O gerenciamento de equipe eficaz é uma das chaves para o sucesso organizacional. Nesse sentido, as ferramentas de colaboração são grandes aliadas para que os processos de gestão do time se tornem mais ágeis e corretos.

No ambiente de trabalho, as pessoas se envolvem em muitas atividades em comum, o que torna essencial a colaboração para manter direção a um objetivo comum, além de incentivar a inovação e aumentar a produtividade. Assim, todos têm a responsabilidade de entregar e ajudar a manter a equipe no caminho certo e facilitar a tomada de decisão.

Como gestor, o peso de cumprir prazos e motivar as pessoas recai sobre seus ombros. Com tantas peças em movimento e a necessidade constante de tomar decisões, enquanto encontra o equilíbrio certo de semana para semana pode parecer difícil. Felizmente, existem inúmeras ferramentas de colaboração para tornar as atividades muito mais simples e gratificante.

Assim, ajudar os talentos de sua equipe a alavancar suas habilidades resultarão em melhores resultados. Com isso, a equipe será fortalecida e a maneira como todos trabalham elevará o desempenho do seu negócio a um novo nível.

Neste artigo, mostraremos como você pode melhorar o gerenciamento de equipe com ferramentas de colaboração.

Qual a importância de otimizar o gerenciamento de equipe?

Os métodos e técnicas de gerenciamento de equipe podem mudar conforme a empresa ou o contexto, mas o trabalho colaborativo é a chave para construir a visão de um negócio bem-sucedido.

Como não existem dois times iguais, cada um exigirá diferentes níveis de estrutura e vários estilos de comunicação. Uma boa forma de entender a importância de otimizar o gerenciamento de equipe é analisar alguns aspectos, como:

• Habilidades de liderança;
• Estilos de comunicação;
• Habilidades de definição de metas;
• Gestão de conflitos e crises;
• Empatia;
• Gerenciamento de tempo;
• Gerenciamento de estresse.

Como as ferramentas de colaboração podem ajudar no gerenciamento de equipe?

As ferramentas de colaboração permitem que os colaboradores discutam, façam brainstorming e planejem projetos uns com os outros, independentemente de sua localização.

Não só oferecem uma oportunidade para as equipes trabalharem juntas, mas também permite uma melhor documentação e ajuda os times a resolverem problemas mais rapidamente.

Neste contexto, o Google Workspace (antigo Google Suite) se enquadra como a melhor plataforma colaborativa, visto que traz ferramentas que aumentam a produtividade, promovem maior cooperação, garante segurança da informação, etc. A solução disponibiliza uma coleção de ferramentas eficientes, como Gmail, Sheets, Agenda, Meet e Drive, entre outros.

Os aplicativos ajudam a aproveitar ao máximo da equipe, mesmo que os colaboradores estejam trabalhando remotamente. Assim, oferecem vantagens com gerenciamento de tempo e colaboração em equipe.

A capacidade de conversar por vídeo no Meet, enviar mensagens no Chat e compartilhar suas apresentações na tela com o clique de um botão são apenas alguns dos benefícios que os usuários adoram. Esse nível de facilidade é algo que outros provedores de software lutam para capturar da maneira que o Google faz.

O Gmail e o Drive são os dois principais pilares do Google Workspace e permitem comunicação e colaboração. Assim, o gerenciamento de equipe é feito sem complicação, pois você não precisará cobrar continuamente os colaboradores para saber sobre o que está acontecendo e garantir o acesso aos documentos.

Isso mantém os projetos no caminho certo e minimiza a necessidade de adiar os prazos devido ao trabalho perdido.

Além disso, o Google Docs, Sheets e Slides são muito fáceis de aprender. Como quase todo mundo tem ampla experiência com as versões da Microsoft, a curva de aprendizado é praticamente zero.

8 formas para melhorar o gerenciamento de equipe com ferramentas de colaboração

O Google Workspace, como já mencionado, oferece recursos que ajudam no gerenciamento de equipe e facilitam o trabalho colaborativo, mesmo os colaboradores estejam fora do escritório.

Dessa forma, viabiliza o trabalho remoto e híbrido, facilitando o acesso a talentos que residem em localidades distantes da empresa. Confira como é possível otimizar a gestão com o uso dos aplicativos:

1 – Use listas de e-mail de grupo

Dependendo do tamanho da equipe, você pode ter vários colaboradores para gerenciar. Isso pode se tornar extremamente complicado se você precisar manter todos atualizados sobre a dinâmica de um projeto.

O Google Workspace facilita a comunicação eficiente com toda a equipe através do uso de um endereço do Gmail que inclua todos os envolvidos no projeto. Basta criar um e-mail para cada membro do time e depois, um grupo conforme a necessidade.

Além disso, configurações especiais de privacidade e outras opções permitem personalizar ainda mais.

2 – Gerencie sua equipe e cronogramas de projetos

Outro recurso que pode ser utilizado no gerenciamento de equipe é o calendário compartilhado, cuja função é manter os colaboradores atualizados sobre as demandas e seus prazos, reuniões, eventos ou datas comemorativas.

