Automação de documentos: importância para eficiência operacional das empresas

A agilidade e a precisão são duas qualidades essenciais para as empresas da atualidade. Por esse motivo, elas estão cada vez mais buscando por soluções que contribuam para não só aumentar velocidade e precisão, mas também liberar recursos humanos para tarefas mais estratégicas. Nesse sentido, a automação de documentos é uma grande aliada. 

Organizações que adotam a gestão documental digital, por exemplo, conseguem reduzir os custos operacionais em média em 30%. 

Neste conteúdo, você vai entender o que é a automação de documentos e como ela pode transformar o funcionamento de uma empresa por meio dos seus benefícios. Continue a leitura com a gente!

O que é a automação de documentos?

A automação de documentos é o uso de tecnologias digitais para realizar de forma automática o processamento, criação, organização e armazenamento de documentos. Ao substituir processos manuais, como digitação, arquivamento e análise de documentos em papel, a automação permite que tudo seja feito digitalmente, com muito mais agilidade, precisão e controle.

A automação de documentos envolve o uso de tecnologias avançadas, como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), inteligência artificial (IA) e fluxos de trabalho automatizados, para eliminar etapas manuais de captura, processamento, armazenamento e gerenciamento de documentos.

Ao aplicar essas tecnologias, empresas conseguem transformar documentos físicos ou em formatos semiestruturados (como PDFs ou imagens) em informações digitais estruturadas que podem ser facilmente indexadas, acessadas e processadas automaticamente.

Essa automação está diretamente ligada à transformação digital das organizações, além de ser essencial para a conformidade com regulamentações de privacidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), já que permite um controle mais rigoroso sobre os dados pessoais e a segurança das informações.

Como funciona a automação de documentos?

A automação de documentos segue uma sequência de etapas que garantem que os dados sejam capturados, processados e armazenados de maneira eficiente.

A automação de documentos funciona da seguinte maneira:

1. o primeiro passo é digitalizar documentos físicos ou capturar arquivos digitais, como PDFs e imagens;
2. a tecnologia de OCR converte os arquivos em texto digital, permitindo que eles sejam lidos e manipulados pelo sistema;
3. o sistema usa IA para identificar automaticamente o tipo de documento e organizá-lo corretamente;
4. após a classificação do documento, a tecnologia extrai informações importantes, como valores, datas, números e nomes, sem a necessidade de digitação manual;
5. o sistema verifica se os dados extraídos estão corretos e, caso seja necessário, envia o documento para aprovação ou revisão;
6. finalmente, os documentos são armazenados de forma digital e segura, prontos para serem acessados a qualquer momento, com total controle e rastreabilidade.

Quais documentos podem ser automatizados?

A automação de documentos pode ser aplicada a uma grande variedade de documentos empresariais, incluindo:

• processamento automático de notas fiscais, com extração de dados como número, valor, impostos e CNPJ;
• criação e gestão de contratos, com a possibilidade de geração automática e assinatura digital;
• gerenciamento de registros médicos, laudos e guias de atendimento;
• extração de dados de recibos e comprovantes financeiros;
• geração de relatórios financeiros complexos, com relatórios de lucros, perdas, impostos e balancetes.

Portanto, os documentos que podem ser automatizados incluem faturas, contratos, notas fiscais, recibos, relatórios financeiros, comprovantes de pagamento, formulários de cadastro, documentos de RH, registros médicos, documentos legais, ordens de compra, entre outros.

Quais são os benefícios da automação de documentos?

A adoção de soluções de automação de documentos oferece benefícios significativos para as empresas, que incluem redução de erros humanos, aumento de produtividade, melhoria na segurança e conformidade, eficiência operacional e economia de custos.

Redução de erros humanos

Ao automatizar o processo de captura e verificação de dados, o número de erros humanos diminui drasticamente. Isso é especialmente importante em processos que envolvem grandes volumes de documentos, como a emissão de faturas ou a entrada de dados financeiros, onde cada erro pode resultar em prejuízos significativos.

Aumento de produtividade

Com a automação de documentos, as tarefas repetitivas e demoradas são realizadas de forma mais rápida e eficiente. Isso permite que os colaboradores foquem em atividades de maior valor agregado, como análise de dados e decisões estratégicas. Estudos mostram que, com a automação de documentos, o tempo de busca e processamento de documentos pode ser reduzido em até 2 horas por dia por colaborador.

