Ferramentas Colaborativas: melhores práticas para aumentar a produtividade da sua equipe

Cada vez mais empresas estão em busca de profissionais que tenham facilidade para trabalhar em equipe. Certamente, isso deve-se ao fato de que a realização de atividades em conjunto tem se mostrado essencial para o sucesso dos negócios. No entanto, o fator humano não é suficiente. As empresas também precisam contar com ferramentas colaborativas eficazes para que a produtividade possa ser de fato desempenhada.

De forma simplificada, pode-se dizer que a colaboração ocorre quando dois indivíduos ou um grupo de pessoas trabalham juntos para alcançar um objetivo comum, compartilhando suas ideias, experiências e habilidades.

As ferramentas colaborativas, nesse sentido, podem ser definidas como soluções tecnológicas que sustentam ou facilitam o trabalho em equipe.

A seguir, você irá descobrir porque sua empresa precisa adotar esse tipo de solução agora mesmo. Confira!

A importância do trabalho colaborativo

Em geral, trabalhar em equipe permite que os funcionários sejam mais rápidos e eficazes em seu dia a dia, em comparação com as pessoas que trabalham sozinhas.

Isso porque a colaboração é uma forma de valorizar os pontos fortes de seus colaboradores e ajudá-los a melhorar seus pontos fracos por meio da ajuda mútua e troca de experiências com seus pares e superiores.

O trabalho colaborativo também ajuda a tornar os funcionários mais responsáveis, uma vez que evidencia a interdependência entre tarefas e ressalta a importância de cada um para o todo.

Esses fatores contribuem bastante para aumentar os níveis de motivação, especialmente quando as equipes precisam trabalhar remotamente.

Aliás, o trabalho remoto é uma tendência para os próximos anos, em virtude da entrada total da geração Z no mercado, conforme aponta estudo do ReimagineHR, do Gartner. Portanto, as empresas precisam se preparar para adotar ferramentas colaborativas que atendam às necessidades atuais e também a essa nova dinâmica.

Benefícios das ferramentas colaborativas

As empresas modernas já perceberam o valor da colaboração e estão em busca de promovê-la em suas equipes.

Por isso, quase sempre, seus fluxos de trabalho são desenhados tendo como base as ferramentas colaborativas, as quais devem fornecer todos os recursos para o bom desempenho das funções do dia a dia.

Atualmente, as soluções mais populares são aquelas baseadas em nuvem, visto que possuem uma série de benefícios adicionais que permitem às empresas obterem melhores resultados e ainda ajuda na adoção do trabalho remoto.

Dentre os principais benefícios das ferramentas colaborativas em nuvem podemos citar:

Facilidade de acesso

Para utilizar as soluções em nuvem, geralmente, não é necessário instalar softwares nem plugins. Os usuários só precisam de uma conexão com a Internet e de um navegador. Isso facilita, por exemplo, a adoção de estratégias BYOD e o trabalho remoto, uma vez que as equipes de TI não precisam realizar procedimentos nos dispositivos dos usuários.

Segurança

As melhores ferramentas colaborativas proporcionam mais segurança às empresas, especialmente quando as equipes precisam acessar documentos remotamente. Os servidores dos provedores em nuvem contam com infraestrutura moderna e seguem rígidos padrões de segurança para impedir a perda ou roubo de dados.

Agilidade na execução de atividades

As ferramentas colaborativas em nuvem permitem o acesso e edição simultânea de arquivos e facilita a comunicação. Isso, dentre outras coisas, favorece ao acompanhamento em tempo real das atividades e ao aumento da produtividade.

Flexibilidade de acesso

Os usuários podem acessar as ferramentas colaborativas em nuvem a qualquer momento, de qualquer lugar e por meio de diversos dispositivos. Tudo que precisa é de autorização de acesso e conexão com a Internet.

Escalabilidade

As ferramentas colaborativas em nuvem são altamente escaláveis. Ou seja, você pode aumentar ou reduzir o número de usuários de forma rápida e fácil, conforme a sua necessidade.

A escolha das ferramentas colaborativas certas

Para que sua empresa possa aproveitar todos os benefícios do trabalho colaborativo, ela precisa fornecer as ferramentas certas para seus colaboradores.

Nesse sentido, é muito importante adotar soluções completas, que ofereçam aplicações integradas, funcionais e seguras. Isso permite que seus colaboradores automatizem processos e se tornem ainda mais produtivos.

Nesse sentido, o G Suite se destaca como uma das melhores soluções disponíveis no mercado. Trata-se do conjunto de ferramentas colaborativas do Google baseadas em nuvem e elaboradas para oferecer os recursos que as empresas precisam para otimizar o trabalho em equipe.

As principais aplicações presentes no G Suite podem ser divididas em quatro grandes grupos:

Comunicação

A comunicação entre colaboradores e equipes é essencial, estejam eles trabalhando no escritório ou remotamente. Por isso, o G Suite conta com ferramentas avançadas para atender a esse propósito. São elas:

• Google Agenda: auxilia no controle de compromissos, ajuda a sincronizar disponibilidades entre colaboradores e muito mais.
• Gmail: e-mail comercial personalizado com o domínio da sua empresa, para facilitar a comunicação interna e externa.
• Google Meet: ferramenta de videoconferência para realizar reuniões com colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros.
• Google Chat: ferramenta para comunicação rápida e instantânea.

Criação

Aqui estão algumas aplicações destinadas a criação e edição de documentos:

• Apps scrip: utilizada para criar aplicações, automatizar processos e integrar recursos.
• Google docs: ideal para criar e editar documentos de textos.
• Forms: aplicação para criar formulários, pesquisas, etc.
• Google slides: ferramenta para criar apresentações.
• Google sheet: utilizada para criar e editar planilhas.

Armazenamento e pesquisa

Nesse grupo vale destacar duas aplicações:

• Cloud search: oferece soluções avançadas de pesquisa para que você encontre os seus documentos de forma rápida e fácil. Você pode pesquisar, por exemplo, por nome do arquivo, data de criação, palavras presentes no corpo do arquivo, etc.
• Google Drive: utilizada para armazenar documentos na nuvem.

Controle

Aqui encontram-se aplicações voltadas, principalmente, aos profissionais de TI responsáveis pelo controle de acesso, segurança e padrões de colaboração. Algumas das principais ferramentas são:

• Google Vault: permite o arquivamento de arquivos importantes que devem ser mantidos por um longo período.
• Gerenciamento de endpoints: permite a implementação de políticas de senha e o gerenciamento de segurança de dispositivos móveis, dentre outros.
• Admin console: aplicação voltada para o controle de acesso, gerenciamento de dispositivos e usuários, etc.

Todas essas aplicações fazem do G Suite uma das soluções de ferramentas colaborativas mais completa do mercado.

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