- 7 minutos
- ago 5, 2024
Shadow IT é o termo usado para descrever o uso de tecnologias que não foram aprovadas pelo departamento responsável pela segurança de dados e informações da empresa e, mesmo assim, são usadas pelos colaboradores. Como a maioria das pessoas que usam essas aplicações não são especialistas em TI, elas podem não estar cientes dos riscos que estão correndo ao adotá-las.
Nesse artigo ajudaremos você a esclarecer as informações sobre o Shadow IT com detalhes como:
Entre outros pontos para que você fique por dentro do assunto! Confira!
Shadow IT é o termo usado para descrever o uso de recursos de tecnologia sem a devida autorização do departamento de TI. Podendo apresentar riscos à segurança da informação, ao compliance e à integração com sistemas corporativos.
O uso do Shadow IT geralmente ocorre porque os funcionários buscam atender a necessidades específicas de produtividade ou colaboração, mas podem não estar cientes dos riscos associados ao uso de ferramentas não autorizadas.
Embora possa parecer que Shadow IT é algo ruim, ele pode, na verdade, ser uma boa coisa. Por exemplo, se um colaborador encontrar uma ferramenta que pode ajudar a melhorar a produtividade, talvez queira usá-la imediatamente, sem esperar que a equipe de TI dê aprovação ou instale o software.
Como a inovação de processos é, muitas vezes, a resposta para o mundo moderno e dinâmico da tecnologia, essa ação pode ajudar em vários dos contextos, nas mais diversas companhias.
Outro motivo que mostra como a prática pode ser boa para as empresas é que essa atitude significa que os colaboradores estão buscando maneiras de melhorar o desempenho e a produtividade.
O problema é que a prática também pode ser ruim. Isso porque a equipe de TI não terá controle total sobre o que está sendo usado, gerando problemas de segurança e inúmeros prejuízos.
Resumindo, é essencial saber que, geralmente, a prática de Shadow IT pode ter vários impactos positivos, desde que as ferramentas sejam seguras e os colaboradores e gestores estejam cientes das ameaças e das melhores soluções a serem aplicadas.
Identificar o Shadow IT pode ser um desafio, pois muitas vezes as atividades relacionadas a ele ocorrem sem o conhecimento ou autorização do departamento de TI. No entanto, existem algumas estratégias que podem ser utilizadas para identificar a presença de Shadow IT em uma organização:
É importante que o departamento de TI trabalhe em conjunto com os líderes e colaboradores da empresa para criar uma cultura de segurança e conscientização, de forma a reduzir o risco de Shadow IT. A identificação precoce dessas atividades não autorizadas pode permitir que medidas corretivas sejam tomadas a tempo, protegendo os dados e a infraestrutura da organização.
A ascensão do Shadow IT nas organizações trouxe consigo uma série de desafios relacionados à segurança da informação. Quando os colaboradores adotam aplicativos e serviços não autorizados pelo departamento de TI, a empresa pode ficar vulnerável a diversas ameaças cibernéticas. Vejamos algumas das principais questões de segurança associadas a essa tendência:
Aplicativos não aprovados podem não contar com os mesmos níveis de segurança e criptografia dos sistemas corporativos, aumentando o risco de vazamento de informações confidenciais.
O uso de soluções não autorizadas pode levar a empresa a não estar em conformidade com leis e regulamentações de proteção de dados, resultando em possíveis penalidades legais.
Aplicativos não verificados podem conter malware ou vírus, representando um risco significativo para a infraestrutura e os dados da empresa.
O uso de ferramentas externas pode levar a problemas de controle de acesso, permitindo que pessoas não autorizadas acessem informações críticas.
Aplicações não aprovadas podem não se integrar bem com outros sistemas corporativos, levando a problemas de interoperabilidade e dificuldades operacionais.
A equipe de TI pode não ter visibilidade total sobre o uso dessas ferramentas, dificultando o monitoramento de potenciais ameaças e atividades suspeitas.
A falta de gerenciamento sobre o Shadow IT pode gerar diversos problemas para uma empresa. Veja, agora!
Como as tecnologias e aplicativos de Shadow IT não são gerenciados pelo departamento de TI, eles podem não estar adequadamente protegidos contra ameaças externas, o que pode expor a empresa a ataques cibernéticos.
