Indiscutivelmente, a comunicação empresarial, tanto interna quanto externa, se viu transformada pela troca de e-mails, tornando-se uma estratégia essencial atualmente. 

Nesse contexto, a elaboração de mensagens com uma assinatura de e-mail profissional destaca-se como um elemento fundamental para transmitir seriedade e extrair o máximo potencial dessa poderosa ferramenta.

Embora muitas empresas usem o Gmail como provedor, é surpreendente quantos colaboradores ainda enfrentam desafios ao tentar configurar uma assinatura de e-mail profissional, também conhecida como email signature.

Diante dessa realidade, preparamos este conteúdo para guiá-lo no processo de como colocar assinatura no Gmail. Continue a leitura e descubra como aprimorar sua presença digital!

O que é e para que serve uma assinatura de e-mail?

Uma assinatura de e-mail nada mais é do que o conjunto de informações pessoais e profissionais sobre o remetente que aparecem reunidas no final da mensagem. Elas concentram, geralmente, dados como nome, contato e, em alguns casos, links e outros detalhes.

Nos primórdios da comunicação via e-mail, muitos profissionais apenas incluíam o nome e um telefone de contato como sua assinatura no rodapé da mensagem. 

Com a evolução e popularização do e-mail, chamar a atenção do leitor e agregar mais valor às mensagens enviadas por esse meio se tornaram aspectos mais importantes.

Nesse sentido, a assinatura de e-mail deixou de ser um detalhe acessório para ganhar status de indispensável para quem envia mensagens corporativas. 

Afinal, elas colaboram para passar uma ideia de profissionalismo de quem envia e ajudam a despertar o interesse da pessoa para quem o e-mail foi enviado.

Além disso, trata-se de uma ferramenta crucial para manter a comunicação ativa, uma vez que elas carregam dados relevantes sobre o remetente que permitem que o leitor possa conhecer melhor a empresa e entrar em contato posteriormente.

Qual a importância de colocar assinatura no Gmail?

A assinatura de e-mail empresarial transcende a mera estética, constituindo-se em um componente integrante de diversas estratégias no contexto corporativo. Ela emerge como um elemento-chave para alcançar vantagem competitiva, desempenhando papéis fundamentais tais como:

• Fomentar o crescimento e a credibilidade da marca;
• Demonstrar profissionalismo nos relacionamentos com os clientes;Transmitir a ideia de uma comunicação oficial, instilando confiança nas interações com a empresa.

Assim, a criação de uma assinatura digital não apenas contribui para padronizar a marca, mas também proporciona acesso a informações cruciais sobre a empresa e seus contatos. A construção dessa confiança junto ao público favorece a propensão à fidelização, solidificando a presença do negócio.

No contexto do Gmail, a inserção de uma assinatura não é apenas uma formalidade, é uma oportunidade de causar impressões duradouras. 

Portanto, ao personalizar o layout, alinhando-o à identidade da organização, não apenas se adiciona um toque criativo, mas também se abre espaço para a aplicação eficiente de um marketing inteligente.

Segundo uma pesquisa conduzida pela Direct Marketing Association (DMA) e Demand Metric, realizada em junho de 2016, descobriu-se que o email é o maior canal de comunicação entre as organizações, sendo que os emails personalizados geram ROI de 122%.

O que deve conter em uma assinatura de e-mail profissional?

Uma assinatura de e-mail profissional deve contar, pelo menos, os itens básicos e indispensáveis como:

• Seu nome;
• Cargo/função na empresa;
• Nome da empresa;
• Telefone (fixo e celular, com um bônus para o link para o WhatsApp);
• Endereço comercial;
• Endereço do site da empresa;
• Endereço de e-mail profissional.

Os dados acima costumam ser suficientes para que o destinatário consiga entrar em contato com você de outro modo ou ter referências sobre sua empresa, onde ela fica, etc.

Como colocar assinatura no Gmail?

Iniciar o processo de personalização da sua assinatura no Gmail é essencial para transmitir uma imagem profissional e fortalecer a sua presença online. Acompanhe atentamente este passo a passo para aprender a adicionar uma assinatura de e-mail no Gmail de maneira simples e eficiente.

Confira:

1. Abra as configurações do Gmail

Ao acessar sua conta do Gmail, localize e clique no ícone de engrenagem no canto superior direito.

Em seguida, selecione “Ver todas as configurações” para ter acesso às configurações completas da sua conta de e-mail.

2. Acesse a aba “Geral”

Dentro das configurações, navegue até a aba “Geral”. Role para baixo até encontrar a seção específica para a sua assinatura. Ative a opção “Assinatura” marcando a caixa correspondente. Esta etapa é fundamental para iniciar o processo de personalização.

3. Ative a assinatura

Com a opção de assinatura ativada, você estará pronto para criar a sua assinatura personalizada. Utilize a caixa de texto fornecida para digitar a sua assinatura. Aproveite as opções de formatação disponíveis para adicionar estilo, como negrito, itálico ou cores, garantindo que a sua assinatura reflita a sua identidade profissional.

4. Adicione links e imagens

Caso deseje adicionar links, destaque o texto desejado e clique no ícone de link na barra de ferramentas. Para inserir uma imagem, utilize o ícone correspondente na barra de ferramentas e insira a URL da imagem desejada.

5. Salve as alterações

Após completar a criação da sua assinatura, role até o final da página e clique em “Salvar alterações”. Este passo é fundamental para garantir que as suas configurações sejam aplicadas.

6. Abra um novo e-mail para conferir se deu certo

Para verificar o resultado, abra um novo e-mail e observe como a sua assinatura aparece. Certifique-se de que todos os elementos estão formatados corretamente e atendem às suas expectativas.

