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- fev 28, 2025
No dia a dia, é comum que pessoas tenham que realizar um processo de cadastro em sites, aplicativos e plataformas em que precisam enviar dados e documentos. Esse procedimento é conhecido como onboarding digital e pode ser feito de diversas formas.
A ideia é evitar formulários longos que demandam muitos passos. Isso porque eles, geralmente, causam atrito com os usuários. Ao otimizar esses processos ao máximo, você garante uma experiência positiva e retém o cliente — tudo devido ao auxílio da tecnologia.
Plataformas, como o SantoiD, contribuem para agilizar o onboarding digital, automatizando a validação de documentos e identidades de forma segura e eficiente.
Se você está pensando em passar uma boa primeira impressão e elevar a competitividade do seu negócio, continue a leitura para saber o que é onboarding digital e suas vantagens!
O onboarding digital é o processo de utilizar tecnologias para integrar novos colaboradores ou clientes em uma empresa, facilitando sua adaptação e compreensão de suas funções ou contratos.
Essa metodologia visa otimizar a experiência inicial, pois garante que a pessoa entenda rapidamente os processos, políticas e cultura organizacional da empresa.
Além disso, o onboarding digital pode incluir o fornecimento de informações importantes, treinamento inicial e a configuração de contas e acessos de forma automatizada.
Tudo isso resulta em uma integração mais eficiente, menos propensa a erros e mais ágil, ao tempo que proporciona uma experiência inicial positiva para colaboradores e para clientes.
O onboarding digital é um processo inovador que utiliza tecnologias avançadas para integrar novos colaboradores ou clientes em uma empresa de maneira eficiente e segura.
Diferentemente dos métodos tradicionais, que dependem de interações presenciais e manuais, o onboarding digital permite a coleta e a verificação de informações pessoais e documentos de forma totalmente remota.
Isso é possível graças ao uso de tecnologias como reconhecimento facial, biometria e Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que automatizam a verificação de identidade e garantem a autenticidade dos dados fornecidos.
Ao adotar o onboarding digital, as empresas eliminam a necessidade de processos manuais e presenciais, reduzindo o tempo necessário para a integração. A verificação rápida e segura das informações acelera o processo e minimiza erros humanos, aumentando a precisão dos dados cadastrados.
Além disso, essas tecnologias proporcionam uma experiência mais fluida e conveniente para os usuários, que podem completar todo o processo a partir de qualquer lugar, sem a necessidade de deslocamentos ou agendamentos.
O onboarding digital também inclui, além da coleta e da verificação de dados, o fornecimento de informações essenciais sobre a empresa, treinamento inicial e a configuração automatizada de contas e acessos.
Isso garante que novos colaboradores ou clientes compreendam rapidamente os processos, políticas e a cultura organizacional, facilitando sua adaptação e engajamento desde o primeiro dia.
O onboarding manual tende a ser lento e propenso a erros, enquanto o digital destaca-se pela sua agilidade e precisão. No processo manual, a necessidade de tempo e esforço humano é considerável, e isso frequentemente leva a inconsistências nos dados coletados.
Por outro lado, o onboarding digital emprega algoritmos avançados que aceleram o processo e aumentam a conformidade e a segurança das informações. Esse método digital reduz substancialmente os riscos associados à entrada manual de dados, oferecendo uma solução mais eficiente e confiável para as empresas.
O processo de onboarding digital é essencial tanto para a integração de novos clientes quanto de novos funcionários, garantindo uma experiência inicial positiva e eficiente.
A seguir, detalhamos as fases desse processo para cada grupo, destacando como as tecnologias modernas facilitam essa integração.
O onboarding de clientes é decisivo para estabelecer uma relação de confiança e assegurar que eles compreendam plenamente os serviços ou produtos oferecidos pela empresa. Vamos conferir as fases desse processo!
A primeira etapa envolve a coleta de dados pessoais e informações relevantes dos clientes. Utilizando tecnologias como formulários online e OCR, as empresas podem automatizar a entrada de dados, garantindo precisão e rapidez na coleta de informações essenciais.
