5 maneiras de organizar sua caixa de entrada do Gmail

Recebemos e-mails constantemente, todos os dias e dos mais diversos contatos. Sejam eles do trabalho, de amigos, da família ou de newsletter, estão sempre enchendo a nossa caixa de entrada sobre os mais variados assuntos. Dessa forma, fica até difícil organizar as mensagens e impedir que a caixa de entrada do Gmail fique uma bagunça.

Por isso, o correio eletrônico do Google desenvolveu diversas ferramentas e recursos para facilitar o usuário na hora de deixar tudo organizado, seja para e-mails corporativos ou pessoais.

Vamos conhecer 5 delas? Confira!

1. Criar marcadores na caixa de entrada

Os marcadores são uma maneira inovadora e muito prática para organizar a sua caixa de entrada do Gmail. A estratégia é das mais populares entre os usuários do Gmail, pela facilidade de se utilizar e pelos bons resultados que gera.

Basta você criar marcadores para cada tipo de e-mail que recebe. Por exemplo: Trabalho, Família, Amigos, Freela, Viagem e Lazer.

Você pode definir que o e-mail que a sua mãe te mandar, por exemplo, sempre aparecerá com o marcador Família, colocando a etiqueta no endereço eletrônico dela quando a mensagem chegar. Inclusive, é possível mudar as cores atribuídas aos marcadores — o que ajuda a organizar e ainda deixa a sua caixa de entrada mais bonita. Assim, se você quiser ver apenas os e-mails relativos à viagens, basta clicar sobre a etiqueta na coluna à esquerda para visualizá-los.

2. Filtro para organizar sua caixa de entrada do Gmail

Os marcadores são úteis para categorizar os e-mails que você recebe. Mas podem surgir dúvidas quanto àqueles que você não quer receber.

Para organizar a caixa de entrada do Gmail a respeito destes, utilize os filtros. Para criar um, clique no botão “mais” e selecione “filtrar mensagens”. A partir desse momento, todos os e-mails desse remetente específico serão destinados para onde você definir, seja para a lixeira, para a caixa de spam ou mesmo para algum dos marcadores que você criou, de forma automática.

3. Use a estrela para favoritar e-mails na caixa de entrada do Gmail

Há e-mails importantes sobre os quais você sempre precisa voltar em algum momento. A melhor maneira de fazer isso não é digitando alguma palavra-chave na busca, e sim utilizando o recurso de “marcar com estrela”.

Basta apertar o ícone da estrela, que fica ao lado do título da mensagem e ela já será destacada. Assim, sempre que você acionar os e-mails com estrela, todos que você destacou serão exibidos.

É possível ainda customizar a estrela, utilizando diferentes itens para separar categorias de destaque. Basta ir em “configurações gerais” e descer até encontrar a seção das estrelas desejadas.

4. Arquivar

Em alguns momentos, você pode desejar “despoluir” a sua caixa de entrada, que está cheia de e-mails não lidos. Porém, você não está a fim de lê-los agora e muito menos de apagá-los.

Um bom recurso para essa situação é o arquivamento das mensagens. Acione o botão “arquivar”, no alto da página e a conversa some da lista, mas permanece no servidor do Gmail. Ao clicar em “todas as mensagens”, na coluna da esquerda, ou ao buscar por palavras-chave, você poderá visualizá-la novamente.

5. Várias caixas de entrada

Um recurso mais complexo, mas que cai nas graças de quem se dedica a organizar melhor o e-mail, é o das várias caixas de entrada. Em “configurações”, vá em “labs”, procure por “várias caixas de entrada” e ative o recurso.

Ele permite que você subdivida a sua caixa de entrada, organizando para onde cada mensagem vai, segundo o critério estabelecido. A sua caixa de entrada ficará muito mais organizada, o que irá facilitar e muito as suas atividades diárias.

Dicas bônus:

A caixa de entrada do Gmail pode facilmente se tornar muito cheia e desorganizada se não for gerenciada corretamente. Para facilitar a sua vida no dia a dia, é importante realizar a tarefa de maneira mais eficiente. Existem algumas dicas que podem ser muito úteis.

Utilize a pesquisa avançada para organizar a caixa de entrada do Gmail

A utilização da pesquisa avançada pode te ajudar bastante na hora de organizar sua caixa de entrada e encontrar e-mails importantes com mais facilidade.

Ao clicar na opção “Pesquisa avançada” no canto direito da caixa de pesquisa, é possível escolher diversos filtros para encontrar e-mails específicos. Você pode filtrar por remetente, destinatário, assunto, data ou palavra-chave no corpo do e-mail.

Além disso, você também pode salvar essas buscas avançadas como “filtros” para poder acessá-las com facilidade sempre que precisar. Isso permite que você crie uma visão personalizada da sua caixa de entrada e organize seus e-mails conforme as suas necessidades.

Crie respostas automáticas

Outra dica de destaque é criar respostas automáticas para quando você estiver fora do escritório ou não puder responder imediatamente. Isso pode transmitir profissionalismo e manter as expectativas dos seus contatos alinhadas.

Afinal, o Gmail possui uma ferramenta de respostas automáticas que ajuda os usuários a organizar sua caixa de entrada de forma simples e rápida. Esta é uma das melhores maneiras de manter as conversas organizadas e responder rapidamente às mensagens.

Além disso, a resposta automática pode ser configurada para responder e-mails, permitindo que você envie uma mensagem padrão para todos os e-mails recebidos. Assim, você também pode adicionar uma série de respostas automáticas para responder a e-mails de acordo com o assunto.

A resposta automática pode ser personalizada para incluir palavras-chave e informações relevantes para garantir que você receba as respostas mais precisas.

Mantenha a caixa de entrada do Gmail limpa e organizada

Finalmente, é importante manter a caixa de entrada limpa e organizada, excluindo e-mails antigos ou desnecessários assim que possível e mantendo uma rotina de limpeza e organização.

Afinal, manter a caixa de entrada do Gmail limpa e organizada é uma excelente forma de facilitar o nosso dia a dia. Isso porque, ao manter apenas os e-mails importantes e urgentes na caixa de entrada, é possível identificar rapidamente qual é a prioridade e a ação que precisa ser tomada.

Para isso, é importante criar pastas específicas para cada assunto, arquivar ou excluir e-mails que não são relevantes, estabelecer categorias para os e-mails, utilizar marcadores ou estrelas para identificar os e-mails mais importantes e configurar alertas para os e-mails urgentes.

Dessa forma, conseguimos ter uma caixa de entrada organizada e otimizada, o que nos permite ter mais produtividade e eficiência nas nossas atividades diárias.

Com estas dicas, a caixa de entrada do Gmail pode se tornar uma ferramenta muito mais útil e eficiente no seu dia a dia.

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