Gestão de documentos: como otimizar o processo com o uso da tecnologia?

Sua empresa ainda lida com pilhas de documentos, recibos e notas fiscais de forma manual? Essa realidade ficou no passado com a transformação digital. A gestão de documentos, agora impulsionada pela tecnologia, alcançou novos patamares de inteligência e eficácia.

Soluções inovadoras facilitam a conferência, revisão e armazenamento de registros cruciais, garantindo ganhos significativos em tempo, produtividade e redução de custos. Automatizar esse processo é fundamental para assegurar mais segurança, eficiência, conformidade e consolidar uma cultura de inovação.

Continue a leitura e entenda como essa mudança funciona e quais tecnologias aplicar na sua empresa.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar, controlar e rastrear documentos em uma empresa, seja físico, seja digital. Envolve o gerenciamento de todo o ciclo de vida de um documento, desde sua criação até seu descarte ou arquivamento permanente.

O objetivo principal é garantir que as informações estejam disponíveis de forma eficiente, segura e organizada, facilitando o acesso e o uso correto dos documentos ao longo do tempo.

Como funciona a gestão de documentos?

A gestão de documentos funciona da seguinte forma:

1. os documentos são gerados, classificados e indexados para facilitar a localização;
2. eles são guardados em locais seguros, com acesso restrito e controlado;
3. os documentos são utilizados e atualizados conforme a necessidade;
4. após o tempo necessário, são descartados de forma segura ou arquivados permanentemente, garantindo organização e segurança da informação.

Qual é a diferença entre a gestão de documentos tradicional e a eletrônica?

A principal diferença entre a gestão de documentos tradicional e a eletrônica está no formato e no modo como os documentos são armazenados e acessados. Enquanto a gestão tradicional utiliza documentos físicos arquivados em papéis, a gestão eletrônica trabalha com arquivos digitais armazenados em sistemas informatizados.

Na gestão tradicional, os documentos são organizados em arquivos físicos, o que exige espaço físico, pode dificultar a localização rápida e apresenta riscos maiores de perda, dano ou extravio. Além disso, o acesso é limitado a quem estiver próximo ao local do arquivo, e a atualização dos documentos pode ser mais lenta e trabalhosa.

Já a gestão eletrônica permite armazenar documentos em servidores, nuvens ou sistemas específicos, facilitando o acesso remoto, a busca rápida por palavras-chave, o controle de versões e o compartilhamento seguro entre usuários autorizados. Isso traz mais agilidade, segurança e economia de espaço físico para as organizações.

Essas diferenças impactam diretamente na eficiência dos processos, na segurança da informação e na sustentabilidade, já que a gestão eletrônica reduz o uso de papel e o tempo gasto em tarefas manuais.

Qual a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos é fundamental para garantir o controle, a segurança e a eficiência no uso das informações dentro das empresas, impactando diretamente a tomada de decisões e a conformidade legal. Sem um gerenciamento adequado, os dados registrados nos documentos podem se perder, gerar erros ou até causar riscos jurídicos e financeiros.

Com o crescimento do Big Data e a cultura de dados, as empresas dependem cada vez mais da análise precisa de informações para se manter competitivas. Muitos desses dados estão armazenados em documentos corporativos, que precisam ser organizados e acessados de forma eficiente para gerar insights valiosos.

Por exemplo, relatórios de vendas e históricos de compra ajudam a planejar campanhas de marketing e lançar novos produtos, enquanto contratos revisados podem otimizar custos e reduzir riscos.

Além do suporte estratégico, a gestão de documentos é essencial para manter a conformidade com normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), que exige cuidado rigoroso no armazenamento e uso dos dados pessoais. Processos automatizados facilitam essa adequação, garantindo segurança, agilidade e transparência no tratamento das informações.

Por isso, investir em uma gestão de documentos eficiente não só melhora o desempenho operacional, mas também protege a reputação da empresa e fortalece sua capacidade de inovar e se adaptar ao mercado.

Quais os principais desafios na gestão de documentos físicos?

A gestão de documentos físicos enfrenta uma série de desafios que podem impactar a eficiência e a segurança das operações empresariais. Entenda alguns deles.

Pouco espaço físico para armazenamento

Arquivos em papel ocupam espaço significativo nas instalações da empresa, podendo resultar em custos adicionais de armazenamento e dificultar a organização e a localização rápida de documentos. 

