9 dicas de como fazer reuniões produtivas

Quem nunca viu postagens nas redes sociais reclamando de reuniões improdutivas e desnecessárias? Elas estão muito comuns ultimamente. O humor desse tipo de menção não deixa de esconder que esse é um problema com o qual o mundo corporativo ainda não sabe lidar: produzir reuniões realmente produtivas.

A solução não é eliminar esse tipo de encontro empresarial, afinal, as reuniões podem ser muito úteis — mas algumas são facilmente substituíveis por um e-mail. Mesmo quando são essenciais, é importante garantir reuniões produtivas, sem perda de tempo e focadas nos resultados que pretendem alcançar.

Para ajudar, listamos 9 dicas de como fazer com que esses compromissos ocorram da melhor maneira possível. Confira!

1. Analise a necessidade da reunião

Quando se está planejando uma reunião, é comum elencar os assuntos a serem discutidos ou pensar em quem deve estar presente. Uma pergunta que não pode faltar nesse momento é: o encontro é necessário ou há outras formas de chegar ao resultado pretendido? 

Em certas situações, um e-mail para os envolvidos ou algumas ligações são suficientes e tudo fica alinhado. Reuniões produtivas devem partir do entendimento de todos sobre sua importância.

2. Planeje a pauta no Google Keep

Definir o que será abordado no encontro corporativo torna as reuniões produtivas. Além disso, evita que os participantes percam o foco dos objetivos e tornem o processo de discussão cansativo. Assuntos demais também favorecem distrações. 

Assim, avalie o que realmente faz sentido ser mencionado e disponibilize a pauta com antecedência. Essa ação apresenta um bônus: permite que todos os envolvidos se preparem com pesquisas prévias e dados. 

O Google Keep é um programa de listas que pode ser usado de maneira integrada ao Google Calendar, tornando-o a solução ideal tanto para elaborar a pauta com o que será debatido quanto para enviá-la com o convite da reunião. 

3. Convide por meio do Google Calendar

O Google Calendar permite o envio por e-mail de um link de agendamento e a confirmação na ferramenta pelo convidado. Como parte das ferramentas do Google, ela se integra a outras soluções, como o Google Docs e Google Keep, permitindo o compartilhamento de informações e documentos antes ou durante o encontro corporativo. 

Por poder ser acessado de qualquer dispositivo e em qualquer lugar, o Calendar evita que alguém deixe de ser avisado ou perca a reunião por esquecimento. Dica: é possível configurar notificações de lembretes para todos os convidados. 

4. Marque os participantes com Smart Chips

Outra funcionalidade do Google que pode ser usada em diversas ferramentas é o Smart Chips. Com ela, ao mencionar outro usuário em um documento, lista ou compromisso, uma tela com informações aparecerá, possibilitando o compartilhamento de arquivos ou o cadastro de uma tarefa. 

Com o Smart Chips, organizar uma reunião e disponibilizar os dados aos envolvidos fica muito mais fácil. Dessa forma, todos os participantes do encontro corporativo podem ter acesso aos detalhes, sem limitações de horário ou localização. Isso favorece a colaboração e a comunicação entre a equipe.

5. Utilize o Smart Calendar

O Smart Calendar é uma solução da SantoDigital. Quando se trata de tornar reuniões produtivas, ela serve para facilitar o agendamento por pessoas externas à empresa. Sua plataforma mostra a disponibilidade dos colaboradores, eliminando a necessidade de reagendamentos.

Como pode ser associada a outras ferramentas do Google Workspace usadas na organização interna, essa solução não deixa os compromissos de origem externa fora da agenda. Assim, o funcionário não esquece de nenhum encontro profissional importante.

6. Estabeleça um tempo limite

Reuniões produtivas não são extensas. Para garantir isso, é preciso estipular um tempo limite para a duração do encontro empresarial. Assim, esse compromisso não vai atrapalhar a produtividade dos envolvidos ou tirá-los de atividades importantes. 

Entenda a disponibilidade de cada um e a relevância da presença daqueles profissionais na discussão de cada assunto. A partir disso, organize a ordem dos conteúdos. Dessa maneira, que pessoas que já tenham encerrado o que lhes compete podem ser dispensadas e voltar para suas tarefas.

Ao separar os tópicos que devem ser abordados, estipular um tempo limite para cada um, levando em conta sua complexidade, o número de participantes e a familiaridade de cada um com o tema também são ações que melhoram o andamento da reunião. Em média, 30 minutos são suficientes.

7. Faça a apresentação com o Google Apresentações

Os slides para consulta ou acompanhamento são uma ferramenta de apoio para se ater aos assuntos propostos e assegurar reuniões produtivas. Neles, todos os presentes podem visualizar o tópico em discussão e os que estão por vir, entendendo a proposta para o compromisso, de maneira a não se desvincular desses temas.

Informações úteis como indicadores, métricas e cronogramas também podem constar na apresentação para assegurar que nenhum dado seja repassado e avaliado erroneamente, gerando decisões incorretas. 

O Google Apresentações é uma opção inteligente para montar esse documento, principalmente por ele se integrar às outras soluções já citadas para otimizar reuniões, permitindo o compartilhamento da apresentação.

8. Utilize o Google Meet para incluir quem está fora da empresa

Chamar pessoas demais que não têm envolvimento direto com os assuntos a serem abordados atrapalha o andamento, impedindo que reuniões produtivas aconteçam. Por outro lado, deixar alguém de fora pode gerar péssimas resoluções. 

Hoje em dia, por meio de tecnologias como o Google Meet, um colaborador essencial para o encontro corporativo e que não está na empresa fisicamente pode participar via chat, acessando todos os documentos ou informações, sem perder nada.

9. Registre as decisões com o Google Docs

Muitos gestores consideram fazer uma ata, algo antiquado, mas de que servem as informações prévias ao encontro empresarial quando seus resultados não são registrados? Pense nisso!

Anotar o que de mais importante foi mencionado, redigir um relatório no Google Docs e compartilhá-lo com os envolvidos, permite que todos saibam o que devem fazer. O que não pode deixar de constar nesse documento é:

• lista de participantes;
• data e horário;
• assuntos abordados;
• ações a serem implementadas, responsáveis, prazo e direcionamentos.

A tecnologia é uma aliada para a realização de reuniões produtivas e interativas. Lançando mão dessas soluções, dificuldades de comunicação — que atrapalham o andamento dos encontros corporativos — são evitadas. Outra vantagem é garantir que todos os envolvidos estejam cientes das informações abordadas, permitindo que o compromisso alcance o objetivo pretendido.

Agora que você aprendeu como elaborar reuniões produtivas, entenda também como gerir sua equipe da melhor forma, confira nosso artigo Google Workspace: 5 Dicas para melhorar a gestão da sua equipe. Mas para ser mais efetivo nos seus resultados e implementar as soluções que mencionamos entre agora mesmo em contato com a SantoDigital. Nós podemos ajudar na transformação digital de sua empresa!