Após a captura das informações, é fundamental verificar a identidade do cliente para prevenir fraudes e garantir a segurança dos dados. Ferramentas de reconhecimento facial e biometria são utilizadas para autenticar a identidade do cliente remotamente, tornando o processo mais seguro e eficiente.
Com a identidade verificada, a próxima fase é a criação de contas e a configuração de acessos aos serviços oferecidos. Isso inclui a definição de senhas, a configuração de preferências e a personalização das contas conforme as necessidades do cliente, tudo de maneira automatizada.
Nesta etapa, a empresa apresenta detalhadamente os produtos ou serviços aos clientes, utilizando tutoriais interativos, vídeos explicativos e materiais informativos. Isso ajuda os clientes a entenderem melhor as ofertas e a utilizá-las de maneira eficaz.
Após a configuração inicial, é essencial oferecer suporte contínuo para resolver dúvidas e garantir que o cliente esteja satisfeito com os serviços. Ferramentas de chatbots e suporte online permitem um acompanhamento ágil e personalizado, melhorando a experiência do cliente.
O onboarding de funcionários é fundamental para que novos colaboradores se sintam bem-vindos, entendam suas funções e se integrem à cultura organizacional. Vamos conferir as fases desse processo!
Antes mesmo do primeiro dia, a empresa prepara todos os recursos necessários para a integração do novo funcionário. Isso inclui o envio de documentos digitais, a configuração de contas de e-mail e o acesso a sistemas internos, possibilitando uma chegada mais organizada e produtiva.
No primeiro dia, o novo colaborador é apresentado à cultura, à missão e aos valores da empresa. Utilizando plataformas de e-learning e vídeos institucionais, a empresa pode transmitir essas informações de maneira envolvente e clara, ajudando o funcionário a entender seu papel dentro da organização.
Após a introdução, o funcionário passa por treinamentos específicos para sua função. Ferramentas digitais permitem a criação de módulos interativos que facilitam o aprendizado, garantindo que o colaborador adquira as habilidades necessárias de forma eficiente e adaptada ao seu ritmo.
É importante que o novo funcionário se sinta parte da equipe desde o início. Ferramentas de comunicação interna, como plataformas de mensagens e videoconferências, facilitam a interação com colegas e supervisores, promovendo um ambiente colaborativo e acolhedor.
Após o período inicial, é essencial realizar acompanhamentos regulares para avaliar o progresso do funcionário e oferecer feedback construtivo. Sistemas de gestão de desempenho permitem monitorar o desenvolvimento do colaborador e ajustar o processo de onboarding conforme necessário, garantindo uma integração contínua e eficaz.
Embora o onboarding digital ofereça inúmeros benefícios, sua implementação apresenta uma série de desafios que as empresas precisam encarar. A seguir, vamos conferir os principais obstáculos que as organizações enfrentam ao adotar o onboarding digital e como superá-los para alcançar uma integração bem-sucedida.
Garantir a segurança dos dados durante o onboarding digital é fundamental. O desafio está em constantemente atualizar e reforçar as medidas de proteção para prevenir acessos não autorizados e vazamentos de dados.
Implementar criptografia e autenticação multifatorial são passos essenciais para assegurar a integridade das informações.
Manter a eficiência do sistema de onboarding digital sem perder a humanização do processo requer um equilíbrio cuidadoso. A tecnologia deve agilizar o cadastramento e a validação sem criar barreiras que possam frustrar ou alienar os usuários.
O sistema precisa ser rápido e sem falhas, mas também intuitivo e acessível a todos os usuários, independentemente de sua familiaridade com a tecnologia.
Desenvolver uma interface amigável que também atenda às necessidades dos usuários é importante para o sucesso do onboarding digital. Isso inclui oferecer personalização no processo, garantindo que a plataforma seja facilmente navegável e que as instruções sejam claras.
