Comunicação unificada: quais os benefícios para a empresa?

Você sabe o que é comunicação unificada? O telefone é apenas uma parte do sistema de comunicação de uma empresa.

Imagine que você tenha acabado de fazer um acordo com um parceiro ou cliente, mas ainda precisa receber ou enviar uma cotação por e-mail; ou a comunicação de voz é muito cara e ter um diálogo mais longo no chat é a melhor opção; ou ainda, pode ser necessário discutir um produto em uma sala de videoconferência com vários parceiros.

Por outro lado, você não usa ferramentas de comunicação apenas no escritório ou em casa — você faz isso enquanto está no carro, no parque, almoçando em um restaurante e até mesmo na cama.

Além disso, existe o fato de que as empresas estão se tornando cada vez mais “virtuais”, o que significa que suas equipes não estão necessariamente confinadas a um escritório ou endereço físico; o negócio pode estar funcionando com muitos elementos descentralizados, a maioria dos quais existe apenas on-line.

Devido à falta de integração de todos esses serviços, o uso dessas diferentes tecnologias não é otimizado. Como resultado, enquanto a comunicação pode ser eficaz, está longe de ser eficiente, tanto técnica como economicamente. É aí que entra a comunicação unificada.

O que é comunicação unificada?

A comunicação unificada é uma nova arquitetura tecnológica na qual as ferramentas de comunicação são integradas para que tanto empresas quanto indivíduos possam gerenciar todas as suas comunicações em uma única interface em vez de separadamente.

Em suma, as comunicações unificadas preenchem a lacuna entre o VoIP e outras tecnologias de comunicação no computador. Elas também oferecem melhor controle sobre recursos importantes, como presença e alcance de número único, como vemos abaixo.

O conceito de presença

A presença representa a disponibilidade e disposição de uma pessoa para se comunicar. Um exemplo simples é a lista de amigos que você tem no Hangouts, do Google. Quando estão on-line (o que significa que estão disponíveis e dispostos a comunicar), o seu mensageiro instantâneo te dá uma indicação para esse efeito.

A presença também pode ser aprimorada para mostrar onde você está e como (já que estamos falando sobre a integração de muitas ferramentas de comunicação) pode ser contatado.

Por exemplo, se um colega não estiver no escritório dele ou na frente do computador, não há como o seu Hangouts entrar em contato com ele, a menos que outras tecnologias de comunicação sejam integradas, como chamadas de PC para telefone.

Com comunicações unificadas, você pode saber onde seu colega está e como você pode contatá-lo — mas é claro, se ele quiser compartilhar essas informações.

Alcance de número único

Mesmo que a sua presença possa ser monitorada e compartilhada com a comunicação unificada, entrar em contato com você ainda pode ser impossível se o seu ponto de acesso não estiver disponível ou não for conhecido.

Agora digamos que você tem cinco maneiras de ser contatado (telefone, e-mail, Whatsapp e por aí vai). Você acha que as pessoas gostariam de manter cinco informações diferentes para poder entrar em contato ou uma só?

Com a comunicação unificada, você terá um ponto de acesso único (um número) por meio do qual as pessoas podem contatá-lo, quer estejam usando o mensageiro instantâneo do computador, seu softphone, seu telefone IP, e-mail etc.

O que a comunicação unificada engloba?

Como estamos falando de integração, tudo que está a serviço da comunicação pode ser integrado. Aqui está uma lista das coisas mais comuns:

• Serviços de mensagens unificadas e multimídia: isso inclui comunicação por voz em todas as suas formas, correio de voz, e-mail, fax e outros tipos de elementos multimídia, como fotos, animações e vídeos;
• Comunicações em tempo real: os sistemas em tempo real envolvem o processamento imediato e a resposta após a entrada. Exemplos são conferência, triagem de chamadas, mensagens instantâneas;
• Serviços de dados: inclui a entrega de informações, como dados da web e serviços on-line;
• Transações: abrange transações feitas on-line, pela Web ou de outra forma, como comércio eletrônico, aplicativos empresariais e serviços bancários on-line.

Como as comunicações unificadas podem ser úteis?

Aqui estão alguns exemplos de como a comunicação unificada pode ser úteis:

• Os funcionários que dependem da mobilidade em conexão podem permanecer conectadas com seus softphones ou telefones IP sem fio mesmo quando estão fora do escritório ou em casa;
• As empresas podem reduzir consideravelmente os custos incorridos para acomodar os trabalhadores em escritórios, permitindo que eles trabalhem de casa. Além disso, o recurso humano de outras localidades pode ser aproveitado sem aumento de custo e sem os atrasos normais devido à distância geográfica;
• A TI não precisará monitorar sistemas múltiplos de comunicação, realizando apenas o gerenciamento de uma interface, o que permite aumentar a produtividade;
• As chamadas via Web e videoconferência permitirão melhor interatividade e produtividade reduzindo, assim, o custo de viagens e telecomunicações;
• A empresa terá menos registros e contas para se preocupar, já que poderá ter todos os seus serviços de um único provedor e um único contato para cada um de seus funcionários.

A comunicação unificada já chegou e sendo desdobrada gradualmente. É apenas uma questão de tempo até que tudo que escrevemos acima se torne uso comum.

Um bom exemplo de um passo gigantesco em direção são os aplicativos do Google. Veja nosso post sobre com os 5 apps que ajudam a melhorar sua comunicação interna!