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- jun 26, 2024
Muitos processos foram modificados pela transformação digital. Um deles é a gestão de documentos que, com o suporte da tecnologia, ganhou inteligência e eficácia.
Gerenciar arquivos, recibos, notas fiscais, certificados e outros documentos importantes é um processo que toda empresa precisa se ocupar.
No entanto, fazer isso de forma manual ficou no passado. Atualmente, soluções tecnológicas inovadoras facilitam o processo de conferência, revisão e armazenamento desses registros. Como resultado, a empresa ganha tempo e produtividade, além de reduzir custos com espaço físico e outros procedimentos.
Automatizar processos na gestão de documentos é uma iniciativa fundamental para ter mais segurança, eficiência, conformidade e reforçar a cultura da inovação no seu negócio.
Entenda, com este post, como esse processo funciona e as tecnologias ideias para aplicar na sua empresa. Acompanhe!
A gestão de documentos é um conjunto de práticas e procedimentos adotados por uma empresa para lidar com o processamento e guardar documentos corporativos. Isso pode ser feito de forma física ou digital.
Independentemente da escolha da empresa, é preciso contar com uma metodologia e políticas internas para realizar a manutenção, armazenamento, acesso e uso desses arquivos.
Controle e segurança são aspectos fundamentais, uma vez que muitos desses documentos são confidenciais e precisam ser protegidos.
Outro ponto é que alguns desses registros carregam informações importantes para serem usadas no dia a dia da empresa, então a disponibilidade e restrição de acessos são fatores a serem considerados. Exemplos comuns desses tipos de documentos são:
Diante a complexidade da tarefa de lidar com todos esses diferentes arquivos, a digitalização de documentos e a possibilidade de automatizar essa atividade têm sido caminhos adotados por muitas corporações.
Como vantagens temos: conseguir otimizar o armazenamento, a organização e classificação dos arquivos, que pode ser feito na nuvem, e facilitar a consulta e o acesso segundo as políticas da organização.
O uso de sistemas tecnológicos torna todos os procedimentos ligados à gestão de documentos mais rápidos e práticos. Isso é verdade, especialmente para empresas que concentram um alto volume de arquivos. Administrar isso de forma física se torna incompatível com a dinâmica do mercado e dos modelos de trabalho atuais.
Garantir a segurança de documentos importantes e, em simultâneo, torná-los acessíveis para várias equipes de diferentes departamentos é essencial para mais produtividade e colaboração na empresa.
Atualmente, muito se fala em Big Data e cultura de dados. No cenário competitivo, complexo e incerto que vivemos, planejar os próximos passos e tomar decisões corporativas tomou uma proporção de grande importância. Inclusive, um equívoco pode colocar a reputação de uma empresa em cheque, por exemplo.
Diante disso, são atitudes fundamentais para o sucesso:
Vários desses dados encontram-se na própria empresa e estão registrados em seus inúmeros documentos. Logo, fazer um manejo otimizado de arquivos e garantir o bom uso das informações são aspectos que reforçam a relevância da gestão de documentos.
Para isso, a tecnologia é fundamental. Alguns exemplos de como os arquivos da empresa podem gerar dados valiosos para o gerenciamento estratégico são:
Além desses casos, não podemos deixar de lembrar da importância de manter esses registros em dia para rotinas ligadas à fiscalização e processos jurídicos.
Como podemos perceber, a gestão de documentos é uma área com um grande potencial estratégico nas empresas. Automatizar seus processos garante não somente uma melhora na performance, mas também mais segurança e conformidade.
Isso é um fato, sobretudo, diante da LGPD, que exige das empresas uma nova postura em relação à forma como dados de clientes são utilizados e armazenados. Logo, contar com processos automatizados e modernos facilita a conformidade e ajuste de processos para se adequar à legislação.
A gestão de documentos físicos enfrenta uma série de desafios que podem impactar significativamente a eficiência e a segurança das operações empresariais. Alguns desses desafios incluem:
A gestão de documentos de forma digital oferece uma série de benefícios em comparação com os métodos tradicionais de papel. Alguns desses benefícios incluem:
Para realizar a gestão de documentos de forma eficiente, as empresas podem adotar várias estratégias e tecnologias, incluindo:
Ao implementar essas práticas e tecnologias, as empresas podem melhorar significativamente a eficiência, segurança e conformidade de sua gestão de documentos, preparando-se melhor para os desafios do ambiente empresarial moderno.
Existem muitas inovações que podem ser aplicadas na gestão de documentos para trazer mais inteligência e eficácia aos seus processos.
Começando pela digitalização, sendo um passo inicial para fazer uma administração digital desses arquivos e modernizar esse setor.
Essa tecnologia possibilita ter uma cópia digital e fidedigna nos documentos, que podem ser armazenadas e compartilhadas digitalmente com maior facilidade. Isso elimina várias limitações e burocracias, contribuindo para a colaboração entre equipes e diferentes setores e a produtividade.
Por exemplo, arquivos digitalizados podem ser buscados via palavras-chave e encontrados em segundos, o que traz agilidade para operações internas. No mais, arquivos digitais podem ser acessados de qualquer lugar. Ou seja, o profissional não precisa estar presente em um escritório para consultá-lo.
Uma ferramenta amplamente usada para digitalização é o Optical Character Recognition (OCR), que faz um Reconhecimento Óptico de Caracteres e consegue identificar, converter e extrair informações de diferentes arquivos com alta precisão.
Em uma próxima etapa de gestão, a tipificação é uma tecnologia usada para identificar documentos de forma automática. O que o sistema faz é comparar similaridades entre diferentes tipos de arquivos e fazer validações automatizadas.
Por exemplo, esse recurso é usado para comparar imagens e verificar se um documento é legítimo, ou seja, se a foto mostrada é realmente da pessoa que diz ser.
Na mesma linha inovadora, o Facematch é uma solução capaz de comparar e detectar rostos em documentos, sendo um aliado para validar acessos e implementar processos como o onboarding digital.
O Santo iD oferece essas três soluções para gestão de documentos, que usam tecnologia de Inteligência Artificial e Machine Learning para potencializar o gerenciamento de dados e arquivos.
Trata-se de uma ferramenta dinâmica, totalmente na nuvem e fácil de ser utilizada, que pode ser aplicada em diferentes setores em uma empresa. Ou seja:
A tecnologia é a peça-chave para trazer mais inteligência e potencializar os resultados da gestão de documentos de corporações modernas. Atualmente, em um cenário tão complexo e diverso, é preciso assumir uma postura proativa e ser ágil para reagir diante de crises e mudanças.
Com o auxílio da inovação, empresas conseguem gerenciar riscos e dados com maior eficácia e produtividade, tendo a chance de ganhar competitividade e se tornar referência no mercado.
Se você gostou do post e se interessou pelas soluções da Santo iD para maximizar a atuação da sua gestão de documentos, entre em contato para conhecer nossas soluções e expertise em transformação digital!
A tecnologia pode melhorar a gestão de documentos através da digitalização, automatização, segurança, acesso remoto e integração.
Para otimizar o processo de documentos, é essencial padronizar procedimentos, automatizar fluxos de trabalho, oferecer treinamento, e realizar monitoramento contínuo para identificar melhorias.