Não restam dúvidas de que a troca de emails se tornou uma estratégia indispensável para a comunicação interna e externa das empresas. Por isso, enviar mensagens com uma assinatura de e-mail profissional é um ponto primordial para passar seriedade e aproveitar o máximo de potencial dessa ferramenta.
Atualmente, muitos negócios têm o Gmail como provedor, mas os colaboradores não sabem como colocar a assinatura de email profissional, ou email signature.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para você entender como inserir e gerenciar uma assinatura de e-mail profissional no Gmail. Siga a leitura e confira!
O que é e para que serve uma assinatura de e-mail?
Uma assinatura de e-mail nada mais é do que o conjunto de informações pessoais e profissionais sobre o remetente que aparecem reunidas no final da mensagem. Elas concentram, geralmente, dados como nome, contato e, em alguns casos, links e outros detalhes.
Nos primórdios da comunicação via email, muitos profissionais apenas incluíam o nome e um telefone de contato como sua assinatura no rodapé da mensagem.
Com a evolução e popularização do e-mail, chamar a atenção do leitor e agregar mais valor às mensagens enviadas por esse meio se tornaram aspectos mais importantes.
Nesse sentido, a assinatura de e-mail deixou de ser um detalhe acessório para ganhar status de indispensável para quem envia mensagens corporativas.
Afinal, elas colaboram para passar uma ideia de profissionalismo de quem envia e ajudam a despertar o interesse da pessoa para quem o e-mail foi enviado.
Além disso, trata-se de uma ferramenta crucial para manter a comunicação ativa, uma vez que elas carregam dados relevantes sobre o remetente que permitem que o leitor possa conhecer melhor a empresa e entrar em contato posteriormente.
O que deve conter em uma assinatura de e-mail profissional?
Uma assinatura de e-mail profissional deve contar, pelo menos, os itens básicos e indispensáveis como:
- Seu nome;
- Cargo/função na empresa;
- Nome da empresa;
- Telefone (fixo e celular, com um bônus para o link para o WhatsApp);
- Endereço comercial;
- Endereço do site da empresa;
- Endereço de e-mail profissional.
Os dados acima costumam ser suficientes para que o destinatário consiga entrar em contato com você de outro modo ou ter referências sobre sua empresa, onde ela fica, etc.
Por que é importante ter uma assinatura profissional no Gmail profissional?
Embora a assinatura de e-mail empresarial possa parecer apenas um detalhe estético do trabalho da organização, ele integra diversas estratégias no universo corporativo, representando um elemento-chave para ter vantagem competitividade, sendo fundamental para:
- promover o crescimento e a credibilidade da marca;
- demonstrar profissionalismo no relacionamento com os clientes;
- transmitir a ideia de uma comunicação oficial, de modo que as pessoas se sintam seguras ao interagir com a empresa.
Portanto, a criação de uma assinatura digital ajuda a padronizar a marca — as pessoas têm acesso tanto aos dados da empresa quanto aos de contato do remetente. Uma vez que o público passa a confiar no seu negócio, a tendência é que fiquem propensos à fidelização.
A assinatura no Gmail é uma oportunidade de gerar ótimas impressões. Então, use a criatividade e encontre um layout que seja a cara da sua organização. Isso contribuirá, inclusive, para aplicação do Smart Marketing.
Ainda, diante de um mercado tão competitivo, a assinatura de email profissional é a chance de se destacar. Segundo uma pesquisa conduzida pela Direct Marketing Association (DMA) e Demand Metric, realizada em junho de 2016, descobriu-se que o email é o maior canal de comunicação entre as organizações, sendo que os emails personalizados geram ROI de 122%.
Como inserir a assinatura no Gmail manualmente?
Antes de inserir uma assinatura de email empresarial, é preciso considerar alguns aspectos essenciais, como as informações que serão apresentadas nesse espaço.
Por exemplo, além do logo da empresa, é comum aparecer: nome e cargo do profissional, link para o site e redes sociais da empresa. Isso aumenta as visitas às páginas do negócio, e, consequentemente, as chances de venda.
Para elevar a eficiência da sua estratégia é necessário se certificar de que a assinatura pode ser visualizada em qualquer dispositivo. Isso é, adotar um modelo mobile friendly. Afinal, grande parte da população utiliza dispositivos móveis para acessar a internet.
A criação de uma assinatura no Gmail corporativo é bastante simples. O usuário deve:
- acessar a opção “Configurações”, que fica no ícone de engrenagem localizado no canto superior direito da página.
- clicar na aba “Geral”;
- localizar a opção “Assinatura”;
- apertar em “Criar nova”.
Então, dê um nome à sua assinatura e aperte em “Criar”. Haverá um campo ao lado direito para adicionar imagem e escrever os dados desejados. Caso seja necessário criar mais de uma assinatura, basta clicar em “Criar nova” e repetir os procedimentos.
Agora, quando utilizado mais de uma assinatura, é possível determinar qual delas será a opção principal, no campo “Padrões de assinatura”.
O recurso é interessante para quem usa a mesma conta para mensagens pessoais e profissionais, por exemplo. Assim, o usuário poderá se apresentar de maneira personalizada de acordo com cada destinatário. Nesse caso, a troca de assinatura deve acontecer no momento de envio de e-mail.
Para gerenciar as assinaturas, basta clicar no ícone de caneta que aparece na barra de ferramentas.
Como tornar a assinatura de e-mail profissional mais atrativa?
