GED: saiba o que é um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

No dia a dia de qualquer empresa, o volume de documentos — sejam eles físicos ou digitais — não para de crescer. Gerenciar essa montanha de informações pode virar um verdadeiro pesadelo, levando à desorganização, à perda de dados importantes e, claro, a uma queda na produtividade. Nesse sentido, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma ferramenta valiosa para virar esse jogo.

Muitas empresas ainda se veem presas em processos manuais que são lentos e ineficientes, consumindo tempo e dinheiro que poderiam ser usados de forma muito mais inteligente. Continue a leitura deste conteúdo para entender o que é GED, seus benefícios, como implementá-lo no seu negócio e mais!

O que é GED?

GED é o sistema que gerencia documentos de forma eletrônica, em todo o seu ciclo de vida. Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações de um jeito totalmente digital. 

Ele marca a transição inteligente do papel para o ambiente digital, o que elimina a necessidade de arquivos físicos e revoluciona a forma como as empresas lidam com seus dados.

Imagine encontrar qualquer documento em questão de segundos, sem precisar revirar pilhas de papel ou pastas em rede. O GED torna isso realidade ao centralizar todas as informações em um ambiente seguro e fácil de acessar. Ele não só digitaliza o que antes era físico, mas também organiza e estrutura documentos que já nasceram digitais, como e-mails, planilhas e apresentações. É uma solução completa para quem busca agilidade e controle total na gestão de informações.

Quais os benefícios do GED para a empresa?

O GED traz benefícios como a redução drástica de custos, o aumento exponencial da produtividade e da eficiência, a segurança da informação e conformidade, além de um acesso rápido e centralizado à informação. 

Implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos impacta diretamente a saúde financeira e a eficiência do dia a dia da sua empresa. 

Vamos conhecer os principais ganhos que essa tecnologia pode trazer, a seguir.

Redução drástica de custos

Um dos mais visíveis impactos do GED é a economia. Pense nos gastos com papel, impressão, cartuchos ou toners e, principalmente, com o espaço físico para armazenamento. Armários, estantes e até mesmo salas inteiras dedicadas a arquivos podem ser eliminados ou usados para atividades mais estratégicas.

Além disso, há uma economia considerável nos custos indiretos. O tempo que seus colaboradores perdem procurando documentos, o retrabalho causado por informações desatualizadas ou perdidas, e os erros que surgem de processos manuais são drasticamente reduzidos.

Para quem busca diminuir custos e aumentar a lucratividade, o GED é uma ferramenta poderosa para alcançar metas ambiciosas de redução de despesas.

Aumento exponencial da produtividade e da eficiência

Agilidade é a palavra de ordem quando falamos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Com todos os documentos digitalizados e organizados, encontrar e compartilhar informações se torna algo instantâneo. Isso significa que um gerente de TI, por exemplo, vai ver sua equipe trabalhando de forma muito mais fluida, sem as interrupções causadas pela busca manual de dados.

O GED também permite automatizar tarefas repetitivas, liberando seu time para atividades mais estratégicas e que realmente agregam valor. A colaboração entre equipes fica muito mais fácil, já que todos acessam a mesma versão atualizada do documento, eliminando conflitos e garantindo que o trabalho flua sem problemas. 

Isso se traduz em uma melhoria notável na produtividade geral dos funcionários e na organização dos documentos da empresa.

Proteção contra perdas, roubos e acessos não autorizados a documentos

A segurança dos dados é uma preocupação crescente para todas as empresas. O GED oferece uma proteção robusta contra perdas, roubos e acessos não autorizados, algo muito importante para a segurança de dados da sua infraestrutura. Com trilhas de auditoria detalhadas, é possível saber quem acessou, modificou ou compartilhou cada documento, garantindo controle total e rastreabilidade.

Além disso, o sistema ajuda sua empresa a estar em dia com regulamentações importantes, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e normas ISO. Isso garante que seu negócio esteja em conformidade, o que evita multas e protege sua reputação. A segurança e a confiabilidade são pilares que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos fortalece, trazendo tranquilidade para todos os níveis da organização.

Acesso rápido e centralizado à informação

Com o GED, seus documentos estão disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar. A mobilidade é um grande diferencial, que permite que seus colaboradores acessem as informações de que precisam, seja no escritório, em casa ou em trânsito. Isso cria uma visão unificada das informações, o que elimina silos e garante que todos trabalhem com os dados mais recentes e precisos.

