6 dicas práticas para otimizar o agendamento de consultas

O agendamento de consultas é um processo que faz parte da rotina de qualquer empreendimento na área da saúde.

No entanto, muitas vezes, essa tarefa pode se tornar complexa e desafiadora, afetando não apenas a experiência do paciente, mas também a produtividade da equipe. Por isso, vale a pena investir em práticas que a torne mais inteligente.

Neste artigo, vamos compartilhar 6 dicas eficazes para otimizar o agendamento de consultas que envolvem desde a implementação de tecnologias inovadoras até a simplificação dos fluxos de trabalho. Acompanhe!

Como otimizar o agendamento de consultas?

Otimizar o agendamento de consultas é crucial para ter processos mais fluidos em um consultório ou clínica e oferecer uma experiência mais positiva para todos. Conheça 6 estratégias que você pode aplicar para ter melhores resultados.

1. Implemente uma agenda digital

A agenda digital é uma ferramenta que facilita a organização e o controle dos horários de consulta. Com ela, você pode sincronizar a agenda da sua equipe em tempo real, acessar e alterar os dados de qualquer dispositivo e lugar, e evitar conflitos ou esquecimentos. 

Existem várias plataformas que oferecem esse serviço, como o Google Agenda ou outras soluções em nuvem.

2. Inicie uma lista de espera

Iniciar uma lista de espera pode ser uma estratégia eficaz para maximizar o aproveitamento dos horários disponíveis. Ao identificar cancelamentos ou vagas remanescentes, você pode preenchê-los rapidamente contatando os pacientes que demonstrarem interesse e se inscreveram na lista.

Isso reduzirá o tempo ocioso na agenda e aumentará a satisfação do paciente ao oferecer uma oportunidade de consulta mais rápida.

3. Tenha atenção ao tempo de consulta

O tempo de consulta deve ser adequado ao perfil e à necessidade de cada paciente, para o atendimento ser eficaz e de qualidade. Analise o tipo de consulta e a complexidade do caso para estimar o tempo necessário. 

Por exemplo, intercale consultas de rotina, mais breves, com consultas de novos pacientes, mais demoradas. Essa estratégia evita atrasos e assegura que cada paciente tenha a atenção adequada.

4. Automatize a confirmação dos agendamentos

A automação da confirmação dos agendamentos pode economizar tempo da equipe e reduzir o número de consultas perdidas devido a esquecimento ou desistência dos pacientes.

Utilize sistemas de mensagens automáticas para enviar lembretes de consulta e solicitar confirmação dos pacientes. O próprio Google Agenda tem essa função.

Dessa forma, haverá redução das taxas de não comparecimento, como também melhora na comunicação entre a clínica e os pacientes, garantindo uma melhor experiência global.

5. Ofereça a possibilidade de agendamento online

O agendamento de consultas online é mais conveniente e rápido do que ligar para a clínica. Com assistentes virtuais, como o SantoAI, você pode oferecer esse serviço nos seus canais de comunicação. Os chatbots também podem tirar dúvidas dos pacientes e obter dados básicos antes da consulta, facilitando o cadastro

6. Ofereça treinamentos à equipe

Uma vez escolhida as ferramentas e tecnologias que vão otimizar o agendamento de consultas, é essencial investir em treinamentos regulares para a equipe conhecer melhor as mudanças no sistema de agendamento.

Ou seja, é fundamental orientá-los sobre o uso dos recursos digitais, compartilhar melhores práticas de atendimento ao paciente e como lidar eficientemente com situações de alta demanda ou imprevistos.

Como as soluções em nuvem podem ajudar?

As clínicas que usam uma agenda digital e outras tecnologias na nuvem podem aproveitar diversas vantagens, tais como:

• acessar a agenda e os dados dos pacientes de qualquer lugar: ideal para quem trabalha fora do consultório ou em home office;
• sincronizar as informações em tempo real: previne erros de marcação e otimiza o atendimento;
• atualizar e adaptar a agenda com facilidade: permite mudanças rápidas e visíveis em todos os aparelhos conectados à nuvem;
• integrar com outras soluções e serviços: as nuvens costumam ter compatibilidade com outros sistemas e ferramentas, como prontuários eletrônicos. Isso torna o processo mais completo e eficaz;
• proteger e preservar os dados: as nuvens têm recursos avançados de segurança e backup, assegurando a confiabilidade e a continuidade das informações e agendamentos.

Para saber mais, confira o episódio do Santo Breakcast com a CGO da GoToData. Rafaela França nos conta os desafios do dia a dia, como e porque ter foco em inovação durante a pandemia, além dos exemplos práticos de processos que se tornaram mais ágeis e tecnológicos. Ouça agora! 

Como vimos, investir na modernização e eficiência do processo de agendamento de consultas, com suporte da tecnologia e computação na nuvem, vai ajudar você a acompanhar as demandas do mercado e setor de saúde em constante evolução e garantir o sucesso da sua prática médica.

Quer saber mais sobre a tecnologia pode potencializar a gestão dos seus agendamentos? Conheça os serviços da SantoDigital e veja como podemos ajudar você na implantação ou migração para soluções na nuvem.

RESUMINDO

Como otimizar o agendamento de consultas?

1. Implemente uma agenda digital;
2. Inicie uma lista de espera;
3. Tenha atenção ao tempo de consulta;
4. Automatize a confirmação dos agendamentos;
5. Ofereça a possibilidade de agendamento online;
6. Ofereça treinamentos à equipe.

Como as soluções em nuvem podem ajudar no agendamento de consultas?

As soluções na nuvem oferecem mais flexibilidade e eficiência no agendamento de consultas, uma vez que essas plataformas são seguras, permitem a integração com outros sistemas e sincronização de dados em tempo real, garantindo que cancelamentos, reagendamentos ou novas consultas adicionadas possam ser feitas instantaneamente.