O design deve considerar a diversidade dos usuários, incluindo aqueles com limitações visuais ou outras necessidades específicas, para garantir uma experiência inclusiva e eficaz.
Entre as vantagens do onboarding digital estão a facilidade das operações, a agilidade dos processos e a padronização das etapas. Tudo isso leva à redução de custos e à melhoria da qualidade do atendimento e da experiência do cliente, por consequência.
Inclusive, as soluções são totalmente remotas, garantindo a automação de todos os estágios executados. Vamos entender melhor quais são as vantagens do onboarding digital!
O onboarding digital transforma a experiência inicial de novos clientes e colaboradores, tornando-a mais fluida, intuitiva e personalizada.
Para clientes, isso significa um processo de cadastro rápido e sem atritos, enquanto para colaboradores, o onboarding digital facilita o entendimento das funções e a integração à cultura da empresa, melhorando a satisfação e o engajamento.
Um processo de onboarding bem estruturado reduz a taxa de turnover, pois novos colaboradores se sentem mais valorizados e preparados para suas funções. Isso diminui a insatisfação e aumenta a retenção de talentos, decisiva para o sucesso da empresa a longo prazo.
O employer branding é fortalecido por um onboarding digital eficaz, que projeta uma imagem de modernidade e eficiência. Quando colaboradores têm uma experiência inicial positiva, a reputação da empresa como um excelente local para trabalhar se espalha, o que atrai mais talentos.
Para clientes, um onboarding digital eficiente pode aumentar as taxas de conversão. Ao simplificar o processo de cadastro e oferecer suporte imediato, os clientes ficam mais propensos a completar suas inscrições e continuar utilizando os serviços da empresa.
O onboarding digital conta com alta tecnologia, por isso, é uma solução mais segura. Só isso garante a redução de custos na empresa, já que um caso de violação de dados poderia causar muitos gastos.
Fora isso, o processo manual é lento, sensível a erros e envolve maior investimento de tempo e dinheiro com funcionários para realizar as conferências de informações. Portanto, o custo é mais elevado.
A automação desse processo de cadastro, com o apoio de sistemas qualificados, torna as operações rápidas e precisas. Tecnologias como Optical Character Recognition (OCR) conseguem identificar todo tipo de documento e extrair dados, agilizando esse atendimento.
Com a tecnologia, o onboarding se torna uma etapa rápida, fácil e precisa. Assim, é possível eliminar burocracias e oferecer um atendimento cômodo para todos os usuários.
O cliente é quem mais se beneficia com o onboarding digital. Ele não precisa percorrer um longo caminho para finalizar o cadastro e pode ter seus dados validados com facilidade e segurança — o que eleva a confiança na empresa e oferece uma experiência positiva.
O onboarding digital fortalece a segurança dos dados ao integrar tecnologias que asseguram a proteção das informações. Isso aumenta a confiança dos usuários e auxilia as empresas a atenderem a regulamentações complexas de compliance. Implementar essas medidas evita penalidades e reforça a credibilidade da empresa.
As tecnologias de verificação utilizadas no onboarding digital são projetadas para detectar e minimizar fraudes de forma eficaz. Verificações de identidade, análise de documentos e reconhecimento facial são exemplos de ferramentas que ajudam a identificar tentativas de fraude antes que elas afetem o sistema ou o usuário final.
Plataformas como Santo iD oferecem soluções completas para o onboarding digital. Essas ferramentas integram verificações de antecedentes e validação de documentos, simplificando o processo de onboarding ao mesmo tempo em que garantem segurança e conformidade.
A tecnologia por trás dessas plataformas é projetada para ser robusta e adaptável às necessidades específicas de cada empresa.
Confira as vantagens da automação neste case de sucesso da Santo Digital:
O onboarding digital pode ser aplicado em qualquer processo que envolva a realização de novos cadastros, sejam eles de clientes, colaboradores, parceiros ou fornecedores. A seguir, vamos conferir alguns exemplos!
