Administrar uma empresa atualmente é lidar, entre outros aspectos, com a enorme quantidade de dados disponíveis. Essa realidade demanda uma gestão da informação mais eficiente e otimizada, uma vez que o conhecimento extraído pode gerar insights valiosos para as tomadas de decisão.

Em paralelo, enquanto o volume de dados que circulam em uma corporação cresce e se torna mais e mais estratégico, aumentam os riscos e casos de ataques e vazamentos, que podem causar enormes prejuízos financeiros e à imagem do negócio. No mais, legislações modernas impõem às empresas a necessidade de ter políticas de conformidade mais rígidas e eficazes.

Nesse cenário, como fazer para lidar com os dados da melhor forma e garantir segurança, compliance e produtividade? Neste post, falaremos sobre a importância da gestão da informação e como otimizar esse processo na sua empresa para que você e sua equipe possam tirar o máximo de proveito dos dados disponíveis. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a gestão de informação e sua importância?

A gestão da informação diz respeito a todos os processos e técnicas relacionadas à:

• coleta;
• armazenamento;
• processamento;
• utilização dos dados disponíveis nas empresas.

Como se sabe, vivemos na era dos dados, em que informações desse tipo são usadas para os mais diversos fins em um negócio como:

• mapeamento de problemas e oportunidades;
• identificação de padrões;
• conhecimento sobre o perfil dos clientes;
• acompanhamento de indicadores;
• relatórios para tomadas de decisão e muito mais.

Assim, nas empresas, dados ajudam a otimizar inúmeros processos e agregam valor ao negócio, sendo valiosos e precisam ser gerenciados com eficácia.

No cenário incerto que vivemos hoje, implementar uma cultura orientada a dados é uma das maneiras mais produtivas de ser estratégico e usar conhecimento qualificado para fazer projeções mais seguras e reduzir riscos.

Como otimizar a gestão da informação?

Como vimos, dados são elementos estratégicos que geram informação qualificada usada na empresa em diversas atividades para trazer mais inteligência, eficiência e produtividade.

Logo, o ideal é que os empreendimentos invistam em uma gestão da informação integrada e fluida, de modo a tornar esse conhecimento disponível para todas as áreas e equipes, mantendo a segurança, integridade e conformidade. Conheça, a seguir, algumas práticas que colaboram para uma gestão da informação de sucesso.

Crie uma política de dados com controle e hierarquização de acessos

Um dos primeiros passos a serem dados para ter uma gestão da informação eficaz é estabelecer uma política a fim de aprimorar o controle e a segurança dos dados da empresa.

Essa iniciativa é importante não somente para reforçar a proteção, mas é essencial para estar conforme a legislação, especialmente diante da Lei Geral de Proteção e Uso de Dados (LGPD), promulgada em 2018. A Lei dispõe sobre os direitos e deveres de empresas no que diz respeito à coleta e uso de dados de clientes e usuários.

Assim, empresas precisam investir em processos e ter direcionamentos específicos sobre o tratamento de dados pessoais dos clientes e, ao mesmo tempo, garantir que as informações estejam íntegras e disponíveis para alimentar o fluxo do trabalho.

Para tal, é essencial contar com ferramentas tecnológicas que permitam a organização, armazenamento e compartilhamento de dados.

Nesse sistema, a empresa deve determinar regras de acesso e segurança para assegurar a integridade e disponibilidade de dados somente para as pessoas autorizadas. Isso é possível por meio de ajustes e configurações que permitem o controle e a delimitação dos níveis de acesso conforme o nível hierárquico do usuário na empresa.

Priorize a comunicação unificada e integrada

A comunicação interna e externa eficaz na empresa é um dos elementos chave para uma gestão da informação de sucesso. Seja na hora de utilizar conhecimento para otimizar processos ou atender clientes, é crucial garantir que as informações certas estejam disponíveis para aprimorar a experiência do usuário e os resultados de cada setor.

Nesse sentido, aposte em ferramentas e canais de comunicação integrados, de modo que torne os dados da empresa estejam centralizados em um só lugar. Além de facilitar a consulta e a visibilidade dos dados, a integração favorece a colaboração e a produtividade entre as equipes.

Conte com ferramentas integradas

Continuando a dica anterior, uma forma de fazer com que a coleta, o armazenamento e a análise de dados se torne mais rápida e funcional é por meio da integração de ferramentas corporativas.

Em vez de utilizar vários softwares diferentes para atender aos processos da empresa, considere investir em uma plataforma que centralize todos os recursos necessários em um único lugar, como o Google Workspace.

O Google Workspace é um ecossistema de produtividade do Google que reúne todas as ferramentas do Google, como Gmail, Drive, Agenda, Apresentações, Chat e muito mais em uma única rede. Esses aplicativos funcionam totalmente conectados, de maneira que você pode utilizar dados do Drive diretamente do e-mail e de outras ferramentas sem ter que sair da mesma página.

Com isso, o Google Workspace se destaca como uma solução definitiva para a produtividade, colaboração e comunicação organizacional. Independentemente da localização dos usuários, eles podem trabalhar juntos e cooperar em uma série de projetos com rapidez e eficiência como se estivessem lado a lado.

Ao mesmo tempo em que investe em inteligência e funcionalidade, o Google Workspace oferece recursos de segurança que garantem uma gestão da informação de qualidade e com proteção e controle de ponta a ponta.

Na conta de administrador, os gestores podem definir controles de acesso personalizados de acordo com usuários, pastas e outras especificidades para garantir que dados sejam visualizados apenas por pessoas autorizadas.

No mais, os dados dos clientes do Google Workspace contam com criptografia de alto desempenho em todas as suas etapas: quando estão em repouso, armazenados, em compartilhamento pela internet, em trânsito para centros de dados, etc.

A estratégia de criptografia do Google é uma das chaves para proporcionar uma gestão da informação de ponta para os usuários, protegendo não somente arquivos, mas dados que circulam via e-mail, bate-papo, etc.

Além desses recursos, o Google investe em uma série de mecanismos rigorosos para detectar spam, malware, phishing e qualquer outro tipo de ataque à rede. Um outro elemento em toda essa estrutura de segurança de ponta que oferece uma camada extra de proteção no que diz respeito à gestão da informação é o Google Vault.

Essa ferramenta permite que o administrador crie regras para guarda e retenção de documentos. Com o Vault, mesmo que um usuário tenha deletado um e-mail, é possível localizá-lo e recuperá-lo.

Além de ajudar locais de trabalho a se tornarem mais inovadores, o Google também se preocupa com o pilar da segurança, incluindo ferramentas de proteção contra ameaças de desempenho elevado, pensada para atender os mais altos padrões de privacidade e compliance.

Por isso, é a solução ideal para aliar performance, inteligência e confiabilidade na gestão da informação, ajudando empresas a atingir a alta performance com o máximo de segurança.

Se você deseja ter mais produtividade e eficiência no seu negócio garantindo a confiabilidade e a segurança, considere a migração para a nuvem e a implementação do Google Workspace.

Para apoiá-lo nesse processo e fazer uma transição suave, segura e eficaz, conte com a SantoDigital. Somos uma empresa parceira Google premiada, certificada, especializada em transformação digital e gestão de segurança na nuvem. Conheça nossas soluções!