- 4 minutos
- out 14, 2024
Cada vez mais empresas estão adotando a automação de processos como estratégia para aumentar a competitividade no mercado. Isso porque essa abordagem ajuda a melhorar a eficiência, reduzir custos e minimizar erros humanos, especialmente em tarefas repetitivas.
Neste artigo, vamos explorar mais sobre o tema, destacando os benefícios da automação e o momento ideal para implementá-la no seu negócio. Continue a leitura para saber mais!
A automação de processos é a utilização de tecnologia e integração de sistemas para substituir a intervenção humana em atividades rotineiras. Seu principal objetivo é tornar tarefas cotidianas automáticas, eliminando a necessidade de execução manual.
Com a automação, atividades repetitivas e demoradas são realizadas de maneira autônoma por softwares ou sistemas de machine learning (aprendizado de máquina). Essas ferramentas são programadas para executar ações que anteriormente exigiam a atuação humana, proporcionando maior rapidez, padronização e redução de erros.
De modo geral, a empresa que opta por automatizar seus processos adota a tecnologia como uma aliada na busca por maior eficiência operacional, obtendo resultados otimizados e melhorando a competitividade no mercado.
A integração da automação de processos pode gerar uma série de vantagens para qualquer empresa, independentemente do setor de atuação. A seguir, destacamos alguns dos principais benefícios:
Ao transformar tarefas simples, porém demoradas, como o preenchimento de formulários ou o processamento de dados, em atividades automáticas, a empresa acelera sua execução.
Isso libera tempo e recursos para que os colaboradores se concentrem em funções mais estratégicas, elevando a produtividade.
O uso de softwares e ferramentas específicas garante que as atividades sejam realizadas de maneira uniforme, eliminando variações na execução por diferentes colaboradores. Assim, a consistência nos processos é mantida, o que resulta em maior qualidade e previsibilidade nos resultados.
Com a automação, os gestores e as equipes ganham uma visão clara e em tempo real das operações.
Painéis de controle oferecem uma visão abrangente das atividades, facilitando o monitoramento contínuo de operações, a identificação de gargalos e a alocação otimizada de recursos. Além disso, relatórios automáticos fornecem dados precisos para decisões mais assertivas.
A automatização de processos contribui diretamente para a redução de custos. Ao substituir tarefas repetitivas e demoradas por soluções tecnológicas, empresas conseguem redirecionar profissionais para atividades de maior valor agregado, ao mesmo tempo em que diminuem o tempo e o número de profissionais necessários para executar tarefas operacionais.
Em atividades manuais, a incidência de erros humanos é frequente, especialmente em tarefas repetitivas como digitação ou análise de dados. A automação minimiza essas falhas, uma vez que as máquinas realizam as atividades com maior precisão.
Consequentemente, as operações se tornam mais seguras e consistentes, reduzindo a margem de erro e otimizando a qualidade final do trabalho.
A decisão de automatizar processos deve ser baseada em uma análise criteriosa das necessidades da empresa. Confira algumas situações que indicam o momento ideal para introduzir essa tecnologia:
Se a empresa enfrenta falhas constantes em processos devido a erros humanos, essa pode ser a hora de considerar a automação.
Erros frequentes podem comprometer a qualidade do trabalho e gerar prejuízos financeiros, tornando a automatização essencial para garantir mais precisão e segurança nas operações.
Atividades que exigem esforço repetitivo, como a entrada de dados ou o processamento de relatórios, são candidatas ideais à automação.
Ao liberar colaboradores dessas funções rotineiras, a empresa ganha em eficiência e reduz o tempo investido em outras atividades.
Quando as atividades variam de acordo com a execução de cada colaborador, a inconsistência nos resultados torna-se um problema. Com a automação, a empresa garante que todas as etapas sejam realizadas de forma padronizada, conforme diretrizes pré-estabelecidas.
Outro motivo para apostar na automação de processos é manter os dados centralizados. Isso porque, se os dados necessários para um processo estão espalhados por diferentes sistemas e locais, pode haver dificuldades na integração e no acesso a essas informações.
Dessa forma, o processo de automatizar as atividades pode consolidar dados descentralizados, integrando diferentes fontes de informação e permitindo uma visão mais coesa e acessível.
A automação de processos pode ser aplicada em diferentes áreas dentro de uma empresa. Veja 5 exemplos práticos de como essa tecnologia pode ser utilizada:
O processo de integração de novos colaboradores pode ser automatizado para garantir maior consistência e eficiência. Sistemas automatizados gerenciam a coleta de documentos, a criação de contas e a distribuição de informações essenciais, assegurando que todas as etapas sejam seguidas corretamente e reduzindo a carga administrativa.
O setor de TI é um dos que mais pode se beneficiar da automação. Ferramentas automatizadas permitem classificar e priorizar chamados, realizar diagnósticos preliminares e até resolver problemas comuns sem a necessidade de intervenção humana, o que acelera o tempo de resposta e aumenta a eficiência.
A experiência do cliente é fundamental para a credibilidade de qualquer empresa. Por isso, automatizar as interações com os usuários pode fazer toda diferença.
Sistemas como chatbots, respostas automáticas e ferramentas de marketing por e-mail permitem respostas rápidas e personalizadas, de forma que o atendimento seja mais eficiente e a satisfação dos consumidores aumente.
