Confira o que é Shadow IT e como lidar com esse problema

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Confira o que é Shadow IT e como lidar com esse problema
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Confira o que é Shadow IT e como lidar com esse problema

Shadow IT é uma tendência que surge nas organizações, quando os colaboradores começam a usar aplicativos, serviços ou ferramentas de tecnologia sem a autorização, ou o conhecimento da equipe de TI. É o termo usado para descrever o uso de tecnologias que não foram aprovadas pelo departamento responsável pela segurança da informação da empresa.

Como a maioria das pessoas que usam essas aplicações não são especialistas em TI, elas podem não estar cientes dos riscos que estão correndo ao adotá-las. Por isso, trazemos este artigo!

Nele, ajudaremos você a esclarecer os detalhes que essa novidade da área está trazendo e os impactos gerados por ela. Daremos dicas sobre como gerenciá-la, entre outros pontos que devem ser considerados. Confira!

O que é, afinal, Shadow IT?

Embora possa parecer que Shadow IT é algo ruim, ele pode, na verdade, ser uma boa coisa. Por exemplo, se um colaborador encontrar uma ferramenta que pode ajudar a melhorar a produtividade, talvez queira usá-la imediatamente, sem esperar que a equipe de TI dê aprovação ou instale o software.

Como a inovação de processos é, muitas vezes, a resposta para o mundo moderno e dinâmico da tecnologia, essa ação pode ajudar em vários dos contextos, nas mais diversas companhias.

Outro motivo que mostra como a prática pode ser boa para as empresas é que essa atitude significa que os colaboradores estão buscando maneiras de melhorar o desempenho e a produtividade.

O problema é que a prática também pode ser ruim. Isso porque que a equipe de TI não terá controle total sobre o que está sendo usado, gerando problemas de segurança e inúmeros prejuízos.

Resumindo, é essencial saber que, geralmente, a prática de Shadow IT pode ter vários impactos positivos, desde que as ferramentas sejam seguras e os colaboradores e gestores estejam cientes das ameaças e das melhores soluções a serem aplicadas.

Quais os impactos da falta de gerenciamento sobre o Shadow IT?

A falta de gerenciamento sobre o Shadow IT pode gerar diversos problemas para uma empresa. Veja, agora!

Aumento dos riscos de segurança

Como as tecnologias e aplicativos de Shadow IT não são gerenciados pelo departamento de TI, eles podem não estar adequadamente protegidos contra ameaças externas, o que pode expor a empresa a ataques cibernéticos.

Problemas de compatibilidade entre aplicações

As tecnologias e aplicativos de Shadow IT podem não ser compatíveis com as soluções usadas pelo departamento de TI, o que pode causar problemas de interoperabilidade e dificultar o gerenciamento de toda a infraestrutura de informação da empresa.

Gastos excessivos

As pessoas que usam tecnologias e aplicativos não reconhecidos pela TI da empresa, geralmente, não têm conhecimento sobre o custo de implantação e manutenção dessas soluções. Isso pode levar a gastos excessivos e desnecessários para controle e manutenção do sistema, portanto, é importante ficar sempre de olho.

Baixa produtividade

As tecnologias e aplicativos de Shadow IT podem não ser otimizados para atender às necessidades específicas da empresa, reduzindo a produtividade dos colaboradores que os utilizam.

Como é possível lidar com o Shadow IT em empresas modernas?

Melhor do que esconder o problema é saber lidar com ele, abrindo a possibilidade de encontrar oportunidades de melhorias no processo. Veja nossas dicas.

Reconheça que o Shadow IT chegou para ficar

Como já dissemos, embora exista certo estigma em relação ao Shadow IT, a prática está aqui para ficar. Como a tecnologia continua evoluindo e as pessoas ficam cada vez mais acostumadas a usá-la, isso se tornará cada vez mais comum.

Como tal, é importante que as empresas reconheçam isso e trabalhem para gerenciar e monitorar a tecnologia que está sendo usada de forma eficaz.

Aceite os lados positivos que o Shadow IT pode trazer para a produtividade da companhia

O lado positivo do Shadow IT é que ela pode aumentar a produtividade da companhia, uma vez que os funcionários têm acesso a um maior número de ferramentas e aplicativos para ajudá-los a realizar suas tarefas. Além disso, pode ajudar a reduzir os custos do empreendimento, já que muitas das ferramentas e aplicativos disponíveis são gratuitos ou de baixo custo.