Como tornar a assinatura de e-mail profissional mais atrativa?

Além dos dados pessoais e profissionais básicos que citamos anteriormente, existem elementos adicionais que você pode usar para complementar sua assinatura de e-mail profissional, e outros detalhes que a deixarão mais atraente e eficaz. Confira nossas dicas a seguir.

Use a identidade visual da marca

Um dos primeiros passos que uma empresa deve dar é garantir que todos os seus colaboradores estão trocando e-mails com parceiros e clientes com assinaturas padronizadas, confirme a identidade visual da marca.

Cuidar desse detalhe é fundamental para o branding, para manter a unidade e passar uma imagem de profissionalismo. Se cada colaborador deseja ter sua própria assinatura, e todas fogem do padrão, isso pode passar para os clientes a ideia de que a empresa é amadora e desorganizada.

Não polua com muitas informações

Uma mesma pessoa costuma receber milhares de e-mails profissionais por dia. Se a ideia é captar a atenção, use elementos interessantes, mas não polua visualmente sua assinatura de e-mail profissional.

Isso pode dificultar a vida do leitor, que terá que se esforçar para entender o que precisa fazer para manter contato com você.

Inclua redes sociais

Colocar ícones clicáveis para suas redes sociais profissionais é uma ótima prática. As vantagens de fazer isso são:

• permite que as pessoas possam visualizar outras amostras de trabalhos e conteúdo que já foram postados na rede;
• aumenta o engajamento e direcionar mais tráfego para essas páginas;
• passa uma imagem de credibilidade, no sentido de que a pessoa tem a chance de conferir que aquela marca ou profissional realmente existe.

Otimize sua assinatura de e-mail profissional para os dispositivos móveis

Grande parte das pessoas checa seus e-mails no celular. Logo, nada mais natural considerar o padrão de visualização em dispositivos móveis quando você criar uma assinatura de e-mail profissional.

Garanta que o design escolhido se acomode bem e seja amigável para essas telas, assegurando que seja fácil ler e clicar nos ícones. Proporcionar uma experiência para o usuário positiva é muito importante nesse momento.

Como o Signature SD pode ajudar?

Em um negócio, o ideal é que o gerenciamento de assinatura de e-mail profissional aconteça de forma centralizada, de modo a evitar que o layout das comunicações fuja do padrão.

A boa notícia é que existe uma solução específica para garantir a organização total das assinaturas do Gmail, na medida certa para sua empresa: o Signature SD. A ferramenta foi desenvolvida pela SantoDigital para proporcionar a gestão das assinaturas de e-mail de todos os funcionários a partir de um único lugar.

Logo, embora o Google Workspace disponibilize excelentes recursos para a rotina empresarial, não existem funcionalidades próprias para cuidar das assinaturas de e-mail de maneira centralizada.

Com o Signature SD, temos uma plataforma completamente integrada ao Google Workspace, que oferece ao gestor diversos layouts de assinatura para ele encontrar o modelo que mais se aproxima à identidade da sua marca. Além disso, o sistema comporta gifs de modo a tornar a assinatura personalizada e impactante.

Ou seja, o Signature SD foi desenvolvido como um complemento do Google Workspace, o que colabora para que essa plataforma se torne ainda mais completa e robusta para atender todas as demandas das empresas modernas.

De forma resumida, todas as assinaturas ficam armazenadas no banco de dados do software, espaço em que o gestor tem total controle. Outra função desse software é o Smart Marketing, que tem o intuito de viabilizar a realização de campanhas baseadas nas estratégias de e-mail marketing.

Como mencionamos, a assinatura de e-mail é uma maneira inteligente de elevar o nível de credibilidade e profissionalismo de uma organização. Por esse motivo, é importante conhecer o reflexo positivo de contar com o apoio da ferramenta Signature SD.

Mais do que administrar todas as assinaturas de e-mail, a empresa poderá contar com os benefícios:

• marca em destaque;
• otimização de tempo;
• agilidade e segurança;
• facilidade no ajuste de layout;
• sincronização com o Google Workspace;
• centralização dos usuários em um painel;
• desenvolvimento de estratégias de marketing;
• possibilidade de inserir links e call-to-action para divulgar canais de comunicação.

Viu como manter uma assinatura de email profissional é uma excelente estratégia para o desempenho da sua empresa? Em suma, você mostra que as pessoas podem confiar no seu negócio e, sempre que for necessário, elas poderão entrar em contato nesses canais de modo a resolver qualquer situação. 

Portanto, é um ótimo caminho para estabelecer um relacionamento mais próximo com os clientes.

Aproveite todas as vantagens de uma assinatura de e-mail profissional de maneira fácil e ágil com o Signature SD. Conheça esta e outras soluções inovadoras da SantoDigital!

Resumindo

Qual é a importância de ter uma assinatura de e-mail profissional?

Ter uma assinatura de e-mail profissional é importante para transmitir seriedade, promover o crescimento e a credibilidade da marca, demonstrar profissionalismo no relacionamento com os clientes e garantir uma comunicação oficial que faça as pessoas se sentirem seguras ao interagir com a empresa.

Como é possível inserir e gerenciar uma assinatura de e-mail no Gmail?

Para inserir e gerenciar uma assinatura de e-mail no Gmail, o usuário deve acessar as configurações, clicar na aba “Geral”, localizar a opção “Assinatura” e criar uma nova assinatura. É possível incluir informações pessoais e profissionais, além de imagens e links para redes sociais, e até mesmo definir qual assinatura será padrão.