A falta de integração entre setores e a consequente má comunicação interna podem gerar diversos problemas corporativos, como os silos organizacionais. Se existe a sensação de que não há um entrosamento entre departamentos e que a troca de informações entre eles é desalinhada, este artigo é para você.

Continue a leitura e descubra o que são esses silos e como eles podem ser evitados!

O que são silos organizacionais?

Um silo organizacional remete aos reservatórios utilizados na agricultura para o armazenamento de grãos, que são separados de acordo com suas características e processos de conservação. A ideia é que eles fiquem isolados.

No cenário empresarial, a lógica é a mesma, denominamos silos organizacionais uma realidade em que setores ou pessoas agem de forma completamente independente, sem interação ou comunicação assertiva com os demais departamentos.

Porém, ao contrário do segmento agrícola, os silos não costumam ser benéficos para a atividade empresarial, podendo gerar muitos atritos e obstáculos a um desempenho satisfatório.

Se um processo depende do trabalho de várias equipes, por exemplo, mas nenhuma delas sabe o que a outra está fazendo, ou pessoas de uma equipe realizam um mesmo processo de maneiras diferentes, é sinal de que em algum momento os resultados da empresa serão prejudicados.

Quais os problemas que eles geram para o negócio?

A comunicação interna é um dos pilares mais importantes para que uma empresa seja bem-sucedida em todos os níveis organizacionais.

É por meio dessa competência que profissionais e equipes conseguem ter mais clareza sobre suas atribuições, e de como elas afetam os resultados coletivos. Alinhando, assim, suas respectivas atuações em prol de um objetivo comum: o sucesso do negócio.

Do contrário, a tendência é que sejam formados os temidos silos organizacionais, ou seja, departamentos cada vez mais isolados. E isso pode prejudicar o desempenho da empresa de diversas maneiras.

A primeira delas é um ambiente de trabalho onde se estabelece um clima pesado e com mais atritos. Com o tempo, tem-se como reflexo a perda de engajamento dos colaboradores, e uma taxa de rotatividade maior.

Há um impacto negativo na cultura organizacional, na produtividade e na qualidade dos seus produtos e serviços.

Por mais relevante que sejam as especialidades e autonomia dos setores, decisões isoladas também repercutem no grupo como um todo. Por exemplo, as campanhas de marketing afetam diretamente a equipe de vendas, e assim por diante.

A falta de transparência e atualização sobre o que está acontecendo com os outros times é mais um problema gerado pela estrutura dos silos. Não há como otimizar resultados nem manter a competitividade do negócio no mercado quando as equipes não dialogam ou não utilizam uma linguagem comum, que facilite a sua sintonia.

Como diminuir os silos organizacionais?

Estabelecer uma cultura que valorize a conexão entre os seus times e adotar o uso de ferramentas de comunicação que estimulem essa interação entre os colaboradores que é uma peça-chave para diminuir os silos organizacionais.

Pensando nisso, trouxemos algumas ferramentas do Google Workspace que, além de uma comunicação integrada entre áreas, também funcionam como um ótimo incentivo à produtividade e engajamento.

Gmail

O e-mail é um recurso indispensável para manter uma comunicação formal na rotina de trabalho, ajudando a reduzir os efeitos negativos dos silos organizacionais.

Mais do que facilitar a comunicação propriamente dita, os e-mails funcionam como um registro documental de tudo aquilo que é tratado e decidido nas trocas de mensagens.

O Gmail, por exemplo, proporciona a conexão de equipes de todos os tamanhos de maneira inovadora. Além de mensagens de texto, seus usuários conseguem fazer chamadas de voz ou de vídeo, e trabalhar de forma colaborativa, tudo isso com segurança e sem anúncios.

Ter uma conta Gmail também possibilita o acesso a vários outros recursos que contribuem para uma comunicação rápida e precisa entre os profissionais.

