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- fev 14, 2025
A tecnologia na contabilidade tem o papel fundamental de trazer precisão, agilidade e conformidade com uma legislação em constante mudança.
Essa é uma exigência da rotina do setor para negócios que desejam conquistar vantagem competitiva e prestar um serviço eficiente aos clientes.
No entanto, as atividades manuais, o alto volume de dados e a necessidade de garantir a segurança de dados tornam o trabalho desafiador. É aqui que a automação de processos faz toda a diferença.
Com a aplicação de ferramentas e soluções adequadas ao setor, você reduz erros e retrabalhos, além de tornar as operações mais estratégicas e menos burocráticas. Neste artigo, vamos explicar melhor os benefícios da prática e como implementar na prática. Confira!
Uma empresa com eficiência operacional utiliza seus recursos da melhor forma, com foco na redução de custos, aumento da produtividade e da qualidade de produtos ou serviços. Com a adoção da tecnologia na contabilidade, conquista-se esse objetivo com mais facilidade.
O motivo é simples: as soluções reduzem as tarefas manuais, geram dados e relatórios, e facilitam o cumprimento das obrigações acessórias. Dessa forma, a equipe tem uma atuação mais estratégica e acertada.
Ao mesmo tempo, a comunicação melhora, o que eleva a chance de os colaboradores se alinharem aos objetivos e compartilharem conhecimentos. Essa possibilidade gera o aperfeiçoamento do trabalho em equipe, que também é um ponto relevante para a eficiência operacional.
A tecnologia na contabilidade automatiza processos e, como consequência, reduz erros e retrabalhos na rotina. O motivo é a conferência, validação e correção de possíveis falhas automaticamente pelo sistema.
Desse modo, evitam-se divergências, inconsistências e até prejuízos financeiros (como multas) devido a atrasos e ausência de dados.
As normas contábeis mudam com certa frequência e é complicado acompanhar essas alterações. Com a aplicação das ferramentas apropriadas, você perde essa preocupação, porque os sistemas passam por atualizações constantes.
Ao mesmo tempo, os softwares contábeis mantêm os dados dos clientes em segurança, a fim de evitar vazamentos. Também não há perda de documentos, algo que pode acontecer quando se armazena os arquivos de forma impressa.
A segurança também tem relação com o compliance. Assim, a sua empresa cumpre as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Com a adoção da tecnologia na contabilidade, é possível acessar os documentos de forma remota. Essa facilidade permite uma comunicação melhor entre contadores e clientes. De um lado, o trabalho é passível de execução em qualquer lugar; basta ter um dispositivo com acesso à internet.
De outro, os clientes podem visualizar os arquivos, assinar documentos e verificar os dados à distância. Ou seja, há mais praticidade, mobilidade, conveniência e flexibilidade.
Essa peculiaridade ainda contribui para a integração de sistemas, sejam internos, sejam externos. Na prática, é possível compartilhar os dados entre diferentes plataformas, como o sistema do escritório, do cliente, do governo e outros.
Essa troca de informações também é favorável à atualização das normas legais e à padronização de processos.
Os dados coletados pelas soluções tecnológicas contábeis embasam as suas tomadas de decisão, porque você visualiza a situação fiscal, financeira e patrimonial dos clientes em tempo real. A partir das informações, você gera gráficos, relatórios e dashboards, assim como calcula indicadores de desempenho.
Essa atitude é essencial para a aplicação de uma contabilidade estratégica. Ou seja, em vez de ser apenas um profissional que cumpre as normas legais e preenche os dados fiscais, você se torna um pilar de apoio para seus clientes e ajuda na análise das finanças.
Dessa forma, você passa de um profissional que realiza cálculos para interpretar e contextualizar os dados. Assim, gera conclusões e hipóteses, que levam a insights relevantes para as tomadas de decisão.
Devido à automação de atividades, os custos reduzem, porque você executa mais atividades em um tempo mais curto. Essa otimização também se refere à equipe, que tem uma atuação estratégica sem a necessidade de contratar pessoas para realizar tarefas manuais.
Outro fator de redução dos custos operacionais é a diminuição de erros e falhas. Em vez de retrabalho, essa precisão maior gera entregas no prazo combinado, sem correr riscos de multas e penalidades.
Os clientes do seu escritório apresentam uma satisfação maior com os serviços prestados a partir do momento que você usa a tecnologia na contabilidade. As razões para esse objetivo são a otimização do atendimento e a disponibilidade das informações financeiras de forma objetiva, precisa e clara.
Você também conta com uma atuação estratégica, o que agrega valor para o cliente. Assim, sempre que se precisa de alguma informação, ela está disponível e pronta para uso.
A tecnologia pode ser aplicada à contabilidade na gestão de notas fiscais, elaboração de relatórios e armazenamento de documentos, entre outros.
Já é padrão emitir notas fiscais com o uso da tecnologia. Ainda assim, a tecnologia na contabilidade vai além, porque também contribui para a gestão desses documentos.
Desse modo, além da redução dos erros de escrituração e preenchimento automático de vários campos, facilita-se o armazenamento.
Todos os arquivos ficam disponíveis na nuvem e você cumpre o prazo de cinco anos exigido pela legislação. Portanto, também há uma economia de espaço físico, papel, tinta etc.
Os sistemas contábeis — especialmente, as soluções que contam com inteligência artificial (IA) — automatizam várias funções, inclusive a geração de relatórios. Além de coletarem e centralizar os dados, compilam todas as informações e montam de uma forma visual.
Cabe ao profissional de contabilidade receber os dados já estruturados, analisar e interpretar para orientar os clientes. Novamente, é a aplicação de uma atuação estratégica.
