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- out 18, 2024
Muitos processos foram modificados pela transformação digital — e um deles é a gestão de documentos que, com o suporte da tecnologia, ganhou inteligência e eficácia.
Gerenciar arquivos, recibos, notas fiscais, certificados e outros documentos importantes é um processo ao qual toda empresa precisa ter atenção. No entanto, fazer isso de forma manual ficou no passado.
Atualmente, soluções tecnológicas inovadoras facilitam o processo de conferência, revisão e armazenamento desses registros. Como resultado, a empresa ganha tempo e produtividade, além de reduzir custos com espaço físico e outros procedimentos.
Automatizar processos na gestão de documentos é uma iniciativa fundamental para ter mais segurança, eficiência, conformidade e reforçar a cultura da inovação no seu negócio.
Neste artigo, entenda como esse processo funciona e as tecnologias ideais para aplicar na sua empresa. Acompanhe!
A gestão de documentos é um conjunto de práticas e procedimentos adotados por uma empresa para lidar com o processamento e o armazenamento de documentos corporativos. Isso pode ser feito de forma física ou digital.
Independentemente da escolha da empresa, é preciso contar com uma metodologia e políticas internas para realizar a manutenção, o armazenamento, o acesso e o uso desses arquivos. Controle e segurança são aspectos fundamentais, uma vez que muitos desses documentos são confidenciais e precisam ser protegidos.
Outro ponto é que alguns desses registros carregam informações importantes para serem usadas no dia a dia da empresa, então a disponibilidade e a restrição de acessos são fatores que não podem ser negligenciados. Exemplos comuns desses tipos de documentos são:
Diante da complexidade em lidar com diferentes tipos de arquivos, a digitalização de documentos, juntamente com a automação desse processo, tem sido amplamente adotada por diversas corporações.
As principais vantagens incluem a otimização e organização do armazenamento, que pode ser feito de forma segura na nuvem, além de facilitar o acesso e a consulta de acordo com as políticas organizacionais.
A incorporação de sistemas tecnológicos acelera os procedimentos de gestão documental, tornando-os mais eficientes, especialmente para empresas que lidam com um elevado volume de arquivos. Administrar isso de forma física se torna incompatível com a dinâmica do mercado e dos modelos de trabalho atuais.
Por isso, garantir a segurança de documentos importantes e, em simultâneo, torná-los acessíveis para várias equipes de diferentes departamentos é essencial para mais produtividade e colaboração na empresa.
A compreensão e a implementação adequada das categorias de gestão de documentos são cruciais para o sucesso de uma estratégia de digitalização, otimizando o fluxo de trabalho e aumentando a eficiência operacional. Confira alguns dos principais tipos de gestão de documentos.
A gestão de documentos físicos envolve o manejo de arquivos em formato papel. Isso inclui a organização, o arquivamento e a conservação de documentos essenciais para a operação da empresa. Um sistema eficaz de gestão de documentos físicos reduz o risco de perda de informações e melhora a acessibilidade.
Práticas como o uso de índices, pastas de arquivo bem estruturadas e procedimentos de recuperação ágil são fundamentais para garantir que os documentos estejam disponíveis quando necessário.
A gestão de documentos digitais refere-se ao controle e à organização de conteúdos armazenados eletronicamente. Com a transformação digital, o armazenamento digital se tornou fundamental para a agilidade e a segurança das informações.
Sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) possibilitam a categorização, a busca e o compartilhamento seguro de arquivos digitais. Além disso, a implementação de protocolos de segurança, como criptografia e autenticação, garante a proteção dos dados sensíveis.
Os registros representam um tipo específico de documentação que necessita de uma gestão rigorosa devido à sua importância legal e regulatória. Incluem informações como relatórios financeiros, contratos e registros de conformidade.
Gerenciar esses documentos requer práticas consistentes de arquivamento, manutenção e acessibilidade, assegurando que a empresa esteja em conformidade com as normas aplicáveis. Sistemas automatizados podem facilitar a rastreabilidade e a auditoria dos registros, proporcionando maior transparência.
Este tipo de documentação refere-se à organização e à atualização de materiais informativos utilizados pela empresa, como documentos, apresentações e publicações. Um sistema de gestão de conteúdo eficaz permite a criação, a edição e a distribuição facilitada de informação.