Empresas que não têm um plano adequado para a gestão de documentos físicos podem se deparar com a necessidade de alugar espaços extras ou até mesmo alterar sua infraestrutura, o que representa uma despesa não planejada. 

Um sistema de arquivamento eficiente, com categorização adequada e práticas regularizadas de descarte, pode ajudar a maximizar o espaço disponível.

Garantir segurança e conformidade

Manter a segurança de documentos físicos é complexo, pois estão sujeitos a roubos, danos ambientais e acesso não autorizado. A implementação de medidas de segurança, como sistemas de controle de acesso e monitoramento, é fundamental para proteger essas informações sensíveis. 

Além disso, garantir conformidade com regulamentos de privacidade e segurança, como a LGPD, pode ser um desafio adicional. A falta de políticas claras de gerenciamento pode resultar em não conformidade, expondo a empresa a penalizações e danos à reputação. 

Assim, a criação de um protocolo para a gestão de documentos, que inclua práticas de segurança e conformidade, é essencial.

Tempo gasto na gestão

A gestão de documentos físicos costuma demandar um tempo significativo para tarefas como organização, busca, classificação e arquivamento manual. Esse processo lento reduz a produtividade das equipes e pode atrasar a tomada de decisões importantes.

Além disso, a falta de automatização aumenta o risco de erros humanos e retrabalho, tornando a rotina mais custosa e ineficiente. Investir em processos otimizados e tecnologias que facilitem essas atividades é importante para minimizar o tempo gasto e melhorar o desempenho operacional.

Perda e extravio de documentos

A manipulação manual de documentos aumenta o risco de perda ou extravio, o que pode resultar em interrupções nas operações e até mesmo em questões legais. Documentos vitais para a continuidade dos negócios, como contratos e registros legais, são especialmente vulneráveis a essas situações. 

A digitalização de documentos e a implementação de um sistema de rastreamento podem reduzir substancialmente esses riscos. Além disso, treinamentos regulares para os funcionários sobre práticas de manuseio e arquivamento de documentos também são fundamentais para garantir a integridade dos arquivos.

Alta dependência de processos manuais

Muitas vezes, a gestão de documentos físicos requer processos manuais extensivos, como a organização, a classificação e a recuperação de arquivos. Esses processos podem ser lentos e propensos a erros, levando a ineficiências operacionais. 

A automação de certos aspectos da gestão documental, como a captura e a indexação automática de documentos, pode acelerar o fluxo de trabalho e reduzir a chance de erro humano.

Dificuldade na colaboração entre equipes

Documentos físicos dificultam a colaboração efetiva entre equipes, especialmente em um ambiente em que o trabalho remoto se torna cada vez mais comum. As informações em papel são mais difíceis de compartilhar rapidamente, resultando em atrasos e perda de sinergia entre os departamentos. 

A transição para soluções digitais, além de melhorar a colaboração, permite que múltiplos usuários acessem e editem documentos simultaneamente, garantindo que a empresa se mantenha competitiva.

Dificuldade na recuperação de informações

A busca manual por um documento específico pode ser demorada e frustrante, levando à perda de tempo valioso e à ineficiência nas operações. Em ambientes onde documentos são arquivados de maneira aleatória ou sem uma categorização clara, o risco de não localização aumenta consideravelmente.

Além disso, a falta de ferramentas de pesquisa eficazes para documentos em papel pode levar a várias reimpressões ou recriações de documentos que já existem. Isso consome recursos e, ainda, pode resultar em inconsistências nas informações. 

A adoção de sistemas de digitalização e armazenamento em nuvem pode resolver esse problema, permitindo buscas rápidas e acessíveis por meio de palavras-chave e metadados, melhorando assim o fluxo de trabalho e a capacidade de resposta da equipe.

Quais são as melhores práticas para uma gestão de documentos eficiente?

Para realizar uma gestão de documentos eficiente, as empresas devem adotar estratégias claras e tecnologias adequadas que garantam organização, segurança e conformidade. Confira as principais práticas recomendadas:

1. Estabeleça onde os documentos serão armazenados

Definir previamente os locais de armazenamento dos documentos é fundamental para garantir organização e fácil acesso. Seja em arquivos físicos, servidores locais ou na nuvem, é importante que o ambiente escolhido ofereça segurança, capacidade adequada e facilidade para a recuperação dos documentos quando necessário.