Bancos e instituições financeiras implementam o onboarding digital para agilizar a abertura de contas, reduzindo o tempo de espera e melhorando a experiência do cliente. Esse processo simplifica as verificações de conformidade e antecedentes e, ainda, aumenta a segurança dos dados coletados, pois promove uma integração mais fluida e segura.
Agências de marketing digital adotam o onboarding digital para otimizar a gestão de dados de clientes. Esta tecnologia permite uma segmentação mais precisa e eficaz, resultando em campanhas de marketing mais direcionadas.
A capacidade de coletar e analisar dados rapidamente melhora a eficiência operacional e a personalização das estratégias de marketing.
Empresas de variados tamanhos estão cada vez mais recorrendo ao onboarding digital para facilitar a integração de novos colaboradores. Este método proporciona um acesso rápido e eficiente a treinamentos e recursos essenciais, melhorando a experiência de integração para novos funcionários.
Também, automatiza a documentação e as verificações de conformidade, garantindo que todos os procedimentos sejam cumpridos desde o início.
A admissão digital é uma aplicação essencial do onboarding digital, especialmente em Recursos Humanos. Ela permite a integração de novos colaboradores de forma totalmente remota, desde a oferta de emprego até a inserção completa na empresa.
Utilizando tecnologias como assinatura eletrônica, reconhecimento facial, biometria e OCR, a admissão digital automatiza a coleta e a verificação de documentos, garantindo segurança e agilidade.
Isso reduz o tempo de contratação e minimiza erros, proporcionando uma experiência inicial positiva. Além disso, facilita a personalização do processo, permitindo que novos funcionários se adaptem rapidamente à cultura e às políticas da empresa, independentemente de sua localização.
A automação desempenha um papel fundamental no onboarding digital, tornando todo o processo mais eficiente e intuitivo para empresas e para novos colaboradores ou clientes.
Ao integrar ferramentas automatizadas, é possível agilizar a coleta e a verificação de informações, personalizar treinamentos e facilitar a comunicação interna. Essa abordagem reduz o tempo e os recursos necessários, e também garante uma experiência mais consistente e satisfatória para todos os envolvidos.
A seguir, vamos conhecer as principais estratégias para implementar a automação de forma eficaz no onboarding digital.
Os sistemas que utilizam o onboarding digital automatizado classificam e checam as selfies para evitar irregularidades, como uma segunda pessoa ou um olhar desviado. Além disso, o FaceMatch permite comparar a imagem com a foto do documento de comprovação da identidade.
Os documentos enviados por site ou app são verificados para garantir que estejam legíveis e não tenham cortes ou rasgos. Caso alguma irregularidade seja identificada, a própria tecnologia identifica os desvios e faz uma nova solicitação ou reprova.
Inclusive, o OCR faz as imagens se tornarem textos para a extração de informações. Assim, os formulários são preenchidos de forma automática.
Baseado em tecnologias e regras, são determinadas as validações automáticas. Dessa forma, os critérios são verificados, como documentos faltantes, preenchimento correto do formulário e incoerências.
Caso tudo esteja correto, há a aceitação da solicitação. Se houver problemas, as pendências são notificadas.
A depender do segmento de atuação, análises adicionais precisam ser realizadas. Por exemplo, as instituições financeiras devem conferir o histórico de crédito. Com a ajuda da tecnologia, é possível rastrear padrões e entender melhor o comportamento do cliente para evitar problemas, como fraudes.
Implementar o onboarding digital em sua empresa pode parecer uma tarefa desafiadora, mas com as ferramentas e estratégias certas, o processo pode ser simplificado e altamente eficaz. Vamos conferir alguns passos fundamentais para começar!
Identifique as áreas específicas onde o onboarding digital pode ser mais benéfico. Por exemplo, pode ser no cadastro de novos clientes, na integração de funcionários, ou em ambos.
Entender suas necessidades ajudará a determinar quais funcionalidades são essenciais para sua plataforma de onboarding.