Meet

Outro aliado para a comunicação interna de uma empresa, considerando inclusive os modelos de trabalho remotos, é o Google Meet, aplicação que oferece recursos de videoconferências e chamadas online.

Com o Meet, fica mais fácil para os usuários de conta Google conectarem com equipes, clientes e fornecedores. Um ótimo aliado para reduzir o isolamento dos silos operacionais.

O Meet conta com algumas diferenças de funcionalidades entre as contas de uso pessoal e corporativas. Mas, de um modo geral, a aplicação tem uma usabilidade intuitiva e traz agilidade para as reuniões de qualquer negócio, independentemente de onde seus participantes estiverem.

Além das chamadas de videoconferência, a ferramenta também oferece experiências como:

• gravação das reuniões;
• compartilhamento de tela;
• apresentação de slides;
• enquetes;
• criação de salas temáticas;
• legendas ao vivo e em vários idiomas;
• aplicação de efeitos visuais;
• personalização de layout.

Agenda

O Google Agenda é mais uma ferramenta do Google Workspace apta a diminuir os efeitos negativos do dos silos organizacionais. Uma aplicação valiosa não apenas para a comunicação entre os profissionais, mas também para uma melhor performance individual.

O recurso é um calendário online e está disponível, gratuitamente, nas versões web e mobile, e oferece funcionalidades como:

• lembrete de tarefas e eventos;
• programação de reuniões;
• sincronização com e-mail e celular;
• controle de atividades de um único ambiente;
• compartilhamento com outros usuários.

Além de organizar rotinas de forma online, o aplicativo comporta a instalação de complementos. É o caso do Google Meet, em que as videochamadas podem ser agendadas no calendário, com notificações emitidas aos participantes do evento.

Chat

Para empresas em busca de recursos que estimulem e reforcem a cultura de diálogo entre os times, o Chat do Google é mais uma ferramenta do Workspace que pode ajudar nessa missão.

Nesse aplicativo de troca de mensagens diretas, é possível estabelecer conversas individuais ou em grupo para discutir qualquer tópico ou estratégia da empresa, e inclusive compartilhar documentos.

Além de fácil de usar, o Chat conta com ajuda de bots e sugestões inteligentes para os usuários, o que também aumenta a sua produtividade.

Drive

Embora o Google Drive não seja uma ferramenta de comunicação, propriamente dita, ele ainda representa uma peça-chave para otimizar os diálogos de uma empresa.

Trata-se de um repositório de armazenamento em nuvem, que permite o acesso de e compartilhamento de arquivos a partir de qualquer dispositivo. Acima de tudo, o Drive é uma excelente alternativa para a colaboração entre profissionais e equipes.

A aplicação suporta arquivos em diversos formatos e pode ser utilizada por qualquer usuário ou empresa com conta Google.

Na versão individual, cada usuário é dono dos arquivos armazenados na sua conta. Já na versão business, os arquivos são de propriedade da empresa, com possibilidade de acesso e compartilhamento por funcionários com permissão para isso.

Resumindo, o Google Drive é um instrumento facilitador dos processos corporativos, ele auxilia empresas de todos os segmentos e tamanhos no gerenciamento dos silos organizacionais.

Entendeu por que o Google Workspace é a melhor solução para uma boa comunicação e eficiência operacional do seu negócio?

Neste cenário, contar com parceiros especializados, como a SantoDigital, também é importante para o sucesso na implementação da estratégia. Focada em fornecer soluções tecnológicas sob medida, a empresa é referência no mercado brasileiro em implementação do Google Workspace.

Para ajudar seu negócio a lidar da melhor maneira com os silos organizacionais, a SantoDigital combina serviços de consultoria, identificando as melhores ferramentas para sua rotina, com o treinamento de uso das tecnologias, para garantir uma performance de excelência.

Agora que você já sabe o que são silos organizacionais e como eles afetam sua empresa, chegou o momento de conhecer as soluções personalizadas da SantoDigital de perto. Vem!