Intranet corporativa: organize documentos e registros da empresa

Dentro de uma empresa — seja ela de grande ou pequeno porte — tudo o que é produzido e o que acontece dentro dela é arquivado, registrado e documentado, para que todos os colaboradores possam ter acesso às informações e dados referentes a algum projeto ou tarefa. 

No entanto, manter esses documentos em papéis é um grande problema, pois geram custo, tempo e trabalho para atualizar e distribuir o conteúdo para todos os colaboradores da empresa. Por isso, muitas empresas têm deixado os papéis para trás para adotarem tecnologias novas que possibilitam a atualização e o compartilhamento imediato do conteúdo corporativo entre os funcionários e os gestores.

Uma dessas tecnologias é a intranet corporativa, que permite que a empresa possa manter o conteúdo corporativo de maneira organizada e atualizada.

Sabe como utilizar e implementar a intranet corporativa na sua empresa? Conhece essa tecnologia? Não se preocupe que neste post vamos explicar como utilizar a intranet para trazer muitos benefícios para o dia a dia da sua empresa. Acompanhe!

O que é a intranet corporativa?

A intranet corporativa é uma plataforma online e segura que permite que colaboradores de uma empresa possam compartilhar e organizar informações e dados referentes aos seus projetos. Este sistema funciona internamente, por meio de um software que troca mensagens e dados da rede e que pode ser acessado somente por pessoas autorizadas. Pela intranet é possível controlar e organizar as informações referentes a um projeto em todas as etapas que compõem a sua concepção.

Além de armazenar documentos, a intranet corporativa também oferece recursos de colaboração e comunicação. Isso significa que equipes podem trabalhar de forma conjunta em projetos, compartilhar ideias e atualizações, facilitando a colaboração e a inovação dentro da empresa.

A intranet corporativa também cria um espaço centralizado para o acesso a informações importantes, como manuais, procedimentos, políticas internas etc. Essa centralização facilita a busca por informações, evitando desperdício de tempo na procura de documentos em pastas compartilhadas ou e-mails.

Muitas empresas, independente do porte, tem adotado o Google Workspace como sistema de intranet. Este produto do Google possui uma modalidade específica para empresas que desejam utilizar e aplicar os diversos recursos específicos para atender suas necessidades (Gmail, Google Drive, Chat e diversos outros).

Com uma intranet corporativa robusta, ela se torna um ponto central para a troca de informações e conhecimentos dentro da organização, facilitando a disseminação de informações relevantes para todos os envolvidos.

Como utilizar a intranet corporativa na sua empresa?

Uma das principais utilidades da intranet corporativa é sua capacidade de manter todo o conteúdo corporativo de forma organizada e acessível. Os documentos e os registros de tudo que se passa em uma organização não podem ficar somente em papéis, já que isso dificulta o controle do conteúdo corporativo e pode vir a atrapalhar no momento de tomada de decisões importantes e rápidas para resolver algum problema que possa aparecer.

Nesse sentido, a intranet corporativa pode ser muito útil para a sua empresa na hora de:

• centralizar o armazenamento de documentos: a intranet corporativa permite que todos os documentos da empresa sejam armazenados em um local centralizado, facilitando o acesso e evitando a duplicação ou perda de arquivos;
• organizar documentos por categorias: através de pastas e subpastas bem definidas, é possível organizar o conteúdo de acordo com categorias específicas, tornando mais fácil para os colaboradores encontrarem o que precisam;
• controlar versões e alterações: com a intranet corporativa, você pode manter o controle das diferentes versões de um documento, garantindo que todos os colaboradores estejam trabalhando com a versão mais recente, além de poder acompanhar tudo o que é feito em cada etapa de forma simples;
• realizar pesquisas avançadas: uma intranet corporativa pode fornecer recursos de pesquisa avançada, como busca por palavras-chave, filtros e metadados. Isso ajuda os colaboradores a localizarem rapidamente as informações relevantes.

É importante ressaltar que o sucesso da implementação do software da intranet corporativa só será possível se todos se empenharem para utilizar e usufruir da melhor maneira os recursos que a intranet oferece.

Por isso, as empresas precisam se preocupar em investir não somente em um software moderno, sofisticado e funcional mas também em treinamentos de todos que irão utilizá-lo, para que todo o esforço e investimento não sejam feitos em vão.

Quais as vantagens que a intranet corporativa pode trazer para a empresa?

Com a utilização e o investimento da intranet corporativa para organizar o conteúdo, a empresa terá bons resultados a médio e a longo prazo:

• A empresa poderá obter uma economia de tempo e de custos, reduzindo a utilização de papéis, de materiais e poupando tempo para fazer e para distribuir os documentos;
• Haverá um aumento na produtividade e na agilidade dos funcionários para produzir, agir e resolver suas tarefas;
• A comunicação e interação entre os membros da empresa melhorará com os chats e com os fóruns presentes na intranet;
• Os dados e as informações sobre os projetos que estão sendo realizados estarão sempre atualizados e organizados;
• A troca de dados, internamente, entre os colaboradores será possível dentro da intranet;
• Facilidade no monitoramento dos dados e das tarefas para garantir a segurança e a integridade das informações passadas por ela.

Quais os desafios de implementar uma intranet corporativa?

Embora a intranet corporativa tenha muitos benefícios, sua implementação também pode enfrentar alguns desafios, como:

• engajamento dos colaboradores: para a intranet corporativa ser bem-sucedida, é fundamental que os colaboradores a adotem e a utilizem regularmente. Isso requer uma boa estratégia de comunicação e treinamento adequado;
• segurança das informações: uma intranet corporativa precisa ser segura o suficiente para proteger informações sensíveis e confidenciais da empresa. É essencial ter recursos de autenticação, criptografia e controle de acesso robustos;
• gestão do conteúdo: é importante manter a intranet organizada e atualizada. Isso requer recursos de gestão de conteúdo eficazes, incluindo controle de versões e políticas claras de criação e exclusão de documentos.
• integração com outros sistemas: a integração da intranet corporativa com outros sistemas utilizados pela empresa pode ser um desafio técnico, mas é fundamental para garantir a eficiência e a colaboração entre os diferentes setores.

Com essas informações sobre a utilização da intranet corporativa para organizar o seu conteúdo corporativo, pense e decida como será e qual será a melhor opção para a sua empresa, para que ela seja funcional e atenda todas às suas necessidades. Para que o sucesso dessa ferramenta seja atingido, é importante saber como utilizá-la e aplicá-la no dia a dia de uma corporação.

Já utiliza a intranet corporativa na sua empresa? Já conhecia e possui alguma experiência ela? Deixe seu comentário aqui com dúvidas, sugestões e experiências!

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