Melhoria na segurança e conformidade

A automação de documentos melhora a segurança dos dados, garantindo que os documentos sejam armazenados de forma criptografada e com controle rigoroso de acesso. Além disso, ela facilita o cumprimento de regulamentações de conformidade, como a LGPD, ao oferecer auditorias detalhadas e rastreabilidade dos documentos.

Eficiência operacional

Ao implementar workflows digitais, as empresas podem eliminar gargalos e atrasos no processamento de documentos. Isso resulta em uma operação mais ágil, com menos tempo gasto em tarefas manuais, e maior eficiência no atendimento aos clientes e parceiros.

Economia de custos

A automação de documentos pode resultar em uma redução significativa nos custos operacionais. Um estudo revelou que as empresas podem reduzir os custos com mão de obra em até 45% ao automatizar processos que antes eram feitos manualmente.

Como realizar a automação de documentos na sua empresa?

Implementar a automação de documentos pode parecer desafiador, mas com um plano estruturado, o processo se torna mais simples e eficaz. Aqui estão os passos essenciais para começar!

1. Avalie os processos existentes e identifique os mais críticos

Antes de implementar a automação de documentos, é importante entender como eles são gerenciados atualmente. Identifique os processos manuais, os pontos críticos e as áreas que mais se beneficiariam da automação.

2. Escolha uma ferramenta que atenda às necessidades do seu negócio

Selecione uma solução de automação que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Considere fatores como facilidade de uso, integração com sistemas existentes e suporte técnico.

3. Mapeie os tipos de documentos que serão automatizados

Identifique quais documentos serão automatizados primeiro. Pode ser útil começar com um tipo específico, como faturas ou contratos, para testar a eficácia da automação.

4. Defina regras e fluxos de trabalho

Estabeleça regras claras para o processamento dos documentos, incluindo como devem ser classificados, validados e aprovados. Isso ajuda a garantir consistência e conformidade.

5. Implemente, de fato, a automação de documentos

Configure a ferramenta escolhida conforme as regras e fluxos de trabalho definidos. Isso pode incluir a configuração de OCR para leitura de documentos, IA para classificação e extração de dados e integração com outros sistemas da empresa.

6. Treine sua equipe sobre o processo de automação

Garanta que todos os envolvidos no processo compreendam como a automação de documentos funciona e como utilizá-la efetivamente. Isso pode incluir treinamentos formais e materiais de apoio.

7. Monitore o desempenho da implementação

Após a implementação, é importante monitorar o desempenho da automação de documentos. Identifique quaisquer problemas ou áreas de melhoria e faça os ajustes necessários para otimizar o processo.

8. Escalone gradualmente a automação de documentos

À medida que a automação de documentos se mostra eficaz em uma área, expanda para outros tipos de documentos e processos. Isso permite uma transição suave e controle sobre o processo.

Como o SantoID pode ajudar na automação de documentos?

O SantoID é uma plataforma inteligente para automatizar o processamento de documentos, utilizando tecnologias avançadas como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e inteligência artificial. Ele permite que empresas identifiquem, extraiam e validem dados de documentos de forma rápida, precisa e segura, substituindo processos manuais propensos a erros.

Com o SantoID, é possível configurar validações personalizadas para diferentes tipos de documentos, como RG, CPF, notas fiscais e contratos, garantindo a qualidade e conformidade dos dados extraídos.

Além disso, a plataforma oferece flexibilidade para adaptar fluxos de trabalho conforme as necessidades específicas de cada negócio, integrando-se facilmente a sistemas existentes por meio de webhooks. Isso resulta em maior eficiência operacional, redução de custos e melhoria na governança e compliance das organizações.

Orizon atingiu 70% de automação dos documentos com SantoiD

A Orizon, health tech que processa mais de 500 mil atendimentos diários, implementou o SantoID para automatizar a análise de guias médicas. Com isso, atingiu 70% de automação, processando cerca de 2 milhões de guias e 4 milhões de imagens.

A plataforma identificou e extraiu dados de documentos com layouts diversos, melhorando a acuracidade para 99% e permitindo escalabilidade nos processos. Essa automação resultou em redução de custos operacionais e maior eficiência nas operações.

Saiba como o SantoiD pode ajudar a melhorar a eficiência operacional do seu negócio.

Resumindo

Crédito da imagem: Freepik