Metodologias Ágeis: entenda o que é e como a tecnologia pode ajudar no setor da Contabilidade

Manter-se relevante em um mercado cada vez mais competitivo não é tarefa fácil. Por isso, nunca foi tão necessário usar de metodologias ágeis para garantir entregas precisas e alinhadas com as exigências dos clientes.

Nesse contexto, é possível utilizar estratégias distintas para otimizar os processos do setor de contabilidade da sua empresa e, assim, contribuir para o crescimento da organização.

Incorporar a tecnologia no setor contábil da sua empresa modificará a forma com os profissionais da equipe encaram seus afazeres.

Com as ferramentas corretas, é possível automatizar processo maçantes, permitindo que o time concentre seus esforços em criar soluções estratégicas para o negócio, por exemplo.

Os métodos ágeis vêm ganhando espaço no meio corporativo, pois ajudam empresas de inúmeros segmentos a acelerar seus procedimentos, melhorar a qualidade das entregas e, consequentemente, conquistar a confiança dos clientes. Caso você ainda não conheça o significado dessas metodologias, continue acompanhando o conteúdo!

Entenda o que são as Metodologias Ágeis

Estamos atravessando a quarta revolução industrial — Indústria 4.0 —, caracterizada pela união entre processos humanos e robóticos. Cada um desses fluxos exige um tempo menor para implementação e tem baixa tolerância para erros. Por isso, as empresas devem buscar mais eficiência.

Nesse cenário, os métodos ágeis apareceram com o intuito de solucionar processos baseados em etapas longas demais, cheios de problemas de definição de entregas, falhas na comunicação interna e de desalinhamento entre a equipe e os clientes. Em suma, essas metodologias buscam simplificar o modo como os projetos são desenvolvidos.

Sua proposta é tornar os processos mais curtos, com entregas feitas em menos tempo, concentrando-se no aprimoramento e no alinhamento da equipe ao longo do caminho. Com isso, fica mais fácil identificar possíveis falhas, o que torna o trabalho mais flexível para cada colaborador. Todas essas medidas impactam positivamente o resultado final.

Conheça as principais Metodologias Ágeis do mercado

Depois de entender mais sobre os métodos ágeis, é essencial que você saiba quais são os principais tipos para escolher aquele que mais se encaixa nas necessidades do seu negócio.

Scrum

Essa é uma das metodologias ágeis focadas em ajudar no gerenciamento e no andamento de projetos com prazo curto para a entrega, e de alta complexidade. É um método bastante popular e frequentemente confundido com o conceito dos métodos ágeis em si.

Para garantir seu sucesso, é fundamental que você compreenda bem todas as forças e fraquezas da sua equipe, bem como estabelecer um papel fixo para cada membro do time. Nesse sentido, é importante que haja um representante do cliente trabalhando com seus colaboradores no projeto, para que ele possa guiar a entrega para um resultado positivo.

Na prática, o Scrum funciona em ciclos ou intervalos de tempo pré-definidos para a realização de cada etapa do projeto. Ao fim de cada fase, há uma revisão do produto para validação. Só depois que esse processo é finalizado a próxima etapa pode ser iniciada.

Lean

Bastante utilizado no mundo das startups, o método Lean é recomendado para projetos mais enxutos e objetivos. Ele serve para detectar e remover com eficiência possíveis desperdícios dentro da empresa ou na execução de algum projeto.

Assim, consegue-se a redução de custos, diminuição da complexidade das atividades executadas, aumento da produtividade da equipe e compartilhamento de informações com maior eficiência. Tudo isso contribui para entregas mais exatas. Esse método é composto pelas seguintes etapas:

• construir;
• medir;
• aprender.

Kanban

Outro bem famoso entre as metodologias ágeis é o Kanban, que oferece uma ampla visão do projeto em andamento como um todo. É composto por checklists, e é um dos métodos mais rápidos e simples do mercado.

Seu destaque se deu por sua alta capacidade de adaptação, pois pode ser implementado em qualquer tipo de projeto — desde os mais simples e diretos até os mais complexos e demorados. Seu intuito é conduzir o progresso do projeto de forma visual. Nesse sentido, é indicado criar um quadro e dividi-lo em da seguinte forma:

• to do: tarefas que precisam ser feitas;
• doing: tarefas em andamento;
• done: tarefas concluídas e aprovadas pela equipe.

Para garantir que o método seja bem sucedido, é indispensável acompanhar essa lista de perto, além de estimular os colaboradores a atualizar os dados contidos nela. Sua grande vantagem é que ele mantém o ritmo de trabalho constante, sem gargalos e atrasos.

Smart

Outra metodologia bem conhecida, a Smart é famosa por permitir criar objetivos realistas e alcançáveis dentro da empresa. O método se baseia em princípios, representados pelas letras de seu nome:

• S: refere-se a specific, e indica que sua meta deve ser bem detalhada e específica, a fim de reduzir interpretações erradas;
• M: refere-se a measurable, e indica que a meta precisa ser mensurável, já que a melhor forma de comprovar a eficiência do processo é por meio de dados;
• A: refere-se a attainable, e indica que as metas precisam desafiar a equipe, mas devem se manter alcançáveis;
• R: refere-se a relevant, pois as metas têm que oferecer um resultado final que seja relevante para a organização;
• T: refere-se a time-related, afinal, é necessário estipular um tempo-limite para a execução e finalização do projeto.

Veja como implementar as Metodologias Ágeis na sua empresa corretamente

Para implementar uma das metodologias ágeis no departamento de contabilidade da sua organização, você precisa realizar uma análise completa da empresa, a fim de identificar quais são as forças e fraquezas dos processos internos. 

Um modo bastante eficaz de fazer isso é por meio do método de análise Swot. A sigla representa os termos Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Trata-se de uma avaliação crucial na hora de traçar um plano estratégico ou iniciar novos projetos.

A Swot faz um diagnóstico geral, a fim de detectar pontos que podem ser aprimorados e criar planos de ação. A partir disso, os gestores conseguem formular estratégias com mais embasamento e segurança.

Outra excelente maneira é começar pelo mapeamento de funções e processos do setor. Assim, você pode avaliar quais atividades entregam, de fato, valor aos clientes. 

Feito isso, fica mais fácil visualizar as tarefas mantem os profissionais do setor contábil ocupados desnecessariamente. Tais processos podem ser realizados por tecnologias automatizadas, deixando a equipe mais livre para se concentrar naquilo que gerará valor ao cliente.

Por fim, torne esse procedimento de análise um hábito para aplicar melhorias contínua no setor de contabilidade. Assim, deixará a rotina mais fluída e ágil.

O setor de contabilidade de qualquer empresa exige atributos como agilidade, eficiência e regularidade. Por isso, as metodologias ágeis se tornaram indispensáveis ao crescimento da empresa.

Elas permitem a criação de estratégias de ação mais eficientes, que influenciam a melhoria nos processos, a otimização das tarefas e entregas mais acuradas. Esses itens são essenciais para que o negócio atinja resultados positivos com mais frequência.

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