Para quem busca ferramentas seguras e integradas, o acesso centralizado e o bom armazenamento são fundamentais. Você pode ter certeza de que a informação que precisa para suas pesquisas e análises estará sempre à mão, de forma organizada e confiável, sem a preocupação com pouco armazenamento na nuvem ou falta de suporte.

Como implementar o GED na sua organização?

Para implementar o GED na sua organização, você precisa avaliar as necessidades, escolher a solução adequada, digitalizar e classificar documentos, treinar a equipe, estabelecer políticas de segurança e backup e monitorar continuamente.

Implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um processo estratégico que exige planejamento e execução cuidadosa. 

Siga estes passos para garantir uma transição tranquila e bem-sucedida!

1. Avalie as necessidades e defina objetivos

Antes de tudo, é fundamental entender quais problemas o GED vai resolver na sua empresa e o que você espera alcançar com ele. Defina metas claras e que possam ser medidas para a implementação.

2. Escolha a solução GED mais adequada

O mercado oferece diversas opções de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Pesquise, compare as funcionalidades e verifique se a solução é compatível com a infraestrutura que sua empresa já tem. Considere a escalabilidade, para que ela possa crescer junto com o seu negócio.

3. Faça a digitalização e classificação de documentos

A digitalização e a classificação de documentos fazem parte da etapa de migrar o que é físico para o digital. É fundamental criar um sistema de classificação lógico e fácil de usar, que facilite a busca e a organização futura dos documentos. Uma boa classificação é a chave para o sucesso do GED.

4. Capacite a equipe para usar o novo sistema e faça uma gestão da mudança

A tecnologia é só uma parte da solução. Capacitar sua equipe para usar o novo sistema é essencial. Incentive uma cultura digital, ao mostrar os benefícios do GED para o dia a dia de cada profissional. A importância de um bom treinamento para a produtividade dos funcionários é inegável.

5. Estabeleça políticas de segurança e backup

Defina regras claras de acesso no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, use criptografia para proteger informações sensíveis e crie rotinas de backup robustas. Isso garante a integridade e a disponibilidade dos seus dados, protegendo sua empresa contra imprevistos.

6. Monitore e otimize continuamente

A implementação não termina depois da instalação. Monitore o desempenho do sistema, peça feedback dos usuários e faça os ajustes necessários para otimizar o uso do GED. A melhoria contínua é fundamental para tirar o máximo proveito da solução.

Qual a diferença entre GED e ECM?

A principal diferença é que o GED foca no gerenciamento de documentos, enquanto o ECM abrange todo o conteúdo digital da empresa e seus processos. 

É comum haver uma certa confusão entre os termos GED e ECM, mas eles representam conceitos com alcances diferentes.

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) foca principalmente nos documentos, sejam eles digitais ou digitalizados. Suas funções básicas incluem a organização, o armazenamento, a busca e o controle de versões desses documentos. É uma solução mais específica para a gestão de arquivos.

Já o ECM (Enterprise Content Management) tem um alcance muito mais amplo. Ele gerencia todo o conteúdo digital de uma empresa, que vai além dos documentos e inclui vídeos, e-mails, dados de formulários, imagens e qualquer outra forma de informação não estruturada.

Além das funções do GED, o ECM incorpora automação de processos de negócios (BPM — Business Process Management), ferramentas de colaboração e recursos de publicação. 

Podemos considerar o ECM como uma evolução do GED, abrangendo uma gestão de conteúdo mais completa e integrada aos processos de negócio.

O futuro da gestão documental é eletrônico

Não há dúvidas: o Gerenciamento Eletrônico de Documentos não é apenas uma moda passageira, mas uma necessidade estratégica para a competitividade e a sustentabilidade das empresas no mundo de hoje.

Em um cenário em que a informação é o ativo mais valioso, ter um sistema robusto para gerenciar seus documentos é fundamental. Empresas que adotam o GED se posicionam à frente, garantindo mais agilidade, segurança e inteligência na hora de tomar decisões.

É um investimento que se traduz em eficiência, redução de custos e um futuro mais organizado e produtivo para o seu negócio.

Pronto para levar a gestão de documentos da sua empresa para o próximo nível com validação inteligente?

Conheça o SantoiD, a plataforma da SantoDigital que usa Inteligência Artificial para automatizar o reconhecimento, a classificação e a validação de documentos, garantindo mais segurança e agilidade nos seus processos.

Resumindo

Crédito da imagem: Freepik