Google Docs ou Word: qual o mais eficiente para sua empresa?

Com a transformação digital, existe a demanda crescente de criar e compartilhar documentos em rede. Hoje, é possível redigir contratos, declarações, relatórios e diversos outros arquivos digitalmente. Eles podem ser assinados e ter validade legal, assim como um papel físico.

Nesse sentido, à medida que as empresas usam cada vez menos papel e documentos físicos, é fundamental contar um editor de texto que atenda as demandas de forma eficiente.

Essa ferramenta deve contribuir para a produtividade e colaboração na empresa, além de ser acessível para todos da equipe. Mas dentre os mais usados, qual é melhor: Google Docs ou Word?

Embora muitas pessoas tratem desses editores como um único Word Online do Google, a verdade é que se tratam de aplicações diferentes, desenvolvidas por diferentes empresas.

Neste post, você entenderá como essas soluções funcionam e suas diferenças para, assim, decidir qual deles atende de maneira mais efetiva a realidade do seu negócio. Continue a leitura e descubra!

Como funciona o Google Docs?

O Google Docs é um editor de texto que faz parte do conjunto de ferramentas do Google Workspace. Nele, é possível criar, editar, visualizar e compartilhar conteúdos em texto.

Trata-se de um recurso muito intuitivo, leve, rápido e eficiente para criação de textos básicos. Um dos destaques do Google Docs é seu desempenho no quesito colaboração e integração — várias pessoas podem acessar e trabalhar no mesmo arquivo sem que isso afete sua funcionalidade.

Além disso, esse aplicativo do Google está conectado com todos os outros dentro do Google Workspace. Isso significa que ele pode ser facilmente visualizado e compartilhado por e-mail, nos slides, no Google Meet, Chat e outras ferramentas. 

No mais, todos os documentos criados via Docs e suas alterações são automaticamente salvos no Google Drive.

Como funciona o Microsoft Word?

O Microsoft Word é um aplicativo amplamente usado e está no mercado há mais tempo que o do Google. Por isso, um de seus diferenciais é que, ao longo do tempo, ele foi aprimorado e, hoje, tem um conjunto robusto de funcionalidades de formatação e design.

Na essência, ele inclui as mesmas funções de criação e edição de texto que o Google Docs, mas consegue entregar mais alternativas de modelos prontos, layouts de página, variedade de fontes, entre outras utilidades.

Google Docs ou Microsoft Word: quais são as semelhanças e diferenças?

Tanto o Google Docs quanto o Microsoft Word oferecem recursos muito parecidos para quem deseja trabalhar com textos, tabelas e gráficos básicos. Ambos disponibilizam modelos para relatórios e outros formatos comuns, além de funcionalidades para configurar o conteúdo, como fazer títulos, inserir links, mudar de fonte, etc.

No mais, uma vez terminado o texto, ambos permitem salvar o trabalho final em uma variedade de formatos, como PDF, .txt, entre outros. O Google Docs, inclusive, possibilita salvar no formato Word. 

Conforme comentamos, o Microsoft Word tem mais funcionalidades avançadas, mas para produção de um dia a dia de trabalho, os dois cumprem seu papel perfeitamente.

Outro ponto que merece ser destacado é que, apesar de parecidos, o serviço da Microsoft Word não é gratuito. Para usá-lo, é preciso instalar o programa em um computador ou dispositivo e comprar uma licença do pacote Office.

Já o Google Docs é gratuito, assim como todos os aplicativos do Google Workspace e não precisa ser instalado. Ele funciona diretamente em qualquer navegador. Logo, quem tiver uma conta no Gmail consegue acessar a ferramenta.

A seguir, analisaremos mais a fundo as semelhanças e diferenças dos dois softwares, avaliando alguns critérios específicos. Acompanhe!

Espaço de armazenamento

Documentos de texto costumam ser leves e ocupar pouco espaço, mas os arquivos no formato Word vão, de fato, ocupar espaço no seu armazenamento. Em contrapartida, isso não acontece com o Google Docs.

Todos os documentos criados nessa ferramenta são salvos automaticamente no Google Drive e, por ser um aplicativo nativo do Google, ele não ocupa espaço de armazenamento. Ou seja: não existem limites para quantos documentos em Google Docs você pode criar no Google Workspace. O armazenamento é irrestrito.

Colaboração

Atualmente, especialmente com mais equipes aderindo a modelos remotos, apostar em ferramentas colaborativas é essencial para a produtividade do trabalho em equipe. Logo, é importante checar se o editor de texto facilita o compartilhamento e edição em tempo real de mais pessoas.

Tanto o Google Docs como o Microsoft Word oferecem recursos colaborativos, mas o Google Docs se destaca nesse sentido por ser uma ferramenta leve, possibilitando que mais de uma pessoa edite o mesmo texto sem atrapalhar as outras simultaneamente.

Os históricos de alteração ficam salvos no Drive, impedindo que partes do conteúdo sejam perdidas em múltiplas edições. O compartilhamento via Docs também é fácil e rápido, realizado tanto na própria ferramenta como via link.

Além disso, profissionais podem deixar comentários e marcar os colegas em momentos do texto e os alertas são enviados por e-mail. Outro diferencial é o fato dos colaboradores conseguirem editar o texto enquanto conversam via chat embutido na plataforma do Docs.

Confiabilidade

Por fazer parte de uma plataforma na nuvem e estar integrado aos outros aplicativos do ecossistema, os arquivos no Google Docs são salvos automaticamente sem que o usuário tenha que fazer nada.

Os salvamentos automáticos acontecem a cada segundo enquanto o usuário efetua alterações no documento. O conteúdo fica armazenado no Drive com toda a segurança. 

Arquivos no Word também podem ser enviados para a nuvem, mas os usuários precisam salvar manualmente.

Acesso offline

O Microsoft Word é essencialmente um aplicativo que funciona instalado no computador, por isso, ele funciona offline perfeitamente. Isso quer dizer que mesmo que você fique sem internet, poderá continuar usando todas as funcionalidades normalmente.

O Google Docs funciona online em um navegador, mas é possível instalar uma funcionalidade à parte para que a ferramenta continue operando offline. Com esse recurso, você continua trabalhando sem problemas, e as alterações ficarão salvas no computador ou dispositivo usado, e não na nuvem.

Nesse caso, alguns comandos podem não funcionar, como a correção gramatical. Contudo, tão logo a conexão à internet é restaurada, a ferramenta faz todas as atualizações e salvamentos automaticamente.

Acesso remoto

Tanto Google Docs como Word tem aplicativos, o que significa que podem ser usados em diferentes dispositivos e acessados de qualquer lugar, já que existem as versões do Word online e Google Docs, que já é nativo online. Isso é excelente para a mobilidade, especialmente em um contato em que cada vez mais pessoas trabalham de diferentes locais. Nesse sentido, os aplicativos de ambos os editores possibilitam criar e compartilhar textos.

A solução do Google, contudo, por ser mais leve e funcional, oferece uma performance otimizada e alta compatibilidade com diferentes sistemas, facilitando a rotina de quem precisa trabalhar remotamente.

Como você viu, na batalha entre Google Docs ou Word, ambos demonstram funcionalidades semelhantes e podem ser usados para a criação e edição de documentos em texto. Cada um deles tem seus diferenciais, portanto, cabe à empresa avaliar a ferramenta que melhor atende às suas necessidades.

Conforme comentamos, usuários do Google têm acesso ao Google Docs gratuitamente, mas empresas também podem implementar a plataforma completa do Google Workspace para desfrutar ainda mais dos benefícios, da conectividade e integração dos aplicativos do Google.

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