A categorização e a busca facilitada dentro do sistema são essenciais para garantir que as equipes tenham acesso às informações necessárias, promovendo a colaboração e a inovação.
Além disso, a integração de ferramentas de Inteligência Artificial pode otimizar a gestão de conteúdo, ajudando as empresas a personalizarem a experiência do usuário.
Atualmente, termos como Big Data e cultura de dados têm ganhado relevância em razão da necessidade de tomada de decisões mais precisas em um ambiente de negócios competitivo e complexo.
A utilização eficiente de dados armazenados em documentos corporativos é um fator crítico para o sucesso. Um erro nesse processo pode comprometer não apenas a operação, mas também a reputação de uma empresa.
Diante disso, são atitudes fundamentais para o sucesso:
Vários desses dados encontram-se na própria empresa e estão registrados em seus inúmeros documentos. Logo, fazer um manejo otimizado de arquivos e garantir o bom uso das informações são aspectos que reforçam a relevância da gestão de documentos.
Para isso, a tecnologia é fundamental. Alguns exemplos de como os arquivos da empresa podem gerar dados valiosos para o gerenciamento estratégico são:
Além desses casos, não podemos deixar de lembrar da importância de manter esses registros em dia para rotinas ligadas à fiscalização e processos jurídicos.
Como podemos perceber, a gestão de documentos é uma área com um grande potencial estratégico nas empresas. Automatizar seus processos garante uma melhora no desempenho, além de mais segurança e conformidade.
Isso é um fato, sobretudo, diante da LGPD, que exige das empresas uma nova postura em relação à forma como dados de clientes são utilizados e armazenados. Dessa forma, contar com processos automatizados e modernos facilita a conformidade e o ajuste de processos para se adequar à legislação.
A gestão de documentos físicos enfrenta uma série de desafios que podem impactar a eficiência e a segurança das operações empresariais. Entenda alguns deles.
Arquivos em papel ocupam espaço significativo nas instalações da empresa, podendo resultar em custos adicionais de armazenamento e dificultar a organização e a localização rápida de documentos.
Empresas que não têm um plano adequado para a gestão de documentos físicos podem se deparar com a necessidade de alugar espaços extras ou até mesmo alterar sua infraestrutura, o que representa uma despesa não planejada.
Um sistema de arquivamento eficiente, com categorização adequada e práticas regularizadas de descarte, pode ajudar a maximizar o espaço disponível.
Manter a segurança de documentos físicos é complexo, pois estão sujeitos a roubos, danos ambientais e acesso não autorizado. A implementação de medidas de segurança, como sistemas de controle de acesso e monitoramento, é fundamental para proteger essas informações sensíveis.
Além disso, garantir conformidade com regulamentos de privacidade e segurança, como a LGPD, pode ser um desafio adicional. A falta de políticas claras de gerenciamento pode resultar em não conformidade, expondo a empresa a penalizações e danos à reputação.
Assim, a criação de um protocolo para a gestão de documentos, que inclua práticas de segurança e conformidade, é essencial.
A manipulação manual de documentos aumenta o risco de perda ou extravio, o que pode resultar em interrupções nas operações e até mesmo em questões legais. Documentos vitais para a continuidade dos negócios, como contratos e registros legais, são especialmente vulneráveis a essas situações.
A digitalização de documentos e a implementação de um sistema de rastreamento podem reduzir substancialmente esses riscos. Além disso, treinamentos regulares para os funcionários sobre práticas de manuseio e arquivamento de documentos também são fundamentais para garantir a integridade dos arquivos.
Muitas vezes, a gestão de documentos físicos requer processos manuais extensivos, como a organização, a classificação e a recuperação de arquivos. Esses processos podem ser lentos e propensos a erros, levando a ineficiências operacionais.
A automação de certos aspectos da gestão documental, como a captura e a indexação automática de documentos, pode acelerar o fluxo de trabalho e reduzir a chance de erro humano.
Documentos físicos dificultam a colaboração efetiva entre equipes, especialmente em um ambiente em que o trabalho remoto se torna cada vez mais comum. As informações em papel são mais difíceis de compartilhar rapidamente, resultando em atrasos e perda de sinergia entre os departamentos.