Além dos dados pessoais e profissionais básicos que citamos anteriormente, existem elementos adicionais que você pode usar para complementar sua assinatura de e-mail profissional, e outros detalhes que a deixarão mais atraente e eficaz. Confira nossas dicas a seguir.
Use a identidade visual da marca
Um dos primeiros passos que uma empresa deve dar é garantir que todos os seus colaboradores estão trocando e-mails com parceiros e clientes com assinaturas padronizadas, confirme a identidade visual da marca.
Cuidar desse detalhe é fundamental para o branding, para manter a unidade e passar uma imagem de profissionalismo. Se cada colaborador deseja ter sua própria assinatura, e todas fogem do padrão, isso pode passar para os clientes a ideia de que a empresa é amadora e desorganizada.
Não polua com muitas informações
Uma mesma pessoa costuma receber milhares de e-mails profissionais por dia. Se a ideia é captar a atenção, use elementos interessantes, mas não polua visualmente sua assinatura de e-mail profissional.
Isso pode dificultar a vida do leitor, que terá que se esforçar para entender o que precisa fazer para manter contato com você.
Inclua redes sociais
Colocar ícones clicáveis para suas redes sociais profissionais é uma ótima prática. As vantagens de fazer isso são:
- permite que as pessoas possam visualizar outras amostras de trabalhos e conteúdo que já foram postados na rede;
- aumenta o engajamento e direciona mais tráfego para essas páginas;
- passa uma imagem de credibilidade, no sentido de que a pessoa tem a chance de conferir que aquela marca ou profissional realmente existe.
Otimize sua assinatura de e-mail profissional para os dispositivos móveis
Grande parte das pessoas checa seus e-mails no celular. Logo, nada mais natural considerar o padrão de visualização em dispositivos móveis quando você criar uma assinatura de e-mail profissional.
Garanta que o design escolhido se acomode bem e seja amigável para essas telas, assegurando que seja fácil ler e clicar nos ícones. Proporcionar uma experiência para o usuário positiva é muito importante nesse momento.
Como o Signature SD pode ajudar?
Em um negócio, o ideal é que o gerenciamento de assinatura de e-mail profissional aconteça de forma centralizada, de modo a evitar que o layout das comunicações fuja do padrão.
A boa notícia é que existe uma solução específica para garantir a organização total das assinaturas do Gmail, na medida certa para sua empresa: o Signature SD.
A ferramenta foi desenvolvida pela SantoDigital para proporcionar a gestão das assinaturas de e-mail de todos os funcionários a partir de um único lugar.
Logo, embora o Google Workspace disponibilize excelentes recursos para a rotina empresarial, não existem funcionalidades próprias para cuidar das assinaturas de e-mail de maneira centralizada.
Com o Signature SD, temos uma plataforma completamente integrada ao Google Workspace, que oferece ao gestor diversos layouts de assinatura para ele encontrar o modelo que mais se aproxima à identidade da sua marca. Além disso, o sistema comporta gifs de modo a tornar a assinatura personalizada e impactante.
Ou seja, o Signature SD foi desenvolvido como um complemento do Google Workspace, o que colabora para que essa plataforma se torne ainda mais completa e robusta para atender todas as demandas das empresas modernas.
De forma resumida, todas as assinaturas ficam armazenadas no banco de dados do software, espaço em que o gestor tem total controle. Outra função desse software é o Smart Marketing, que tem o intuito de viabilizar a realização de campanhas baseadas nas estratégias de e-mail marketing.
Como mencionamos, a assinatura de e-mail é uma maneira inteligente de elevar o nível de credibilidade e profissionalismo de uma organização. Por esse motivo, é importante conhecer o reflexo positivo de contar com o apoio da ferramenta Signature SD.
Mais do que administrar todas as assinaturas de e-mail, a empresa poderá contar com os benefícios:
- marca em destaque;
- otimização de tempo;
- agilidade e segurança;
- facilidade no ajuste de layout;
- sincronização com o Google Workspace;
- centralização dos usuários em um painel;
- desenvolvimento de estratégias de marketing;
- possibilidade de inserir links e call-to-action para divulgar canais de comunicação.
Viu como manter uma assinatura de email profissional é uma excelente estratégia para o desempenho da sua empresa? Em suma, você mostra que as pessoas podem confiar no seu negócio e, sempre que for necessário, elas poderão entrar em contato nesses canais de modo a resolver qualquer situação.
Portanto, é um ótimo caminho para estabelecer um relacionamento mais próximo com os clientes.
Aproveite todas as vantagens de uma assinatura de e-mail profissional de maneira fácil e ágil com o Signature SD. Conheça esta e outras soluções inovadoras da SantoDigital!
Resumindo
Qual é a importância de ter uma assinatura de e-mail profissional?
Ter uma assinatura de e-mail profissional é importante para transmitir seriedade, promover o crescimento e a credibilidade da marca, demonstrar profissionalismo no relacionamento com os clientes e garantir uma comunicação oficial que faça as pessoas se sentirem seguras ao interagir com a empresa.
Como é possível inserir e gerenciar uma assinatura de e-mail no Gmail?
Para inserir e gerenciar uma assinatura de e-mail no Gmail, o usuário deve acessar as configurações, clicar na aba “Geral”, localizar a opção “Assinatura” e criar uma nova assinatura. É possível incluir informações pessoais e profissionais, além de imagens e links para redes sociais, e até mesmo definir qual assinatura será padrão.
