4 funções do Google Agenda que vão mudar o dia a dia no trabalho!

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4 funções do Google Agenda que vão mudar o dia a dia no trabalho!
Funções do Google Agenda

4 funções do Google Agenda que vão mudar o dia a dia no trabalho!

Carregar uma agenda para se organizar no trabalho já não é mais uma necessidade, mas sim uma opção. Isso graças ao Google Agenda, uma ferramenta que, dentre outras vantagens, ajuda pessoas a lembrar dos seus compromissos sem a necessidade de anotações à mão. 

Quer ficar livre dos papéis, sem dificuldades para marcar ou estar presente nas atividades da rotina empresarial? Entenda, neste artigo, como a tecnologia do Google Agenda pode ajudar nessa missão. Boa leitura!

O que é o Google Agenda e como ele funciona?

Como o próprio nome sugere, o Google Agenda é um aplicativo de organização de rotinas. Logo, oferece os serviços de calendário e agenda online, desenvolvido principalmente para ajudar seus usuários a gerenciarem suas programações com eficiência. Assim, conta com diversas funcionalidades, como:

  • programar reuniões;
  • adicionar e controlar eventos;
  • inserir lembrete de afazeres;
  • compartilhar compromissos com outras pessoas.

A ferramenta faz parte do pacote Google Workspace e está disponível tanto na versão web, como para dispositivos móveis (Android e iOS), de forma gratuita

Em plena era digital, as funcionalidades do Google Agenda trazem praticidade e otimização para o dia a dia nas empresas. Você organiza seu dia, recebe alerta de compromissos diretamente no e-mail ou celular, e mais: pode sincronizar calendários de várias contas Google e controlar diferentes atividades no mesmo ambiente.

Quais são as principais funções do Google Agenda?

Agora que você já sabe o que é e como funciona o Google Agenda, que tal então conferir 4 das suas principais funcionalidades, e como elas podem fazer a diferença na organização da rotina empresarial? Veja a seguir!

1. Visualizar as agendas dos colegas

Marcar uma reunião de trabalho podia se tornar uma aventura épica quando envolvia muitas pessoas. Até consultar a disponibilidade de cada um e conseguir cruzar essas informações para encontrar um horário livre em comum, muito tempo e energia eram perdidos.

Com o Google Agenda, é possível compartilhar os seus compromissos com os colegas, fazendo com que o responsável pela marcação de um evento ou de uma reunião já tenha essas informações em mãos na hora de agendar um evento. Inclusive, há um recurso de agendamento inteligente, que verifica os compromissos de cada participante e indica horários adequados para todos.

2. Definir lembretes para os eventos

Ao criar um evento com horário determinado, o Google Agenda coloca, por padrão, uma notificação pop up, 10 minutos antes da hora marcada, ajudando muito para fazer os últimos ajustes antes do início de uma atividade determinada. 

Mas é possível também alterar as configurações do evento para acrescentar até 5 notificações, que podem ser minutos, dias, horas ou semanas antes do evento. Além de ser possível configurar se serão pop-up, e-mails ou SMS no celular.

3. Anexar arquivos

Embora estejam disponíveis diversas funções já bem integradas à ferramenta, os usuários têm a opção de ativar vários outros recursos experimentais, conhecidos como Google Labs

Um deles permite que se adicione anexos aos eventos, como documentos, planilhas ou apresentações do Google, para que os participantes convidados se lembrem de acessá-los antes de comparecerem a uma reunião.

4. Fazer a conversão de fuso horário

Para quem viaja com frequência, esse é um recurso muito valioso! O Google Agenda facilita a marcação de eventos entre pessoas que estão em localidades diferentes, fazendo a conversão de fuso horário e mantendo a sua agenda atualizada durante a viagem.

Vale lembrar que essas são apenas algumas das funcionalidades do Google Agenda. Somadas as outras ferramentas que ele oferece, pode aumentar a sua produtividade e facilitar muito a realização das suas tarefas diárias

Para completar, ele pode ser acessado por diversos navegadores e também por aplicativos em dispositivos móveis Android e IOS, estando sempre à mão para consulta ou para novos agendamentos, quando estes forem necessários.

Funções bônus

Para ajudar você a dominar essa ferramenta de uma vez por todas, trouxemos mais algumas dicas bônus para a utilização do Google Agenda. Confira!

Altere sua disponibilidade

Como mencionado, o Google Agenda visa ajudar o usuário a organizar seus compromissos e tarefas de forma fácil e intuitiva. Nesse contexto, há uma função bem interessante: o controle de disponibilidade.

Isso significa que o profissional pode indicar, por exemplo, o período que está disponível para trabalho, ou quando está em um momento de descanso. Nessa configuração, é possível adicionar não só os dias e horários que você trabalha, mas também os locais.

Para usufruir da funcionalidade é simples. Basta seguir os passos:

  1. acesse Google Agenda do seu computador;
  2. clique em Configurações (no canto superior direito);
  3. selecione a opção “Geral” e personalize suas informações.

Receba os compromissos por e-mail

Outro ponto entre as funções do Google Agenda que merece destaque é o recebimento de um e-mail com todos os compromissos marcados para o dia. Assim, o profissional toma conhecimento das atividades agendadas logo nas primeiras horas do seu dia, garantindo um melhor planejamento.

É muito simples. Basta acessar as “Configurações”, clicar na agenda que deseja alterar e em “Notificações de eventos de dia inteiro”. Então, ative para receber por e-mail e configure o horário de recebimento. 

Lembrando que, caso você esteja utilizando mais de um calendário, o e-mail trará informações de todos eles.

Sincronize o Google Agenda com o Meet

O Google Agenda é um aplicativo que comporta a instalação de complementos. Mas para que uma ou mais aplicações funcionem em conjunto com essa ferramenta, elas devem estar sincronizadas.

No caso do Meet, aplicativo de videochamadas do Google, isso permite o agendamento dos seus encontros virtuais no calendário, com todas as vantagens oferecidas pelo Agenda. E mais: tanto o titular da conta como os participantes do evento são notificados.

Como o Google Agenda pode ser implementado pela SantoDigital?

A SantoDigital é uma empresa especializada em fornecer soluções tecnológicas sob medida. Sua missão é levar a inovação para a melhoria da eficiência operacional de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

Presente há mais de 10 anos nesse mercado, a empresa mantém parcerias com empresas líderes no segmento de infraestrutura em tecnologia, sobretudo da computação em nuvem. E hoje é referência no mercado brasileiro em implementação e migração para Google Workspace.

Mais do que soluções inovadoras e totalmente flexíveis, a SantoDigital ajuda equipes de todos os tamanhos a se conectarem e desenvolverem uma rotina de criação com alta produtividade. E, com certeza, pode agregar muito valor na implementação do Google Agenda no dia a dia do seu negócio.

Viu como a integração do Google Agenda torna a rotina do profissional muito mais organizada e produtiva? Ao utilizar esse recurso, você poderá contar com informações fundamentais para seu trabalho de forma simples, ágil e automática. O que no fim das contas poupa um grande tempo de pesquisa e também demonstra total eficiência.

O que está esperando para levar uma inovação sob medida para a sua empresa? Entre em contato com nosso time de especialistas e conheça as soluções que a SantoDigital tem a oferecer.

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