- 4 minutos
- jun 21, 2024
O Google Drive chegou como uma forma eficiente de acessar e salvar arquivos de qualquer lugar e a qualquer hora, até mesmo de um smartphone. O principal ponto do serviço é a simplicidade em depositar arquivos na nuvem com poucos cliques e com segurança.
Com tanto espaço disponível e facilidade de armazenamento, não é difícil perder o controle dos arquivos, sobretudo, depois de algumas sincronizações. Se antes a desorganização deixava nossas mesas cheias de papéis, atualmente precisamos cuidar para que nossos computadores não virem uma bagunça de arquivos que atrapalhe o desempenho.
Você tem esse problema? Neste artigo, vamos dar algumas dicas de como organizar seu Google Drive e ganhar produtividade em seu dia a dia!
O Google Drive é o serviço de armazenamento em nuvem oferecido pela empresa Google. Uma plataforma inteligente que permite aos usuários armazenar e fazer uploads de arquivos no ambiente cloud, ou seja, sem ocupar espaço em seus dispositivos locais. Mas essa não é a única característica marcante dessa solução.
Tudo que está no Google Drive pode ser acessado de quaisquer lugares e dispositivos, sejam apresentações, documentos ou planilhas. Portanto, para quem está em busca de uma rotina de trabalho produtiva, que favoreça a colaboração em tempo real entre talentos e equipes, essa é uma excelente alternativa.
O ponto de partida sobre o funcionamento do Google Drive é saber que todo usuário com conta Google tem acesso automático à ferramenta de forma gratuita, com um limite de 15 GB de capacidade de armazenamento.
Lembrando que esse espaço é compartilhado para todos os serviços da plataforma Google. Assim, e-mail, planilhas, e demais aplicações operam com base nessa quantidade de GB.
Agora, para empresas ou profissionais que precisam lidar com um volume de arquivos e documentos maiores, o Google garante a possibilidade de adquirir armazenamentos extras, que vão de 100 GB até 2 TB.
Outro detalhe sobre o Google Drive é o compartilhamento de arquivos. Na prática, isso significa que você pode dar permissão para outras pessoas terem acesso a determinado documento localizado no seu Drive.
Para tanto, é gerado um link de compartilhamento e o criador, no caso o dono da conta, pode gerenciar os níveis de permissão de acesso — se terceiros podem apenas visualizar o documento, editar ou deixar comentários. As pessoas conseguem, inclusive, trabalhar em um documento simultaneamente. Isso ajuda a organizar seu Google Drive.
Ademais, a funcionalidade de sincronização do sistema permite aos usuários trabalhar em documentos off-line, sendo eles atualizados assim que a pessoa conecta à internet. Existe também a função extra de backup automático, em que o usuário configura pastas e arquivos que serão atualizados constantemente na nuvem.
Enfim, trata-se de uma ferramenta bastante útil no dia a dia de trabalho e, se organizada de maneira otimizada, pode gerar vantagens competitivas aos profissionais e empresas.
Não restam dúvidas de que o Google Drive oferece muitas vantagens aos seus usuários. Mas, você sabe como usar o máximo do potencial dessa ferramenta a seu favor? Veja como organizar o google drive.
Vamos começar com 4 dicas importantes sobre organização. Acompanhe!
O maior mal da desorganização digital são os arquivos soltos. Para isso, crie pastas para acabar com essa bagunça.
O Drive permite criar quantas você quiser, então, use bastante essa funcionalidade. Você pode organizar os arquivos em categorias, como:
Ou, se você usa para armazenar dados do mesmo tipo, separá-los em datas, por exemplo.
Para criar uma pasta, é simples: basta clicar em “Novo” ou no símbolo de “+” em dispositivos móveis > escolher a opção “Pasta” > definir um nome e salvar.
Essa ação simples tornará seus arquivos organizados e fáceis de serem encontrados.
Organizar seu Google Drive pode ser uma tarefa mais simples se você atribuir cores às pastas. Assim, você determina um novo nível de organização, permitindo navegar e identificar os locais de arquivos com agilidade.
Sabendo como organizar o google drive, você pode trabalhar com identificação de cores por tipo de pasta e diferentes tons da mesma cor para determinar a importância ou o tempo dos arquivos, por exemplo.