Por esse motivo, reconhecer seu uso na companhia e fazer uma gestão adequada dessas ferramentas e aplicativos pode levar a uma maior produtividade e melhores inovações.

Aprenda a trabalhar com o setor de TI para continuamente buscar a segurança, mesmo com uso de dispositivos pessoais 

Buscar soluções inovadoras para problemas de TI do dia a dia pode ser a melhor solução. Com a prática de Shadow TI crescendo continuamente, ela deverá ser administrada pelas empresas.

Dê consciência aos seus colaboradores e os engaje a usar Shadow IT, mas de forma responsável

Atenha-se às diretrizes de segurança da sua organização e à política de segurança da informação. Adote as ferramentas e os processos certos para que a sua empresa se torne mais segura. Ainda, divulgue e explique as vantagens e os problemas do uso de Shadow IT, assim como as diretrizes de segurança próprias da companhia.

É importante, também, criar uma cultura que envolva o uso de Shadow IT — estimulando a inovação. Quem sabe aquele aplicativo de uma startup, encontrado sem querer por um estagiário, não pode ser o futuro padrão para todos os colaboradores pelas suas funcionalidades? Oportunidade é a palavra-chave.

Ao adotar o gerenciamento do Shadow IT, a organização não deve tomar medidas punitivas contra os colaboradores. Isso fará com que a prática seja camuflada no ambiente, deixando-a muito mais difícil de ser detectada em auditorias ou até pelos gestores mais responsáveis. Em vez disso, a empresa deve fornecer orientações claras e práticas para aumentar a segurança e reduzir os riscos.

Treine seus colaboradores sobre o uso responsável do Shadow IT para mitigar as consequências e os riscos

Seja criativo e apresente os problemas que podem surgir de uma forma que os faça pensar. Se você é um gestor de TI, é seu dever tornar a área mais atrativa para os colaboradores, retendo talentos e melhorando a produtividade.

Existem coisas muito importantes que você deverá conferir antes de iniciar o treinamento dos colaboradores. Uma delas é sobre o contrato de licenciamento para aplicativos de nuvem.

Verifique se o seu contrato ou o uso de determinados aplicativos são permitidos para usar medidas que autorizem o Shadow IT. Caso contrário, você poderá sofrer consequências legais. Aproxime-se dos usuários para entender o que eles precisam e, em seguida, ofereça o apoio necessário para eles obterem o sucesso.

O que fazer se eu quiser aplicar o gerenciamento de Shadow IT em minha empresa?

A primeira dica seria aumentar a sua capacidade de armazenamento de dados e, se possível, a quantidade de dados que você pode processar. É importante ter um plano de emergência para dados críticos perdidos em eventualidades.

Faça um inventário de todos os aplicativos que estão sendo usados na sua organização, incluindo aqueles que você não conhece, mas que você sabe que todos utilizam. O inventário deve conter o nome do aplicativo, a URL do site, o nome do fornecedor e o do administrador daquela rede para futuras pesquisas.

Identifique os riscos de segurança associados a cada um desses aplicativos. Isso pode incluir a exposição de dados confidenciais, a violação de direitos autorais, a falta de controle sobre o que os usuários estão fazendo com os dados, o acesso não autorizado a sistemas sensíveis e a invasão de privacidade.

O gestor deverá avaliar se os riscos são aceitáveis ou não. Em caso negativo, é necessário tomar as medidas cabíveis para mitigá-los. Se as ameaças forem aceitáveis, é preciso determinar se é possível gerenciá-las. Isso tudo deverá ser criado a partir de um plano de ação, que deve incluir as medidas que serão tomadas para monitorar e responder aos riscos.

Saiba que a gestão de riscos e o monitoramento de Shadow IT podem ser feitos por meio de serviços gerenciados. Dessa forma, você poderá aproveitar os benefícios dessa prática, sem comprometer a empresa.

Se você ainda não sabe muito bem sobre o tema, veja quais vantagens os serviços gerenciados trazem para seu negócio. Acesse o artigo e tenha mais uma boa leitura!

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