As tecnologias e aplicativos de Shadow IT podem não ser compatíveis com as soluções usadas pelo departamento de TI, o que pode causar problemas de interoperabilidade e dificultar o gerenciamento de toda a infraestrutura de informação da empresa.
As pessoas que usam tecnologias e aplicativos não reconhecidos pela TI da empresa, geralmente, não têm conhecimento sobre o custo de implantação e manutenção dessas soluções. Isso pode levar a gastos excessivos e desnecessários para controle e manutenção do sistema, portanto, é importante ficar sempre de olho.
As tecnologias e aplicativos de Shadow IT podem não ser otimizados para atender às necessidades específicas da empresa, reduzindo a produtividade dos colaboradores que os utilizam.
Melhor do que esconder o problema é saber lidar com ele, abrindo a possibilidade de encontrar oportunidades de melhorias no processo. Veja nossas dicas.
Como já dissemos, embora exista certo estigma em relação ao Shadow IT, a prática está aqui para ficar. Como a tecnologia continua evoluindo e as pessoas ficam cada vez mais acostumadas a usá-la, isso se tornará cada vez mais comum.
Como tal, é importante que as empresas reconheçam isso e trabalhem para gerenciar e monitorar a tecnologia que está sendo usada de forma eficaz.
O lado positivo do Shadow IT é que ela pode aumentar a produtividade da companhia, uma vez que os funcionários têm acesso a um maior número de ferramentas e aplicativos para ajudá-los a realizar suas tarefas. Além disso, pode ajudar a reduzir os custos do empreendimento, já que muitas das ferramentas e aplicativos disponíveis são gratuitos ou de baixo custo.
Por esse motivo, reconhecer seu uso na companhia e fazer uma gestão adequada dessas ferramentas e aplicativos pode levar a uma maior produtividade e melhores inovações.
Buscar soluções inovadoras para problemas de TI do dia a dia pode ser a melhor solução. Com a prática de Shadow TI crescendo continuamente, ela deverá ser administrada pelas empresas.
Atenha-se às diretrizes de segurança da sua organização e à política de segurança da informação. Adote as ferramentas e os processos certos para que a sua empresa se torne mais segura. Ainda, divulgue e explique as vantagens e os problemas do uso de Shadow IT, assim como as diretrizes de segurança próprias da companhia.
É importante, também, criar uma cultura que envolva o uso de Shadow IT — estimulando a inovação. Quem sabe aquele aplicativo de uma startup, encontrado sem querer por um estagiário, não pode ser o futuro padrão para todos os colaboradores pelas suas funcionalidades? Oportunidade é a palavra-chave.
Ao adotar o gerenciamento do Shadow IT, a organização não deve tomar medidas punitivas contra os colaboradores. Isso fará com que a prática seja camuflada no ambiente, deixando-a muito mais difícil de ser detectada em auditorias ou até pelos gestores mais responsáveis. Em vez disso, a empresa deve fornecer orientações claras e práticas para aumentar a segurança e reduzir os riscos.
Seja criativo e apresente os problemas que podem surgir de uma forma que os faça pensar. Se você é um gestor de TI, é seu dever tornar a área mais atrativa para os colaboradores, retendo talentos e melhorando a produtividade.
Existem coisas muito importantes que você deverá conferir antes de iniciar o treinamento dos colaboradores. Uma delas é sobre o contrato de licenciamento para aplicativos de nuvem.
Verifique se o seu contrato ou o uso de determinados aplicativos são permitidos para usar medidas que autorizem o Shadow IT. Caso contrário, você poderá sofrer consequências legais. Aproxime-se dos usuários para entender o que eles precisam e, em seguida, ofereça o apoio necessário para eles obterem o sucesso.
A primeira dica seria aumentar a sua capacidade de armazenamento de dados e, se possível, a quantidade de dados que você pode processar. É importante ter um plano de emergência para dados críticos perdidos em eventualidades.
Faça um inventário de todos os aplicativos que estão sendo usados na sua organização, incluindo aqueles que você não conhece, mas que você sabe que todos utilizam. O inventário deve conter o nome do aplicativo, a URL do site, o nome do fornecedor e o do administrador daquela rede para futuras pesquisas.