Separar suas pastas por cores é uma tarefa fácil: clique com o botão direito do mouse na pasta desejada (ou no botão de mais opções, sinalizado por três pontos, ao lado da pasta nos dispositivos móveis) > selecione a opção “Alterar cor” > escolha a sua preferida.
Muitas vezes, a bagunça se dá por excesso de coisas que não usamos — e, na vida on-line, não é diferente. Procure dar uma geral em seus arquivos ocasionalmente, apagando aqueles que já não servem mais.
Assim, você evita aquele mundo de documentos que te atrasará na hora de achar o arquivo certo, sem falar no espaço que fica disponível para arquivos mais importantes. Lembre-se: menos é mais.
Arquivos compartilhados também devem ser organizados. Quantas vezes você ou alguém teve que pedir novamente o link de um documento enviado em algum grupo? Para evitar isso, crie uma pasta para arquivos compartilhados por outras pessoas e adicione-os ao seu Drive.
Assim, você ganha tempo quando precisar acessar esses documentos novamente. Para fazer isso, basta selecionar o arquivo na seção “Compartilhados comigo” > ir até às opções do arquivo e escolher “Adicionar ao Meu Drive”. Depois disso, é só seguir as dicas de organização anteriores.
Antes de colocar as 4 dicas acima em prática, vale a pena considerar mais alguns pontos cruciais de modo a aproveitar todos os recursos do Google Drive. Continue a leitura!
Pode parecer bobeira, mas criar uma nomenclatura padronizada de pastas e arquivos para toda a empresa é uma estratégia significativa de modo a facilitar as buscas e tornar a rotina de trabalho mais ágil. É uma dica importante de como organizar o google drive.
Muitas vezes, organizar o Google Drive exigirá a criação de inúmeras pastas e subpastas, o que implica em um caminho mais longo até os arquivos. Assim, com um padrão de identificação, você perderá menos tempo nas suas buscas sabendo como organizar o google drive.
Baixar o aplicativo do Google Drive no dispositivo móvel é uma alternativa bem-vinda para facilitar a rotina de trabalho. Com o app, é possível editar, analisar e criar documentos a qualquer momento, e sem a necessidade de um computador.
A ideia é garantir que o usuário consiga acessar seus arquivos e resolver qualquer situação de urgência em qualquer lugar sabendo como organizar o google drive.
No aplicativo, você ainda tem funções exclusivas, como: tirar foto de um texto, carregar para o Drive e transformar o conteúdo da imagem em um arquivo de texto. Enfim, o uso do app é um complemento bem interessante para aprimorar sua performance.
O Google Drive é um serviço que, naturalmente, ajuda seus usuários a serem mais produtivos. No entanto, algumas ações tornam essa experiência ainda melhor, como o uso dos atalhos. Veja:
Além desses, existem atalhos para inúmeras ações no Google Drive, e os usuários podem conferir essa lista completa de atalhos da ferramenta pressionando “Ctrl + /” ou “Shift + /”.
Adotar a tecnologia do Google Drive no seu negócio de como organizar o google drive, é uma forma de proporcionar operações eficientes e seguras, otimizando o gerenciamento de TI e economizando tempo no dia a dia das equipes.
Nesse contexto, quando há uma parceria com um time especialista no gerenciamento e execução do Google Drive corporativo, as possibilidades de extrair o máximo potencial desses recursos são ainda maiores. Afinal, profissionais com expertise no assunto vão garantir a melhor customização para seu ambiente de trabalho.
Gostou do conteúdo? Aproveite e descubra como gravar uma reunião no Google Drive.
Para organizar melhor o Google Drive, é útil criar uma estrutura de pastas lógica e hierárquica, utilizar nomes descritivos para pastas e arquivos, diferenciar pastas com cores, marcar arquivos importantes e manter uma rotina de limpeza para excluir arquivos desnecessários.
A organização de uma pasta no Google Drive, sugiro criar subpastas para agrupar arquivos relacionados, nomeá-las de forma clara e descritiva, mover os arquivos arrastando e soltando, compartilhar com permissões adequadas e considerar o uso de marcadores ou etiquetas para categorizar os arquivos dentro da pasta.
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