Como garantir reuniões eficientes com os funcionários?

As reuniões são essenciais para o planejamento e para a manutenção do sucesso de, praticamente, todo o tipo de negócio. É lá onde se alinham pensamentos, onde surgem ideias e onde se cria um novo e melhor destino para a empresa.

No entanto, nem sempre é uma tarefa fácil fazê-las de forma eficiente: são muitos egos envolvidos, muitas linhas de pensamento, muitas tarefas e muitos dados para serem condensados de maneira eficaz e em prol do bem comum. Mas existem algumas atitudes que podem contribuir para que tudo corra da melhor forma possível.

Quer descobrir quais? Leia o texto a seguir e descubra como melhorar a sua comunicação empresarial e como garantir reuniões presenciais e videoconferências eficientes com os seus funcionários!

Qual a importância de reuniões eficientes para uma organização?

Uma empresa é formada por um coletivo de talentos. Cada pessoa tem suas atividades e contribui para o andamento do negócio de uma forma. É por isso que reuniões são importantes.

É um momento de troca no qual é possível abordar assuntos importantes, rever estratégias, pensar em ações e compartilhar diferentes pontos de vista, enriquecendo as ideias e tomadas de decisão.

Nesse sentido, vale a pena usar recursos para garantir reuniões eficientes e que gerem resultados efetivos para o negócio e para o fluxo de trabalho. Infelizmente, muitos profissionais reclamam de reuniões longas, sem propósito e nas quais é difícil chegar a uma conclusão.

Quando esses encontros são bem pensados e planejados, a conversa é assertiva e útil, o que traz mais eficácia para o processo e otimiza o tempo de todos.

Como ter reuniões mais eficientes?

Como você viu, reuniões são importantes para a construção coletiva de um negócio e fazem parte do dia a dia de diversas empresas. Seja presencial ou virtual, é fundamental garantir que elas sejam eficientes para que sejam produtivas e gerem os efeitos desejados.

A seguir, separamos algumas dicas que você pode colocar em prática para potencializar os encontros e apresentações no seu negócio.

Marque o horário nas agendas

Outro problema muito comum de reuniões, especialmente em empresas com muitas atividades e onde tudo é corrido, é o descompasso de agendas. Para garantir que não haverá faltas nem atrasos, você precisa que esse ajuntamento seja devidamente marcado.

Isso pode ser alcançado com o auxílio do Google Agenda, uma ferramenta altamente eficaz que permite que você programe eventos em horas que funcionarão para todos.

O Google Agenda permite que sejam criados calendários corporativos e compartilhados, de modo que se torna mais fácil encontrar um horário em comum com todos.

No Google Workspace, a Agenda é sincronizada com todos os outros aplicativos de produtividade, inclusive o Gmail e o Google Meet. Assim, os funcionários podem marcar compromissos diretamente na sua caixa de entrada e ainda recebem lembretes de reuniões diretamente por email, evitando ausências e esquecimentos.

Envie os tópicos por e-mail

Para que os seus funcionários consigam ter uma participação mais efetiva na reunião, você pode enviar por e-mail os tópicos, os temas e os dados da reunião. Dessa maneira, eles podem ir mais preparados e também com novas ideias para propor.

Isso evita que você dê apenas minutos da conferência para eles pensarem. Os resultados tendem a ser muito melhores!

Além da sincronia do Gmail com a Agenda, documentos, planilhas e outros arquivos enviados via Gmail podem ser armazenados no Drive. Isso facilita a consulta e o acesso em um momento posterior.

Use slides

Nossa mente processa imagens de maneira muito mais eficiente do que textos. Por essa razão, usar imagens e gráficos pode ser essencial para intercalar os dados escritos que você precisará passar. Use slides ao seu favor e mantenha com mais eficiência a atenção de todos os presentes.

O Google Apresentações é uma ferramenta muito útil para criação de slides atraentes e interessantes. O aplicativo oferece uma série de layouts prontos, o que facilita a montagem das peças.

