Existem diversas razões para você usar intranet na sua empresa, já que o sistema é a melhor plataforma para simplificar o cotidiano dos seus funcionários, facilitando toda a comunicação entre eles.

A intranet corporativa ainda permite, com a ajuda do Google Apps, deixar os arquivos salvos na nuvem, com a possibilidade de alterar qualquer informação por algum usuário do grupo.

Vamos conferir todos os motivos para utilizar a intranet na sua empresa? Veja-os no nosso artigo abaixo!

O que é a intranet

Usar intranet nada mais é do que implementar uma forma de comunicação interna de uma organização. Ela pode servir para trocar informações, realizar chats e fóruns. O sistema pode ser criado com ajuda do Google Sites, é simples e rápido.

Ao contrário do que alguns acreditam, não é uma ferramenta específica para funcionários do ramo da computação, podendo ser utilizada por todos os setores de uma empresa. O sistema atua como uma rede de comunicação interna e pode ser acessado de todas as filiais da corporação.

Isso ajuda no fato de que os funcionários podem receber uma informação de uma mesma fonte com extrema agilidade, fator muito importante para o sucesso de qualquer negócio. Vale ressaltar que a intranet é uma rede com acesso apenas para os funcionários da empresa e, algumas vezes, liberada apenas para o ambiente de trabalho.

Para que serve uma intranet?

Como já vimos, usar intranet é implementar uma rede interna de computadores. Ela oferece uma série de recursos e serviços para os membros de uma organização. Todavia, ela desempenha um papel fundamental na comunicação interna, colaboração e compartilhamento de informações numa empresa ou instituição.

Ainda mais, a intranet serve como uma plataforma centralizada para acesso a documentos, políticas, procedimentos, notícias internas e outros recursos importantes.

Uma das principais finalidades da ferramenta é facilitar a troca de informações entre os funcionários, permitindo a comunicação rápida e eficiente por meio de e-mails, fóruns de discussão, chats e mensagens instantâneas.

Além disso, ela pode fornecer espaços de trabalho compartilhados, onde equipes podem colaborar em projetos, compartilhar arquivos e coordenar atividades.

Outra função importante é o armazenamento e acesso seguro a documentos e bases de conhecimento da empresa. Isso permite que os funcionários encontrem informações relevantes de forma rápida e fácil, promovendo a eficiência e a produtividade.

1. Compartilhamento de informações

Com a intranet, é possível compartilhar qualquer dado de uma empresa no Google Docs, como, por exemplo, objetivos de cada área, ganhos da companhia, notícias relacionadas ao setor, gerenciamento de arquivos e o que acontece na rotina de trabalho. Com o compartilhamento dessas informações, é possível facilitar o cotidiano de todos os seus colaboradores.

2. Usar intranet como redução no uso de papel

A diminuição do uso de papel por conta da intranet, além de contribuir com o nosso meio ambiente, ainda reduz os gastos da sua empresa. Isso porque, como os dados são atualizados constantemente, há uma significativa redução das despesas com a impressão.

3. Facilidade de acesso à informação

Com o acesso simplificado aos dados da empresa de qualquer local, as filiais podem conferir informações importantes sobre algum assunto.

Ademais, a intranet possibilita aos funcionários da companhia ter o acesso rápido a qualquer dado que seja necessário para a solução de um problema ou para a conclusão de um relatório.

4. Controle da produtividade

Com o uso da intranet na rotina da empresa, é possível fazer o controle das atividades com praticidade. Dessa forma, você realiza a manutenção e controla as horas trabalhadas pelo sistema de ponto da companhia.

5. Sistema intuitivo

A intranet é muito fácil de ser usada e os funcionários saberão utilizar esse sistema sem maiores problemas. Quem está habituado a usar um computador não terá nenhuma dificuldade em utilizar a intranet no cotidiano da corporação.

6. Interatividade entre funcionários

A intranet oferece a vantagem de possibilitar a participação de todos os funcionários, seja para sugerir melhorias, para fazer parte de pesquisas ou para tomar alguma decisão importante. Tudo isso ajuda a diminuir o tempo gasto em reuniões na empresa, pois é possível adiantar o assunto para simplificar todo o processo.

7. Usar intranet pode dar mais segurança das informações

Um dos principais benefícios de usar intranet é a segurança da informação. Afinal, por ser uma rede privada e segura, as informações compartilhadas através da intranet são menos suscetíveis a ataques cibernéticos e ao roubo de dados confidenciais.

Além disso, para usar intranet, o acesso é controlado por medidas de segurança, como senhas e autenticação de usuários. Dessa forma, apenas os colaboradores autorizados têm acesso às informações, garantindo a confidencialidade das informações da empresa.

Outro ponto importante é que ela permite o compartilhamento das informações de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de recorrer a canais de comunicação externos. Assim, a empresa pode ter um controle maior sobre quem acessa e como compartilha os dados.

Por fim, usar intranet também permite que a empresa monitore as atividades de seus colaboradores e possa detectar possíveis irregularidades ou vazamentos de informações confidenciais. Isso ajuda a prevenir futuros problemas e garante a integridade da empresa.

Como fazer uma intranet na empresa?

Para usar intranet em uma empresa, existem várias soluções disponíveis, como o uso do Google Sites ou a adoção de soluções específicas, como a Cloud Intranet da empresa Santo Digital.

Uma opção popular e de fácil implementação é o Google Sites, uma ferramenta que permite criar sites internos de forma simples e intuitiva. Assim, com o Google Sites, é possível criar páginas para diferentes departamentos, equipes ou projetos, com recursos como compartilhamento de documentos, calendários, formulários e até mesmo integração com outras ferramentas do Google, como o Google Drive.

No entanto, para empresas que buscam soluções mais robustas e personalizadas, a Cloud Intranet da Santo Digital pode ser uma opção interessante. Essa solução oferece uma intranet interna totalmente personalizada, adaptada às necessidades específicas da organização.

Ademais, ela permite a criação de páginas, portais, fóruns, áreas de colaboração, compartilhamento de arquivos e muitos outros recursos. Além disso, a Cloud Intranet geralmente oferece recursos avançados de segurança e controle de acesso, garantindo que as informações internas estejam protegidas.

Independentemente da solução escolhida, é importante considerar alguns passos para usar intranet com sucesso, como, por exemplo:

• Definir os objetivos e necessidades da empresa;
• Envolver os colaboradores no processo;
• Planejar a estrutura e os recursos disponíveis;
• Garantir a segurança da informação; e
• Fornecer treinamento e suporte aos usuários para que possam aproveitar ao máximo os recursos de usar intranet.

Contudo, cada opção possui suas vantagens e é importante avaliar as necessidades específicas da empresa antes de escolher.

Já começou a usar intranet na sua empresa? Conte para a gente como é a experiência em sua rotina de trabalho! Acesse o site da Santo Digital e conheça nossas soluções em intranet!