Como a tecnologia OCR pode ser útil na automação de notas fiscais?

No cenário atual, no qual a competitividade está cada vez mais acirrada, reduzir custos é uma das principais formas de aumentar a lucratividade dos negócios. A tecnologia, em especial a automação de processos, é uma grande aliada para alcançar esse objetivo. O OCR  por exemplo, é uma ferramenta essencial para simplificar a forma de extrair informações de notas fiscais.

OCR é o acrônimo de Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português) e, como o nome sugere, trata-se de uma tecnologia utilizada para reconhecer caracteres em documentos digitais ou digitalizados (imagem, PDF, etc.).

O OCR é uma ferramenta que utiliza essa tecnologia aplicada a negócios para agilizar diversas atividades e reduzir os trabalhos manuais.

Continue a leitura para saber mais sobre essa solução e como ela pode ser útil na automação de notas fiscais!

O que é a tecnologia OCR?

Trata-se de uma plataforma em nuvem que utiliza a tecnologia OCR aplicada a soluções de negócios. Essa ferramenta utiliza as tecnologias de Inteligência Artificial e Visão Computacional para identificar padrões nos documentos a serem processados, facilitando assim a extração precisa dos dados.

O OCR possui uma interface amigável e intuitiva. Dessa forma, todos os usuários podem utilizar essa ferramenta sem a necessidade de treinamentos.

Além disso, por ser uma solução baseada em nuvem, essa ferramenta é altamente escalável e pode ser facilmente integrada às demais aplicações utilizadas na empresa por meio de APIs, proporcionando a automação de processos.

Quais os benefícios  da tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres na tratativa de notas fiscais?

Dar entrada em notas fiscais é uma das tarefas manuais que demandam mais tempo e trabalho na rotina dos departamentos fiscal e contábil.

Além de trabalhosa, essa atividade requer muita atenção. Um pequeno deslize, como a inversão de números ou a falta de vírgula pode levar a empresa a enfrentar diversos problemas, tais como:

• Pagamentos a maior ou a menor;
• Apuração incorreta de impostos;
• Envio de declarações acessórias incorretas;
• Registro de nota em centro de custos incorretos, dificultando o controle gerencial.

O reconhecimento óptico de caracteres permite que você aproveite o processamento automatizado de notas fiscais e faturas para transformar seu fluxo de trabalho. Com ele, é possível aumentar significativamente a produtividade dos colaboradores e reduzir a incidência de erros. Veja a seguir como isso é possível!

Como funciona o processo de automação?

Para que você possa entender melhor o funcionamento da tecnologia OCR, confira como ocorre cada etapa.

Captura de imagens

A tecnologia OCR é compatível com diversos formatos de imagem, tais como jpeg, png, pdf, etc. Isso significa que você pode utilizar diferentes dispositivos para digitalizar seus documentos, como scanners ou celulares.

Processamento

Nesta fase, o sistema preparará a imagem para que os resultados do reconhecimento óptico de caracteres sejam os mais precisos possíveis.

A tecnologia OCR possui algoritmos pré-programados que removem manchas, eliminam páginas em branco, aprimoram caracteres difíceis de ler e muito mais.

Essa é uma parte muito crítica do processo que otimiza os resultados da captura. Quando a imagem estiver pronta, o mecanismo de OCR lerá e digitalizará os dados para estar pronto para a próxima fase do processo.

Classificação

Conforme já mencionado, a tecnologia OCR integra recursos de inteligência artificial, o que proporciona uma facilidade no momento de cadastrar os templates dos documentos a serem processados e aumenta a acurácia doreconhecimento óptico de caracteres nas imagens.

O sistema detecta o tipo de documento e classifica automaticamente todos os arquivos que forem adicionados à plataforma.

Nessa etapa, você ainda pode definir os campos do documento que serão capturados, favorecendo, assim, ao cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados.

Extração

Depois de definido os parâmetros, é hora de realizar o processo de extração. Aqui, os dados serão, de fato, transformados em caracteres digitais e serão disponibilizados em formato editável para que você possa fazer a validação.

Validação

Após a conclusão dos processos acima, é hora de realizar a conferência para se certificar que todos os caracteres foram extraídos corretamente.

Output ou integração com outras aplicações

Depois de validar os dados, basta dar a destinação correta. Vale ressaltar que eles podem ser automaticamente integrados a outras aplicações, como CRM, ERP, planilhas eletrônicas, etc.

Você ainda pode exportar o resultado do processamento em diversos formatos, tais como JSON, XML, CSV, entre outros.

Apesar de parecer muitas etapas, trata-se de um processo simples e muito mais rápido do que digitar todas as informações em um sistema ou planilha.

Com a tecnologia OCR, os colaboradores do setor contábil e fiscal terão ganhos significativos em produtividade e terão mais tempo para se dedicar a atividades de maior valor agregado.

Quer saber como contar com a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres na sua empresa? Então, entre em contato com a SantoDigital para que nossos técnicos possa apresentar essa ferramenta de maneira mais detalhada para você!

Gostou de conhecer um pouco mais sobre as funcionalidades da tecnologia OCR? Aproveite e descubra também como a Inteligência Artificial irá afetar o futuro da sua empresa!