Selecione uma plataforma de onboarding digital que atenda às suas necessidades. Ferramentas como o Santo iD oferecem uma variedade de serviços, incluindo verificação de identidade, validação de documentos e gestão de dados segura.
Certifique-se de que a ferramenta escolhida seja escalável e compatível com outros sistemas que sua empresa já utiliza.
Desenvolva um fluxo de trabalho claro para o onboarding digital, o que inclui desde a coleta de dados iniciais até a verificação final e integração dos dados no seu sistema. Ter processos bem definidos é decisivo para garantir a eficiência e evitar falhas no sistema.
Capacite sua equipe para usar a nova plataforma de onboarding digital. Oferecer treinamento adequado e suporte contínuo é fundamental para assegurar que sua equipe esteja preparada para lidar com a nova ferramenta, maximizando sua eficácia.
Após a implementação, é importante monitorar o desempenho do sistema de onboarding digital e fazer ajustes conforme necessário. Recolha feedback dos usuários para entender melhor onde melhorias podem ser feitas para aprimorar o processo.
Certifique-se de que seu sistema de onboarding digital esteja em conformidade com as leis e regulamentos de proteção de dados. Isso protege sua empresa contra possíveis litígios e constrói confiança com seus clientes e colaboradores.
Diferenciar o onboarding digital da sua empresa é essencial para proporcionar uma experiência única e eficaz tanto para clientes quanto para novos colaboradores. Isso envolve a implementação de estratégias inovadoras, a utilização de tecnologias avançadas e a personalização dos processos para atender às necessidades do seu público.
Ao destacar-se no onboarding digital, sua empresa fortalece a primeira impressão e promove maior engajamento, satisfação e fidelização.
A seguir, vamos conferir as principais abordagens que podem tornar o seu processo de onboarding digital distinto e competitivo no mercado!
Enviar um kit de boas-vindas, seja digital ou físico, pode causar uma excelente primeira impressão e reforçar o compromisso da empresa com o bem-estar e a satisfação de novos colaboradores ou clientes.
Promover sessões de integração virtual permite que novos colaboradores conheçam a equipe e a cultura da empresa, mesmo à distância. Para clientes, webinars e tutoriais virtuais podem facilitar o entendimento dos produtos e serviços.
Incorporar elementos de gamificação no onboarding pode tornar o processo mais envolvente e divertido. Isso pode incluir a criação de desafios, metas e recompensas para incentivar o aprendizado e a participação ativa.
A designação de um mentor para novos colaboradores ou de um Customer Success (CS) para novos clientes garante que haja sempre alguém disponível para oferecer suporte, responder perguntas e ajudar na resolução de problemas — o que facilita a adaptação e o sucesso na nova jornada.
A SantoDigital oferece soluções específicas para o onboarding digital, adaptadas às necessidades da sua empresa.
Utilizando tecnologias avançadas como OCR, FaceMatch e Tipificação, essas ferramentas garantem a automação, a segurança e a eficiência em todos os estágios do processo de integração.
Essas ferramentas simplificam o processo de onboarding e também elevam o padrão de segurança e compliance da empresa, assegurando uma integração rápida, eficiente e confiável. Se você gostou do conteúdo, conheça as soluções da SantoDigital e comece hoje mesmo a jornada de otimização da validação de documentos na sua empresa!
O onboarding digital é o processo de utilizar tecnologias para integrar novos colaboradores ou clientes em uma empresa, facilitando sua adaptação e compreensão de suas funções ou contratos.
No onboarding manual, a necessidade de tempo e esforço humano é considerável, o que frequentemente leva a inconsistências nos dados coletados. Já o onboarding digital emprega algoritmos avançados que aceleram o processo e aumentam a conformidade e a segurança das informações.
O onboarding digital pode ser aplicado em cadastro de clientes em bancos e financeiras, em onboarding de clientes em agências de marketing, na integração de novos colaboradores e em processo de admissão digital.
Créditos da imagem: Freepik
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