Otimizar tempo e tornar as atividades da empresa mais simples e rápidas é algo que os gestores visam constantemente nos negócios. Para isso, implementar ferramentas colaborativas, como o Google Workspace, é um jeito de todos os funcionários trabalharem compartilhando planilhas, textos e apresentações.

É assim que a gestão de equipe ganha dinamicidade em seu trabalho. Isso porque tais ferramentas possibilitam o acompanhamento em tempo real dos documentos e processos, bem como uma visão mais ampla das equipes sobre a atividade que desempenham.

Este artigo vai ajudar você a entender mais sobre o tema. Ao ler o texto, você saberá o papel das ferramentas do Google Workspace em uma organização, conhecendo-as mais de perto. Entenderá os motivos de usá-las e receberá importantes dicas sobre a gestão de um time de colaboradores.

Não espere mais e siga na leitura, agora mesmo!

Qual é o papel do Google Workspace nas empresas?

Um dos maiores desafios dos gestores nas companhias é executar um bom gerenciamento de equipes. A rotina de trabalho envolve tarefas complexas, como buscar soluções para integrar a comunicação interna e delegar atividades com qualidade, além de acompanhar o andamento dos projetos da empresa e das equipes como um todo.

O Google Workspace é uma ferramenta que pode ajudar nesse sentido, contribuindo para a melhora do desempenho, o gerenciamento da rotina e a otimização de tempo da equipe. Isso porque, basicamente, esse recurso reúne um conjunto de aplicativos e ferramentas voltadas para a produtividade e a organização de arquivos, visando melhorar o trabalho e centralizar documentos e fluxos.

Dicas: quais são as principais ferramentas capazes de melhorar a gestão de equipe?

Há várias ferramentas que podem ser utilizadas para atividades específicas, desde a elaboração de um texto para o marketing de conteúdo até uma apresentação de proposta para novos investidores. Esses recursos ajudam muito os gestores na organização e na delegação de tarefas, bem como no acompanhamento e na divulgação de resultados.

Acompanhe, a seguir, uma melhor descrição de alguns desses recursos.

1. Gmail e Google Meet

Independentemente do porte da empresa e do número de funcionários, ter uma comunicação eficiente é decisivo para ter bons resultados. Para isso, o Gmail é uma ferramenta que permite diversas atividades que vão além de, simplesmente, enviar e-mails. Com ele, é possível criar marcadores para um rastreamento rápido das mensagens, pastas para arquivamento de e-mails, prints e links, facilmente.

Esse tipo de atividade pode ser feito por anexos ou direto no Google Drive, o que possibilita o alinhamento com as equipes e registro dos informativos e documentos. Um drive compartilhado é capaz de tornar mais simples o acesso a arquivos, pois as informações podem ser divididas de modo muito prático com todos os interessados.

No caso de reuniões, o Google Meet pode contribuir para uma comunicação efetiva e instantânea, permitindo que gestores e colaboradores possam se relacionar com praticidade e sem precisar mudar de tela, inclusive, no formato de vídeos. É possível utilizar, também, o Chat do Google Workspace para comunicações mais rápidas, que não demandem tempo parado da equipe inteira.

2. Google Drive

Uma ferramenta muito interessante do Google Workspace é o Google Drive. Nesse espaço virtual, é possível criar várias pastas e armazenar arquivos em diferentes formatos, disponibilizando-os aos perfis que têm permissão para aquele acesso. Ou seja, admissão específica para cada funcionário, conforme a função que realiza.

Esse recurso é ótimo para deixar todos os materiais e documentos da rotina na nuvem, armazenados em um sistema simples de utilizar, organizados conforme categoria e fáceis de serem acessados. Isso permite um melhor acompanhamento no controle de versões, ou seja, quem modificou, o que e quando.

Outro ponto de grande relevância para as empresas que usam o Google Drive é a maior segurança em relação aos arquivos armazenados. Como os servidores do Google Workspace são utilizados, as chances de perder alguma informação reduzem drasticamente, pois o armazenamento não é mais local. Ainda existe a vantagem de poder acessar de qualquer lugar com uma conexão com a internet, o que favorece o trabalho remoto dos membros da equipe.

3. Google Documentos e outras ferramentas de colaboração

Os aplicativos de colaboração no Google Workspace são divididos em documentos para edição de texto (muito semelhante ao Word), planilhas (parecido com o Excel) e apresentação, para slides e propostas (semelhante ao PowerPoint). Os atalhos para essas ferramentas são disponibilizados de forma simples, diretamente no Google Drive.

Uma vantagem desses recursos é a função de salvamento em tempo real e a opção de dividir o documento com os colegas de trabalho. Com isso, é possível editar os materiais e planilhas de forma compartilhada e ágil, facilitando a comunicação da equipe e permitindo o controle das atividades pelos gestores. Assim, é possível visualizar as etapas e responsáveis por elas, bem como aqueles que têm acesso aos conteúdos e que os modificaram.