Identifique os riscos de segurança associados a cada um desses aplicativos. Isso pode incluir a exposição de dados confidenciais, a violação de direitos autorais, a falta de controle sobre o que os usuários estão fazendo com os dados, o acesso não autorizado a sistemas sensíveis e a invasão de privacidade.
O gestor deverá avaliar se os riscos são aceitáveis ou não. Em caso negativo, é necessário tomar as medidas cabíveis para mitigá-los. Se as ameaças forem aceitáveis, é preciso determinar se é possível gerenciá-las. Isso tudo deverá ser criado a partir de um plano de ação, que deve incluir as medidas que serão tomadas para monitorar e responder aos riscos.
Saiba que a gestão de riscos e o monitoramento de Shadow IT podem ser feitos por meio de serviços gerenciados. Dessa forma, você poderá aproveitar os benefícios dessa prática, sem comprometer a empresa.
Para enfrentar os desafios impostos pelo Shadow IT, é essencial implementar uma abordagem proativa e conscientizar os colaboradores sobre os riscos envolvidos.
Com o Google Workspace as empresas podem enfrentar o desafio do Shadow IT de forma proativa, promovendo a segurança da informação, melhorando a colaboração interna e aumentando a produtividade de suas equipes. Isso é possível por meio de:
O Google Workspace oferece uma suíte completa de aplicativos integrados, como Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet e muito mais. Isso permite que os colaboradores tenham acesso a todas as ferramentas necessárias em uma plataforma unificada, reduzindo a necessidade de buscar soluções não autorizadas externas.
O Google Workspace é projetado com foco na segurança, incluindo autenticação de dois fatores, criptografia de dados em trânsito e em repouso, além de recursos avançados de prevenção contra perda de dados. Isso ajuda a proteger as informações sensíveis da empresa e minimizar os riscos de vazamento de dados.
A administração do Google Workspace é centralizada e pode ser facilmente controlada pelo departamento de TI, permitindo a implementação de políticas e restrições para garantir que apenas aplicativos aprovados sejam utilizados.
Com o Google Workspace, os colaboradores podem trabalhar simultaneamente em documentos e planilhas, colaborar em projetos por meio de videochamadas e compartilhar informações de forma segura, aumentando a produtividade e a eficiência no ambiente de trabalho.
O Google Workspace é baseado em nuvem, o que significa que os colaboradores podem acessar suas informações e trabalhar em projetos de qualquer lugar, a qualquer momento, tornando-o ideal para equipes remotas ou em constante movimento.
Quanto à implementação da solução, a Santo Digital é uma empresa especializada em tecnologia da informação e é uma parceira confiável para auxiliar na transição para o Google Workspace. Com expertise em soluções Google, a Santo Digital oferece suporte na migração de dados e configuração personalizada, garantindo uma adoção bem-sucedida do Google Workspace na organização para ajudar a lidar com o Shadow IT.
Assim, embora o Shadow IT possa trazer benefícios em termos de produtividade e inovação, também pode expor a empresa a riscos de segurança e conformidade. A adoção adequada do Shadow IT pode trazer vantagens enquanto mantém a segurança e controle necessários para uma empresa moderna. Para lidar com o Shadow IT, é essencial identificá-lo por meio de monitoramento e envolvimento dos colaboradores, implementar uma cultura de segurança da informação e conscientização, e considerar soluções gerenciadas, como o Google Workspace.
Algumas estratégias úteis incluem monitorar a rede em busca de atividades incomuns, analisar logs de atividades para identificar padrões suspeitos, pesquisar domínios e endereços IP associados a aplicativos desconhecidos, incentivar os colaboradores a relatarem o uso de aplicativos não autorizados e revisar contas e despesas para identificar pagamentos de serviços não reconhecidos pelo departamento de TI.
A TI Sombra, também conhecida como Shadow IT, refere-se ao uso de tecnologias e aplicativos não autorizados pelo departamento de TI em uma organização. São recursos de tecnologia utilizados pelos colaboradores sem a devida aprovação ou conhecimento do setor responsável pela segurança e gerenciamento dos sistemas da empresa. Isso pode gerar riscos de segurança e conformidade para a organização.
A Santo Digital é especialista na área de tecnologia, confira também nossas informações sobre as versões do Google Workspace!
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