Além disso, por ser uma ferramenta integrada ao pacote de soluções do Google Workspace, é possível importar planilhas, textos e outros materiais diretamente do Drive para o slide, otimizando a montagem e garantindo a precisão dos dados.

Os slides no Google Apresentações também podem ser compartilhados e editados coletivamente ao mesmo tempo. Você pode convidar pessoas para colaborar com você na criação da apresentação, trocar ideias pelos comentários ou pelo Chat embutido no aplicativo e fazer revisões e edições em tempo real sem que nada se perca.

Isso se dá porque todas as atualizações são salvas no Drive automaticamente e também ficam armazenadas no histórico da ferramenta.

Garanta a consistência da reunião

Para garantir que a sua reunião seja eficiente, você precisa ter consistência do que vai ser proposto e apresentado. A maioria tem gravado na memória aquelas reuniões que se alongaram por horas e que no final ninguém chegou à conclusão nenhuma.

Para evitar isso, você precisa estar fortemente preparado para ter consistência em dados e em argumentos, a fim de que o seu tempo e o dos outros não seja gasto em vão.

Sendo assim, para ter reuniões realmente eficientes, evite marcar encontros que possam ser resolvidos por meio de uma conversa pontual. O Google Chat é uma aplicação que facilita nesse sentido.

Trata-se de uma ferramenta para conversas instantâneas. Por ela, você pode iniciar uma conversa em tempo real com qualquer pessoa da sua organização (basta localizá-la por email), criar grupos de conversa com várias pessoas, compartilhar documentos do Drive e muito mais.

Além disso, esse excelente aplicativo de comunicação está integrado ao Gmail, o que permite que você puxe uma conversa com alguém diretamente por lá. Caso o assunto fique complexo, também é possível começar uma videoconferência direto do Chat para o Google Meet.

Finalize e deixe os funcionários completarem o que for importante

A partir de uma ferramenta essencial, o Google Drive, você pode fazer com que as reuniões não acabem no momento em que todos deixam a sala.

Os dados podem ser armazenados, permitindo alterações constantes e atualizando a todos em tempo real, possibilitando sempre o acesso à versão mais recente dos documentos, das planilhas ou da ata. Assim, não é mais preciso enviar anexos para manter todos atualizados.

No mais, o chat do Google Meet ajuda ainda mais na troca e no registro de informações importantes. Durante uma apresentação, os presentes podem colocar lá suas dúvidas e questões para serem debatidas posteriormente.

O chat também ajuda na comunicação entre todos, uma vez que alguém que, por ventura, entrou atrasado pode conferir atualizações e esclarecimentos via chat sem precisar interromper quem está falando.

Como o Google Workspace ajuda a proporcionar reuniões eficientes?

O Google Workspace é um verdadeiro pacote de produtividade da plataforma Google, com uma multiplicidade de aplicativos voltados para potencializar a comunicação e os fluxos de trabalho em uma empresa.

Dentre as muitas vantagens dessa solução, é que ela é 100% na nuvem, o que dá mais flexibilidade de acesso, e é totalmente integrada. Isso permite que os profissionais se movam de um aplicativo para o outro com muita facilidade, podendo importar dados e documentos. Enquanto isso, tudo é salvo automaticamente no Drive, garantindo o registro de tudo e reforçando a segurança.

Outra marca registrada dos produtos Google é a facilidade. Todos os aplicativos têm layout convidativo e são muito fáceis de usar, pois dispensam conhecimentos técnicos. Isso reduz riscos das pessoas da equipe terem dificuldade de usar e tirar o máximo de proveito das ferramentas.

Com essas dicas, esperamos que você tenha reuniões eficientes e muito mais proveitosas com os seus times. Para isso, conte também com a tecnologia e com plataformas como o Google Workspace para ter mais produtividade e manter sua equipe alinhada e com a comunicação em dia!

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