O armazenamento de documentos se torna mais simples com a ajuda das soluções tecnológicas contábeis. Você deixa de precisar de espaço físico, papel e outros aparatos para ter todos os arquivos disponíveis na nuvem.
A partir da adoção do cloud computing, os documentos estão disponíveis para o acesso a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet. Essa característica gera vantagem competitiva, porque oferece eficiência, agilidade e segurança para os dados.
As tendências de tecnologia na contabilidade em 2025 são automação de processos, inteligência artificial, big data, blockchain e Environmental, Social and Governance (ESG).
Acompanhe por que cada um desses pontos é relevante para o setor e quais são as expectativas para o ano.
A realização de atividades sem a intervenção humana leva a uma contabilidade estratégica, que contempla análise de dados, atendimento e geração de valor para os clientes.
A prática ainda traz uma visão holística da rotina, o que permite o aperfeiçoamento do fluxo de trabalho.
Em 2025, a tendência é de agregar soluções com IA e machine learning, a fim de simplificar a rotina contábil, detectar padrões nos dados financeiros, evitar fraudes e obter insights preditivos.
A IA contribui para a automação de processos e traz mais inteligência para o negócio. A tecnologia na contabilidade aperfeiçoa a previsibilidade com base nos padrões de dados identificados e garante a adaptabilidade necessária em um mercado dinâmico.
Em outras palavras, você oferece o suporte necessário para que os seus clientes aproveitem as oportunidades e conquistem vantagem competitiva. Esse é um diferencial importante para o seu escritório, que o coloca em uma posição de destaque.
O big data serve para analisar dados operacionais e financeiros, já que essa tecnologia na contabilidade coleta e trata um grande conjunto de dados, inclusive complexos. Assim, identificam-se padrões, o acesso às informações é rápido e as decisões são mais precisas.
Aqui, vale a pena destacar que o big data revolucionou a análise de dados financeiros, porque aumenta a qualidade e a relevância da informação. Mais do que isso, favorece a análise preditiva e prescritiva, que ajudam a entender o que já aconteceu e o que poderá ocorrer no futuro.
Desse modo, você orienta seus clientes sobre as melhores ações a tomar a fim de garantir bons resultados financeiros.
O blockchain é uma cadeia de blocos que armazena dados e torna as transações mais transparentes e seguras. Essa tecnologia na contabilidade serve, especialmente, para a gestão de contratos, a fim de fazer a prevenção de fraudes e erros.
Também se utiliza na realização de pagamentos internacionais, para tornar a operação mais rápida e econômica, e nos processos de auditorias, inclusive, com aumento da confiança nos relatórios e demonstrações financeiras.
Por fim, o blockchain simplifica a rastreabilidade das transações e a origem dos ativos, e o armazenamento de dados. É importante destacar que não é possível fazer alterações nos dados salvos, o que aumenta a proteção de documentos e operações.
Existe uma exigência cada vez maior pela adoção de práticas ESG (ambientais, sociais e de governança) e a contabilidade deve acrescentar essa informação nos seus relatórios. O objetivo é que as métricas apresentem os impactos ambientais e sociais das atividades realizadas.
Essa é uma forma de clientes, fornecedores, parceiros e investidores identificarem o diferencial competitivo do negócio. Por esse motivo, a contabilidade deve integrar os dados ESG às tomadas de decisão de seus clientes.
Também cabe aos contadores realizar a coleta de dados confiáveis e precisos, e comunicar os resultados de maneira efetiva e padronizada. Desse modo, você contribui com os resultados das empresas que atende em seu escritório.
Para se adaptar às mudanças tecnológicas na contabilidade, é importante seguir algumas recomendações. Veja quais são as principais:
O SantoiD é uma plataforma que reúne 3 funcionalidades: reconhecimento óptico de caracteres (OCR), tipificação e face match. Devido a essas tecnologias, extrai textos de documentos, identifica os arquivos automaticamente a partir da comparação de semelhanças, e valida rostos para identificar se a pessoa é quem alega ser.
Na contabilidade, essa tecnologia é fundamental para fazer validações precisas e assegurar resultados confiáveis para os seus documentos. Isso porque automatiza os processos e simplifica toda a gestão de contratos e outros tipos de arquivos.
Além do mais, integra-se aos órgãos governamentais para consultar e validar informações de CPFs e CNPJs. O destaque, porém, é o OCR, que previne fraudes devido à classificação, análise e reconhecimento dos documentos.
Diferentes especificidades das imagens são consideradas nesse processo, como tipos de fontes, traços, cores e mais. Dessa forma, consegue-se verificar a identidade, comparar assinaturas e analisar fotos.
O resultado é mais qualidade na informação disponível, o que aperfeiçoa e embasa as tomadas de decisão. Assim, o SantoiD oferece mais possibilidades de dados, levando a aplicação da tecnologia na contabilidade para outro patamar.
Entenda como o SantoiD pode ser um diferencial na contabilidade da sua empresa, trazendo mais agilidade, organização e conformidade!
A tecnologia é importante para a contabilidade por trazer agilidade, confiabilidade, padronização e segurança aos dados. Assim, é possível tomar decisões embasadas e com mais chance de acertos, além de identificar erros e prever oportunidades.
A tecnologia na contabilidade pode ajudar a reduzir custos, automatizar processos, gerenciar e armazenar documentos, elaborar relatórios, melhorar a experiência do cliente, aumentar a eficiência operacional e cumprir a conformidade regulatória.
O impacto da tecnologia na contabilidade é: disponibilidade e acesso em tempo real às informações, eficiência nas atividades, organização e segurança dos dados. A atuação ainda se torna mais estratégica para conquistar vantagem competitiva.
Créditos da imagem: Freepik
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