Migração para Google Workspace (antigo G Suite): quando e como fazer?

O Google Workspace (antigo G Suite), reúne diversos serviços do Google de um jeito personalizado. Com as novas necessidades do mercado e da forma de trabalho, realizar a migração para o Google Workspace é cada vez mais importante.

A mudança é um caminho para obter os benefícios e a segurança de uso dessas ferramentas. No entanto, é fundamental que tudo seja realizado do jeito certo para evitar problemas, perdas e dificuldades mais à frente.

Não sabe ainda por onde começar? Então veja algumas dicas para concluir a migração para o Google Workspace da melhor maneira possível. Confira!

Afinal, o que é a migração para o Google Workspace?

De forma simplificada, migrar para o Google Workspace significa fazer a transferência de dados entre os serviços que são usados hoje para os correspondentes do Google.

No caso dos e-mails, por exemplo, os dados, contatos e mensagens podem ser migrados para o Gmail. O mesmo vale para planilhas, documentos de texto, agendas e assim por diante.

O caminho é simples e inclui a transferência das informações para o serviço correspondente do Google, com máxima compatibilidade.

Quais os benefícios de migrar para o Google Workspace?

Em termos de produtividade e colaboração, o Google Workspace é uma verdadeira potência, uma plataforma que ajuda equipes a decolar e impulsionar seus resultados.

Com um ecossistema de variados aplicativos, todos baseados na nuvem, seu time não vai encontrar barreiras para trabalhar e se comunicar, independentemente de onde os profissionais estiverem. Confira, a seguir, as principais vantagens de migrar seu negócio para o Google Workspace.

Flexibilidade e facilidade no uso

As soluções Google, de modo geral, se destacam pela sua flexibilidade e layout otimizado e intuitivo. Ao migrar para o Google Workspace, você estará implementando da sua empresa ferramentas fáceis de usar que provavelmente já são adotadas por muitos dos seus colaboradores em seu dia a dia, o que facilita a adaptação.

Segurança de dados de alto nível

O Google, uma das empresas de tecnologia mais fortes do mercado, investe pesado e continuamente em mecanismos de segurança para evitar ataques e vazamentos.

Os clientes do Google Workspace têm, assim, acesso a diversas barreiras de proteção robustas e de última linha como criptografia, autenticação, funções avançadas de gerenciamento de usuários e mais.

Serviço sob demanda e escalável

Os produtos do Google Workspace podem ser contratados sob demanda. Ou seja, você paga apenas pelo que contata e usa. Com isso, é possível economizar custos e também ganhar escala de forma organizada. Na medida em que sua empresa cresce e a demanda aumenta, você pode expandir a contratação de serviços.

Ferramentas integradas e inovadoras

Os aplicativos do ecossistema GWS são totalmente integrados e na nuvem, de forma que diferentes pessoas podem se comunicar, editar, consultar e compartilhar documentos e dados simultaneamente com segurança e confiabilidade.

Isso traz mais mobilidade e funcionalidade para as rotinas corporativas. Além disso, o conjunto de aplicativos também pode ser customizado de acordo com as necessidades do negócio.

Com as ferramentas do Google Workspace, a transformação digital pode acontecer de verdade na sua empresa. Os colaboradores da equipe contam com uma plataforma completa e estável que os permite estar perfeitamente e totalmente conectados, de qualquer lugar. Os usuários também têm a seu dispor um leque de recursos modernos que vão deixar seu trabalho mais produtivo e inteligente.

Quando realizar a migração para Google Workspace?

Como dá para notar, a migração para o Google Workspace, antigo G Suite, é uma tarefa robusta e que, dependendo do tamanho da organização, exige um processo de várias etapas. Então, é natural se questionar quando é o momento certo de adotar essa transformação.

Cada negócio tem as suas necessidades e, portanto, não dá para definir quando um empreendimento tem que fazer a mudança. No entanto, alguns indícios apontam para esse caminho. São eles:

• necessidade de centralização das informações;
• problemas gerados pela falta de compatibilidade entre os dados de vários serviços;
• aumento da exigência quanto à mobilidade na nuvem;
• ganho de relevância em relação à atuação compartilhada e colaborativa;
• exigência quanto à diminuição dos custos com TI;
• necessidade de aumentar a produtividade.

Ao notar um ou vários desses itens, com certeza é o momento de usar o Google Workspace como uma ferramenta de apoio ao desenvolvimento da organização.

Como realizar a migração para o GWS?

Em empresas com vários setores, dezenas ou centenas de funcionários e/ou processos específicos, é ainda mais importante ter cuidado com a transformação. A migração para o Google Workspace deve ser feita de maneira estruturada e controlada para oferecer as vantagens previstas.

Para que tudo aconteça da melhor forma, preparamos um passo a passo com os aspectos essenciais para realizar esse processo de forma inteligente e segura. Confira a seguir.

1. Faça o planejamento

Um dos primeiros passos é um levantamento das necessidades e características das áreas. Entenda de onde vêm os dados, quais devem ser importados e qual é o destino de cada grupo. Selecione o que será migrado e defina as prioridades.

O planejamento é um grande aliado para minimizar riscos e otimizar resultados. Com esse cuidado, é possível planejar todo o percurso e realizar a migração para o Google Workspace de forma estruturada, aumentando as chances de ter sucesso e garantindo que os objetivos da empresa estão sendo atingidos.

2. Backup

Antes de migrar dados e contas para a plataforma do Google Workspace, não deixe de fazer um backup completo de informações. Dessa maneira, você protege seus dados e garante que nenhum deles será perdido durante o processo.

3. Prepare a equipe

Comunicar a mudança e apresentar as vantagens para todos os envolvidos é fundamental. Quanto mais transparente for o processo, melhores são as chances de sucesso. Em seguida, faça a migração em pequenos grupos controlados. Depois, realize o treinamento adequado, com novas políticas e procedimentos.

Continue esse ciclo até que todos estejam treinados, aptos e com os recursos disponíveis. Não se esqueça de acompanhar as métricas para garantir o sucesso da etapa.

4. Monitore o processo

Acompanhar o andamento de cada etapa e seus resultados é importante para avaliar o sucesso da migração para o Google Workspace. Dessa maneira, a empresa pode agir de forma proativa, identificar problemas e erros e corrigi-los em tempo hábil.

5. Considere ter suporte especializado

Mesmo com todos esses cuidados, um processo de migração pode envolver complexidades. Nessas horas, um olhar experiente e capacitado faz toda a diferença para que o projeto seja concluído com êxito. Então, vale a pena buscar o apoio de uma empresa especializada.

A SantoDigital, é uma das principais parceiras do Google no Brasil e é especializada em ajudar seus clientes em suas jornadas em direção à transformação digital com o suporte das ferramentas Google.

Seu time de experts certificados e experientes, que já realizaram mais de 2.000 migrações para o Google, podem ajudar a sua empresa a realizar o processo com bom gerenciamento, máximo controle e ótimos resultados.

A migração para Google Workspace é uma etapa necessária quando a empresa requer mais produtividade, interação e colaboração. Ao colocar as orientações em prática, será fácil obter os resultados esperados e evitar os problemas.

Se você quer dar esse passo rumo à transformação digital e implementar o Google Workspace, uma plataforma inteligente de produtividade e colaboração na sua empresa, conte com a SantoDigital nesse processo. Conheça nossas soluções e veja como podemos ajudar!