A transição para soluções digitais, além de melhorar a colaboração, permite que múltiplos usuários acessem e editem documentos simultaneamente, garantindo que a empresa se mantenha competitiva.
A busca manual por um documento específico pode ser demorada e frustrante, levando à perda de tempo valioso e à ineficiência nas operações. Em ambientes onde documentos são arquivados de maneira aleatória ou sem uma categorização clara, o risco de não localização aumenta consideravelmente.
Além disso, a falta de ferramentas de pesquisa eficazes para documentos em papel pode levar a várias reimpressões ou recriações de documentos que já existem. Isso consome recursos e, ainda, pode resultar em inconsistências nas informações.
A adoção de sistemas de digitalização e armazenamento em nuvem pode resolver esse problema, permitindo buscas rápidas e acessíveis por meio de palavras-chave e metadados, melhorando assim o fluxo de trabalho e a capacidade de resposta da equipe.
A gestão de documentos de forma digital oferece uma série de benefícios em comparação com os métodos tradicionais de papel. Confira alguns desses benefícios.
A digitalização proporciona acesso instantâneo aos documentos a partir de qualquer localização, permitindo uma resposta mais rápida às solicitações e às decisões empresariais.
Em um ambiente de trabalho moderno, onde a rapidez é fundamental, a capacidade de acessar informações em tempo real pode ser um diferencial competitivo. Isso acelera processos internos e melhora a experiência do cliente, pois os colaboradores podem fornecer informações relevantes de maneira mais eficiente.
A digitalização permite estabelecer processos padronizados para a criação, o armazenamento e a recuperação de documentos. A padronização garante consistência e qualidade nos dados, reduzindo erros e aumentando a confiabilidade das informações.
Com políticas claras e um fluxo de trabalho definido, as equipes podem seguir diretrizes que facilitam a colaboração e a conformidade com regulamentos internos e externos.
As soluções digitais geralmente incluem recursos de segurança avançados, como criptografia e controle de acesso. Esses mecanismos são fundamentais para ajudar as empresas a manter a conformidade com regulamentações legais e de privacidade, protegendo dados sensíveis contra acessos não autorizados.
A implementação de auditorias e registros de acessos também garante uma camada adicional de segurança, facilitando a demonstração de conformidade em caso de inspeções ou auditorias.
A gestão digital de documentos facilita a integração de informações entre sistemas e departamentos. Isso melhora a colaboração e a eficiência operacional, pois as equipes podem compartilhar dados e insights de maneira fluida.
A interoperabilidade entre diferentes plataformas tecnológicas permite um fluxo de informações contínuo, minimizando os silos de dados que podem prejudicar o desempenho organizacional.
A eliminação do armazenamento físico de documentos reduz custos associados a espaço, à manutenção e à recuperação de arquivos em papel. Menos espaço físico para arquivos significa menos despesas com aluguel, climatização e segurança.
Além disso, a digitalização diminui o consumo de papel e os custos de impressão, permitindo que a empresa redirecione esses recursos financeiros para outras áreas estratégicas.
Com sistemas de busca otimizados e a utilização de metadados, encontrar documentos específicos se torna uma tarefa simples, economizando tempo e aumentando a produtividade.
Essa agilidade na recuperação de informações é essencial em um ambiente onde decisões rápidas são cruciais para o sucesso.
Para realizar a gestão de documentos de forma eficiente, as empresas podem adotar várias estratégias e tecnologias. Confira algumas delas.
Substituir assinaturas em papel por assinaturas digitais garante autenticidade e integridade dos documentos. Isso agiliza os processos de aprovação e reduz a dependência de papel, contribuindo para uma prática mais sustentável.
Sem contar que as assinaturas digitais podem ser facilmente verificadas, o que aumenta a confiança nas transações e facilita a conformidade com as regulamentações.
Converter documentos físicos em formatos digitais permite fácil armazenamento, recuperação e compartilhamento de informações. Essa transição reduz os custos e o tempo associados à gestão de papel.
Além disso, a digitalização elimina o risco de perda de documentos físicos, facilitando o acesso às informações e promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente.
Manter um calendário de prazos legais para a retenção e a destruição de documentos é fundamental para garantir a conformidade com as regulamentações e evitar riscos legais.