A automação de processos também desempenha um papel essencial na gestão e classificação de documentos. Sistemas automatizados podem ser implementados para categorizar, arquivar e recuperar arquivos de forma mais eficiente, reduzindo significativamente o tempo gasto na organização manual e aumentando a segurança e acessibilidade das informações armazenadas.
A segurança também é beneficiada pela automação de processos em etapas como a autenticação de identidade, que inclui a verificação de documentos e o uso de autenticação multifatorial.
Ao automatizar essas etapas, torna-se possível analisar riscos com maior precisão e rapidez, reforçando a proteção das informações.
Diversas tecnologias contribuem para a automação eficaz dos processos. Entre as mais utilizadas, destaca-se o Robotic Process Automation (RPA), que envolve softwares robóticos capazes de executar tarefas repetitivas de forma automática.
Outra solução comum é a Unidade de Resposta Audível (URA), um sistema que responde a perguntas por meio de áudio, sendo amplamente utilizado em call centers de empresas de telecomunicações.
A interação em tempo real com os usuários através de chatbots, que imitam a comunicação humana, é outra tecnologia chave para personalizar o atendimento ao cliente, podendo ser implementada tanto em redes sociais quanto em sites corporativos.
Além disso, os sistemas de gestão de processos empresariais (BPMS) têm um foco claro na eficiência organizacional. Esses sistemas permitem definir, executar, monitorar e medir processos, facilitando a tomada de decisões e otimizando o desempenho geral das operações.
Agora que você compreendeu a importância da automação, veja como implementá-la em sua empresa:
O primeiro passo consiste em mapear quais são os processos repetitivos, manuais e que consomem muito tempo na sua empresa atualmente. A ideia é otimizar essas atividades. Para que a mudança aconteça gradativamente, um bom começo é priorizar as atividades que podem ser facilmente padronizadas e que exigem pouca intervenção humana.
Mas é muito importante manter o foco no atendimento ao cliente, já que é preciso entregar muito valor nos serviços e/ou produtos.
Após o mapeamento dos processos, é preciso avaliar quais são as tarefas que podem ser automatizadas. Procure por atividades que tenham um grande volume de trabalho, pois são as mais fáceis de serem automatizadas.
O processo de automação ajuda a reduzir o tempo de execução e a probabilidade de erros humanos. Por isso, considere também o retorno sobre o investimento (ROI) potencial para cada oportunidade de automação.
Defina regras que a automação de processos precisa seguir, incluindo a validação de dados, critérios de tomada de decisão, entre outros pontos importantes. É através dessas metas e métricas que será possível configurar a ferramenta de automação.
Escolher quais serão os softwares utilizados para a automação é um dos passos mais importantes desse processo. Por essa razão, pesquise e selecione os parceiros ideais e que tenham soluções que supram as necessidades do seu negócio.
Você pode procurar por fornecedores de softwares de automação, consultorias especializadas ou até mesmo desenvolvedores. Antes de fechar parceria, avalie a experiência, o suporte oferecido e as funcionalidades da ferramenta.
Com as ferramentas e parceiros selecionados, desenvolva um plano detalhado de implementação. Integre as ferramentas de automação aos sistemas existentes e configure os processos conforme necessário.
Envolva sua equipe desde o início para garantir uma adaptação suave, oferecendo treinamento adequado para o uso eficiente das novas tecnologias.
Por fim, após a implementação da automação de processos, é muito importante monitorar o desempenho para identificar o que está funcionando de acordo com o esperado.
Em seguida, acompanhe métricas, como tempo de execução, redução de erros e retorno sobre o investimento. Lembre-se de solicitar feedback constante da equipe e esteja preparado para fazer ajustes em caso do surgimento de problemas.
A SantoDigital é especializada em soluções digitais voltadas para otimização de processos corporativos por meio da automação. Nossas soluções são oferecidas através da plataforma SantoID, que melhora a eficiência do seu negócio e reduz custos operacionais.
A SantoID é uma solução integrada que facilita a gestão e automação de processos críticos, como captura e validação de documentos, além de integrar sistemas já existentes, garantindo uma transição eficiente para ambientes automatizados.
Um exemplo de sucesso é o case da Orizon, uma empresa líder no setor de resíduos e serviços ambientais, que implementou a SantoID para otimizar seus processos de gestão documental e autenticação de identidade. O resultado foi uma redução significativa no tempo de processamento de documentos, além de melhorias na precisão e segurança das informações.
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A automação de processos utiliza tecnologia e integração de sistemas para automatizar tarefas rotineiras, reduzindo a necessidade de intervenção humana. Ela aumenta a eficiência ao realizar atividades repetitivas com rapidez e precisão, padronizando operações e minimizando erros. Essa abordagem melhora a competitividade e otimiza resultados operacionais para as empresas.
Para implementar a automação de processos, primeiro identifique e mapeie atividades repetitivas e com gargalos, priorizando aquelas que podem ser facilmente padronizadas. Em seguida, escolha as oportunidades de automação avaliando o retorno sobre o investimento (ROI).
Após definir metas e selecionar ferramentas, implemente as automações e ofereça treinamento à equipe. Por fim, monitore o desempenho e faça ajustes conforme necessário para garantir a eficácia contínua.
Créditos da imagem: Freepik
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