4. Google Agenda

O Google Agenda permite criar e compartilhar agendamentos de compromissos de modo simples, fácil e rápido de visualizar, reservando horários na agenda dos membros da equipe. Com isso, marcar uma reunião e enviar convites para aqueles que deverão participar se torna um processo digital e de fácil controle, evitando que a equipe se esqueça do compromisso. 

Outro benefício é a opção de criar agendas específicas para cada assunto ou tarefa, podendo repetir os encontros ao longo dos meses. Isso favorece a organização do time, pois todos os compromissos ficam localizados no mesmo arquivo, sendo acessível a todos. A palavra de ordem, nesse caso, é o compartilhamento.

5. Google Sites

Para criar a intranet da empresa em segundos, essa é a ferramenta ideal. Pouco conhecido, o Google Sites ainda não é tão explorado pelos gestores, como poderia ser. Dedicar tempo para conhecer melhor esse recurso pode ser uma maneira de compartilhar informações sobre um projeto específico com a equipe e criar momentos de interação.

Além dessas, o Google Workspace tem outras ferramentas que facilitam o dia a dia dos gestores. Ou seja, torna a rotina de gerenciamento das atividades mais simples e prática, otimizando o tempo.

As vantagens de investir nesses recursos consistem em diversos aspectos, conforme os descritos, a seguir:

• segurança e flexibilidade no trabalho;
• alta disponibilidade;
• acessibilidade;
• diversidade de ferramentas em um único gerenciador.

Com muitos ganhos interessantes para o trabalho, investir nesse conjunto de ferramentas é uma ótima maneira de tornar as demandas da empresa mais dinâmicas, colocar as estratégias de marketing em ação e ter resultados positivos.

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Por que usar as ferramentas do Google Workspace no marketing?

Para elaborar os materiais para as estratégias de marketing, as ferramentas do Google Workspace também podem ser utilizadas de forma bastante prática. A vantagem do compartilhamento é permitir que os conteúdos fiquem prontos rapidamente, e os gestores podem avaliar o material e aprová-lo para o Inbound Marketing.

Assim, podem acompanhar os estágios de cada equipe, identificando as melhorias possíveis e implementando mudanças de forma ágil. Há mais benefícios que facilitam o dia a dia da equipe:

• é simples de fazer login;
• tem ótima capacidade de armazenamento no Drive;
• pode-se usar em vários dispositivos;
• oferece proteção reforçada com o Google Vault;
• Facilita o gerenciamento de contas e dispositivos;
• pode ter um domínio de e-mail personalizado.

Como avaliar as métricas organizacionais com as Planilhas Google?

Os gestores podem usar Planilhas Google para avaliar os resultados de suas campanhas de anúncios pagos e aumentar o poder do marketing da empresa. O Twitter Ads, por exemplo, é pouco explorado pelos usuários, e traz excelentes resultados para o marketing, sendo possível criar, organizar, formatar e compartilhar arquivos com as principais métricas do Google Sheets.

Outra boa fonte de tráfego que pode ser monitorada com o uso do Google Planilhas é o LinkedIn. Muitas empresas ainda não sabem do poder que essa rede tem, já que seu foco é destinado ao relacionamento de trabalho.

Bons profissionais podem ser encontrados ali, além de parcerias de negócios de sucesso. Divulgar sua atuação por lá e fazer o monitoramento com as planilhas do Google Workspace é uma excelente estratégia.

Assim, vale ainda mais a pena investir tempo e capital nessas plataformas para criar vários formatos de anúncios. Esse pode ser o caminho para ter mais lucros, credibilidade e fidelizar clientes. Afinal, o Planilhas Google é uma ferramenta simples de operar, proporciona bons resultados e promove a colaboração de milhares de dados com o time inteiro.

Quais são as principais dicas práticas para melhorar a gestão da equipe remota?

Além de usar muita tecnologia baseada, principalmente, nas ferramentas do Google Workspace, existem outras recomendações muito úteis na gestão remota de um time de colaboradores. Uma das mais importantes é evitar a assimetria de informações, que acontece quando não há uma comunicação eficiente.

Para que isso não aconteça, é sempre bom esclarecer todos os avanços em cada etapa de um projeto. Outro ponto fundamental é promover a descentralização da tomada de decisões. Com mais autonomia, um time colaborativo pode ser muito mais produtivo.

Por fim, incentivar o uso correto de todos os canais de comunicação e reforçar a interação de todos fará com que as pessoas se sintam mais próximas, já que o trabalho não se dá presencialmente sendo preciso se ajustar ao trabalho exercido remotamente.

Desse modo, investir no Google Workspace pode render excelentes resultados para a empresa, com os gestores tendo mais controle sobre as atividades e mantendo sempre a harmonia entre os profissionais. A gestão de equipe fica muito mais facilitada e o trabalho do time ganha em produtividade. Essa é uma ótima ferramenta para ser implementada em qualquer ambiente de trabalho, servindo, inclusive, para a gestão remota.

Gostou do conteúdo? Então entre em contato conosco para conhecer as melhorias que podemos promover em seu negócio!

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