Estabelecer lembretes e alertas ajuda as empresas a gerenciar adequadamente a documentação, assegurando que documentos desnecessários sejam descartados em tempo hábil, sem comprometer informações essenciais.
Estabelecer critérios claros para armazenamento e controle de acesso aos documentos é fundamental para a segurança das informações.
As empresas devem definir quem tem permissão para acessar os documentos, de forma que apenas usuários autorizados possam visualizar ou editar informações sensíveis. Essa prática minimiza o risco de vazamentos e garante a proteção de dados críticos.
Criar um padrão de organização para documentos facilita a categorização e o acesso às informações. A utilização de um sistema de nomenclatura consistente e a categorização adequada conforme o tipo de documento ou setor da empresa ajudam na recuperação rápida e eficiente.
Essa padronização reduz a probabilidade de confusões e aumenta a produtividade da equipe.
Ao implementar essas práticas e tecnologias, as empresas podem melhorar a eficiência, segurança e conformidade de sua gestão de documentos, preparando-se melhor para os desafios do ambiente empresarial moderno.
Existem muitas inovações que podem ser aplicadas na gestão de documentos para trazer mais inteligência e eficácia aos seus processos.
Começando pela digitalização, sendo um passo inicial para fazer uma administração digital desses arquivos e modernizar esse setor. Essa tecnologia possibilita ter uma cópia digital e fidedigna nos documentos, que podem ser armazenadas e compartilhadas digitalmente com maior facilidade.
Isso elimina várias limitações e burocracias, contribuindo para a colaboração entre equipes e diferentes setores e a produtividade.
Por exemplo, arquivos digitalizados podem ser buscados via palavras-chave e encontrados em segundos, o que traz agilidade para as operações internas. Sem contar que arquivos digitais podem ser acessados de qualquer lugar — ou seja, o profissional não precisa estar presente em um escritório para consultá-lo.
Uma ferramenta amplamente usada para digitalização é o Optical Character Recognition (OCR), que faz um reconhecimento óptico de caracteres e consegue identificar, converter e extrair informações de diferentes arquivos com alta precisão.
Em uma próxima etapa de gestão, a tipificação é uma tecnologia usada para identificar documentos de forma automática. O que o sistema faz é comparar similaridades entre diferentes tipos de arquivos e fazer validações automatizadas.
Por exemplo, esse recurso é usado para comparar imagens e verificar se um documento é legítimo, ou seja, se a foto mostrada é realmente da pessoa que diz ser.
Na mesma linha inovadora, o Facematch é uma solução capaz de comparar e detectar rostos em documentos, sendo um aliado para validar acessos e implementar processos como o onboarding digital.
O SantoID oferece essas três soluções para gestão de documentos, que usam tecnologia de Inteligência Artificial e Machine Learning para potencializar o gerenciamento de dados e arquivos.
Trata-se de uma ferramenta dinâmica, totalmente na nuvem e fácil de ser utilizada, que pode ser aplicada em diferentes setores em uma empresa. Ou seja:
Todas essas operações e outras podem ser feitas com mais precisão, praticidade e segurança.
A tecnologia é a peça-chave para trazer mais inteligência e potencializar os resultados da gestão de documentos de corporações modernas. Atualmente, em um cenário tão complexo e diverso, é preciso assumir uma postura proativa e ser ágil para reagir diante de crises e mudanças.
Com o auxílio da inovação, empresas conseguem gerenciar riscos e dados com maior eficácia e produtividade, tendo a chance de ganhar competitividade e se tornar referência no mercado.
Se você gostou do post e se interessou pelas soluções da SantoID para maximizar a atuação da sua gestão de documentos, entre em contato para conhecer nossas soluções e expertise em transformação digital!
A gestão de documentos é um conjunto de práticas e procedimentos adotados por uma empresa para lidar com o processamento e o armazenamento de documentos corporativos — seja de forma física ou digital.
A tecnologia pode melhorar a gestão de documentos através da digitalização, automatização, segurança, acesso remoto e integração.
Para otimizar o processo de documentos, é essencial padronizar procedimentos, automatizar fluxos de trabalho, oferecer treinamento, e realizar monitoramento contínuo para identificar melhorias.
Crédito da imagem: Freepik
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