Assim, você pode criar calendários personalizados, designar o nome, adicionar a descrição e fazer diversos ajustes. Além disso, pode limitar o acesso somente para os membros do time.

3 – Realize reuniões individuais ou de equipe por vídeo

Os membros remotos da equipe se sentirão mais engajados por meio da videoconferência ao vivo. As apresentações podem ser compartilhadas no Google Meet enquanto oferecem interação face a face. E as reuniões podem ser iniciadas em seu desktop ou em dispositivos móveis, bastando fazer configurações simples.

Outro aspecto extremamente eficaz do Google Workspace é o aplicativo de chat, um ótimo complemento para conversas rápidas ou compartilhar links e arquivos individualmente.

4 – Organize a preparação da sua equipe para as reuniões

Nada é mais irritante para um gerente de projeto que quando as pessoas chegam às reuniões despreparadas. 

Seu tempo é limitado, então você quer fazer tudo o que puder para garantir que sua equipe e outras pessoas envolvidas com o projeto tenham acesso a tudo o que precisam para se preparar.

O Google Agenda não apenas ajuda a gerenciar agendas de colaboração, mas também permite que as pessoas visualizem arquivos relevantes para sua próxima reunião. Isso torna mais fácil para todos virem preparados para oferecer suas contribuições ao projeto, sejam ideias ou perguntas que tenham.

Ao enviar o convite para a reunião, basta anexar apresentações, planilhas, documentos ou qualquer outro item que você queira adicionar para discussão.

5 – Trabalhe com documentos de forma colaborativa

Ao definir a agenda de suas reuniões e trabalhar em outras propostas para seu projeto, você pode precisar de colaboração em tempo real nesses itens com outras pessoas. O Google Docs permite que você deixe comentários no documento para que outras pessoas vejam, o que permite que sejam feitas sugestões direcionadas.

Edite documentos em tempo real e até veja o histórico de revisões para saber quem fez quais alterações e quando. Isso é extremamente útil porque, se você não gostar das alterações, poderá voltar ao documento original ou a uma versão salva na nuvem anteriormente e começar do zero.

Tudo o que você precisa fazer é criar um arquivo do Google Doc, terminar a digitação de um texto pertinente ao projeto, clicar no botão “Compartilhar” no canto superior direito e digitar o endereço de e-mail com o qual deseja compartilhar.

Da mesma forma, pode controlar o que os visualizadores podem fazer no documento, seja visualizar, comentar ou editar o arquivo. Para notificar as pessoas automaticamente que você compartilhou um documento com elas, basta marcar a caixa “Notificar pessoas”.

6 – Desenvolva apresentações impressionantes com Google Slides

Há momentos em que você deseja criar uma apresentação para deixar as coisas claras para os membros da equipe ou clientes.

O Apresentações Google é um equivalente fácil de usar e baseado em nuvem ao PowerPoint. O que também é ótimo é que, se você tiver uma equipe remota, poderá compartilhar a tela com o Google Meet para poder apresentar um slide para sua equipe distribuída.

Tudo o que você faz para começar é acessar o Google Docs e clicar no ícone de hambúrguer no canto superior esquerdo. Isso permitirá que você selecione Slides, levando você à tela principal do aplicativo. Você pode selecionar uma nova apresentação em branco ou clicar na biblioteca de modelos e usar alguns dos modelos gerais para começar dessa maneira.

O benefício superdimensionado desse recurso é o suporte que você encontrará on-line sobre como criar slides. O próprio Google e a comunidade mais ampla de usuários podem ajudá-lo a gerenciar e criar Apresentações Google.

7 – Compartilhe e armazene ativos digitais com segurança

Há momentos em que você precisa armazenar imagens, documentos e outros arquivos em algum lugar para compartilhá-los com sua equipe. O controle de acesso do Google Drive torna o trabalho em equipe fácil, simples e protegido.

O que é realmente ótimo sobre esse recurso é que tudo é sincronizado com seu servidor em nuvem, então você só precisa armazenar seu arquivo no Drive em um dispositivo e todos os membros da equipe podem ver o conteúdo atualizado que você adicionou.

8 – Acompanhe as métricas no gerenciamento da equipe

Dependendo do seu nível de conhecimento técnico, você pode criar uma ferramenta de rastreamento de projetos em seu Google Workspace. Assim, podem ser utilizados os seguintes aplicativos:

• Drive — para armazenar e compartilhar ativos digitais;
• Agenda — para agendar e atribuir trabalho aos membros da equipe por meio de um calendário compartilhado;
• Formulários — para coletar dados, feedback e respostas de partes interessadas internas e externas;
• Planilhas — para desenvolver planos e cronogramas de projetos;
• Docs — para criar e colaborar em documentos.

O Google Workspace oferece muitas outras ferramentas que ajudam a otimizar o gerenciamento de equipe, tornando o trabalho ágil e seguro.

Com a SantoDigital, especialista em migração e implementação, é possível ter esses recursos ajudam os times a trabalharem com mais produtividade e um fluxo colaborativo em qualquer modelo de trabalho.

O que você achou de saber como melhorar o gerenciamento da equipe? Conheça mais sobre as soluções da SantoDigital para implementar o Google Workspace.