- segurança: diminui o risco de perda de dados;
- escalabilidade: adapta-se ao tamanho e à necessidade do negócio ao longo do tempo;
- mobilidade de acesso: possibilita trabalhar de qualquer lugar e a qualquer hora;
- compatibilidade com a estrutura existente: não é preciso investir em infraestrutura para usar o programa;
- redução de custos: acontece em decorrência do pagamento ser limitado ao serviço em uso, das melhorias em produtividade e do aumento da qualidade e agilidade nos processos.
Uma implantação de ERP pode fazer desse sistema um sucesso, agregando benefícios à empresa, ou um fracasso, ao não superar os desafios do momento. Para que seu negócio esteja entre aqueles que obtêm a primeira possibilidade, aplique nossas dicas e prepare toda a organização.
Então, gostou do texto? Se você precisa de ajuda para superar os desafios da implantação de um ERP em nuvem, entre em contato com a SantoDigital!
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