Google Drive compartilhado: saiba como usar na sua empresa

A agilidade do fluxo de trabalho é sempre um desafio na gestão de um negócio. Mas será que sua empresa tem investido nas ferramentas certas de suporte aos processos corporativos? Nesse cenário, a tecnologia do Google Drive compartilhado é uma solução inovadora que funciona como verdadeira aliada para um desempenho de qualidade.

Continue a leitura do artigo e saiba como o Google Drive pode revolucionar a análise e edição de arquivos.

O que é um Drive compartilhado?

O Drive compartilhado é um repositório voltado ao armazenamento, pesquisa e acesso a arquivos. Outra característica pontual é que os documentos corporativos criados e salvos nesse ambiente são de propriedade da empresa e não dos profissionais envolvidos na sua elaboração.

Na prática, isso significa que o administrador do Google Workspace tem a prerrogativa de controlar os usuários com permissão para trabalhar nesse ambiente. Ou seja, ele escolhe com quem compartilhar.

Benefícios do Google drive compartilhado

O Google Drive compartilhado é muito mais do que uma ferramenta de armazenamento; é um recurso estratégico para empresas que buscam otimizar sua rotina e melhorar a segurança de dados. Com ele, equipes podem colaborar em tempo real, acessar arquivos de qualquer lugar e manter os documentos sempre organizados e protegidos. 

A seguir, destacamos os principais benefícios do Google Drive compartilhado para o ambiente corporativo:

• Maior segurança;
• Colaboração otimizada;
• Armazenamento controlado e permanente no Google Drive compartilhado.

Acesso e permissões do Google drive compartilhado

Um dos maiores diferenciais do Google Drive compartilhado é a capacidade de personalizar o acesso de cada usuário, permitindo uma gestão segura e controlada dos arquivos corporativos. 

No ambiente empresarial, essa flexibilidade de permissões é essencial para garantir que informações sensíveis sejam acessadas apenas por quem realmente precisa, ao mesmo tempo, em que promove uma colaboração eficiente entre equipes. 

O Google Drive compartilhado oferece cinco níveis de acesso, cada um desempenhando um papel estratégico. Confira como cada nível pode ser utilizado para otimizar a gestão e segurança de dados na sua empresa:

Leitor

O nível de “leitor” permite que o usuário visualize os arquivos sem fazer alterações ou comentários. Sendo ideal para funcionários que precisam apenas consultar informações, como membros de outras equipes ou departamentos que não participam ativamente de um projeto específico. 

Esse nível de acesso também pode ser usado para auditorias, onde a visualização é necessária, mas sem riscos de alteração.

Comentarista

Usuários com acesso de “comentarista” podem visualizar e adicionar comentários nos arquivos, mas não fazer edições diretas no conteúdo. Ideal para revisores ou colaboradores que precisam sugerir mudanças ou fornecer feedback sem alterar o conteúdo original. É muito útil para projetos colaborativos onde a avaliação de terceiros é necessária, mas as edições são restritas aos responsáveis pelo projeto.

Colaborador

O nível de “Colaborador” permite que o usuário edite documentos e trabalhe nos arquivos diretamente. Esse acesso deve ser concedido aos membros principais do projeto ou equipe, responsáveis pela criação e desenvolvimento dos documentos. 

Ele permite que os colaboradores façam alterações, enquanto o controle geral e as permissões de acesso permanecem com os administradores.

Administrador de Conteúdo

Além de editar, o “Administrador de Conteúdo” pode organizar pastas e arquivos dentro do Google Drive compartilhado. Esse nível de acesso permite gerenciar o conteúdo para facilitar o trabalho da equipe, mantendo a organização e a facilidade de navegação.

Administrador

O nível de “Administrador” é o mais alto, permitindo acesso total ao Drive compartilhado, incluindo a capacidade de adicionar ou remover usuários e alterar as configurações de acesso. 

Este nível é reservado para o administrador de TI ou gestores do Google Workspace, que precisam ter controle total sobre o Google Drive compartilhado. Com essa permissão, eles podem supervisionar as atividades, garantir a segurança dos arquivos e ajustar as permissões conforme as mudanças na equipe.

Qual é a diferença entre um Drive compartilhado e o Drive individual?

A grande diferença entre os dois modelos de repositório é que, no Drive individual, temos uma única pessoa dona de todos os arquivos salvos na conta, e o proprietário é responsável por conceder permissão de acesso a outros usuários.

Outra singularidade a respeito do Drive individual (Meu Drive) é que os arquivos só consomem espaço de armazenamento na conta do proprietário. Nesse caso, se a conta dessa pessoa é suspensa ou excluída, por exemplo, o acesso de terceiros é interrompido.

Já no Drive compartilhado, se o funcionário sair da empresa e a conta dele for excluída, os arquivos permanecem no Drive. 

Como usá-lo na empresa?

O primeiro passo para usar o Google Drive compartilhado na empresa é criar uma pasta com configurações específicas para esse objetivo dentro da aplicação Drive.

Basta selecionar a opção “Meu Drive”, depois o comando “Nova Pasta”. Então, você dá um nome para sua pasta e pressiona o botão “Criar”.

Feito isso, o usuário pode acessar as configurações de compartilhamento e adicionar o email das pessoas que deseja liberar o acesso aos conteúdos. Lembrando que outras contas, além do Gmail, podem ser adicionadas ao Drive compartilhado.

Considerando a cultura da transformação digital presente no dia a dia das empresas, e as facilidades geradas pela integração do trabalho ao ambiente on-line, adotar o uso do Google Drive compartilhado é uma forma de garantir vantagens competitivas a qualquer tipo de negócio. 

A ferramenta ajuda a organizar e proteger os arquivos do Google Drive, tendo em vista que os dados são compartilhados apenas com os usuários permitidos. Ademais, poder acessá-los de qualquer lugar, por diversos dispositivos, favorecendo o desenvolvimento das atividades. O Drive compartilhado é sinônimo de eficiência para a rotina da empresa.

Para quem está em busca de soluções nesse sentido, a SantoDigital oferece todo apoio na implementação desse recurso e, sobretudo, o treinamento adequado e metodologia de treinamento de modo a garantir o sucesso da estratégia.

Uma coisa é certa, o Drive compartilhado é um instrumento facilitador dos processos corporativos, que ajuda a gerenciar os documentos da sua empresa. Uma alternativa bastante vantajosa para aumentar a segurança e produtividade na execução de tarefas. Em plena era da transformação digital, esse tipo de solução é essencial de modo a otimizar os resultados da empresa.

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