2. Crie um padrão de organização para documentos

Utilizar um sistema de nomenclatura consistente e categorizar os documentos de acordo com seu tipo ou setor facilita a localização rápida das informações. Essa padronização na gestão de documentos evita confusões, melhora a produtividade e assegura que todos na empresa sigam o mesmo método para arquivar e buscar documentos.

3. Defina critérios de armazenamento e acessos

Estabelecer regras claras sobre quem pode acessar, editar ou compartilhar os documentos protege informações sensíveis e minimiza riscos de vazamentos. O controle de acesso deve ser rigoroso, garantindo que apenas usuários autorizados tenham permissão, seja em ambientes físicos, seja digitais.

4. Invista na digitalização de documentos

Converter documentos físicos em digitais reduz custos, economiza espaço e facilita o armazenamento e a recuperação das informações. A digitalização também diminui o risco de perdas e danos aos documentos originais e promove um ambiente de trabalho mais ágil e eficiente.

5. Considere o uso de assinatura digital

A assinatura digital substitui as assinaturas em papel, garantindo a autenticidade e integridade dos documentos. Além de agilizar processos de aprovação, aumenta a segurança das transações e contribui para a conformidade com normas e regulamentos, além de apoiar práticas mais sustentáveis.

6. Tenha atenção aos prazos legais para manter a conformidade

Manter um calendário atualizado com os prazos de retenção e descarte dos documentos é um passo importante para evitar problemas legais e multas. O uso de lembretes e sistemas automatizados ajuda a garantir que documentos desnecessários sejam eliminados no tempo certo, o que preserva informações importantes e cumpre a legislação vigente.

Ao implementar essas práticas, as empresas aprimoram a eficiência, segurança e conformidade da gestão documental, fortalecendo sua capacidade de responder rapidamente às demandas do mercado e às exigências legais.

Como a tecnologia otimiza a gestão de documentos?

A tecnologia otimiza a gestão de documentos ao transformar processos manuais e burocráticos em operações rápidas, seguras e acessíveis digitalmente. Com ferramentas digitais, é possível armazenar, buscar e compartilhar documentos de forma ágil, promovendo maior produtividade e colaboração entre equipes, independentemente da localização física dos profissionais.

Um dos principais avanços é a digitalização, que cria cópias digitais fiéis dos documentos físicos, facilitando seu armazenamento e acesso. Isso elimina a necessidade de manuseio físico constante, reduz perdas e agiliza buscas por meio de palavras-chave. 

Tecnologias como o OCR (Optical Character Recognition) vão além, ao reconhecer e extrair automaticamente textos de documentos digitalizados com alta precisão, tornando a informação mais fácil de ser gerenciada. 

Em etapas mais avançadas, sistemas de tipificação automatizam a identificação e validação de documentos, verificando sua autenticidade. Soluções como o Facematch comparam imagens de rostos para validar identidades, sendo essenciais em processos de segurança e onboarding digital. Essas inovações tornam a gestão documental mais inteligente, eficiente e segura.

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O SantoiD oferece soluções para gestão de documentos que usam tecnologia de Inteligência Artificial e Machine Learning para potencializar o gerenciamento de dados e arquivos.

Trata-se de uma ferramenta dinâmica, totalmente na nuvem e fácil de ser utilizada, que pode ser aplicada em diferentes setores em uma empresa.

O RH pode usá-la para processos de demissão, admissão e onboarding digital. Marketing e vendas podem aplicar para identificar dados de clientes com base em formulários e contratos. Já o financeiro pode otimizar processos de conferência de notas fiscais e agilizar reembolsos.

Todas essas operações e outras podem ser feitas com mais precisão, praticidade e segurança.

A tecnologia é a peça-chave para trazer mais inteligência e potencializar os resultados da gestão de documentos de corporações modernas. Atualmente, em um cenário tão complexo e diverso, é preciso assumir uma postura proativa e ser ágil para reagir diante de crises e mudanças.

Com o auxílio da inovação, empresas conseguem gerenciar riscos e dados com maior eficácia e produtividade, tendo a chance de ganhar competitividade e se tornar referência no mercado.

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Resumindo

Crédito da imagem: Freepik