Extração de dados de documentos: para que serve e sua importância

Transpor informações de um documento físico para um sistema por meio de digitação é demorado, pouco produtivo e pode gerar erros. Assim, soluções de extração de dados são ideais para esse propósito. Isso porque elas identificam, captam e transferem tais elementos de diversas fontes automaticamente.

Mesmo quem não sabe o que é OCR já deve ter ouvido falar de ferramentas que escaneiam textos, imagens e PDFs para essa finalidade. Que tal descobrir mais sobre o assunto e conhecer os benefícios de usufruir desse tipo de tecnologia?

Siga a leitura deste artigo que vamos te contar o que você precisa saber!

O que é a extração de dados de documentos?

A extração de dados de documentos refere-se ao processo de identificação, captura e transferência automática de elementos contidos em diversas fontes, como textos, imagens e PDFs, para sistemas digitais. Essa tecnologia, muitas vezes implementada por meio do Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), busca substituir a digitação manual por métodos mais rápidos, eficientes e seguros.

Para que serve a extração de dados?

Lidar com um grande volume de dados não é fácil. Entretanto, essa é uma realidade para diversos empreendimentos. Informações chegam de variadas origens e precisam ser repassadas para o softwares corporativos.

Diante disso, o conceito de tecnologia de extração surgiu. Visando substituir a digitação por processos mais rápidos, práticos e seguros, tal solução permite:

• preencher campos;
• atualizar o que já foi cadastrado;
• identificar conflitos e mitigar fraudes;
• substituir arquivos em papel por digitais.

Em quais setores a extração automática de documentos pode ser utilizada?

A extração automática de documentos é uma solução versátil que pode ser aplicada em diversos setores. Alguns exemplos incluem:

1. Serviços Bancários: Agiliza a análise de documentos financeiros, facilitando a verificação e processamento de informações.

2. Seguros: Contribui para a rápida avaliação e processamento de documentos relacionados a sinistros, apólices e contratos.

3. Saúde: Facilita a gestão de registros médicos, permitindo a extração rápida e precisa de dados relevantes.

4. Manufatura: Ajuda na gestão de documentos relacionados a processos de produção, garantindo eficiência e rastreabilidade.

5. Recursos Humanos (RH): Simplifica a administração de documentos relacionados a funcionários, como contratos e registros pessoais.

Esses são apenas alguns exemplos, e a extração automática de documentos pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de diferentes setores, promovendo eficiência e redução de custos.

Quais são seus benefícios?

Apesar de ser uma ideia simples, a extração de dados de documentos tem muitas vantagens. Entenda as principais a seguir!

Redução de custos

Ao eliminar processos manuais (digitar, conferir, procurar, etc.), a equipe ganha tempo. Mais que isso, diminui erros e retrabalhos. Em consequência, há um aumento da eficiência operacional e uma diminuição de prejuízos por informações incorretas. Dessa maneira, os custos são reduzidos.

Automatização de tarefas e processos

A automação de tarefas e processos é uma vantagem enquanto libera a equipe para outras atividades. Nesse caso, o ganho para a empresa está no uso de seus recursos humanos em outras ações que agreguem aos resultados.

Integração com outras tecnologias

Usar a extração de dados associada com ferramentas de Business Intelligence (BI), Inteligência Artificial (IA) e Big Data gera valor para a empresa. Afinal, a utilização conjunta dessas tecnologias possibilita:

• coletar informações de várias fontes automaticamente;
• estruturá-los independentemente de seu volume;
• analisá-los de forma ágil e precisa;
• obter dados úteis para o negócio.

Qualificação da tomada de decisão

Outro diferencial da extração de dados é a qualidade das informações que podem ser obtidas de forma ágil. Por abrangerem diversos tipos de fontes, nada de importante fica de fora. Além disso, são identificadas possíveis inconsistências. Portanto, a base para a tomada de decisões pode ficar mais atualizada e correta, levando a escolhas acertadas.

Resumindo

Quais tipos de Extração de dados são usados?

OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), Web Scraping, Mineração de Dados e APIs.

Quais ferramentas de extração e gestão de dados?

Santo iD (OCR), Beautiful Soup (Web Scraping), Knime (Mineração de Dados) e Postman (APIs).

O OCR é uma tecnologia óptica capaz de capturar, reconhecer e entender os caracteres de um documento com base em padrões cadastrados no seu banco. A partir disso, repassa essas informações para sistemas ou cria uma versão digital e editável do texto. Ou seja, realiza a extração de dados.

Nesse contexto, a Santo iD fornece uma plataforma de OCR que pode ser integrada a outros sistemas. Ela utiliza Inteligência Artificial e visão computacional para que diversos formatos de imagem se tornem cadastros precisos.

Contar com a extração de dados de documentos é muito vantajoso para diversos empreendimentos. A partir de seus diferenciais, é possível otimizar processos e gerar valor. Com isso, a plataforma de OCR da Santo iD oportuniza usufruir desses benefícios em sua empresa.

Então não perca tempo, conheça a Santo iD e adote nossas soluções em seu negócio!